سپلائرز

سپلائر ڈائریکٹری ان وینڈرز اور سپلائرز کا ڈیٹا بیس برقرار رکھتی ہے جن سے آپ کا کیفے سامان اور خدمات خریدتا ہے۔ ہر سپلائر ریکارڈ میں رابطے کی تفصیلات، ادائیگی کی شرائط اور ٹیکس کی معلومات شامل ہوتی ہیں، جو آپ کے وینڈر تعلقات کو منظم کرنے کے لیے ایک مرکزی حوالہ فراہم کرتی ہیں۔

سپلائرز کا انتظام مرکزی نیویگیشن میں اسٹاک صفحے کے سپلائرز ٹیب پر ہوتا ہے۔ پہلے یہ سیٹنگز کے اندر موجود تھے۔

سپلائر ریکارڈ فیلڈز

ہر سپلائر ریکارڈ میں درج ذیل معلومات شامل ہوتی ہیں:

فعال / غیر فعال مینجمنٹ

سپلائرز کے پاس ایک active فلیگ ہوتا ہے جو ان کی مرئیت کو کنٹرول کرتا ہے:

• فعال سپلائرز سپلائر کی فہرست میں نظر آتے ہیں اور اسٹاک رسیدیں ریکارڈ کرتے وقت تجویز کیے جاتے ہیں۔
• غیر فعال سپلائرز فعال فہرست اور تجاویز سے چھپے ہوتے ہیں لیکن ڈیٹا بیس میں موجود رہتے ہیں۔ ماضی کی وہ رسیدیں جو سپلائر کا حوالہ دیتی ہیں متاثر نہیں ہوتیں۔

جب آپ کسی وینڈر سے آرڈر دینا بند کر دیتے ہیں لیکن رپورٹنگ کے لیے خریداری کی تاریخ کو محفوظ رکھنا چاہتے ہیں تو سپلائر کو غیر فعال کرنا مفید ہوتا ہے۔ آپ کسی بھی وقت فلیگ کو دوبارہ ٹوگل کر کے سپلائر کو دوبارہ فعال کر سکتے ہیں۔

سپلائرز کو اسٹاک رسیدوں سے جوڑنا

سپلائرز اور سسٹم کے باقی حصے کے درمیان بنیادی تعلق اسٹاک رسیدوں کے ذریعے ہوتا ہے۔ جب آپ اسٹاک صفحے کے اسٹاک رسید ٹیب پر کوئی ترسیل ریکارڈ کرتے ہیں، تو آپ اس ڈائریکٹری سے سپلائر منتخب کرتے ہیں اور رسید سپلائر کے ریکارڈ کا براہ راست حوالہ محفوظ کرتی ہے۔

چونکہ یہ لنک آزاد متن کے بجائے ایک حقیقی حوالہ ہے، اس لیے سپلائر کا نام بعد میں تبدیل ہونے پر بھی رسیدوں کی تاریخ سپلائر کے ساتھ جڑی رہتی ہے۔

نیا سپلائر بنانا

نیا سپلائر شامل کرنے کے لیے:

1. سائڈبار سے اسٹاک صفحہ کھولیں اور سپلائرز ٹیب پر جائیں۔
2. نیا سپلائر بٹن پر کلک کریں۔
3. نام درج کریں (ضروری)۔ یہ پورے سسٹم میں سپلائر کے ظاہر ہونے کا طریقہ ہے۔
4. رابطہ شخص، فون، ای میل، اور پتہ کو دستیاب ہونے پر پُر کریں۔
5. انوائس کی مقررہ تاریخوں کو ٹریک کرنے کے لیے ادائیگی کی شرائط (دنوں میں) سیٹ کریں۔
6. اگر آپ کے اکاؤنٹنگ کے لیے ضروری ہو تو ٹیکس اتھارٹی اور ٹیکس شناخت درج کریں۔
7. سپلائر کے تعلقات کے بارے میں کوئی نوٹس شامل کریں۔
8. محفوظ کریں پر کلک کریں۔

سپلائر میں ترمیم کرنا

فہرست سے سپلائر منتخب کریں تاکہ ایڈیٹر کھل سکے۔ آپ کسی بھی وقت کسی بھی فیلڈ کو اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں۔ سپلائر کا نام تبدیل کرنے سے رسیدوں کی تاریخ متاثر نہیں ہوتی کیونکہ رسیدیں براہ راست سپلائر کے ریکارڈ کا حوالہ دیتی ہیں۔ یہ کنٹرول کرنے کے لیے کہ نئی رسیدیں درج کرتے وقت سپلائر پیش کیا جائے یا نہیں، سپلائر کارڈ پر فعال کریں اور غیر فعال کریں استعمال کریں۔

سپلائر کے استعمال کے کیسز

خریداری کی تاریخ کا ٹریک رکھنا

ہر ترسیل کو صحیح سپلائر کے خلاف ریکارڈ کر کے، آپ فی وینڈر رسیدوں کی تاریخ کا جائزہ لے سکتے ہیں تاکہ دیکھ سکیں:

• کسی مخصوص وینڈر سے خریدی گئی تمام اشیاء۔
• ایک مخصوص مدت کے دوران ہر سپلائر کے ساتھ کل خرچ۔
• کون سے پروڈکٹس کس سپلائر سے آتے ہیں۔

ادائیگی کی شرائط کا انتظام

payment_term_days فیلڈ آپ کو کیش فلو کی منصوبہ بندی کرنے میں مدد کرتا ہے۔ جب اسے رسید کے انوائس کی تاریخوں کے ساتھ ملایا جائے، تو آپ حساب لگا سکتے ہیں کہ ادائیگیاں کب واجب ہیں اور اس کے مطابق ترجیح دے سکتے ہیں۔ یہ خاص طور پر ان کیفے کے لیے مفید ہے جو مختلف شرائط کے ساتھ متعدد سپلائرز سے کریڈٹ پر خریدتے ہیں۔

ٹیکس کی تعمیل

ہر سپلائر کے لیے tax_authority اور tax_identity کو ریکارڈ کرنا یقینی بناتا ہے کہ آپ کے پاس ضروری معلومات موجود ہیں:

• ٹیکس فائلنگ کے لیے خریداری کی رپورٹس تیار کرنا۔
• اس بات کی تصدیق کرنا کہ سپلائر انوائسز میں درست ٹیکس شناختی نمبر شامل ہیں۔
• مکمل وینڈر دستاویزات کے ساتھ ٹیکس اتھارٹی کے آڈٹ کا جواب دینا۔