İnternet Kafe Programları: Hangi Tür Yazılım Neyi Çözer?

Salonu açtınız ve müşteri gelmeye başladı. Şimdi kimin ne kadar oturduğunu, kimin borcunun kaldığını ve akşam kasada ne çıkması gerektiğini takip etmeniz lazım. Arama kutusuna "internet kafe programları" yazıyorsunuz ve karşınıza birbirine benzeyen onlarca özellik listesi çıkıyor.

Sorun listelerin kötü olması değil. Sorun, hepsinin aynı adı taşıması. Bir kafe işletmecisinin "program" dediği şey aslında birbirinden ayrı altı iş ve bu işlerin tamamını tek bir üründen bekleyen herkes bir yerde hayal kırıklığı yaşıyor. Bu yazıda önce o altı işi ayırıyorum, sonra seçim yaparken gerçekten karar değiştiren ölçütleri yazıyorum.

Aynı ada sahip altı ayrı ürün

Aşağıdaki başlıklar salonda karşınıza ayrı ayrı çıkar. Bazıları tek üründe birleşir, bazıları hiç birleşmez.

Kafe otomasyonu, yani oturum yazılımı. İnsanların internet kafe programı derken kastettiği ana ürün budur. Makineyi kilitli tutar, müşteri geldiğinde açar, süreyi sayar, tarifeye göre ücretlendirir, oturum kapandığında tahsilatı kasaya yazar. Üyelik, bakiye, kafeterya siparişi ve vardiya raporu genelde bu katmana bağlıdır. Salonun günlük işleyişini taşıyan da odur.

Konsol ve masa saat takibi. PC tarafı için yazılmış bir yazılım, PlayStation koltuğunun veya bilardo masasının başında karşılığı olmayan bir araçtır. Orada kilitlenecek bir Windows oturumu yok, sayılacak bir masa var. Konsol köşesi olan salonlarda bu iş ayrı bir araca düşer ve genelde sonradan fark edilir. Konsol salonu ve PlayStation kafe düzeni ile bilardo salonu programı yazılarında bu tarafı ayrıca ele aldım.

Erişim kaydı ve loglama. Türkiye'de 5651 kapsamındaki kayıt yükümlülüğü ayrı bir katmandır ve otomasyonun içinde geldiğini varsaymak riskli bir tercihtir. Bazı ürünlerde vardır, bazılarında yoktur. Kaydın hangi biçimde tutulduğu, ne kadar süre saklandığı ve talep geldiğinde nasıl teslim edildiği ayrı sorulardır. IP log tutma ve log biçiminin güncelliği yazılarında ayrıntısı var.

İçerik filtresi. Bu da mevzuat tarafında duran, çoğu zaman ayrı bir ürün olarak satılan bir katmandır. İçerik filtresi ve 5651 yazısında ayrıntısını yazdığım gibi, filtrenin nerede çalıştığı, modemde mi istemcide mi olduğu ve kablosuz ağı kapsayıp kapsamadığı işletmeciye göre değişir.

Kasa ve ödeme tarafı. Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz ve yazarkasa POS entegrasyonu başlı başına bir iştir. Otomasyonun tahsilatı kaydetmesiyle o tahsilatın terminale düşmesi aynı şey değildir, gün sonunda iki rakamın tutması da kendiliğinden olmaz. Yazarkasa POS entegrasyonu ve ÖKC gün sonu mutabakatı yazıları tam olarak bu boşluğu anlatıyor.

İmaj ve yedekleme. Makineyi her kapanışta temiz duruma döndüren imaj araçları ile veritabanı yedeğini alan araçlar da bu başlığın altında sayılıyor. Oturum yazılımının bir kısmı geri yükleme tarafına dokunur, çoğu dokunmaz ve bu iş ayrı bir ürüne kalır.

Bu altı başlığı yan yana koyduğunuzda şu görünür: aynı arama sonucundaki iki ürün, birbirinin alternatifi bile olmayabilir.

