HandyCafe Docs
owner

Cara Menjejak Perbelanjaan dan Inventori

HandyCafe Server menyertakan alat untuk merekodkan perbelanjaan perniagaan, menguruskan direktori pembekal anda dan menjejak pembelian inventori. Panduan ini merangkumi setiap aliran kerja ini langkah demi langkah.

Cara Merekod Perbelanjaan Perniagaan

Perbelanjaan mewakili mana-mana kos yang ditanggung perniagaan anda. Jejak sewa, utiliti, pembelian peralatan, langganan perisian dan mana-mana pembayaran keluar yang lain.

Apa yang anda perlukan

  • HandyCafe Server berjalan.
  • Akses peringkat pentadbir atau pemilik.
  • Butiran perbelanjaan: tajuk, jumlah, nama vendor dan tarikh akhir.

Langkah-langkah

  1. Klik Perbelanjaan di bar sisi kiri aplikasi HandyCafe Server.
  2. Klik butang Tambah untuk mencipta rekod perbelanjaan baharu.
  3. Masukkan Tajuk yang menerangkan perbelanjaan dengan jelas. Contohnya: "Bil Elektrik - April 2026."
  4. Masukkan Jumlah dalam mata wang tempatan anda.
  5. Masukkan nama Vendor. Contohnya: "Syarikat Tenaga Bandar." Ini ialah perniagaan atau orang yang anda berhutang pembayaran.
  6. Tetapkan Tarikh Akhir untuk bila pembayaran perlu dibuat. Secara pilihan, jika perbelanjaan sudah dibayar, tandakan togol Dibayar dan masukkan Tarikh Dibayar. Klik Simpan.

Hasil yang dijangka

Perbelanjaan muncul dalam senarai perbelanjaan. Perbelanjaan yang belum dibayar diserlahkan supaya anda boleh melihat dengan cepat apa yang tertunggak. Jumlah perbelanjaan keseluruhan dimasukkan dalam pelaporan kewangan anda.

Kesilapan biasa

  • Tidak memasukkan tajuk yang jelas dan deskriptif. "Pelbagai" tidak memberitahu anda apa-apa apabila menyemak perbelanjaan beberapa bulan kemudian. Jadikan spesifik.
  • Terlupa mengemas kini status dibayar selepas membuat pembayaran. Baki belum dibayar anda akan kelihatan lebih tinggi daripada sebenarnya.

Cara Melihat Perbelanjaan yang Belum Dibayar

Tapis dengan cepat untuk melihat hanya perbelanjaan yang belum dibayar.

Langkah-langkah

  1. Navigasi ke halaman Perbelanjaan.
  2. Klik tab penapis Belum Dibayar di bahagian atas senarai perbelanjaan.
  3. Senarai kini menunjukkan hanya perbelanjaan di mana status dibayar tidak ditandakan.

Hasil yang dijangka

Paparan yang ditapis menunjukkan secara eksklusif perbelanjaan yang belum dibayar. Gunakan ini untuk mengutamakan pembayaran akan datang dan memastikan tiada yang terlepas.

Cara Menandakan Perbelanjaan sebagai Dibayar

Apabila anda membuat pembayaran, kemas kini rekod untuk mencerminkannya.

Langkah-langkah

  1. Navigasi ke halaman Perbelanjaan.
  2. Cari perbelanjaan yang telah anda bayar. Klik padanya untuk membuka paparan butiran.
  3. Klik butang Tandakan Dibayar atau togol status dibayar kepada hidup.
  4. Tarikh dibayar ditetapkan secara automatik kepada hari ini. Laraskan jika pembayaran sebenar dibuat pada tarikh berbeza.
  5. Simpan perubahan.

Hasil yang dijangka

Perbelanjaan berpindah dari penapis Belum Dibayar ke penapis Dibayar. Baki belum dibayar anda berkurang dengan jumlah yang ditandakan.

Cara Menambah Pembekal

Pembekal ialah perniagaan yang anda beli barangan dan perkhidmatan darinya. Mengekalkan direktori pembekal membolehkan anda mengaitkan pembelian dengan vendor yang betul dengan cepat.

Langkah-langkah

  1. Klik Pembekal di bar sisi kiri.
  2. Klik butang Tambah untuk mencipta rekod pembekal baharu.
  3. Masukkan Nama pembekal. Contohnya: "TechParts Wholesale."
  4. Masukkan nama Kenalan jika anda mempunyai titik hubungan tertentu di pembekal.
  5. Isikan Nombor Telefon dan Alamat E-mel.
  6. Masukkan Alamat untuk lokasi perniagaan pembekal.
  7. Secara pilihan masukkan Terma Pembayaran (seperti "Bersih 30" atau "Dibayar semasa penerimaan") dan ID Cukai pembekal untuk rekod perakaunan anda.
  8. Klik Simpan.

