Kafede Olmadığınız Saatlerde Kasiyer Yetkileri ve Vardiya Devri

Akşam sekizde kafeden çıkıyorsunuz. Gece vardiyasında bir kasiyer var, sabah başka biri devralıyor. Öğlen geldiğinizde kasada olması gerekenden az para buluyorsunuz.

İlk düşünce hep aynıdır: biri almış. İkincisi hemen arkasından gelir: küçük tutar, boş verelim.

İkisi de işe yaramaz. Birincisi kanıtsız bir suçlama, ikincisi birkaç ay sonra alışkanlığa dönüşen bir sessizlik. Aradaki yol sıkıcı bir iştir. Kafede olmadığınız saatlerde kimin neyi yapabileceğini önceden yazmak.

Yokluğunuzda verilen kararlar

Gece kasada duran kişinin tek bir vardiyada verdiği kararları yan yana koyun.

• Müşteriye kaç dakika verecek.
• Kalkarken tutarı aşağı yuvarlayacak mı.
• Oyunu donan müşteriye ücretsiz süre yazacak mı.
• Bakiyesini geri isteyen üyeye ne diyecek.
• Kasadan gider ödemesi yapacak mı.

Hiçbiri kötü niyet gerektirmiyor. Hepsi iyi niyetle yapılabilir ve yine de her biri gün sonu rakamını değiştirir.

Asıl mesele kararların verilmesi değil. Kimin verdiğinin, hangi sınır içinde verdiğinin ve nereye yazıldığının belli olmaması.

Yetki listesi güvensizlik değil, kapsam tarifidir

Personeline yetki sınırı koyan işletmeci çoğu zaman rahatsız olur. "Adam yıllardır benimle çalışıyor" cümlesini çok duyuyorum. Haklı bir his ama yanlış bir çerçeve.

Yetki sınırı, kişinin dürüstlüğü hakkında bir yargı değildir. Bir görev tanımıdır. Vardiya sorumlusunun iade yapabilmesi, yeni başlayan kasiyerin yapamaması, o kişinin karakteriyle değil sorumluluk alanıyla ilgilidir. Doğru kurulmuş bir yetki tablosu personeli korur da. Bir şey karıştığında kimin neyi yapabildiği belli olduğu için şüphe herkesin üstüne yayılmaz.

HandyCafe'de rol tipleri şöyle ayrılıyor. Yönetici rolü her şeye erişir, sistemde en az bir tane bulunmak zorundadır ve yetkisi kısılamaz. Varsayılan rolün özel bir yetkisi yoktur. Özel roller ise sizin tanımladığınız rollerdir: bir ad verirsiniz, bir seviye belirlersiniz ve yetkileri tek tek işaretlersiniz.

Seviye küçük bir ayrıntı gibi görünür, değildir. Düşük seviyeli bir rol, daha yüksek seviyeli bir kasiyerin kaydını değiştiremez. Gece sorumlusunun sabah müdürünün hesabına dokunamaması bu sayede olur.

Bir nokta daha: yetkiler yalnızca arayüzde gizlenmiyor. Sunucu her isteği kasiyerin rolüne göre yeniden doğruluyor. Yani ekranı kurcalayarak yetkisiz bir işlem geçirilemiyor.

Hangi işlem yetki ister?

Aşağıdaki tablo, bir kafede sık tartışılan işlemleri ve HandyCafe'de karşılıklarını gösteriyor.

Son satır bu yazının en önemli satırı. Ona ayrı bir başlık açıyorum.

İndirim ve ücretsiz süre: en sessiz iki kalem

Oturum kapatılırken ekranda iki tutar vardır. Biri fiyat motorunun hesapladığı tutar, diğeri müşteriden tahsil edilecek tutar. İkincisi elle değiştirilebilir. Bunu kapatan bir yetki bulunmuyor.

İyi haber şu: iki tutar veritabanında ayrı alanlarda durur. Kasiyer 85 lirayı 70 lira olarak tahsil ettiyse hesaplanan 85 kayıtta olduğu gibi kalır. Yani indirim görünmez olmaz, sadece kendiliğinden engellenmez.

