비용 및 재고 추적 방법

HandyCafe Server는 사업 비용을 기록하고, 공급업체 디렉토리를 관리하며, 재고 구매를 추적할 수 있는 도구를 제공합니다. 이 가이드는 각 워크플로를 단계별로 설명합니다.

사업 비용 기록 방법

비용은 사업에서 발생하는 모든 비용을 의미합니다. 임대료, 공과금, 장비 구매, 소프트웨어 구독 및 기타 지출을 추적하세요.

필요한 것

HandyCafe Server 실행 중.
관리자 또는 소유자 수준의 접근 권한.
비용 세부 정보: 제목, 금액, 공급업체 이름, 기한.

단계

HandyCafe Server 애플리케이션의 왼쪽 사이드바에서 비용을 클릭합니다.
추가 버튼을 클릭하여 새로운 비용 기록을 만듭니다.
비용을 명확히 설명하는 제목을 입력합니다. 예: "전기 요금 - 2026년 4월."
현지 통화로 금액을 입력합니다.
공급업체 이름을 입력합니다. 예: "시티 전력 회사." 이는 지불해야 할 사업체 또는 개인입니다.
지불 기한을 기한으로 설정합니다. 선택적으로, 비용이 이미 지불된 경우 지불됨 토글을 체크하고 지불 날짜를 입력합니다. 저장을 클릭합니다.

예상 결과

비용이 비용 목록에 나타납니다. 미지불 비용은 강조 표시되어 미결제 항목을 빠르게 확인할 수 있습니다. 총 비용 금액은 재무 보고서에 포함됩니다.

일반적인 실수

명확하고 설명적인 제목을 입력하지 않음. "기타"는 몇 달 후 비용을 검토할 때 아무런 정보를 제공하지 않습니다. 구체적으로 작성하세요.
지불 후 지불 상태를 업데이트하는 것을 잊음. 미지불 잔액이 실제보다 높게 나타납니다.

미지불 비용 보기 방법

아직 지불되지 않은 비용만 빠르게 필터링하여 볼 수 있습니다.

필요한 것

시스템에 기록된 최소한 하나의 비용.

단계

비용 페이지로 이동합니다.
비용 목록 상단의 미지불 필터 탭을 클릭합니다.
이제 지불 상태가 체크되지 않은 비용만 목록에 표시됩니다.

예상 결과

미지불 비용만 표시된 필터링된 뷰. 이를 사용하여 다가오는 지불을 우선시하고 누락되지 않도록 합니다.

비용을 지불로 표시하는 방법

지불을 완료하면 기록을 업데이트하여 반영합니다.

필요한 것

시스템에 있는 기존 미지불 비용.

단계

비용 페이지로 이동합니다.
지불한 비용을 찾아 클릭하여 세부 뷰를 엽니다.
지불로 표시 버튼을 클릭하거나 지불 상태를 켭니다.
지불 날짜가 자동으로 오늘로 설정됩니다. 실제 지불이 다른 날짜에 이루어진 경우 조정합니다.
변경 사항을 저장합니다.

예상 결과

비용이 미지불 필터에서 지불 필터로 이동합니다. 미지불 잔액이 표시된 금액만큼 감소합니다.

공급업체 추가 방법

공급업체는 상품과 서비스를 구매하는 사업체입니다. 공급업체 디렉토리를 유지하면 구매를 올바른 공급업체와 빠르게 연결할 수 있습니다.

필요한 것

공급업체 연락처 정보: 이름, 전화번호, 이메일, 주소.
선택 사항: 지불 조건, 세금 ID.

단계

왼쪽 사이드바에서 공급업체를 클릭합니다.
추가 버튼을 클릭하여 새로운 공급업체 기록을 만듭니다.
공급업체의 이름을 입력합니다. 예: "TechParts 도매."
공급업체에 특정 연락 담당자가 있는 경우 연락 담당자 이름을 입력합니다.
전화번호와 이메일 주소를 입력합니다.
공급업체의 사업장 주소를 입력합니다.
선택적으로 지불 조건(예: "Net 30" 또는 "영수증 시 지불")과 공급업체의 세금 ID를 회계 기록을 위해 입력합니다.
저장을 클릭합니다.

예상 결과

공급업체가 공급업체 디렉토리에 나타납니다. 이제 재고 구매를 기록할 때 이 공급업체를 참조할 수 있습니다.

