비용 및 재고 추적 방법

HandyCafe Server에는 사업 비용 기록, 거래처 디렉토리 관리, 재고 구매 추적을 위한 도구가 포함되어 있습니다. 이 가이드는 각 워크플로를 단계별로 다룹니다.

사업 비용 기록 방법

비용은 사업에서 발생하는 모든 지출을 나타냅니다. 임대료, 공과금, 장비 구매, 소프트웨어 구독, 기타 모든 지출을 추적합니다.

필요한 것

HandyCafe Server가 실행 중인 상태
관리자 또는 운영자 수준 접근 권한
비용 세부 정보: 제목, 금액, 공급업체 이름, 만기일

단계

HandyCafe Server 애플리케이션의 왼쪽 사이드바에서 비용을 클릭합니다.
추가 버튼을 클릭하여 새 비용 레코드를 생성합니다.
비용을 명확하게 설명하는 제목을 입력합니다. 예: "전기 요금 - 2026년 4월."
현지 통화로 금액을 입력합니다.
공급업체 이름을 입력합니다. 예: "시 전력 회사." 결제를 해야 하는 사업체 또는 개인입니다.
결제 만기일을 설정합니다. 선택적으로 비용이 이미 결제된 경우 결제 완료 토글을 확인하고 결제일을 입력합니다. 저장을 클릭합니다.

예상 결과

비용이 비용 목록에 나타납니다. 미결제 비용이 강조 표시되어 미결 항목을 빠르게 확인할 수 있습니다. 총 비용 금액이 재무 보고에 포함됩니다.

일반적인 실수

명확하고 설명적인 제목을 입력하지 않는 경우. "기타"는 몇 달 후 비용을 검토할 때 아무 정보도 제공하지 않습니다. 구체적으로 작성합니다.
결제 후 결제 완료 상태를 업데이트하는 것을 잊는 경우. 미결제 잔액이 실제보다 높게 표시됩니다.

미결제 비용 조회 방법

아직 결제되지 않은 비용만 빠르게 필터링합니다.

필요한 것

시스템에 기록된 최소 하나의 비용

단계

비용 페이지로 이동합니다.
비용 목록 상단의 미결제 필터 탭을 클릭합니다.
목록에 결제 상태가 미확인인 비용만 표시됩니다.

예상 결과

미결제 비용만 표시되는 필터링된 보기입니다. 다가오는 결제의 우선순위를 정하고 빠뜨리는 것을 방지하는 데 사용합니다.

비용을 결제 완료로 표시하는 방법

결제를 하면 레코드를 업데이트하여 반영합니다.

필요한 것

시스템의 기존 미결제 비용

단계

비용 페이지로 이동합니다.
결제한 비용을 찾습니다. 클릭하여 상세 보기를 엽니다.
결제 완료 버튼을 클릭하거나 결제 상태를 켬으로 전환합니다.
결제일이 자동으로 오늘로 설정됩니다. 실제 결제가 다른 날짜에 이루어진 경우 조정합니다.
변경 사항을 저장합니다.

예상 결과

비용이 미결제 필터에서 결제 완료 필터로 이동합니다. 미결제 잔액이 표시된 금액만큼 감소합니다.

거래처 추가 방법

거래처는 상품 및 서비스를 구매하는 사업체입니다. 거래처 디렉토리를 유지하면 구매를 올바른 공급업체와 빠르게 연결할 수 있습니다.

필요한 것

거래처 연락처 정보: 이름, 전화번호, 이메일, 주소
선택 사항: 결제 조건, 세금 ID

단계

왼쪽 사이드바에서 거래처를 클릭합니다.
추가 버튼을 클릭하여 새 거래처 레코드를 생성합니다.
거래처의 이름을 입력합니다. 예: "테크파츠 도매."
거래처의 특정 연락 담당자가 있으면 연락 담당자 이름을 입력합니다.
전화번호와 이메일 주소를 입력합니다.
거래처의 사업체 위치 주소를 입력합니다.
선택적으로 결제 조건("순 30일" 또는 "수령 즉시" 등)과 회계 기록을 위한 거래처의 세금 ID를 입력합니다.
저장을 클릭합니다.

예상 결과

거래처가 거래처 디렉토리에 나타납니다. 이제 재고 구매 기록 시 이 거래처를 참조할 수 있습니다.

