İnternet Kafelerde Yeni Nesil ÖKC ve Yazarkasa POS Entegrasyonu

Yazarkasa POS artık bir tercih değil. Perakende mal ve hizmet satan işletmelerde yeni nesil ödeme kaydedici cihaz, kısaca ÖKC kullanımı yasal bir yükümlülük ve internet kafeler de bu kapsamda değerlendiriliyor. Kapsam zaman içinde genişlediği için kendi işletmenizin durumunu mali müşavirinize teyit ettirmekte fayda var.

Asıl mesele şu: cihazı almak işin kolay tarafı. Zor tarafı, o cihazla kafe yazılımınız arasındaki boşluk.

ÖKC nedir, kimi kapsıyor

ÖKC, yeni nesil ödeme kaydedici cihazın kısaltması. Klasik yazarkasadan farkı, satışı mali hafızaya kaydetmesi ve mali fiş ile e-Arşiv belgesini üretebilmesi. Perakende mal ve hizmet satan işletmeler bu cihazı kullanmakla yükümlü, internet kafeler de saatlik oturum ve kafeterya satışıyla bu tanımın içine giriyor.

Kapsam ve istisnalar zaman içinde değiştiği için kendi işletmenizin durumunu mali müşavirinize teyit ettirin. Bu yazının konusu cihazın kendisi değil, cihazı aldıktan sonra kimsenin bahsetmediği kısım.

Entegrasyon olmayınca ne oluyor

Kasiyer aynı tutarı iki kez giriyor. Bir kez HandyCafe'ye, bir kez terminale.

Bunun üç sonucu var ve üçü de gün sonunda karşınıza çıkıyor. Tutar hatası, çünkü yoğun bir akşamda elle girilen rakam er geç yanlış giriliyor. Fişte ürün adının görünmemesi, çünkü terminal yalnızca bir tutar biliyor. Ve mutabakatın elde kalması, çünkü ciro ile kesilen fiş birbirini tutmuyor.

Bunlar küçük gibi görünen ama her gün tekrarlayan sürtünmeler. Kasa açığının nereden geldiğini bulmanın neden bu kadar zor olduğunu vardiya ve kasa sorumluluğu yazısında ayrıca anlattık.

Sektörde durum

Piyasadaki yazılımların çoğu POS entegrasyonunu ayrı bir modül olarak satıyor ve bunun için ek ücret alıyor.

Biz ÖdeAl D2D entegrasyonunu HandyCafe'nin içine dahil ettik. Entegrasyon için ayrıca ödeme yapmıyorsunuz. Kullanabilmek için aktif bir HandyCafe Cloud aboneliğiniz ve ÖdeAl'ın verdiği merchant ile secret anahtarları gerekiyor.

Ne yapıyor

HandyCafe'de bir tahsilat kapattığınızda tutar ve ürün kalemleri doğrudan ÖdeAl terminaline düşüyor. Kasiyer terminalde tutarı elle girmiyor.

Terminale giden akışlar şunlar:

• Bilgisayar oturumu kapanışı
• Konsol oturumu kapanışı
• Bağımsız sipariş kapanışı

Kart ödemesinde tutar CREDITCARD olarak gönderiliyor, müşteri terminalde işlemi tamamlarken HandyCafe sonucu bekliyor. Kart ve satıcı anlaşması uygunsa müşteri terminalde taksit seçebiliyor ve seçilen taksit sayısı yerel satış kaydına işleniyor.

Nakit tarafı çoğu kişinin beklemediği kadar temiz: nakit de CASH olarak gönderiliyor, terminal kart tahsilat ekranını hiç açmadan nakdi kaydedip mali fişi veya e-Arşiv belgesini yazdırıyor. Bir kapanışta hem nakit hem kart varsa iki seçenek de kendi tutarıyla gidiyor.

Ne kazandırıyor

Çift veri girişi ve tutar hatası ortadan kalkıyor. Tek yere giriliyor, terminale kendisi düşüyor.

Fiş, satılan ürünün adıyla çıkıyor. Sepet kalem kalem gittiği için fişte "2 saat oturum" ve "1 kola" görünüyor, tek bir toplam tutar değil.

Nakit ve kart aynı akıştan geçiyor. İkisi de terminalden fişleniyor, ikisi de aynı satış kaydına bağlanıyor.

Çift çekim riski yok. Her sipariş ve oturum için sepet referans kodu sabit. Aynı kapanış tekrarlanırsa ikinci bir çekim oluşmuyor. Yerel satış da ancak ÖdeAl işlemi onayladıktan sonra kaydediliyor.

Para size geliyor. Tahsilat doğrudan kafenin kendi ÖdeAl hesabına geçiyor. HandyCafe ödeme akışında taraf değil, paraya dokunmuyor.

Entegrasyonun kapsamadıkları

Entegrasyon kurulduktan sonra da elinizde kalan işler var.

Bu sürümde sunucu başına yalnızca tek aktif ÖdeAl terminali destekleniyor. Bu bilinçli bir karar: kasiyer terminal seçici gelene kadar ödemenin yanlış terminale gitmesini engelliyor.

Gün sonu kapanışı terminalde yapılıyor. D2D uzaktan Z raporu veya gün sonu kapatma çağrısı tanımlamıyor. HandyCafe mutabakat için işlem raporlarını okuyabiliyor, kapanışı sizin yerinize yapmıyor.

İade genel bir işlem olarak yok. İptal yalnızca ÖdeAl'ın aynı gün kuralları içinde ve terminal gün sonu kapanmadan önce mümkün. Bu pencere geçtiyse ÖdeAl arka ofisi ve işlem raporu kullanılıyor.

Bağlantı testi de yalnızca ÖdeAl hesabınızı doğrular. Terminalin eşleşip eşleşmediğini kanıtlamaz, onu Stage ortamında bir nakit ve bir kart işlemi yaparak görürsünüz.

Devreye alma sırası

Kurulum, ÖdeAl bilgilerinizi HandyCafe'ye girmekten ibaret.

1. Ayarlar bölümünden Entegrasyonlar sayfasını açın.
2. ÖdeAl merchant ve secret anahtarlarınızı girin. Bu değerler doğrudan HandyCafe Cloud'a gidiyor, şifrelenerek saklanıyor ve yerel veritabanında tutulmuyor.
3. Bağlantı testini çalıştırın.
4. Terminali ekleyin. ÖdeAl'ın Cihazlarım alanında oluşturduğunuz cihaz adını birebir girin, bu değer externalDeviceKey olarak kullanılıyor. KDV oranlarını ve şehir bilgisini de burada tanımlıyorsunuz.
5. POS entegrasyonunu aktif edip kaydedin.
6. Önce Stage ortamında bir nakit fişi ve bir kart ödemesi tamamlayın. Üretime ancak ÖdeAl onayından sonra geçin.

Entegrasyon kurulduktan sonra iş bitmiyor. Terminalin bastığı toplam ile kafe yazılımının raporu çoğu gece birbirini tutmaz ve bunun sebebi genelde hata değildir. O farkın nereden geldiğini ÖKC gün sonu mutabakatı yazısında kalem kalem ele aldık.

ÖdeAl hesabınız yoksa handycafe.com/tr/odeal adresinden başvuru bırakabilirsiniz.