İnternet Kafe Nasıl Açılır?

İnternet kafe açmayı düşünen çoğu kişi işe iki soruyla başlıyor: kaç bilgisayar alayım ve nereye açayım. İkisi de doğru soru ama sırası yanlış. Bu iki karar aslında henüz verilmemiş üç dört kararın sonucu ve baştan verilirse geri dönüşü pahalı oluyor.

Kapanan kafelerin çoğu kötü şanstan kapanmıyor. Kapanış genelde açılıştan önceki iki ayda verilen kararların üçüncü ayda faturaya dönüşmesi oluyor. Pano yetmiyor, kafe yazın serin tutulamıyor, koltuk sayısı doluluğun üstünde kalıyor, donanıma yatırılan paradan ilk ayları çevirecek nakit artmıyor.

Aşağıda kararlar heyecan verici sıraya göre değil gerçekten önemli olduğu sıraya göre dizili. Bilerek rakam vermiyorum, çünkü şehir, semt ve kur farkı yüzünden vereceğim her rakam bir yerde yanlış olur. Onun yerine neyi kendi elinizle hesaplamanız gerektiğini yazıyorum.

Önce kitle, sonra makine

En sık yapılan hata makineyle başlamak. Kafe kuruluyor, sıra sıra sistemler geliyor, sonra öğleden sonraları koltukların yarısı karanlık duruyor. Çünkü o koltukları kimin dolduracağı hiç konuşulmamış.

Tersinden başlayın. Kim gelecek, nereden gelecek, hangi saatte gelecek? Üniversiteye yakın bir kafe ders arasıyla ve gece seanslarıyla yaşar. Site içindeki bir kafe okul çıkışı ve hafta sonuyla yaşar. Şehir merkezinde turnuva ve topluluk odaklı bir kafe bambaşka bir yerdir. Bunlar farklı makineler, farklı çalışma saatleri ve farklı fiyat kurguları demek.

Basit bir test var: açılışın ilk haftasında gelecek yirmi kişiyi isim isim düşünemiyorsanız henüz kira sözleşmesi imzalayacak aşamada değilsiniz.

Kirayı imzalamadan önce bakılacaklar

Dükkânı gezerken vitrine, cepheye ve metrekareye bakılıyor. Kafenin kaderini belirleyen şeyler ise genelde arka tarafta duruyor.

Elektrik. Yanınızda bir elektrikçiyle gidin. Mevcut abone gücü makineler, klima ve aydınlatma toplamını kaldırıyor mu, pano ve sigorta grupları neye göre kurulmuş, topraklama ne durumda? Sözleşmeyi imzaladıktan sonra panonun yetmediğini öğrenmek, o dükkânda alacağınız en pahalı derstir.

Isı. Makinelerin çektiği enerjinin neredeyse tamamı kafenin içinde ısıya dönüşür. Yazın kalabalık bir akşamda o kafenin serin tutulup tutulamayacağına ilk gün karar verin. Klima dış ünitesi nereye konacak, tavan yüksekliği ne, havalandırma var mı? Bu kalemin faturaya nasıl bindiğini elektrik gideri yazısında ölçüm formülüyle birlikte anlattım.

İnternet. Sattığınız şeyin yarısı bu. Fiber altyapının o adrese gerçekten geldiğini operatörden teyit edin, komşunun sözüne güvenmeyin. Upload tarafını da sorun, çünkü yayın yapan ve sesli oynayan müşteri indirmeden çok yüklemeyi zorlar.

Kafenin şekli. Kolon düzeni, koridor genişliği, tuvalet ve su tesisatı, yük taşıma. Uzun ve dar bir dükkânda koltuk yerleşimi bambaşka çıkar. Üst katta mesken varsa gece gürültüsü sizin sorununuz olur.

Koltuk sayısı: eksik açın

Koltuk sayısını hayalinize göre değil doldurabileceğiniz saate göre kurun.