Aynı şey süre için de geçerli. Süre ekleme kutusuna eksi değer de girilebilir, dolayısıyla ekleme ve çıkarma tek bir işlemdir. Bu esneklik yoğun akşamlarda gerçekten lazım olur.

Burada aracın size verdiği şey engel değil, görünürlük. Sınırı sizin koymanız gerekiyor ve sözlü koymanız yetmiyor. İki cümlelik bir kural çoğu kafede işi bitirir: kapanış tutarı en fazla şu kadar aşağı çekilebilir, bunun üstü vardiya sorumlusunun onayıyla olur. Kuralı yazın, kasanın yanına asın ve raporda haftada bir kontrol edin.

Bir de indirimin hiç elle yapılmaması gereken kısmı var. Düzenli müşteriye verdiğiniz indirim, kasiyerin hatırlamasına bırakılacak bir şey değil. Üye kademesi tanımlanmışsa oturum ücreti zaten düşük gelir. Bu yapıyı internet kafe üyelik sistemi yazısında ayrıntılı anlatmıştım. Elle yapılan her indirim, otomatik olabilecek bir indirimin eksik kurulmuş hâli olabilir.

Vardiya açılışı

Kasiyer sunucuya giriş yaptığında vardiyası açılır. Açılış bakiyesi o anda kaydedilir ve vardiya boyunca yapılan her işlem o kasiyere bağlanır.

Açılışta yapılması gerekenler kısa.

1. Kasiyer kendi hesabıyla giriş yapar. Ortak hesap kullanılmaz.
2. Çekmecedeki para sayılır ve açılış bakiyesi olarak girilir.
3. Açılış bakiyesi her vardiyada aynı sabit tutar olsun. Değişken açılış, karşılaştırmayı imkânsız hâle getirir.
4. Devir sırasında iki kişi de oradaysa sayımı birlikte yapın.

Üçüncü madde en çok atlanan maddedir. Açılış bakiyesi yanlışsa beklenen tutar da yanlış olur ve akşam bulduğunuz fark gerçek değildir.

Vardiya kapanışı ve sayım

Kapanışta sistem beklenen tutarı zaten biliyor: açılış bakiyesi artı vardiya boyunca kaydedilen nakit işlemler. Kart ödemeleri bu hesaba girmez çünkü çekmeceye dokunmazlar. Kasadan yapılan gider ödemeleri ise eksi yönde etki eder.

Kasiyer nakdi sayar ve sayılan tutarı girer. Fark, sayılan tutar eksi beklenen tutardır. Eksi çıkması açık, artı çıkması fazlalıktır. Fazlalık da bir sorundur, çünkü çoğu zaman kaydedilmemiş bir tahsilat anlamına gelir.

Gün sonunda bu rakamın yazarkasa toplamıyla neden birebir tutmadığı ayrı bir konu. Kasa açığı ile fiş farkının iki ayrı sorun olduğunu ÖKC gün sonu mutabakatı yazısında baştan sona ele almıştım. Bu yazının konusu farkın kendisi değil, kime bağlandığı.

Fark kime bağlanır

Her işlem onu yapan kasiyere bağlıdır. Kasa raporunu kasiyere, tarihe, ödeme yöntemine ve makineye göre filtreleyebilirsiniz. Log tarafında da her kayıt kim, ne zaman ve hangi makinede sorularını taşır.

Buradaki dil önemli. Fark bir kişiye bağlanır, bu o kişinin suçlu olduğu anlamına gelmez. Bağlanmasının tek işlevi hangi üç saatlik dilime bakacağınızı bilmenizdir. Bunu personele de böyle anlatın. "Sistem seni izliyor" cümlesiyle "fark çıkarsa nereye bakacağımızı biliyoruz" cümlesi aynı yapıyı tarif eder, aynı sonucu üretmez.

Fark her zaman hırsızlık değildir

Kasa farklarının deseni size sebebi söyler.

