खर्चों और इन्वेंटरी को कैसे ट्रैक करें
HandyCafe सर्वर में व्यावसायिक खर्चों को रिकॉर्ड करने, आपकी आपूर्तिकर्ता निर्देशिका को प्रबंधित करने और इन्वेंट्री खरीद पर नज़र रखने के लिए उपकरण शामिल हैं। यह मार्गदर्शिका इनमें से प्रत्येक वर्कफ़्लो को चरण दर चरण कवर करती है।
व्यावसायिक व्यय कैसे रिकॉर्ड करें
व्यय आपके व्यवसाय द्वारा वहन की जाने वाली किसी भी लागत का प्रतिनिधित्व करते हैं। किराया, उपयोगिताओं, उपकरण खरीद, सॉफ्टवेयर सदस्यता और किसी भी अन्य आउटगोइंग भुगतान को ट्रैक करें।
आपको क्या चाहिए होगा
- हैंडीकैफे सर्वर चल रहा है।
- व्यवस्थापक या स्वामी-स्तर की पहुंच।
- व्यय विवरण: शीर्षक, राशि, विक्रेता का नाम और देय तिथि।
कदम
- HandyCafe सर्वर एप्लिकेशन के बाएं साइडबार में खर्च पर क्लिक करें।
- नया व्यय रिकॉर्ड बनाने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- एक शीर्षक दर्ज करें जो स्पष्ट रूप से व्यय का वर्णन करता हो। उदाहरण के लिए: "बिजली बिल - अप्रैल 2026।"
- अपनी स्थानीय मुद्रा में राशि दर्ज करें।
- विक्रेता नाम दर्ज करें। उदाहरण के लिए: "सिटी पावर कंपनी।" यह वह व्यवसाय या व्यक्ति है जिसका आपको भुगतान करना है।
- भुगतान देय होने की नियत तिथि निर्धारित करें। वैकल्पिक रूप से, यदि व्यय का भुगतान पहले ही किया जा चुका है, तो भुगतान टॉगल को जांचें और भुगतान तिथि दर्ज करें। सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम
व्यय व्यय सूची में दिखाई देता है. अवैतनिक खर्चों को उजागर किया जाता है ताकि आप तुरंत देख सकें कि क्या बकाया है। कुल व्यय राशि आपकी वित्तीय रिपोर्टिंग में शामिल है।
सामान्य गलतियां
- स्पष्ट, वर्णनात्मक शीर्षक दर्ज नहीं करना। महीनों बाद खर्चों की समीक्षा करते समय "विविध" आपको कुछ नहीं बताता। विशिष्ट रहो।
- भुगतान करने के बाद भुगतान स्थिति अपडेट करना भूल जाना। आपकी अवैतनिक शेष राशि वास्तव में जितनी है उससे अधिक दिखाई देगी।
अवैतनिक खर्चों को कैसे देखें
केवल उन खर्चों को देखने के लिए तुरंत फ़िल्टर करें जिनका अभी तक भुगतान नहीं किया गया है।
आपको क्या चाहिए होगा
- सिस्टम में कम से कम एक खर्च दर्ज किया गया।
कदम
- खर्च पृष्ठ पर जाएँ।
- व्यय सूची के शीर्ष पर अवैतनिक फ़िल्टर टैब पर क्लिक करें।
- सूची अब केवल उन खर्चों को दिखाती है जहां भुगतान की स्थिति अनियंत्रित है।
अपेक्षित परिणाम
एक फ़िल्टर किया गया दृश्य जो विशेष रूप से अवैतनिक खर्चों को दर्शाता है। आगामी भुगतानों को प्राथमिकता देने के लिए इसका उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि कोई भी गड़बड़ी न हो।
किसी व्यय को भुगतान के रूप में कैसे चिह्नित करें
जब आप भुगतान करते हैं, तो उसे दर्शाने के लिए रिकॉर्ड को अपडेट करें।
आपको क्या चाहिए होगा
- सिस्टम में मौजूदा अवैतनिक व्यय।
कदम
- खर्च पृष्ठ पर जाएँ।
- आपके द्वारा भुगतान किए गए व्यय का पता लगाएं। विवरण दृश्य खोलने के लिए उस पर क्लिक करें।
- मार्क पेड बटन पर क्लिक करें या भुगतान स्थिति को चालू पर टॉगल करें।
- भुगतान तिथि स्वचालित रूप से आज निर्धारित हो जाती है। यदि वास्तविक भुगतान किसी भिन्न तिथि पर किया गया हो तो इसे समायोजित करें।
- परिवर्तन सहेजें.
