비용 및 재고 추적 방법

HandyCafe Server는 사업 비용을 기록하고, 공급업체 디렉토리를 관리하며, 재고 구매를 추적할 수 있는 도구를 제공합니다. 이 가이드는 각 워크플로를 단계별로 설명합니다.

사업 비용 기록 방법

비용은 사업에서 발생하는 모든 비용을 의미합니다. 임대료, 공과금, 장비 구매, 소프트웨어 구독 및 기타 지출을 추적하세요.

필요한 것

HandyCafe Server 실행 중.
관리자 또는 소유자 수준의 접근 권한.
비용 세부 정보: 제목, 금액, 공급업체 이름, 기한.

단계

HandyCafe Server 애플리케이션의 왼쪽 사이드바에서 비용을 클릭합니다.
추가 버튼을 클릭하여 새로운 비용 기록을 만듭니다.
비용을 명확히 설명하는 제목을 입력합니다. 예: "전기 요금 - 2026년 4월."
현지 통화로 금액을 입력합니다.
공급업체 이름을 입력합니다. 예: "시티 전력 회사." 이는 지불해야 할 사업체 또는 개인입니다.
지불 기한을 기한으로 설정합니다. 선택적으로, 비용이 이미 지불된 경우 지불됨 토글을 체크하고 지불 날짜를 입력합니다. 저장을 클릭합니다.

예상 결과

비용이 비용 목록에 나타납니다. 미지불 비용은 강조 표시되어 미결제 항목을 빠르게 확인할 수 있습니다. 총 비용 금액은 재무 보고서에 포함됩니다.

일반적인 실수

명확하고 설명적인 제목을 입력하지 않음. "기타"는 몇 달 후 비용을 검토할 때 아무런 정보를 제공하지 않습니다. 구체적으로 작성하세요.
지불 후 지불 상태를 업데이트하는 것을 잊음. 미지불 잔액이 실제보다 높게 나타납니다.

미지불 비용 보기 방법

아직 지불되지 않은 비용만 빠르게 필터링하여 볼 수 있습니다.

필요한 것

시스템에 기록된 최소한 하나의 비용.

단계

비용 페이지로 이동합니다.
비용 목록 상단의 미지불 필터 탭을 클릭합니다.
이제 지불 상태가 체크되지 않은 비용만 목록에 표시됩니다.

예상 결과

미지불 비용만 표시된 필터링된 뷰. 이를 사용하여 다가오는 지불을 우선시하고 누락되지 않도록 합니다.

비용을 지불로 표시하는 방법

지불을 완료하면 기록을 업데이트하여 반영합니다.

필요한 것

시스템에 있는 기존 미지불 비용.

단계

비용 페이지로 이동합니다.
지불한 비용을 찾아 클릭하여 세부 뷰를 엽니다.
지불로 표시 버튼을 클릭하거나 지불 상태를 켭니다.
지불 날짜가 자동으로 오늘로 설정됩니다. 실제 지불이 다른 날짜에 이루어진 경우 조정합니다.
변경 사항을 저장합니다.

예상 결과

비용이 미지불 필터에서 지불 필터로 이동합니다. 미지불 잔액이 표시된 금액만큼 감소합니다.

공급업체 추가 방법

공급업체는 상품과 서비스를 구매하는 사업체입니다. 공급업체 디렉토리를 유지하면 구매를 올바른 공급업체와 빠르게 연결할 수 있습니다.

필요한 것

공급업체 연락처 정보: 이름, 전화번호, 이메일, 주소.
선택 사항: 지불 조건, 세금 ID.

단계

왼쪽 사이드바에서 재고를 클릭하고 공급업체 탭으로 전환합니다.
새로운 공급업체 버튼을 클릭하여 새로운 공급업체 기록을 만듭니다.
공급업체의 이름을 입력합니다. 예: "TechParts 도매."
공급업체에 특정 연락 담당자가 있는 경우 연락 담당자 이름을 입력합니다.
전화번호와 이메일 주소를 입력합니다.
공급업체의 사업장 주소를 입력합니다.
선택적으로 지불 조건(예: "Net 30" 또는 "영수증 시 지불")과 공급업체의 세금 ID를 회계 기록을 위해 입력합니다.
저장을 클릭합니다.

예상 결과

공급업체가 공급업체 디렉토리에 나타납니다. 이제 재고 구매를 기록할 때 이 공급업체를 참조할 수 있습니다.

일반적인 실수

약간 다른 이름으로 중복된 공급업체 항목을 생성함(예: "TechParts"와 "Tech Parts 도매"). 새로운 공급업체를 추가하기 전에 기존 목록을 검색하세요.
연락처 필드를 비워둠. 재주문하거나 송장을 논의할 때 이 정보가 필요합니다.