Neden ürün ismi vermiyorum

Bu yazının bir liste olmasını bekleyen okur için dürüst cevap şu: rakip ürünlerin bugünkü özellikleri hakkında elimde doğrulanmış bilgi yok.

Piyasadaki yazılımlar sürüm sürüm değişiyor, bir yıl önce olmayan özellik bugün geliyor, olan özellik kaldırılabiliyor. Ben bir listeye "şu program şunu yapmaz" yazarsam ve o cümle o gün yanlışsa, sizi doğrudan yanıltmış olurum. Kendi ürünümü sattığım bir sitede rakip hakkında doğrulanmamış iddia yazmak zaten adil bir karşılaştırma sayılmaz.

Doğrusu şudur: kendi salonunuzda deneyin. Aday ürünlerin deneme sürümlerini gerçek bir cumartesi akşamında iki üç makinede çalıştırın, tarifenizi girin, birkaç oturum açıp kapatın ve gün sonunda rakamı kendi elinizle karşılaştırın. Bir saatlik gerçek kullanım, en ayrıntılı özellik tablosundan daha çok şey söyler.

Karar verdiren ölçütler

Özellik listeleri uzadıkça birbirine benzer. Aşağıdaki altı başlık ise seçimden aylar sonra hâlâ hissedilir.

Ücretlendirme esnekliği

Tek bir saat ücretiyle çalışan salon her hafta para bırakıyor demektir. Salı öğleden sonrasıyla cuma gecesi aynı ücreti hak etmiyor, üç saatlik paketle tek saatlik oturum da aynı mantıkla fiyatlanmıyor.

Bakmanız gereken şey, tarifenin saate ve güne göre değişip değişmediği. Yoğun saat farklı, sabah farklı, hafta sonu farklı olabiliyor mu? Paket ve kampanya kurgusu var mı? Üye kademesine bağlı indirim tarifeden mi geliyor, yoksa kasiyerin elinden mi çıkıyor? Bu son soru önemli, çünkü kasiyerin elinden çıkan indirim, tarifeye yazılmadığı için her vardiyada başka türlü uygulanır. Tarifeyi kurma yöntemini saat ücreti nasıl belirlenir yazısında adım adım anlattım.

Salonu tezgâhtan yönetebilmek

Yoğun bir akşamda on iki numaralı makinenin başına yürümek zaman kaybıdır. Tezgâhtan ekranı görebilmek, gerekirse devralmak, süre eklemek, mesaj göndermek ve istasyonu kilitlemek günlük işin belkemiğidir.

Burada sorulacak somut soru şu: uzaktan görüntü gecikmeli mi geliyor, kaç makineyi aynı anda izleyebiliyorsunuz ve bir müşteri sorun yaşadığında müdahale kaç saniye sürüyor? Uzaktan makine yönetimi yazısında bu tarafın nasıl çalıştığını yazdım.

Gerçek üye hesabı

Birçok üründe "üyelik" yazar ama arkasında yalnızca bir sayaç durur. Sayaç ile hesap aynı şey değildir.

Gerçek bir üye hesabında bakiye vardır, geçmiş oturumlar görünür, yüklenen paranın ne zaman ve hangi kasiyer tarafından girildiği bellidir, müşteri kendi kullanıcı adıyla hızlıca giriş yapar. Düzenli müşteriye geçişin de tek yolu budur, çünkü bakiyesi olan müşteri ertesi hafta geri gelir. Kurulumu üyelik sistemi yazısında ele aldım.

Veri nerede duruyor

Sıkıcı bir soru ve kimse satın alırken sormuyor. Tek diskte tutulan bir veritabanı, o disk bozulduğunda üye listesini, bakiyeleri ve geçmişi birlikte götürür.

Yedeğin nereye alındığını, ne sıklıkta alındığını ve geri yüklemenin kimin işi olduğunu baştan öğrenin. Bir kez geri yükleyip denemeden yedeğiniz olduğunu varsaymayın.

