اخراجات اور انوینٹری کو ٹریک کرنے کا طریقہ
HandyCafe Server میں کاروباری اخراجات کو ریکارڈ کرنے، آپ کے سپلائر ڈائریکٹری کو منظم کرنے، اور انوینٹری کی خریداریوں کو ٹریک کرنے کے لیے ٹولز شامل ہیں۔ یہ گائیڈ ان ورک فلو کو مرحلہ وار کور کرتا ہے۔
کاروباری اخراجات کو ریکارڈ کرنے کا طریقہ
اخراجات کسی بھی قیمت کی نمائندگی کرتے ہیں جو آپ کا کاروبار برداشت کرتا ہے۔ کرایہ، یوٹیلیٹیز، آلات کی خریداری، سافٹ ویئر سبسکرپشنز، اور دیگر ادائیگیوں کو ٹریک کریں۔
آپ کو کیا ضرورت ہوگی
- HandyCafe Server چل رہا ہو۔
- ایڈمن یا مالک کی سطح تک رسائی۔
- اخراجات کی تفصیلات: عنوان، رقم، وینڈر کا نام، اور واجب الادا تاریخ۔
مراحل
- HandyCafe Server ایپلیکیشن کے بائیں سائڈبار میں Expenses پر کلک کریں۔
- نیا اخراجات ریکارڈ بنانے کے لیے Add بٹن پر کلک کریں۔
- ایک Title درج کریں جو اخراجات کو واضح طور پر بیان کرے۔ مثال کے طور پر: "بجلی کا بل - اپریل 2026"۔
- اپنی مقامی کرنسی میں Amount درج کریں۔
- Vendor کا نام درج کریں۔ مثال کے طور پر: "City Power Company"۔ یہ وہ کاروبار یا شخص ہے جس کو آپ نے ادائیگی کرنی ہے۔
- ادائیگی کی واجب الادا تاریخ Due Date مقرر کریں۔ اگر اخراجات پہلے ہی ادا کیے جا چکے ہیں تو Paid ٹوگل کو چیک کریں اور Paid Date درج کریں۔ Save پر کلک کریں۔
متوقع نتیجہ
اخراجات کی فہرست میں اخراجات ظاہر ہوتے ہیں۔ غیر ادا شدہ اخراجات کو نمایاں کیا جاتا ہے تاکہ آپ جلدی سے دیکھ سکیں کہ کیا باقی ہے۔ کل اخراجات کی رقم آپ کی مالیاتی رپورٹنگ میں شامل ہے۔
عام غلطیاں
- واضح، وضاحتی عنوان درج نہ کرنا۔ "متفرق" آپ کو مہینوں بعد اخراجات کا جائزہ لیتے وقت کچھ نہیں بتاتا۔ مخصوص رہیں۔
- ادائیگی کرنے کے بعد ادا شدہ حیثیت کو اپ ڈیٹ کرنا بھول جانا۔ آپ کا غیر ادا شدہ بیلنس اصل سے زیادہ ظاہر ہوگا۔
غیر ادا شدہ اخراجات دیکھنے کا طریقہ
جلدی سے فلٹر کریں تاکہ صرف وہ اخراجات دیکھ سکیں جو ابھی تک ادا نہیں کیے گئے ہیں۔
آپ کو کیا ضرورت ہوگی
- سسٹم میں کم از کم ایک اخراجات ریکارڈ کیا گیا ہو۔
مراحل
- Expenses صفحہ پر جائیں۔
- اخراجات کی فہرست کے اوپر Unpaid فلٹر ٹیب پر کلک کریں۔
- فہرست اب صرف وہ اخراجات دکھاتی ہے جہاں ادا شدہ حیثیت چیک نہیں کی گئی ہے۔
متوقع نتیجہ
ایک فلٹر شدہ نظارہ جو خصوصی طور پر غیر ادا شدہ اخراجات دکھاتا ہے۔ اس کا استعمال آئندہ ادائیگیوں کو ترجیح دینے اور یہ یقینی بنانے کے لیے کریں کہ کچھ بھی نظرانداز نہ ہو۔
اخراجات کو ادا شدہ کے طور پر نشان زد کرنے کا طریقہ
جب آپ ادائیگی کرتے ہیں تو ریکارڈ کو اپ ڈیٹ کریں تاکہ یہ ظاہر ہو۔
آپ کو کیا ضرورت ہوگی
- سسٹم میں ایک موجودہ غیر ادا شدہ اخراجات۔
مراحل
- Expenses صفحہ پر جائیں۔
- جس اخراجات کی آپ نے ادائیگی کی ہے اسے تلاش کریں۔ تفصیل دیکھنے کے لیے اس پر کلک کریں۔
- Mark Paid بٹن پر کلک کریں یا ادا شدہ حیثیت کو آن کریں۔
- ادا شدہ تاریخ خود بخود آج کی تاریخ پر سیٹ ہو جاتی ہے۔ اگر اصل ادائیگی کسی مختلف تاریخ کو کی گئی تھی تو اسے ایڈجسٹ کریں۔
