HandyCafe Docs
owner

Cara Menjejak Perbelanjaan dan Inventori

HandyCafe Server menyediakan alat untuk merekod perbelanjaan perniagaan, mengurus direktori pembekal anda, dan menjejak pembelian inventori. Panduan ini merangkumi setiap aliran kerja ini langkah demi langkah.

Cara Merekod Perbelanjaan Perniagaan

Perbelanjaan mewakili sebarang kos yang ditanggung oleh perniagaan anda. Jejak sewa, utiliti, pembelian peralatan, langganan perisian, dan sebarang pembayaran keluar lain.

Apa yang anda perlukan

  • HandyCafe Server beroperasi.
  • Akses tahap admin atau pemilik.
  • Butiran perbelanjaan: tajuk, jumlah, nama vendor, dan tarikh akhir.

Langkah-langkah

  1. Klik Expenses di bar sisi kiri aplikasi HandyCafe Server.
  2. Klik butang Add untuk membuat rekod perbelanjaan baru.
  3. Masukkan Title yang jelas menggambarkan perbelanjaan. Contohnya: "Bil Elektrik - April 2026."
  4. Masukkan Amount dalam mata wang tempatan anda.
  5. Masukkan nama Vendor. Contohnya: "City Power Company." Ini adalah perniagaan atau individu yang anda berhutang pembayaran.
  6. Tetapkan Due Date untuk bila pembayaran perlu dibuat. Secara opsional, jika perbelanjaan telah dibayar, tandakan togol Paid dan masukkan Paid Date. Klik Save.

Hasil yang dijangka

Perbelanjaan muncul dalam senarai perbelanjaan. Perbelanjaan yang belum dibayar diserlahkan supaya anda dapat melihat dengan cepat apa yang tertunggak. Jumlah perbelanjaan termasuk dalam laporan kewangan anda.

Kesalahan biasa

  • Tidak memasukkan tajuk yang jelas dan deskriptif. "Miscellaneous" tidak memberitahu anda apa-apa apabila menyemak perbelanjaan beberapa bulan kemudian. Jadilah spesifik.
  • Lupa mengemas kini status pembayaran selepas membuat pembayaran. Baki belum dibayar anda akan kelihatan lebih tinggi daripada yang sebenarnya.

Cara Melihat Perbelanjaan Belum Dibayar

Tapis dengan cepat untuk melihat hanya perbelanjaan yang belum dibayar.

Apa yang anda perlukan

  • Sekurang-kurangnya satu perbelanjaan direkodkan dalam sistem.

Langkah-langkah

  1. Pergi ke halaman Expenses.
  2. Klik tab penapis Unpaid di bahagian atas senarai perbelanjaan.
  3. Senarai kini menunjukkan hanya perbelanjaan di mana status pembayaran tidak ditandakan.

Hasil yang dijangka

Paparan ditapis yang menunjukkan secara eksklusif perbelanjaan yang belum dibayar. Gunakan ini untuk memprioritaskan pembayaran yang akan datang dan memastikan tiada apa yang terlepas.

Cara Menandakan Perbelanjaan Sebagai Dibayar

Apabila anda membuat pembayaran, kemas kini rekod untuk mencerminkannya.

Apa yang anda perlukan

  • Perbelanjaan belum dibayar yang sedia ada dalam sistem.

Langkah-langkah

  1. Pergi ke halaman Expenses.
  2. Cari perbelanjaan yang telah anda bayar. Klik padanya untuk membuka paparan terperinci.
  3. Klik butang Mark Paid atau togol status pembayaran ke on.
  4. Tarikh pembayaran ditetapkan secara automatik ke hari ini. Sesuaikan jika pembayaran sebenar dibuat pada tarikh yang berbeza.
  5. Simpan perubahan.

Hasil yang dijangka

Perbelanjaan bergerak dari penapis Unpaid ke penapis Paid. Baki belum dibayar anda berkurang dengan jumlah yang ditandakan.

Cara Menambah Pembekal

Pembekal adalah perniagaan yang anda beli barang dan perkhidmatan. Menyimpan direktori pembekal membolehkan anda mengaitkan pembelian dengan vendor yang betul dengan cepat.

Apa yang anda perlukan

  • Maklumat hubungan pembekal: nama, telefon, emel, alamat.
  • Opsional: terma pembayaran, ID cukai.

Langkah-langkah

  1. Klik Suppliers di bar sisi kiri.
  2. Klik butang Add untuk membuat rekod pembekal baru.
  3. Masukkan Name pembekal. Contohnya: "TechParts Wholesale."
  4. Masukkan nama Contact Person jika anda mempunyai titik hubungan tertentu di pembekal.
  5. Isikan Phone Number dan Email Address.
  6. Masukkan Address untuk lokasi perniagaan pembekal.
  7. Secara opsional masukkan Payment Terms (seperti "Net 30" atau "Due on receipt") dan Tax ID pembekal untuk rekod perakaunan anda.
  8. Klik Save.

Hasil yang dijangka

Pembekal muncul dalam direktori pembekal anda. Anda kini boleh merujuk pembekal ini semasa merekod pembelian inventori.

