खर्चों और इन्वेंटरी को कैसे ट्रैक करें
HandyCafe सर्वर में व्यावसायिक खर्चों को रिकॉर्ड करने, आपकी आपूर्तिकर्ता निर्देशिका को प्रबंधित करने और इन्वेंट्री खरीद पर नज़र रखने के लिए उपकरण शामिल हैं। यह मार्गदर्शिका इनमें से प्रत्येक वर्कफ़्लो को चरण दर चरण कवर करती है।
व्यावसायिक व्यय कैसे रिकॉर्ड करें
व्यय आपके व्यवसाय द्वारा वहन की जाने वाली किसी भी लागत का प्रतिनिधित्व करते हैं। किराया, उपयोगिताओं, उपकरण खरीद, सॉफ्टवेयर सदस्यता और किसी भी अन्य आउटगोइंग भुगतान को ट्रैक करें।
आपको क्या चाहिए होगा
- हैंडीकैफे सर्वर चल रहा है।
- व्यवस्थापक या स्वामी-स्तर की पहुंच।
- व्यय विवरण: शीर्षक, राशि, विक्रेता का नाम और देय तिथि।
कदम
- HandyCafe सर्वर एप्लिकेशन के बाएं साइडबार में खर्च पर क्लिक करें।
- नया व्यय रिकॉर्ड बनाने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- एक शीर्षक दर्ज करें जो स्पष्ट रूप से व्यय का वर्णन करता हो। उदाहरण के लिए: "बिजली बिल - अप्रैल 2026।"
- अपनी स्थानीय मुद्रा में राशि दर्ज करें।
- विक्रेता नाम दर्ज करें। उदाहरण के लिए: "सिटी पावर कंपनी।" यह वह व्यवसाय या व्यक्ति है जिसका आपको भुगतान करना है।
- भुगतान देय होने की नियत तिथि निर्धारित करें। वैकल्पिक रूप से, यदि व्यय का भुगतान पहले ही किया जा चुका है, तो भुगतान टॉगल को जांचें और भुगतान तिथि दर्ज करें। सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम
व्यय व्यय सूची में दिखाई देता है. अवैतनिक खर्चों को उजागर किया जाता है ताकि आप तुरंत देख सकें कि क्या बकाया है। कुल व्यय राशि आपकी वित्तीय रिपोर्टिंग में शामिल है।
सामान्य गलतियां
- स्पष्ट, वर्णनात्मक शीर्षक दर्ज नहीं करना। महीनों बाद खर्चों की समीक्षा करते समय "विविध" आपको कुछ नहीं बताता। विशिष्ट रहो।
- भुगतान करने के बाद भुगतान स्थिति अपडेट करना भूल जाना। आपकी अवैतनिक शेष राशि वास्तव में जितनी है उससे अधिक दिखाई देगी।
अवैतनिक खर्चों को कैसे देखें
केवल उन खर्चों को देखने के लिए तुरंत फ़िल्टर करें जिनका अभी तक भुगतान नहीं किया गया है।
आपको क्या चाहिए होगा
- सिस्टम में कम से कम एक खर्च दर्ज किया गया।
कदम
- खर्च पृष्ठ पर जाएँ।
- व्यय सूची के शीर्ष पर अवैतनिक फ़िल्टर टैब पर क्लिक करें।
- सूची अब केवल उन खर्चों को दिखाती है जहां भुगतान की स्थिति अनियंत्रित है।
अपेक्षित परिणाम
एक फ़िल्टर किया गया दृश्य जो विशेष रूप से अवैतनिक खर्चों को दर्शाता है। आगामी भुगतानों को प्राथमिकता देने के लिए इसका उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि कोई भी गड़बड़ी न हो।
किसी व्यय को भुगतान के रूप में कैसे चिह्नित करें
जब आप भुगतान करते हैं, तो उसे दर्शाने के लिए रिकॉर्ड को अपडेट करें।
आपको क्या चाहिए होगा
- सिस्टम में मौजूदा अवैतनिक व्यय।
कदम
- खर्च पृष्ठ पर जाएँ।
- आपके द्वारा भुगतान किए गए व्यय का पता लगाएं। विवरण दृश्य खोलने के लिए उस पर क्लिक करें।
- मार्क पेड बटन पर क्लिक करें या भुगतान स्थिति को चालू पर टॉगल करें।
- भुगतान तिथि स्वचालित रूप से आज निर्धारित हो जाती है। यदि वास्तविक भुगतान किसी भिन्न तिथि पर किया गया हो तो इसे समायोजित करें।
- परिवर्तन सहेजें.