- تبدیلیاں محفوظ کریں۔
متوقع نتیجہ
اخراجات غیر ادا شدہ فلٹر سے ادا شدہ فلٹر میں منتقل ہو جاتا ہے۔ آپ کا غیر ادا شدہ بیلنس نشان زدہ رقم سے کم ہو جاتا ہے۔
سپلائر کو شامل کرنے کا طریقہ
سپلائر وہ کاروبار ہیں جن سے آپ سامان اور خدمات خریدتے ہیں۔ سپلائر ڈائریکٹری کو برقرار رکھنے سے آپ خریداریوں کو صحیح وینڈر کے ساتھ جلدی سے جوڑ سکتے ہیں۔
آپ کو کیا ضرورت ہوگی
- سپلائر رابطہ معلومات: نام، فون، ای میل، پتہ۔
- اختیاری: ادائیگی کی شرائط، ٹیکس آئی ڈی۔
مراحل
- بائیں سائڈبار میں Suppliers پر کلک کریں۔
- نیا سپلائر ریکارڈ بنانے کے لیے Add بٹن پر کلک کریں۔
- سپلائر کا Name درج کریں۔ مثال کے طور پر: "TechParts Wholesale"۔
- اگر آپ کے پاس سپلائر پر رابطے کا کوئی خاص نقطہ ہے تو Contact Person کا نام درج کریں۔
- Phone Number اور Email Address درج کریں۔
- سپلائر کے کاروباری مقام کا Address درج کریں۔
- اختیاری طور پر Payment Terms (جیسے "Net 30" یا "Due on receipt") اور سپلائر کا Tax ID اپنے اکاؤنٹنگ ریکارڈ کے لیے درج کریں۔
- Save پر کلک کریں۔
متوقع نتیجہ
سپلائر آپ کی سپلائر ڈائریکٹری میں ظاہر ہوتا ہے۔ آپ اب انوینٹری کی خریداریوں کو ریکارڈ کرتے وقت اس سپلائر کا حوالہ دے سکتے ہیں۔
عام غلطیاں
- تھوڑا مختلف ناموں کے ساتھ ڈپلیکیٹ سپلائر اندراجات بنانا (مثال کے طور پر "TechParts" اور "Tech Parts Wholesale")۔ نیا سپلائر شامل کرنے سے پہلے موجودہ فہرست کو تلاش کریں۔
- رابطہ فیلڈز کو خالی چھوڑنا۔ جب آپ کو دوبارہ آرڈر کرنا ہو یا انوائس پر تنازعہ کرنا ہو تو آپ کو اس معلومات کی ضرورت ہوگی۔
انوینٹری خریداری کو ریکارڈ کرنے کا طریقہ
انوینٹری کی خریداریوں میں وہ چیزیں شامل ہوتی ہیں جو آپ کیفے کے لیے خریدتے ہیں۔ اس میں اسنیک بار کے لیے کھانے پینے کی اشیاء، کمپیوٹر کے آلات، صفائی کی اشیاء، اور کوئی بھی جسمانی سامان شامل ہیں۔
آپ کو کیا ضرورت ہوگی
- سسٹم میں پہلے سے شامل سپلائر (یا آپ اس عمل کے دوران ایک شامل کر سکتے ہیں)۔
- خریداری سے انوائس یا رسید۔
مراحل
- بائیں سائڈبار میں Inventory پر کلک کریں۔
- نیا انوینٹری ریکارڈ بنانے کے لیے Add بٹن پر کلک کریں۔
- سپلائر کے انوائس سے Invoice Number درج کریں۔ یہ ریکارڈ کو ایک مخصوص خریداری دستاویز سے جوڑتا ہے۔
- ڈراپ ڈاؤن فہرست سے Supplier منتخب کریں۔ اگر سپلائر فہرست میں نہیں ہے تو آپ کو پہلے انہیں شامل کرنے کی ضرورت ہوگی (اوپر سپلائر سیکشن دیکھیں)۔
- Item Name درج کریں۔ مثال کے طور پر: "Energy Drink - 500ml" یا "USB Mouse"۔
- پیمائش کی Unit درج کریں (جیسے "each"، "pack"، "box"، یا "kg")۔
- خریدی گئی Quantity اور ایک یونٹ کی Unit Price درج کریں۔
- اگر آپ کا سسٹم متعدد کرنسیوں کی حمایت کرتا ہے تو Currency منتخب کریں۔
- خریداری کو منظم کرنے کے لیے Category منتخب کریں (جیسے "Beverages"، "Hardware"، یا "Supplies")۔