Kesalahan biasa

  • Membuat entri pembekal duplikat dengan nama yang sedikit berbeza (contohnya "TechParts" dan "Tech Parts Wholesale"). Cari senarai sedia ada sebelum menambah pembekal baru.
  • Membiarkan medan hubungan kosong. Apabila anda perlu membuat pesanan semula atau mempertikaikan invois, anda memerlukan maklumat ini.

Cara Merekod Pembelian Inventori

Pembelian inventori menjejak apa yang anda beli untuk kafe. Ini termasuk makanan dan minuman untuk bar snek, periferal komputer, bekalan pembersihan, dan sebarang barang fizikal.

Apa yang anda perlukan

  • Pembekal yang sudah ditambah ke sistem (atau anda boleh menambah satu semasa proses ini).
  • Invois atau resit dari pembelian.

Langkah-langkah

  1. Klik Inventory di bar sisi kiri.
  2. Klik butang Add untuk membuat rekod inventori baru.
  3. Masukkan Invoice Number dari invois pembekal. Ini menghubungkan rekod kepada dokumen pembelian tertentu.
  4. Pilih Supplier dari senarai dropdown. Jika pembekal tidak ada dalam senarai, anda perlu menambah mereka terlebih dahulu (lihat bahagian pembekal di atas).
  5. Masukkan Item Name. Contohnya: "Energy Drink - 500ml" atau "USB Mouse."
  6. Masukkan Unit ukuran (seperti "each", "pack", "box", atau "kg").
  7. Masukkan Quantity yang dibeli dan Unit Price untuk satu unit.
  8. Pilih Currency jika sistem anda menyokong pelbagai mata wang.
  9. Pilih Category untuk mengatur pembelian (seperti "Beverages", "Hardware", atau "Supplies").
  10. Tambah sebarang Notes untuk nombor lot, nama jenama, tarikh luput, atau butiran lain yang berkaitan dengan pembelian ini. Klik Save.

Hasil yang dijangka

Pembelian inventori direkodkan dengan jumlah kos dikira secara automatik (kuantiti didarabkan dengan harga unit). Rekod dihubungkan kepada pembekal dan dikategorikan untuk pelaporan.

Kesalahan biasa

  • Memasukkan jumlah kos dalam medan harga unit dan bukannya harga per unit. Jika anda membeli 24 tin untuk $36 keseluruhan, harga unit sepatutnya $1.50, bukan $36.
  • Melangkau nombor invois. Tanpanya, anda tidak boleh menjejaki rekod kembali ke dokumen pembelian asal untuk pemulangan atau pertikaian.

Cara Menjejak Tahap Stok Produk

Tahap stok berubah apabila anda menjual item melalui sistem pesanan dan menambah inventori baru.

Apa yang anda perlukan

  • Produk dikonfigurasikan di halaman Products.
  • Pesanan diproses melalui sistem.

Bagaimana perubahan stok berfungsi

  • Pengurangan automatik semasa jualan: Apabila juruwang memproses pesanan yang termasuk produk, sistem secara automatik mengurangkan kiraan stok untuk produk tersebut mengikut kuantiti yang dijual.
  • Pelarasan manual: Untuk kerosakan, pemulangan, atau pembetulan, edit kiraan stok produk secara langsung di halaman Products. Pergi ke Products, cari item, dan kemas kini medan kuantiti.
  • Pengisian semula dari pembelian inventori: Selepas merekod pembelian inventori, kemas kini kiraan stok produk yang sepadan di halaman Products untuk mencerminkan bekalan baru.

Langkah-langkah untuk memeriksa tahap stok semasa

  1. Pergi ke halaman Products di bar sisi kiri.
  2. Semak senarai produk. Setiap produk menunjukkan kuantiti stok semasanya.
  3. Produk dengan stok rendah diserlahkan untuk menarik perhatian anda.
  4. Klik pada mana-mana produk untuk melihat butirannya, termasuk kiraan semasa dan aktiviti jualan terkini.

Hasil yang dijangka

Pandangan jelas tentang apa yang ada dalam stok dan apa yang perlu dipesan semula. Produk yang telah dijual hingga ke tahap rendah mudah dikenalpasti.

Kesalahan biasa

  • Tidak merekodkan pembaziran atau kerosakan. Jika sebotol soda jatuh dan tidak boleh dijual, kiraan stok perlu dikurangkan secara manual. Jika tidak, kiraan sebenar anda tidak akan sepadan dengan kiraan sistem.
  • Lupa mengemas kini stok selepas menerima penghantaran. Sistem hanya mengetahui tentang inventori yang dimasukkan. Stok fizikal di rak anda yang tidak direkodkan dalam sistem mencipta ketidakpadanan.
  • Bergantung sepenuhnya pada pengurangan automatik tanpa kiraan fizikal berkala. Walaupun sistem penjejakan terbaik akan menyimpang dari masa ke masa. Lakukan kiraan fizikal mingguan dan selaraskan dengan nombor sistem.