अपेक्षित परिणाम
व्यय अवैतनिक फ़िल्टर से भुगतान फ़िल्टर में चला जाता है। आपकी अवैतनिक शेष राशि अंकित राशि से घट जाती है।
आपूर्तिकर्ता कैसे जोड़ें
आपूर्तिकर्ता वे व्यवसाय हैं जिनसे आप सामान और सेवाएँ खरीदते हैं। आपूर्तिकर्ता निर्देशिका बनाए रखने से आप खरीदारी को तुरंत सही विक्रेता के साथ जोड़ सकते हैं।
आपको क्या चाहिए होगा
- आपूर्तिकर्ता संपर्क जानकारी: नाम, फ़ोन, ईमेल, पता।
- वैकल्पिक: भुगतान की शर्तें, कर आईडी।
कदम
- बाएं साइडबार में आपूर्तिकर्ता पर क्लिक करें।
- नया आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड बनाने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- आपूर्तिकर्ता का नाम दर्ज करें। उदाहरण के लिए: "टेकपार्ट्स होलसेल।"
- यदि आपके पास आपूर्तिकर्ता से संपर्क का कोई विशिष्ट बिंदु है तो संपर्क व्यक्ति का नाम दर्ज करें।
- फोन नंबर और ईमेल पता भरें।
- आपूर्तिकर्ता के व्यावसायिक स्थान का पता दर्ज करें।
- वैकल्पिक रूप से अपने लेखांकन रिकॉर्ड के लिए भुगतान शर्तें (जैसे कि "नेट 30" या "प्राप्ति पर देय") और आपूर्तिकर्ता की टैक्स आईडी दर्ज करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम
आपूर्तिकर्ता आपकी आपूर्तिकर्ता निर्देशिका में दिखाई देता है। अब आप इन्वेंट्री खरीदारी रिकॉर्ड करते समय इस आपूर्तिकर्ता का संदर्भ ले सकते हैं।
सामान्य गलतियां
- थोड़े अलग नामों से डुप्लिकेट आपूर्तिकर्ता प्रविष्टियाँ बनाना (उदाहरण के लिए "टेकपार्ट्स" और "टेक पार्ट्स होलसेल")। नया आपूर्तिकर्ता जोड़ने से पहले मौजूदा सूची खोजें।
- संपर्क फ़ील्ड खाली छोड़ना. जब आपको किसी चालान को पुन: व्यवस्थित करने या उस पर विवाद करने की आवश्यकता होगी, तो आपको इस जानकारी की आवश्यकता होगी।
इन्वेंटरी खरीद को कैसे रिकॉर्ड करें
इन्वेंटरी खरीदारी ट्रैक करती है कि आप कैफे के लिए क्या खरीदते हैं। इसमें स्नैक बार के लिए भोजन और पेय, कंप्यूटर परिधीय, सफाई आपूर्ति और कोई भी भौतिक सामान शामिल हैं।
आपको क्या चाहिए होगा
- एक आपूर्तिकर्ता पहले से ही सिस्टम में जोड़ा गया है (या आप इस प्रक्रिया के दौरान एक जोड़ सकते हैं)।
- खरीद का चालान या रसीद।
कदम
- बाएं साइडबार में इन्वेंटरी पर क्लिक करें।
- नया इन्वेंट्री रिकॉर्ड बनाने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- आपूर्तिकर्ता के चालान से चालान संख्या दर्ज करें। यह रिकॉर्ड को एक विशिष्ट खरीद दस्तावेज़ से जोड़ता है।
- ड्रॉपडाउन सूची से आपूर्तिकर्ता चुनें। यदि आपूर्तिकर्ता सूची में नहीं है, तो आपको पहले उन्हें जोड़ना होगा (ऊपर आपूर्तिकर्ता अनुभाग देखें)।
- आइटम का नाम दर्ज करें। उदाहरण के लिए: "एनर्जी ड्रिंक - 500 मिली" या "यूएसबी माउस।"
- माप की इकाई दर्ज करें (जैसे कि "प्रत्येक", "पैक", "बॉक्स", या "किग्रा")।
- एक इकाई के लिए खरीदी गई मात्रा और इकाई मूल्य दर्ज करें।
- यदि आपका सिस्टम एकाधिक मुद्राओं का समर्थन करता है तो मुद्रा चुनें।
- खरीदारी को व्यवस्थित करने के लिए एक श्रेणी चुनें (जैसे कि "पेय पदार्थ", "हार्डवेयर", या "आपूर्ति")।