일반적인 실수

약간 다른 이름으로 중복 거래처를 생성하는 경우(예: "테크파츠"와 "테크파츠 도매"). 새 거래처를 추가하기 전에 기존 목록을 검색합니다.
연락처 필드를 비워 두는 경우. 재주문이나 송장 분쟁 시 이 정보가 필요합니다.

재고 구매 기록 방법

재고 구매는 카페를 위해 구입하는 품목을 추적합니다. 스낵바의 음식과 음료, 컴퓨터 주변기기, 청소 용품, 모든 물리적 상품이 포함됩니다.

필요한 것

시스템에 이미 추가된 거래처(또는 이 과정에서 추가 가능)
구매의 송장 또는 영수증

단계

왼쪽 사이드바에서 재고를 클릭합니다.
추가 버튼을 클릭하여 새 재고 레코드를 생성합니다.
거래처 송장의 송장 번호를 입력합니다. 레코드를 특정 구매 문서에 연결합니다.
드롭다운 목록에서 거래처를 선택합니다. 거래처가 목록에 없으면 먼저 추가해야 합니다(위의 거래처 섹션 참조).
품목 이름을 입력합니다. 예: "에너지 드링크 - 500ml" 또는 "USB 마우스."
측정 단위를 입력합니다("개", "팩", "박스" 또는 "kg" 등).
구매한 수량과 단위당 단가를 입력합니다.
시스템이 여러 통화를 지원하는 경우 통화를 선택합니다.
구매를 정리하기 위해 카테고리를 선택합니다("음료", "하드웨어" 또는 "소모품" 등).
로트 번호, 브랜드명, 유통기한 또는 이 구매와 관련된 기타 세부 사항에 대한 메모를 추가합니다. 저장을 클릭합니다.

예상 결과

재고 구매가 자동으로 계산된 총 비용(수량 x 단가)과 함께 기록됩니다. 레코드가 거래처에 연결되고 보고를 위해 분류됩니다.

일반적인 실수

단가 필드에 단위당 가격 대신 총 비용을 입력하는 경우. 24캔을 총 $36에 구매한 경우 단가는 $36이 아닌 $1.50이어야 합니다.
송장 번호를 건너뛰는 경우. 이것이 없으면 반품이나 분쟁 시 원본 구매 문서를 추적할 수 없습니다.

상품 재고 수준 추적 방법

재고 수준은 주문 시스템을 통해 품목을 판매하고 새 재고를 추가할 때 변경됩니다.

필요한 것

상품 페이지에 구성된 상품
시스템을 통해 처리되는 주문

재고 변경 작동 방식

판매 시 자동 차감: 캐셔가 상품이 포함된 주문을 처리하면 시스템이 자동으로 해당 상품의 재고를 판매 수량만큼 감소시킵니다.
수동 조정: 파손, 손상, 반품 또는 수정을 위해 상품 페이지에서 직접 상품의 재고를 편집합니다. 상품으로 이동하여 품목을 찾고 수량 필드를 업데이트합니다.
재고 구매로 입고: 재고 구매를 기록한 후 상품 페이지에서 해당 상품의 재고를 새 공급분을 반영하도록 업데이트합니다.

현재 재고 수준 확인 단계

왼쪽 사이드바에서 상품 페이지로 이동합니다.
상품 목록을 확인합니다. 각 상품에 현재 재고 수량이 표시됩니다.
재고가 부족한 상품이 주의를 끌도록 강조 표시됩니다.
상품을 클릭하면 현재 수량과 최근 판매 활동을 포함한 세부 정보를 볼 수 있습니다.

예상 결과

재고 현황과 재주문이 필요한 품목에 대한 명확한 보기입니다. 부족 수준으로 판매된 상품을 쉽게 발견할 수 있습니다.

일반적인 실수

폐기나 파손을 기록하지 않는 경우. 음료수 캔이 떨어져 판매할 수 없으면 재고를 수동으로 줄여야 합니다. 그렇지 않으면 실제 수량이 시스템 수량과 일치하지 않습니다.
입고 후 재고를 업데이트하는 것을 잊는 경우. 시스템은 입력된 재고만 인식합니다. 선반에 있지만 시스템에 기록되지 않은 물리적 재고는 불일치를 만듭니다.
자동 차감에만 의존하고 주기적인 실사를 하지 않는 경우. 최고의 추적 시스템도 시간이 지나면 편차가 생깁니다. 매주 실사를 수행하고 시스템 수치와 대사합니다.