سپلائرز

سپلائرز کا صفحہ ان وینڈرز اور سپلائرز کا ڈیٹا بیس برقرار رکھتا ہے جن سے آپ کا کیفے سامان اور خدمات خریدتا ہے۔ ہر سپلائر ریکارڈ میں رابطے کی تفصیلات، ادائیگی کی شرائط، اور ٹیکس کی معلومات شامل ہوتی ہیں، جو آپ کے وینڈر تعلقات کو منظم کرنے کے لیے ایک مرکزی حوالہ فراہم کرتی ہیں۔

سپلائر ریکارڈ فیلڈز

ہر سپلائر ریکارڈ میں درج ذیل معلومات شامل ہوتی ہیں:

فعال / غیر فعال مینجمنٹ

سپلائرز کے پاس ایک active فلیگ ہوتا ہے جو ان کی مرئیت کو کنٹرول کرتا ہے:

• فعال سپلائرز سپلائر کی فہرست میں نظر آتے ہیں اور انوینٹری اندراجات ریکارڈ کرتے وقت تجویز کیے جاتے ہیں۔
• غیر فعال سپلائرز فعال فہرست اور تجاویز سے چھپے ہوتے ہیں لیکن ڈیٹا بیس میں موجود رہتے ہیں۔ ماضی کے انوینٹری اندراجات جو سپلائر کا حوالہ دیتے ہیں متاثر نہیں ہوتے۔

جب آپ کسی وینڈر سے آرڈر دینا بند کر دیتے ہیں لیکن رپورٹنگ کے لیے خریداری کی تاریخ کو محفوظ رکھنا چاہتے ہیں تو سپلائر کو غیر فعال کرنا مفید ہوتا ہے۔ آپ کسی بھی وقت فلیگ کو دوبارہ ٹوگل کر کے سپلائر کو دوبارہ فعال کر سکتے ہیں۔

سپلائرز کو انوینٹری اندراجات سے جوڑنا

سپلائرز اور سسٹم کے باقی حصے کے درمیان بنیادی تعلق انوینٹری اندراجات کے ذریعے ہوتا ہے۔ جب آپ انوینٹری صفحہ پر خریداری ریکارڈ کرتے ہیں، تو supplier_name فیلڈ اس ڈیٹا بیس سے سپلائر کا حوالہ دیتا ہے۔

جبکہ لنک نام کے ذریعے ہوتا ہے (سخت غیر ملکی کلید نہیں)، سسٹم انوینٹری فارم میں سپلائر کا نام ٹائپ کرتے وقت آپ کی فعال سپلائر فہرست سے خودکار تکمیل کی تجاویز فراہم کرتا ہے۔ یہ مستقل مزاجی کی حوصلہ افزائی کرتا ہے اور سپلائر کے ذریعہ انوینٹری کی تاریخ کو فلٹر کرنا آسان بناتا ہے۔

نیا سپلائر بنانا

نیا سپلائر شامل کرنے کے لیے:

1. سائڈبار سے سپلائرز صفحہ پر جائیں۔
2. سپلائر شامل کریں بٹن پر کلک کریں۔
3. نام درج کریں (ضروری)۔ یہ پورے سسٹم میں سپلائر کے ظاہر ہونے کا طریقہ ہے۔
4. رابطہ شخص، فون، ای میل، اور پتہ کو دستیاب ہونے پر پُر کریں۔
5. انوائس کی مقررہ تاریخوں کو ٹریک کرنے کے لیے ادائیگی کی شرائط (دنوں میں) سیٹ کریں۔
6. اگر آپ کے اکاؤنٹنگ کے لیے ضروری ہو تو ٹیکس اتھارٹی اور ٹیکس شناخت درج کریں۔
7. سپلائر کے تعلقات کے بارے میں کوئی نوٹس شامل کریں۔
8. محفوظ کریں پر کلک کریں۔

سپلائر میں ترمیم کرنا

سپلائر کی تفصیلات دیکھنے کے لیے فہرست سے سپلائر منتخب کریں۔ آپ کسی بھی وقت کسی بھی فیلڈ کو اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں۔ اگر آپ سپلائر کا نام تبدیل کرتے ہیں، تو نوٹ کریں کہ موجودہ انوینٹری اندراجات اب بھی پرانے نام کا حوالہ دیں گے (چونکہ لنک ٹیکسٹ کے ذریعے ہے، ID کے ذریعے نہیں)۔ بہترین نتائج کے لیے، موجودہ انوینٹری اندراجات پر بھی نام کو اپ ڈیٹ کریں، یا نام کی تبدیلی کو دستاویز کرنے کے لیے نوٹس فیلڈ کا استعمال کریں۔

سپلائر کے استعمال کے کیسز

خریداری کی تاریخ کا ٹریک رکھنا

انوینٹری اندراجات میں مستقل طور پر ایک ہی سپلائر نام استعمال کر کے، آپ سپلائر کے ذریعہ انوینٹری کی فہرست کو فلٹر کر سکتے ہیں تاکہ دیکھ سکیں:

• کسی مخصوص وینڈر سے خریدی گئی تمام اشیاء۔
• ایک مخصوص مدت کے دوران ہر سپلائر کے ساتھ کل خرچ۔
• کون سے پروڈکٹس کس سپلائر سے آتے ہیں۔

ادائیگی کی شرائط کا انتظام

payment_term_days فیلڈ آپ کو کیش فلو کی منصوبہ بندی کرنے میں مدد کرتا ہے۔ جب انوینٹری اندراج کی تاریخوں کے ساتھ مل کر، آپ حساب لگا سکتے ہیں کہ ادائیگیاں کب واجب ہیں اور اس کے مطابق ترجیح دے سکتے ہیں۔ یہ خاص طور پر ان کیفے کے لیے مفید ہے جو مختلف شرائط کے ساتھ متعدد سپلائرز سے کریڈٹ پر خریدتے ہیں۔

ٹیکس کی تعمیل

ہر سپلائر کے لیے tax_authority اور tax_identity کو ریکارڈ کرنا یقینی بناتا ہے کہ آپ کے پاس ضروری معلومات موجود ہیں:

• ٹیکس فائلنگ کے لیے خریداری کی رپورٹس تیار کرنا۔
• اس بات کی تصدیق کرنا کہ سپلائر انوائسز میں درست ٹیکس شناختی نمبر شامل ہیں۔
• مکمل وینڈر دستاویزات کے ساتھ ٹیکس اتھارٹی کے آڈٹ کا جواب دینا۔