Boş bir makine, dolu makineyle aynı kirayı, aynı elektriği ve aynı amortismanı üretir. Tek farkı kasaya bir şey girmemesidir. Bu yüzden başlangıçta yapılabilecek en iyi hamle, planladığınızdan az koltukla açıp talep geldikçe eklemek. Koltuk eklemek her zaman kolay, fazlasını elden çıkarmak zor.

Alanı da tamamen doldurmayın. Sıkışık bir kafe hem ısınır hem müşteriye dar gelir. Boş bıraktığınız yer sonradan turnuva alanı, oturma köşesi veya kafeterya bandı olur.

Donanım bütçesi: rakam değil kalem listesi

Size bir rakam veremem ama şu listeyi eksiksiz doldurursanız rakamı kendiniz bulursunuz. Her kalem için kendi şehrinizden teklif alın:

• Makineler: kasa, ekran, klavye, fare, kulaklık, koltuk başına
• Ağ tarafı: switch, kablolama, modem ve yönlendirici, kablo kanalı işçiliği
• Sunucu ve kasa bilgisayarı
• Ödeme tarafı: yazarkasa POS, çekmece, fiş yazıcısı
• Mobilya: masa, sandalye, bar, dolap
• Elektrik ve klima işçiliği, priz altyapısı, kesintisiz güç kaynağı
• Yazılım ve lisanslar: işletim sistemi, filtre lisansı, yönetim yazılımı
• Kafeterya tarafı: buzdolabı, kahve makinesi, ilk stok
• Tabela, dekorasyon, aydınlatma
• Depozito, ilk kira, kurulum dönemi giderleri
• İlk ayların işletme sermayesi

Son kalem listenin en çok atlanan ve en çok can yakan yeri. Bütçenin tamamı donanıma giderse, kafe dolmaya başlayana kadar geçen süreyi finanse edecek para kalmaz. Yeni açılan bir kafenin ilk haftaları sessizdir. Bu normaldir ve o sessizliği ancak ayırdığınız nakit taşır.

Mobilya ve elektrik birlikte planlanır

Bu ikisi ayrı iş gibi görünür, aynı işin iki yarısıdır. Masa yerleşimi priz yerleşimini belirler, priz yerleşimi de kablo kanallarını.

Masa derinliğini kulaklık ve mouse pad birlikte düşünerek seçin. Koltuk aldığınızda ucuz sandalye ilk yılda dağılır ve müşteri uzun oturmaz. Kabloları masa altında toplayın, ayak altına bırakmayın. Kasa, sunucu ve ağ dolabı için kesintisiz güç kaynağı ayırın, çünkü elektrik gidip geldiğinde kaybetmek istemeyeceğiniz tek şey açık oturumların kaydıdır.

Prizleri koltuk başına ihtiyacın üstünde bırakın. Bir yıl sonra ikinci ekran, telefon şarjı ve konsol köşesi eklendiğinde uzatma kablosuyla uğraşmazsınız.

Personel ve vardiya düzeni

Kafenin açık kaldığı saati vardiyaya bölerek başlayın. Tek kişiyle açtığınızda asıl sorun yorgunluk değil kasa disiplini olur. Aynı kişi hem servis yapıp hem tahsilat alıyorsa kayıt eksik kalır ve ay sonunda rakamlar tutmaz.

Kimin ne yetkisi olduğunu baştan yazın. Kasiyer indirim verebiliyor mu, oturum silebiliyor mu, gün sonu raporunu kim alıyor? Her personel sistemde kendi kullanıcısıyla çalışsın ve vardiya kendi adına kapansın. Böylece bir eksik çıktığında kimseyi suçlamadan hangi vardiyada olduğunu görürsünüz. Kasa ile ÖKC arasındaki farkın nasıl kapatıldığını gün sonu mutabakatı yazısında adım adım yazdım.

Yasal taraf

Bu yazı hukuki danışmanlık değil ve öyleymiş gibi okunmasın. İşyeri açma ve çalışma ruhsatı, şirket kuruluşu, vergi kaydı ve sektöre özel izinler bulunduğunuz yere göre değişir. Ruhsat ve izinler için bağlı olduğunuz belediyeye, vergi ve muhasebe tarafı için mali müşavirinize danışın. İkisiyle de kira sözleşmesini imzalamadan önce konuşun, çünkü uygun olmayan bir adres için ödenen depozito geri gelmiyor.