일반적인 실수

약간 다른 이름으로 중복된 공급업체 항목을 생성함(예: "TechParts"와 "Tech Parts 도매"). 새로운 공급업체를 추가하기 전에 기존 목록을 검색하세요.
연락처 필드를 비워둠. 재주문하거나 송장을 논의할 때 이 정보가 필요합니다.

재고 구매 기록 방법

재고 구매는 카페를 위해 구매한 항목을 추적합니다. 여기에는 스낵바의 음식과 음료, 컴퓨터 주변기기, 청소 용품 및 기타 물품이 포함됩니다.

필요한 것

시스템에 이미 추가된 공급업체(또는 이 과정 중에 추가할 수 있음).
구매 시 받은 송장 또는 영수증.

단계

왼쪽 사이드바에서 재고를 클릭합니다.
추가 버튼을 클릭하여 새로운 재고 기록을 만듭니다.
공급업체 송장의 송장 번호를 입력합니다. 이는 기록을 특정 구매 문서와 연결합니다.
드롭다운 목록에서 공급업체를 선택합니다. 목록에 없는 경우 먼저 공급업체를 추가해야 합니다(위의 공급업체 섹션 참조).
항목 이름을 입력합니다. 예: "에너지 드링크 - 500ml" 또는 "USB 마우스."
측정 단위를 입력합니다(예: "개", "팩", "박스", "kg").
구매한 수량과 단위당 단가를 입력합니다.
시스템이 여러 통화를 지원하는 경우 통화를 선택합니다.
구매를 조직하기 위한 카테고리를 선택합니다(예: "음료", "하드웨어", "용품").
로트 번호, 브랜드 이름, 유통기한 또는 이 구매와 관련된 기타 세부 정보를 위한 메모를 추가합니다. 저장을 클릭합니다.

예상 결과

재고 구매가 기록되며 총 비용이 자동으로 계산됩니다(수량 곱하기 단가). 기록은 공급업체와 연결되고 보고를 위해 분류됩니다.

일반적인 실수

단가 필드에 총 비용을 입력함. 24캔을 총 $36에 구매했다면 단가는 $1.50이어야 하며, $36이 아닙니다.
송장 번호를 건너뜀. 송장 번호가 없으면 반품이나 논의 시 원본 구매 문서로 기록을 추적할 수 없습니다.

제품 재고 수준 추적 방법

재고 수준은 주문 시스템을 통해 항목을 판매하고 새로운 재고를 추가할 때 변경됩니다.

필요한 것

제품 페이지에 구성된 제품.
시스템을 통해 처리되는 주문.

재고 변경 작동 방식

판매 시 자동 감소: 캐셔가 제품을 포함한 주문을 처리할 때 시스템은 판매된 수량만큼 해당 제품의 재고 수량을 자동으로 줄입니다.
수동 조정: 손상, 파손, 반품 또는 수정의 경우, 제품 페이지에서 제품의 재고 수량을 직접 편집합니다. 제품으로 이동하여 항목을 찾고 수량 필드를 업데이트합니다.
재고 구매로부터의 재입고: 재고 구매를 기록한 후, 제품 페이지에서 해당 제품의 재고 수량을 업데이트하여 새로운 공급을 반영합니다.

현재 재고 수준 확인 단계

왼쪽 사이드바에서 제품 페이지로 이동합니다.
제품 목록을 검토합니다. 각 제품은 현재 재고 수량을 보여줍니다.
재고가 낮은 제품은 주의를 끌기 위해 강조 표시됩니다.
제품을 클릭하여 현재 수량 및 최근 판매 활동을 포함한 세부 정보를 확인합니다.

예상 결과

재고가 있는 항목과 재주문이 필요한 항목을 명확하게 볼 수 있습니다. 판매로 인해 재고가 낮아진 제품을 쉽게 확인할 수 있습니다.

일반적인 실수

폐기물이나 파손을 기록하지 않음. 소다 캔이 떨어져 판매할 수 없는 경우, 재고 수량을 수동으로 줄여야 합니다. 그렇지 않으면 실제 수량이 시스템 수량과 일치하지 않습니다.
배송을 받은 후 재고를 업데이트하는 것을 잊음. 시스템은 입력된 재고만 알고 있습니다. 시스템에 기록되지 않은 선반에 있는 물리적 재고는 불일치를 만듭니다.
주기적인 물리적 수량 확인 없이 자동 감소에만 의존함. 최고의 추적 시스템도 시간이 지나면 오차가 생깁니다. 매주 물리적 수량을 확인하고 시스템 수치와 조정하세요.