Hasil yang dijangka

Pembekal muncul dalam direktori pembekal anda. Anda kini boleh merujuk pembekal ini apabila merekodkan pembelian inventori.

Kesilapan biasa

  • Mencipta entri pembekal pendua dengan nama yang sedikit berbeza (contohnya "TechParts" dan "Tech Parts Wholesale"). Cari senarai sedia ada sebelum menambah pembekal baharu.
  • Membiarkan medan hubungan kosong. Apabila anda perlu memesan semula atau mempertikaikan invois, anda akan memerlukan maklumat ini.

Cara Merekod Pembelian Inventori

Pembelian inventori menjejak apa yang anda beli untuk kafe. Ini termasuk makanan dan minuman untuk bar snek, periferal komputer, bekalan pembersihan dan mana-mana barangan fizikal.

Langkah-langkah

  1. Klik Inventori di bar sisi kiri.
  2. Klik butang Tambah untuk mencipta rekod inventori baharu.
  3. Masukkan Nombor Invois dari invois pembekal. Ini mempautkan rekod ke dokumen pembelian tertentu.
  4. Pilih Pembekal dari senarai dropdown. Jika pembekal tiada dalam senarai, anda perlu menambahnya dahulu.
  5. Masukkan Nama Item. Contohnya: "Minuman Tenaga - 500ml" atau "Tetikus USB."
  6. Masukkan Unit ukuran (seperti "setiap", "pek", "kotak" atau "kg").
  7. Masukkan Kuantiti yang dibeli dan Harga Unit untuk satu unit.
  8. Pilih Mata Wang jika sistem anda menyokong pelbagai mata wang.
  9. Pilih Kategori untuk menyusun pembelian (seperti "Minuman", "Perkakasan" atau "Bekalan").
  10. Tambah sebarang Nota untuk nombor lot, nama jenama, tarikh luput atau butiran lain yang berkaitan dengan pembelian ini. Klik Simpan.

Hasil yang dijangka

Pembelian inventori direkodkan dengan jumlah kos dikira secara automatik (kuantiti didarab dengan harga unit). Rekod dipautkan ke pembekal dan dikategorikan untuk pelaporan.

Kesilapan biasa

  • Memasukkan jumlah kos dalam medan harga unit dan bukan harga per unit. Jika anda membeli 24 tin untuk $36 jumlah, harga unit sepatutnya $1.50, bukan $36.
  • Melangkau nombor invois. Tanpanya, anda tidak boleh menjejak rekod kembali ke dokumen pembelian asal untuk pemulangan atau pertikaian.

Cara Menjejak Tahap Stok Produk

Tahap stok berubah apabila anda menjual item melalui sistem pesanan dan menambah inventori baharu.

Cara perubahan stok berfungsi

  • Pengurangan automatik semasa jualan: Apabila juruwang memproses pesanan yang termasuk produk, sistem secara automatik mengurangkan kiraan stok untuk produk itu mengikut kuantiti yang dijual.
  • Pelarasan manual: Untuk pembaziran, kerosakan, pemulangan atau pembetulan, sunting kiraan stok produk terus pada halaman Produk. Navigasi ke Produk, cari item dan kemas kini medan kuantiti.
  • Pengisian semula dari pembelian inventori: Selepas merekodkan pembelian inventori, kemas kini kiraan stok produk yang sepadan pada halaman Produk untuk mencerminkan bekalan baharu.

Langkah-langkah untuk menyemak tahap stok semasa

  1. Navigasi ke halaman Produk di bar sisi kiri.
  2. Semak senarai produk. Setiap produk menunjukkan kuantiti stok semasanya.
  3. Produk dengan stok rendah diserlahkan untuk menarik perhatian anda.
  4. Klik pada mana-mana produk untuk melihat butirannya, termasuk kiraan semasa dan aktiviti jualan terbaharu.

Hasil yang dijangka

Paparan jelas tentang apa yang ada dalam stok dan apa yang perlu dipesan semula. Produk yang telah dijual turun ke tahap rendah mudah dikesan.

Kesilapan biasa

  • Tidak merekod pembaziran atau kerosakan. Jika setin minuman dijatuhkan dan tidak boleh dijual, kiraan stok perlu dikurangkan secara manual. Jika tidak, kiraan sebenar anda tidak akan sepadan dengan kiraan sistem.
  • Terlupa mengemas kini stok selepas menerima penghantaran. Sistem hanya mengetahui tentang inventori yang dimasukkan. Stok fizikal di rak anda yang tidak direkodkan dalam sistem mencipta ketidaksepadanan.
  • Bergantung sepenuhnya pada pengurangan automatik tanpa kiraan fizikal berkala. Walaupun sistem penjejakan terbaik boleh tersasar dari masa ke masa. Lakukan kiraan fizikal setiap minggu dan selaraskan dengan nombor sistem.