İnternet gittiğinde ne oluyor

Lisans doğrulaması veya veri erişimi için sürekli bağlantı isteyen bir kurgu, hattın koptuğu akşam kasayı da durdurur. Salonun internet olmadan da oturum kapatabilmesi, tahsilat alabilmesi ve gün sonu raporunu çıkarabilmesi gerekir.

Bunu deneme sürümünde test etmek kolaydır: kabloyu çekin ve bir oturum kapatmayı deneyin. Hattın kendisiyle ilgili tarafı da internet hızı yazısında ayrıca yazdım.

Mevzuat tarafını kim karşılıyor

Satın almadan önce net bir cevap alın: erişim kaydı ve içerik filtresi bu ürüne dahil mi, ayrı mı satılıyor, yoksa hiç kapsanmıyor mu? Cevap sözlü kalmasın, yazılı olsun. Eksik çıkan bir özelliği sonraki sürümde bekleyebilirsiniz, eksik çıkan bir kaydı bekleyemezsiniz.

Tek program hepsini karşılamıyor

Bu listeye baştan sona bakıp tamamını tek üründe bulmayı beklemeyin. Çoğu kafe iki üç ürünü yan yana çalıştırıyor: bir oturum yazılımı, mevzuat tarafı için ayrı bir katman, bir de kasa ve ödeme tarafında ayrı bir cihaz veya entegrasyon.

Bunu en baştan kabul etmek, sonradan hayal kırıklığı yaşamaktan iyidir. Zaten seçimi kolaylaştıran şey de budur. "Her şeyi yapan program" aramak yerine, hangi işi hangi ürünün taşıdığını bir kâğıda yazın ve boş kalan satırları görün. Boş satır sayısı elinizdeki asıl alışveriş listesidir.

Bizim tarafımızda ne var

Bu noktada kendi ürünümüzü de açıkça söyleyeyim, çünkü buraya kadarki kısım ürün tanıtımı değildi. PC ve e-spor salonları için HandyCafe'yi, konsol ve masa ağırlıklı salonlar için CafeTimer'ı geliştiriyoruz. Karma salonlarda HandyCafe, konsol istasyonlarını PC'lerle aynı ücretlendirme ve aynı üye hesapları altında yönetir. Saf konsol veya masa salonundaysa yukarıda yazdığım kural bizim için de geçerli, orada ayrı bir araç daha yerinde durur. Ayrıntılar özellikler sayfasında duruyor ve seçimi yine kendi salonunuzda deneyerek yapmanızı öneririm.

Karar vermeden önce yapılacaklar

1. Salonunuzda hangi işlerin karşılıksız kaldığını yazın: oturum, konsol, kayıt, filtre, kasa, yedekleme.
2. Her satırın karşısına bugün onu kimin yaptığını yazın. Boş kalan satırlar aradığınız üründür.
3. İki üç adayı deneme sürümüyle gerçek bir yoğun akşamda çalıştırın.
4. Kendi tarifenizi girin ve hafta içi ile hafta sonunun farklı fiyatlanabildiğini görün.
5. Bir oturumu tezgâhtan devralmayı ve süre eklemeyi deneyin.
6. Kabloyu çekip çevrimdışı davranışı test edin.
7. Yedek alın, sonra o yedeği geri yükleyin.
8. Mevzuat tarafında neyin dahil olduğunu yazılı olarak alın.
9. Veriyi dışa aktarmayı deneyin. Çıkamayan veri sizi o ürüne bağlar.

Ücretsiz sürümlerin nerede bittiğini merak ediyorsanız o konuyu neden ücretsiz değil yazısında ayrıca yazdım. Salonun kârlılığına etkisini de internet kafe açmak kârlı mı yazısında rakam yerine kalem listesiyle anlattım.

Program seçimi tek başına salonu doldurmaz. Salonu dolduran şey mahalle, makineler ve orada oluşan çevredir. Ama yanlış seçilmiş bir program, dolu bir salonun kazandığı parayı sessizce eritmeye devam eder ve bunu genelde aylar sonra fark edersiniz.