Pembekal
Direktori pembekal menyimpan pangkalan data vendor dan pembekal yang kafe anda beli barang dan perkhidmatan. Setiap rekod pembekal menyimpan butiran hubungan, terma pembayaran dan maklumat cukai, menyediakan rujukan pusat untuk mengurus hubungan vendor anda.
Pembekal diurus pada tab Pembekal halaman Stok dalam navigasi utama. Sebelum ini mereka berada dalam Tetapan.
Medan Rekod Pembekal
Setiap rekod pembekal mengandungi maklumat berikut:
| Medan | Penerangan |
|---|---|
name |
Nama pembekal atau syarikat. Ini adalah pengecam utama yang dipaparkan dalam senarai dan pada penerimaan stok. |
contact_person |
Nama hubungan utama anda di pembekal (contohnya, wakil jualan atau pengurus akaun). |
phone |
Nombor telefon pembekal untuk membuat pesanan atau menyelesaikan masalah. |
email |
Alamat e-mel pembekal untuk pengesahan pesanan, invois, atau komunikasi umum. |
address |
Alamat fizikal pembekal, berguna untuk penyelarasan penghantaran atau lawatan tapak. |
payment_term_days |
Bilangan hari yang dibenarkan untuk pembayaran selepas menerima invois (contohnya, 30 untuk terma net-30). Ini membantu menjejaki bila pembayaran perlu dibuat. |
tax_authority |
Pihak berkuasa cukai atau pejabat cukai yang pembekal berdaftar, jika berkenaan. |
tax_identity |
Nombor pengenalan cukai pembekal (TIN, nombor VAT, atau setara). Diperlukan untuk invois formal di banyak bidang kuasa. |
notes |
Medan teks bebas untuk sebarang maklumat tambahan tentang pembekal (contohnya, jadual penghantaran, kuantiti pesanan minimum, pengaturan khas). |
Pengurusan Aktif / Tidak Aktif
Pembekal mempunyai bendera active yang mengawal keterlihatan mereka:
- Pembekal Aktif muncul dalam senarai pembekal dan dicadangkan apabila merekod penerimaan stok.
- Pembekal Tidak Aktif disembunyikan dari senarai aktif dan cadangan tetapi kekal dalam pangkalan data. Penerimaan lalu yang merujuk pembekal tidak terjejas.
Menonaktifkan pembekal berguna apabila anda berhenti membuat pesanan dari vendor tetapi ingin mengekalkan sejarah pembelian untuk pelaporan. Anda boleh mengaktifkan semula pembekal pada bila-bila masa dengan menukar bendera kembali.
Memautkan Pembekal kepada Penerimaan Stok
Hubungan utama antara pembekal dan sistem lain adalah melalui penerimaan stok. Apabila anda merekod penghantaran pada tab Penerimaan Stok halaman Stok, anda memilih pembekal dari direktori ini dan penerimaan menyimpan rujukan terus kepada rekod pembekal.
Kerana pautan itu adalah rujukan sebenar dan bukan teks bebas, sejarah penerimaan kekal terikat kepada pembekal walaupun pembekal itu dinamakan semula kemudian.
Menambah Pembekal Baru
Untuk menambah pembekal baru:
- Buka halaman Stok dari bar sisi dan tukar ke tab Pembekal.
- Klik butang Pembekal Baharu.
- Masukkan nama (diperlukan). Ini adalah bagaimana pembekal akan muncul di seluruh sistem.
- Isi orang hubungan, telefon, e-mel, dan alamat jika ada.
- Tetapkan terma pembayaran (dalam hari) untuk menjejaki tarikh akhir invois.
- Masukkan pihak berkuasa cukai dan pengenalan cukai jika diperlukan untuk perakaunan anda.
- Tambah sebarang nota tentang hubungan pembekal.
- Klik Simpan.
Mengedit Pembekal
Pilih pembekal dari senarai untuk membuka editornya. Anda boleh mengemas kini mana-mana medan pada bila-bila masa. Menamakan semula pembekal tidak merosakkan sejarah penerimaan kerana penerimaan merujuk rekod pembekal secara terus. Gunakan Aktifkan dan Nyahaktifkan pada kad pembekal untuk mengawal sama ada pembekal ditawarkan semasa memasukkan penerimaan baharu.
Kes Penggunaan Pembekal
Menjejaki Sejarah Pembelian
Dengan merekodkan setiap penghantaran terhadap pembekal yang betul, anda boleh menyemak sejarah penerimaan bagi setiap vendor untuk melihat:
- Semua item yang dibeli dari vendor tertentu.
- Jumlah perbelanjaan dengan setiap pembekal dalam tempoh tertentu.
- Produk mana yang datang dari pembekal mana.
Pengurusan Terma Pembayaran
Medan payment_term_days membantu anda merancang aliran tunai. Apabila digabungkan dengan tarikh invois penerimaan, anda boleh mengira bila pembayaran perlu dibuat dan memberi keutamaan sewajarnya. Ini sangat berguna untuk kafe yang membeli secara kredit dari pelbagai pembekal dengan terma yang berbeza.
Pematuhan Cukai
Merekodkan tax_authority dan tax_identity untuk setiap pembekal memastikan anda mempunyai maklumat yang diperlukan untuk:
- Menjana laporan pembelian untuk pemfailan cukai.
- Mengesahkan bahawa invois pembekal termasuk nombor pengenalan cukai yang sah.
- Menjawab audit pihak berkuasa cukai dengan dokumentasi vendor yang lengkap.