재고 구매 기록 방법

재고 구매는 카페를 위해 구매한 항목을 추적합니다. 여기에는 스낵바의 음식과 음료, 컴퓨터 주변기기, 청소 용품 및 기타 물품이 포함됩니다.

필요한 것

시스템에 이미 추가된 공급업체(또는 이 과정 중에 추가할 수 있음).
구매 시 받은 송장 또는 영수증.

단계

왼쪽 사이드바에서 재고를 클릭하고 입고 탭으로 전환합니다.
공급업체를 선택하거나 입력합니다. 목록에 없는 경우 공급업체 탭에서 먼저 추가할 수 있습니다(위의 공급업체 섹션 참조).
공급업체 송장의 송장 번호와 송장 날짜를 입력합니다. 이는 영수증을 특정 구매 문서와 연결합니다.
송장의 항목마다 줄 추가를 클릭합니다.
바코드를 스캔하거나 입력하고, 또는 이름으로 제품을 선택합니다. 카탈로그에 아직 없는 항목은 해당 줄에서 바로 새로운 제품으로 추가할 수 있습니다.
구매한 수량과 단위당 구매 가격을 입력합니다. 선택적으로 송장의 할인과 부가세율을 입력합니다.
모든 줄에 대해 반복한 다음 소계, 할인, 부가세 및 총합계를 검토합니다.
저장을 클릭합니다.

예상 결과

영수증이 기록되며 합계가 자동으로 계산됩니다. 영수증에 있는 모든 제품의 재고 수준이 수령한 수량만큼 증가합니다. 각 제품의 이동 기록에 구매 이동이 나타납니다. 영수증은 영수증 기록에 표시됩니다.

일반적인 실수

구매 가격 필드에 총 비용을 입력함. 24캔을 총 $36에 구매했다면 구매 가격은 $1.50이어야 하며, $36이 아닙니다.
송장 번호를 건너뜀. 송장 번호 없이는 영수증을 저장할 수 없으며, 원본 구매 문서로 추적할 방법도 사라집니다.

제품 재고 수준 추적 방법

재고 수준은 주문 시스템을 통해 항목을 판매하고 새로운 재고를 추가할 때 변경됩니다.

필요한 것

제품 페이지에 구성된 제품.
시스템을 통해 처리되는 주문.

재고 변경 작동 방식

판매 시 자동 감소: 캐셔가 제품을 포함한 주문을 처리할 때 시스템은 판매된 수량만큼 해당 제품의 재고 수량을 자동으로 줄입니다.
입고 시 자동 증가: 입고 영수증을 저장하면 영수증에 있는 모든 제품의 재고가 수령한 수량만큼 증가합니다. 별도의 업데이트 단계는 필요하지 않습니다.
수동 조정: 손상, 파손 또는 수정의 경우, 재고 페이지의 재고 상태 탭에서 재고 수정, 폐기, 수량 확인 작업을 사용합니다. 모든 변경은 제품의 이동 기록에 남습니다.

현재 재고 수준 확인 단계

왼쪽 사이드바에서 재고를 클릭하고 재고 상태 탭으로 전환합니다.
목록을 검토합니다. 각 제품은 재고, 임계값, 마지막 이동 및 재고 가치를 보여줍니다.
중요 항목만 필터를 사용하여 임계값에 도달하거나 그 이하인 제품을 확인합니다. 임계값은 임계값 편집으로 설정합니다.
제품의 이동 기록을 열면 모든 재고 변경의 날짜, 이유, 변경량, 변경 후 수준 및 캐셔를 확인할 수 있습니다.

예상 결과

재고가 있는 항목과 재주문이 필요한 항목을 명확하게 볼 수 있습니다. 판매로 인해 재고가 낮아진 제품을 쉽게 확인할 수 있습니다.

일반적인 실수

폐기물이나 파손을 기록하지 않음. 소다 캔이 떨어져 판매할 수 없는 경우, 폐기 작업으로 기록하세요. 그렇지 않으면 실제 수량이 시스템 수량과 일치하지 않습니다.
배송을 받은 후 입고를 입력하는 것을 잊음. 시스템은 입력된 재고만 알고 있습니다. 시스템에 기록되지 않은 선반에 있는 물리적 재고는 불일치를 만듭니다.
주기적인 물리적 수량 확인 없이 자동 추적에만 의존함. 최고의 추적 시스템도 시간이 지나면 오차가 생깁니다. 매주 물리적 수량을 확인하고 재고 상태 탭의 수량 확인 작업으로 기록하세요.