ÖKC Toplamı ile Kafe Raporu Neden Tutmaz?

Gece yarısına doğru kasiyer terminalden gün sonunu alır. Elinde iki kâğıt vardır. Biri ÖKC'nin bastığı toplam, diğeri kafe yazılımının o gün için gösterdiği ciro. İki rakam birbirini tutmaz.

İlk akla gelen iki ihtimal vardır: ya kasiyer bir şeyi eksik girdi ya da yazılım yanlış sayıyor. Çoğu gecede ikisi de doğru değildir. İki rakam, farklı şeyleri ölçtükleri için farklıdır.

Bu yazı cihazın kendisiyle ilgili değil. Cihaz kurulduktan sonra her akşam tekrarlayan o karşılaştırmayla ilgili.

Aynı günün üç ayrı toplamı vardır

Bir internet kafede gün sonunda üç ayrı sayı üretilir ve bunlar birbirinin kopyası değildir.

Üretilen hizmet. O gün kaç saat oturum verildi, kaç sipariş hazırlandı. Bu, kafenin gerçekten ne yaptığıdır.

Kasaya giren para. O gün nakit çekmecesine ve kart hesabına ne kadar girdi. Bu, dünkü bakiye yüklemesinin bugün üretilen hizmeti ödemesi yüzünden birincisinden ayrılır.

Belgelenen tutar. ÖKC'nin mali hafızasına yazdığı toplam. Bu da ikincisinin ne kadarının fişe döndüğüne bağlıdır.

Mutabakat, bu üç sayıyı eşitlemek değildir. Aralarındaki farkı kalem kalem gösterebilmektir. Farkı gösteremeyen bir gün sonu, kapanmış sayılmaz.

Hangi satış ne zaman kasaya girer?

Farkın büyük kısmı zamanlamadan gelir. Aşağıdaki tablo, bir kafede olağan sayılan yedi hareketi gösteriyor.

Tablonun alt üç satırı, gün sonunda kafanızı karıştıran satırlardır. Bakiyeden düşen oturumda o gün kasaya para girmez çünkü para geçen hafta girmiştir. Hediye bakiyeyle geçen sürede ise hiç para girmemiştir. Buna rağmen her ikisi de kafenin o gün ürettiği hizmettir ve oturum raporunda görünür.

Bakiye yüklemesinin belge tarafında nasıl ele alınacağı ayrı bir konu. Tahsilatın alındığı anı mı yoksa hizmetin verildiği anı mı esas alacağınız işletmenizin vergisel durumuna göre değişir. Bu bir yazılım kararı değil, mali müşavirinize teyit ettirmeniz gereken bir konu. Yazılımın size borcu, iki anı da ayrı ayrı gösterebilmesidir.

Vardiya sınırı ile gün sonu sınırı aynı yerde bitmez

İkinci yaygın fark kaynağı sınırlardır.

Vardiya, kasiyer giriş yaptığında açılır ve çıkış yaptığında kapanır. Terminalin gün sonu ise siz kapattığınızda alınır. Akşam 23:00'te devir yapan bir kafede son saatin satışları iki ayrı vardiyaya dağılır ama tek bir gün sonuna düşer.

Buna bir de gece yarısını aşan oturumlar eklenir. Saat 23:30'da başlayıp 02:00'de kapanan bir oturumun parası ikinci güne yazılır, kullanılan makine saatinin yarısı ilk güne aittir. Yirmi dört saat açık kafelerde bu istisna değil, kuraldır.

Çözüm basit: karşılaştırmayı vardiyaya göre değil, terminalin gün sonunu aldığı saate göre yapın. Kafe yazılımındaki tarih aralığını da o saate göre daraltın.

Kasa açığı ile fiş farkı ayrı iki sorundur

Bu ikisi sürekli birbirine karışıyor.

Kasa açığı, çekmecede sayılan nakdin beklenen nakitten sapmasıdır. Beklenen nakit, açılış bakiyesine o vardiyada kaydedilen nakit işlemlerin eklenmesiyle bulunur. Karttan geçen tutar bu hesabın dışında kalır, çünkü çekmecedeki paraya hiç dokunmaz. Kasadan ödenen giderler ise beklenen tutarı aşağı çeker.

Fiş farkı ise başka bir şeydir. Belgelenen tutarın, kaydedilen satışlardan sapmasıdır. Karttan, bakiyeden, iptalden, elle girilen yanlış tutardan kaynaklanabilir.

İkisini aynı akşam birlikte kovalarsanız hiçbirini bulamazsınız. Sıra şu: önce nakdi kapatın, sonra belgeye bakın.

Komisyon, brüt tahsilat ile net ciroyu ayırır

Kart tarafında bir fark daha var. Terminalden geçen tutar brüttür. Hesabınıza geçen tutar, komisyon ve varsa işlem başına sabit ücret düşüldükten sonrasıdır.

HandyCafe'de ödeme yöntemi başına komisyon oranı ve sabit ücret tanımlanabilir. Bir yöntemde yüzde 5 komisyon ve işlem başına sabit bir ücret varsa raporda hem tahsil edilen tutar hem de elinize kalan tutar ayrı görünür. Bu tanımı yapmadıysanız ay sonunda banka ekstresi ile ciro raporunuz arasında sürekli açıklayamadığınız bir sapma olur.