अपेक्षित परिणाम
व्यय अवैतनिक फ़िल्टर से भुगतान फ़िल्टर में चला जाता है। आपकी अवैतनिक शेष राशि अंकित राशि से घट जाती है।
आपूर्तिकर्ता कैसे जोड़ें
आपूर्तिकर्ता वे व्यवसाय हैं जिनसे आप सामान और सेवाएँ खरीदते हैं। आपूर्तिकर्ता निर्देशिका बनाए रखने से आप खरीदारी को तुरंत सही विक्रेता के साथ जोड़ सकते हैं।
आपको क्या चाहिए होगा
- आपूर्तिकर्ता संपर्क जानकारी: नाम, फ़ोन, ईमेल, पता।
- वैकल्पिक: भुगतान की शर्तें, कर आईडी।
कदम
- बाएं साइडबार में स्टॉक पर क्लिक करें और आपूर्तिकर्ता टैब पर जाएं।
- नया आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड बनाने के लिए नया आपूर्तिकर्ता बटन पर क्लिक करें।
- आपूर्तिकर्ता का नाम दर्ज करें। उदाहरण के लिए: "टेकपार्ट्स होलसेल।"
- यदि आपके पास आपूर्तिकर्ता से संपर्क का कोई विशिष्ट बिंदु है तो संपर्क व्यक्ति का नाम दर्ज करें।
- फोन नंबर और ईमेल पता भरें।
- आपूर्तिकर्ता के व्यावसायिक स्थान का पता दर्ज करें।
- वैकल्पिक रूप से अपने लेखांकन रिकॉर्ड के लिए भुगतान शर्तें (जैसे कि "नेट 30" या "प्राप्ति पर देय") और आपूर्तिकर्ता की टैक्स आईडी दर्ज करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम
आपूर्तिकर्ता आपकी आपूर्तिकर्ता निर्देशिका में दिखाई देता है। अब आप इन्वेंट्री खरीदारी रिकॉर्ड करते समय इस आपूर्तिकर्ता का संदर्भ ले सकते हैं।
सामान्य गलतियां
- थोड़े अलग नामों से डुप्लिकेट आपूर्तिकर्ता प्रविष्टियाँ बनाना (उदाहरण के लिए "टेकपार्ट्स" और "टेक पार्ट्स होलसेल")। नया आपूर्तिकर्ता जोड़ने से पहले मौजूदा सूची खोजें।
- संपर्क फ़ील्ड खाली छोड़ना. जब आपको किसी चालान को पुन: व्यवस्थित करने या उस पर विवाद करने की आवश्यकता होगी, तो आपको इस जानकारी की आवश्यकता होगी।
इन्वेंटरी खरीद को कैसे रिकॉर्ड करें
इन्वेंटरी खरीदारी ट्रैक करती है कि आप कैफे के लिए क्या खरीदते हैं। इसमें स्नैक बार के लिए भोजन और पेय, कंप्यूटर परिधीय, सफाई आपूर्ति और कोई भी भौतिक सामान शामिल हैं।
आपको क्या चाहिए होगा
- एक आपूर्तिकर्ता पहले से ही सिस्टम में जोड़ा गया है (या आप इस प्रक्रिया के दौरान एक जोड़ सकते हैं)।
- खरीद का चालान या रसीद।
कदम
- बाएं साइडबार में स्टॉक पर क्लिक करें और स्टॉक रसीद टैब पर जाएं।
- आपूर्तिकर्ता चुनें या टाइप करें। यदि आपूर्तिकर्ता सूची में नहीं है, तो आप उसे पहले आपूर्तिकर्ता टैब से जोड़ सकते हैं (ऊपर आपूर्तिकर्ता अनुभाग देखें)।