- इस खरीदारी से संबंधित लॉट संख्या, ब्रांड नाम, समाप्ति तिथि या अन्य विवरण के लिए कोई भी नोट जोड़ें। सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम
इन्वेंट्री खरीद को स्वचालित रूप से गणना की गई कुल लागत (मात्रा को इकाई मूल्य से गुणा) के साथ दर्ज किया जाता है। रिकॉर्ड आपूर्तिकर्ता से जुड़ा हुआ है और रिपोर्टिंग के लिए वर्गीकृत किया गया है।
सामान्य गलतियां
- प्रति इकाई मूल्य के बजाय इकाई मूल्य फ़ील्ड में कुल लागत दर्ज करना। यदि आपने कुल $36 में 24 डिब्बे खरीदे हैं, तो इकाई मूल्य $1.50 होना चाहिए, $36 नहीं।
- चालान नंबर छोड़ना। इसके बिना, आप रिटर्न या विवादों के लिए मूल खरीद दस्तावेज़ में रिकॉर्ड का पता नहीं लगा सकते।
उत्पाद स्टॉक स्तर को कैसे ट्रैक करें
जैसे ही आप ऑर्डर सिस्टम के माध्यम से आइटम बेचते हैं और नई इन्वेंट्री जोड़ते हैं, स्टॉक का स्तर बदल जाता है।
आपको क्या चाहिए होगा
- उत्पाद पृष्ठ में कॉन्फ़िगर किए गए उत्पाद।
- ऑर्डर सिस्टम के माध्यम से संसाधित किए जा रहे हैं।
स्टॉक परिवर्तन कैसे काम करता है
- बिक्री पर स्वचालित कमी: जब एक कैशियर एक ऑर्डर संसाधित करता है जिसमें एक उत्पाद शामिल होता है, तो सिस्टम स्वचालित रूप से बेची गई मात्रा के आधार पर उस उत्पाद के लिए स्टॉक की संख्या कम कर देता है।
- मैन्युअल समायोजन: ख़राबी, टूट-फूट, रिटर्न या सुधार के लिए, उत्पाद के स्टॉक की संख्या को सीधे उत्पाद पृष्ठ पर संपादित करें। उत्पाद पर जाएँ, आइटम ढूंढें और मात्रा फ़ील्ड अपडेट करें।
- इन्वेंट्री खरीद से पुनः स्टॉक करना: इन्वेंट्री खरीद को रिकॉर्ड करने के बाद, नई आपूर्ति को प्रतिबिंबित करने के लिए उत्पाद पृष्ठ पर संबंधित उत्पाद की स्टॉक गणना को अपडेट करें।
मौजूदा स्टॉक स्तर की जांच करने के लिए कदम
- बाएँ साइडबार में उत्पाद पृष्ठ पर जाएँ।
- उत्पाद सूची की समीक्षा करें. प्रत्येक उत्पाद अपनी वर्तमान स्टॉक मात्रा दिखाता है।
- आपका ध्यान आकर्षित करने के लिए कम स्टॉक वाले उत्पादों पर प्रकाश डाला गया है।
- किसी भी उत्पाद की वर्तमान संख्या और हाल की बिक्री गतिविधि सहित उसका विवरण देखने के लिए उस पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम
स्टॉक में क्या है और किस चीज़ को पुनः ऑर्डर करने की आवश्यकता है, इसका स्पष्ट दृश्य। जो उत्पाद निचले स्तर पर बेचे गए हैं उन्हें पहचानना आसान है।
सामान्य गलतियां
- बर्बादी या टूट-फूट को रिकॉर्ड नहीं करना। यदि सोडा का एक कैन गिर जाता है और बेचा नहीं जा सकता है, तो स्टॉक की संख्या मैन्युअल रूप से कम की जानी चाहिए। अन्यथा आपकी वास्तविक गणना सिस्टम गणना से मेल नहीं खाएगी।
- शिपमेंट प्राप्त करने के बाद स्टॉक को अपडेट करना भूल जाना। सिस्टम केवल दर्ज की गई इन्वेंट्री के बारे में जानता है। आपके शेल्फ पर भौतिक स्टॉक जो सिस्टम में दर्ज नहीं है, एक बेमेल बनाता है।
- आवधिक भौतिक गणना के बिना पूरी तरह से स्वचालित वेतन वृद्धि पर निर्भर रहना। यहां तक कि सबसे अच्छा ट्रैकिंग सिस्टम भी समय के साथ ख़राब हो जाता है। साप्ताहिक रूप से भौतिक गणना करें और सिस्टम संख्याओं के साथ सामंजस्य स्थापित करें।