İki yönlü, küçük ve düzensiz farklar. Bir gün eksi, ertesi gün artı. Bu neredeyse her zaman sayım ve para üstü hatasıdır. Çözümü ceza değil, yavaş sayım ve bozuk para yönetimi.

Herkeste tekrarlayan tek yönlü fark. Aynı yöne giden fark birden fazla kişide çıkıyorsa sorun kişide değil süreçtedir. Yanlış açılış bakiyesi, kasadan ödenen ve kaydedilmeyen giderler, kartla alınan tahsilatın nakit işaretlenmesi ilk bakılacak yerlerdir.

Tek kişide toplanan, tek yönlü ve süreç düzeltildikten sonra da süren fark. Bu artık farklı bir konudur ve konuşulması gerekir. Konuşmayı da veriyle yapın, sezgiyle değil. Hangi vardiya, hangi tutar, hangi işlem.

Sıra hep aynı: önce süreci eleyin, sonra kişiyi konuşun. Tersini yapan işletmeci genelde iyi bir çalışanını kaybeder ve fark yerinde durmaya devam eder.

Bu yapının çözmediği şeyler

Yetki tablosu kurmak bazı sorunları bitiriyor, bazılarına hiç dokunmuyor.

Yazılım hırsızlık tespit etmez. Kayıt tutar, farkı hesaplar ve kimin vardiyasında olduğunu söyler. Yorumu siz yaparsınız.

Kapanış tutarını düşürmeyi engelleyen bir yetki yok. İşlem kayda geçer ama önceden onay istemez. Sınırı kural olarak siz koyacaksınız.

Log silme verilebilir bir yetkidir. Verilebilir olması verilmesi gerektiği anlamına gelmiyor. Kasiyer rollerinde kapalı bırakın.

Ücretsiz sürümde rol kurulumu sınırlıdır. Bir yönetici hesabı ve yerleşik kasiyer rolüyle tek aktif kasiyer desteklenir. Özel roller ve ek aktif kasiyer HandyCafe Genesis gerektirir.

Hesap paylaşımı bu yapının tamamını bitirir. Üç kişinin aynı kullanıcıyla çalıştığı bir kafede kayıt vardır, sorumluluk yoktur.

Ayrılan personelin hesabını silmeyin, pasife alın. Silmek geçmiş işlemlerdeki kasiyer bağını koparır ve altı ay sonra o vardiyayı okuyamazsınız.

Kasa farkının çalışanla nasıl konuşulacağı ve idari sonucu bu yazının konusu değil. Bu tarafta atacağınız adımları hukuk danışmanınıza sorun. Yazılım size veriyi verir, kararı vermez.

Bu hafta yapabilecekleriniz

1. Her kasiyere kendi hesabını açın. Ortak hesabı bugün kapatın.
2. İki rol tanımlayın: kasiyer ve vardiya sorumlusu. Üçüncüsüne çoğu kafenin ihtiyacı yok.
3. Kasiyer rolünde oturum açma, paket satışı ve bakiye yükleme açık kalsın. İade, süre ayarlama, borç kapatma, ödeme yöntemi düzenleme ve log silme kapalı olsun.
4. Rapor yetkisini bugünle sınırlayın. Geçmiş tarihler vardiya sorumlusunda ve sizde kalsın.
5. Açılış bakiyesini sabitleyin ve devir sayımını iki kişiyle yapın.
6. Kapanış indirimi için yazılı bir üst sınır belirleyin ve haftada bir raporda kontrol edin.

Sonuncusu diğerlerinden farklı bir işe yarıyor. İlk beşi kimin neyi yapabileceğini belirler, o ise kimsenin yetkisini aşmadan kasayı eritebileceği tek deliği kapatır.

Sıra önemli: önce ortak hesabı kapatın, yetkileri sonra ayarlayın. Herkesin aynı kullanıcıyla çalıştığı bir kafede en ayrıntılı yetki tablosu bile yalnızca kâğıt üstünde durur.