- لاٹ نمبرز، برانڈ نام، میعاد ختم ہونے کی تاریخیں، یا اس خریداری سے متعلق دیگر تفصیلات کے لیے کوئی Notes شامل کریں۔ Save پر کلک کریں۔
متوقع نتیجہ
انوینٹری کی خریداری ریکارڈ کی جاتی ہے اور کل لاگت خود بخود حساب کی جاتی ہے (مقدار کو یونٹ کی قیمت سے ضرب دے کر)۔ ریکارڈ سپلائر سے منسلک ہوتا ہے اور رپورٹنگ کے لیے درجہ بندی کیا جاتا ہے۔
عام غلطیاں
- کل لاگت کو یونٹ کی قیمت کے فیلڈ میں درج کرنا بجائے فی یونٹ قیمت کے۔ اگر آپ نے 24 کین $36 میں خریدے تو یونٹ کی قیمت $1.50 ہونی چاہیے، نہ کہ $36۔
- انوائس نمبر کو چھوڑ دینا۔ اس کے بغیر، آپ کسی ریکارڈ کو اصل خریداری دستاویز کے ساتھ واپس نہیں ٹریس کر سکتے ہیں۔
پروڈکٹ اسٹاک کی سطحوں کو ٹریک کرنے کا طریقہ
آرڈر سسٹم کے ذریعے آئٹمز فروخت کرنے اور نئی انوینٹری شامل کرنے کے ساتھ اسٹاک کی سطحیں تبدیل ہوتی ہیں۔
آپ کو کیا ضرورت ہوگی
- Products صفحہ میں ترتیب دیے گئے پروڈکٹس۔
- سسٹم کے ذریعے پروسیس کیے جانے والے آرڈرز۔
اسٹاک کی تبدیلیاں کیسے کام کرتی ہیں
- فروخت پر خودکار کمی: جب ایک کیشیئر کسی پروڈکٹ کو شامل کرنے والا آرڈر پروسیس کرتا ہے، تو سسٹم خود بخود فروخت کی گئی مقدار کے حساب سے اس پروڈکٹ کے اسٹاک کی تعداد کو کم کر دیتا ہے۔
- دستی ایڈجسٹمنٹ: خراب ہونے، ٹوٹنے، واپسی، یا اصلاحات کے لیے، پروڈکٹ کے اسٹاک کی تعداد کو Products صفحہ پر براہ راست ایڈٹ کریں۔ Products پر جائیں، آئٹم تلاش کریں، اور مقدار کے فیلڈ کو اپ ڈیٹ کریں۔
- انوینٹری کی خریداریوں سے دوبارہ اسٹاک کرنا: انوینٹری کی خریداری کو ریکارڈ کرنے کے بعد، Products صفحہ پر متعلقہ پروڈکٹ کے اسٹاک کی تعداد کو اپ ڈیٹ کریں تاکہ نئی سپلائی کی عکاسی ہو۔
موجودہ اسٹاک کی سطحوں کو چیک کرنے کے مراحل
- بائیں سائڈبار میں Products صفحہ پر جائیں۔
- پروڈکٹ کی فہرست کا جائزہ لیں۔ ہر پروڈکٹ اس کی موجودہ اسٹاک کی مقدار دکھاتا ہے۔
- کم اسٹاک والے پروڈکٹس کو آپ کی توجہ دلانے کے لیے نمایاں کیا جاتا ہے۔
- کسی بھی پروڈکٹ پر کلک کریں تاکہ اس کی تفصیلات دیکھ سکیں، بشمول موجودہ تعداد اور حالیہ فروخت کی سرگرمی۔
متوقع نتیجہ
اسٹاک میں کیا ہے اور کیا دوبارہ آرڈر کرنے کی ضرورت ہے اس کا واضح نظارہ۔ وہ پروڈکٹس جو کم سطحوں تک فروخت ہو چکے ہیں، آسانی سے نظر آتے ہیں۔
عام غلطیاں
- ضائع ہونے یا ٹوٹنے کو ریکارڈ نہ کرنا۔ اگر سوڈا کا کین گر جاتا ہے اور فروخت نہیں کیا جا سکتا، تو اسٹاک کی تعداد کو دستی طور پر کم کیا جانا چاہیے۔ ورنہ آپ کی اصل تعداد سسٹم کی تعداد سے میل نہیں کھائے گی۔
- شپمنٹ وصول کرنے کے بعد اسٹاک کو اپ ڈیٹ کرنا بھول جانا۔ سسٹم صرف اس انوینٹری کے بارے میں جانتا ہے جو درج کی گئی ہے۔ آپ کی شیلف پر موجود جسمانی اسٹاک جو سسٹم میں ریکارڈ نہیں کیا گیا ہے، عدم مطابقت پیدا کرتا ہے۔
- خودکار کمی پر مکمل انحصار کرنا بغیر وقتاً فوقتاً جسمانی گنتی کے۔ بہترین ٹریکنگ سسٹم بھی وقت کے ساتھ ساتھ بہک جاتا ہے۔ ہفتہ وار جسمانی گنتی کریں اور سسٹم نمبروں کے ساتھ مفاہمت کریں۔