Yazılım tarafında elinizde ne var

Buraya kadar anlatılanların hepsi kâğıtla da yapılabilir. Sorun, her akşam yapılamamasıdır.

HandyCafe'nin bu tabloya katkısı belge kesmek değil. Kasanın, ödeme yöntemlerinin ve üye bakiyesinin nasıl bağlandığı özellikler sayfasında duruyor. Farkın hangi kalemden geldiğini birkaç dakikada bulabilmenizi sağlayan kayıt düzeni:

• Kasa vardiyası açılış bakiyesini, vardiya boyunca kaydedilen işlemleri, beklenen kapanış tutarını ve sayılan tutarı yan yana tutar. Fark hesaplanır ve kasiyere bağlanır.
• Kasa raporu ödeme yöntemine, kategoriye, cihaza ve kasiyere göre kırılabilir. Tarih aralığını terminalin gün sonu saatine göre daraltabilirsiniz. Rapor CSV olarak panoya kopyalanır, muhasebeye giden dosya elle yazılmaz.
• Prepaid satışlar ayrı satırlar olarak durur. Açılışta satılan süre ve sonradan eklenen her süre kendi satırıyla, satıldığı saatle görünür. Tek bir toplam oturum satırına gömülmez.
• Üye cüzdanında ödenmiş bakiye ile hediye bakiye ayrı kayıtlardır. Her kredinin kaynağı, son kullanma tarihi ve hangi cihazlarda geçerli olduğu bellidir. Bakiye hareketleri yükleme, harcama, iade ve düzeltme olarak ayrı ayrı loglanır. Hediye tarafını ayıramadığınız sürece gün sonunda hep eksik fiş kesmiş gibi görünürsünüz. Bakiye ve kampanya yapısını internet kafe üyelik sistemi yazısında ayrıca anlattık.
• İptal edilen siparişler kayıtta kalır ama ciroya yazılmaz. Kaybolmadıkları için sonradan sorulduğunda cevap verebilirsiniz.

Çift veri girişinden doğan tutar hatalarını ise ancak terminalle konuşan bir yazılım kapatır. Sepetin kalem kalem terminale gitmesi, nakdin de karta gibi fişlenmesi ve para akışında yazılımın taraf olmaması meselesini yazarkasa POS entegrasyonu yazısında baştan sona ele almıştık. Bu yazının konusu, o entegrasyon kurulduktan sonra bile duran farklar.

Mutabakatın kapanmayan tarafı

Bu düzeni kurduktan sonra bile yerinde duran şeyler var.

HandyCafe mali belge üretmez. Fişi ÖKC keser. Yazılım satışı kaydeder, tutarı ve kalemleri hazırlar, belgeyi kendisi basmaz.

Gün sonu kapanışını sizin yerinize yapmaz. Terminalin gün sonu kapanışı terminal üzerinde alınır. Yazılım mutabakat için işlem raporlarını okuyabilir, kapanışı üstlenmez.

Entegrasyon zamanlama farkını kapatmaz. Bakiye ile kullanım arasındaki gün farkı, hediye bakiye ve gece yarısını aşan oturumlar entegrasyondan bağımsız olarak durmaya devam eder. Kapanan şey, elle girilen tutardan doğan hatadır.

Vergisel sınıflandırma yazılımın kararı değil. Bakiye yüklemesinin, hediye dakikanın ve iadenin nasıl belgeleneceğini mali müşavirinize sorun. Yazılım size veriyi kalem kalem verir, yorumu vermez.

Fark sıfırlanmaz. Hedef sıfır fark değil, açıklanabilir farktır. Sıfır çıkması gerektiğine inanan bir işletmeci her akşam olmayan bir hatayı arar.

Gün sonunda beş dakikalık mutabakat

1. Terminalin gün sonunu alın ve saatini not edin.
2. Kafe yazılımındaki tarih aralığını o saate göre daraltın.
3. Önce nakdi kapatın. Beklenen ve sayılan tutarı karşılaştırın, kasadan yapılan gider ödemelerini unutmayın.
4. Kartı ayrı bakın. Brüt tahsilatı terminalin toplamıyla, net tutarı komisyon tanımınızla karşılaştırın.
5. Bakiyeden ve hediye bakiyeden geçen süreyi raporda ayırın. Bu kalem o günün tahsilatına girmez.
6. Kalan farkı bir cümleyle yazın. Yazamıyorsanız fark kapanmamıştır.

Sonuncu madde işin tamamı. Bir kafenin muhasebesini bozan şey büyük hırsızlıklar değil, her akşam açıklanmadan bırakılan küçük farklardır. Üç ay sonra hangisinin neden olduğu hatırlanmaz.

Sıra da önemli: önce kaydınızı düzeltin, sonra belgeye bakın. Kaydı dağınık bir kafede en iyi ÖKC bile yalnızca daha düzenli bir bilinmezlik üretir.