Teknik tarafta kurulumla birlikte planlamanız gereken bir kalem daha var: içerik filtresi ve kayıt yükümlülüğü. Bunu açılış sonrasına bırakmayın, kurulum sırasında halledin.

Açılıştan önce sıraya konması gerekenler

1. Kitleyi tanımlayın, çalışma saatlerini ve fiyat kurgusunu buna göre taslaklayın.
2. Belediye ve mali müşavir görüşmelerini yapın, adres uygunluğunu teyit edin.
3. Dükkânı elektrikçiyle gezin, panoyu ve internet altyapısını yerinde doğrulayın.
4. Yerleşim planını çizin, koltuk sayısını doldurabileceğiniz sayıya çekin.
5. Elektrik, klima ve kablolama işçiliğini mobilyadan önce bitirin.
6. Makineleri kurun, imajı standartlayın, filtre ve kayıt tarafını devreye alın.
7. Yönetim yazılımını kurun, fiyat tarifesini, üyelik ve kampanya kurgusunu girin.
8. Yazarkasa POS ve ödeme akışını test edin, birkaç deneme fişi kesin.
9. Personeli bir prova vardiyasıyla eğitin, gün sonu raporunu birlikte alın.
10. Açılışı duyurun, ilk hafta için bir gerekçe verin.

Yazılım maddesi sanıldığından kritik. Açılışın ilk günü üye kaydı, bakiye yüklemesi ve süre satışı başlar. Bunlar deftere yazılırsa üç ay sonra geçmişi geri kurmanın yolu olmaz. Üyelik sisteminin nasıl kurulduğu baştan doğru oturursa, düzenli müşteriye geçiş kendiliğinden gelir.

HandyCafe Genesis bu tarafta duruyor: süre satışı, üyelik ve bakiye, kafeterya siparişleri, uzaktan makine yönetimi ve vardiya raporları tek panelde. Fiyatlandırma PC başına ve her şey dahil olduğu için açılış bütçesine koyacağınız kalem tek satır. Tamamı özellikler sayfasında duruyor.

Kimsenin söylemediği kısımlar

Açılış hazırlığı anlatılırken genelde atlanan beş konu var.

Yazılım müşteri getirmez. İyi bir yönetim yazılımı kasanızı düzeltir, kaçağı görünür kılar ve personeli aynı düzene sokar. Kafeyi dolduran şey konum, makine kalitesi ve topluluktur. Bunları yazılım telafi etmez.

Bu yazı ruhsat rehberi değil. Mevzuat tarafında tek doğru kaynak belediyeniz ve mali müşaviriniz. Buradaki hiçbir cümleyi izin başvurusunda dayanak olarak kullanmayın.

İkinci el donanım ucuz görünür. Garantisi bitmiş makinelerle açılan kafede ilk yılın arıza ve iş kaybı maliyeti, baştaki tasarrufu genelde yer. Alacaksanız aynı model ve aynı parçalardan alın, en azından yedek parça tek çeşit olsun.

İlk ay sessiz geçecek. Bu başarısızlık işareti değil. Yeni kafe düzenli müşteri biriktirerek büyür. Sessiz haftaları kafeyi oturtmak, personeli eğitmek ve ilk gelenleri geri getirmek için kullanın.

Kafeterya tarafı bedava kâr değil. Ciroyu artırır ama stok, fire ve tahsilat takibi getirir. Baştan küçük bir menüyle başlayın, sonra genişletin.

İnternet kafe işi hâlâ tutuyor ama artık salt internet erişimi satarak değil. Makinesi iyi çalışan, serin duran, hesabı düzgün tutulan ve insanların geri gelmek istediği bir yer kurarsanız üçüncü ay çoğu kişinin hayal ettiğinden farklı görünür. Ödeme ve fiş tarafındaki gizli maliyetleri de açılıştan önce görmek isterseniz o konuyu yazarkasa POS entegrasyonu yazısında ayrıca anlattım.