- आपूर्तिकर्ता के चालान से चालान संख्या और चालान तिथि दर्ज करें। यह रसीद को एक विशिष्ट खरीद दस्तावेज़ से जोड़ता है।
- चालान की प्रत्येक वस्तु के लिए लाइन जोड़ें पर क्लिक करें।
- बारकोड स्कैन करें या टाइप करें, या नाम से उत्पाद चुनें। जो वस्तु अभी कैटलॉग में नहीं है उसे सीधे लाइन से नए उत्पाद के रूप में जोड़ा जा सकता है।
- खरीदी गई मात्रा और एक इकाई के लिए खरीद मूल्य दर्ज करें। वैकल्पिक रूप से चालान से छूट और वैट दर दर्ज करें।
- हर लाइन के लिए दोहराएं, फिर उप-योग, छूट, वैट और ग्रैंड टोटल की समीक्षा करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम
रसीद स्वचालित रूप से गणना किए गए कुल के साथ दर्ज हो जाती है। रसीद पर मौजूद प्रत्येक उत्पाद के स्टॉक स्तर प्राप्त मात्रा के अनुसार बढ़ जाते हैं। प्रत्येक उत्पाद के मूवमेंट इतिहास में एक खरीद मूवमेंट दिखाई देता है। रसीद रसीद इतिहास में दिखाई देती है।
सामान्य गलतियां
- प्रति इकाई मूल्य के बजाय खरीद मूल्य फ़ील्ड में कुल लागत दर्ज करना। यदि आपने कुल $36 में 24 डिब्बे खरीदे हैं, तो खरीद मूल्य $1.50 होना चाहिए, $36 नहीं।
- चालान नंबर छोड़ना। इसके बिना रसीद सहेजी नहीं जा सकती और आप मूल खरीद दस्तावेज़ तक पहुंचने का सूत्र खो देंगे।
उत्पाद स्टॉक स्तर को कैसे ट्रैक करें
जैसे ही आप ऑर्डर सिस्टम के माध्यम से आइटम बेचते हैं और नई इन्वेंट्री जोड़ते हैं, स्टॉक का स्तर बदल जाता है।
आपको क्या चाहिए होगा
- उत्पाद पृष्ठ में कॉन्फ़िगर किए गए उत्पाद।
- ऑर्डर सिस्टम के माध्यम से संसाधित किए जा रहे हैं।
स्टॉक परिवर्तन कैसे काम करता है
- बिक्री पर स्वचालित कमी: जब एक कैशियर एक ऑर्डर संसाधित करता है जिसमें एक उत्पाद शामिल होता है, तो सिस्टम स्वचालित रूप से बेची गई मात्रा के आधार पर उस उत्पाद के लिए स्टॉक की संख्या कम कर देता है।
- रसीद पर स्वचालित वृद्धि: स्टॉक रसीद सहेजने से उस पर मौजूद प्रत्येक उत्पाद का स्टॉक प्राप्त मात्रा के अनुसार बढ़ जाता है। कोई अलग अपडेट चरण आवश्यक नहीं है।
- मैन्युअल समायोजन: ख़राबी, टूट-फूट या सुधार के लिए, स्टॉक पृष्ठ के स्टॉक स्थिति टैब पर फिक्स स्टॉक, वेस्ट और काउंट क्रियाओं का उपयोग करें। हर परिवर्तन उत्पाद के मूवमेंट इतिहास में दर्ज होता है।
मौजूदा स्टॉक स्तर की जांच करने के लिए कदम
- बाएँ साइडबार में स्टॉक पर क्लिक करें और स्टॉक स्थिति टैब पर जाएं।
- सूची की समीक्षा करें। प्रत्येक उत्पाद अपना स्टॉक, थ्रेशोल्ड, अंतिम मूवमेंट और स्टॉक मूल्य दिखाता है।
- अपने थ्रेशोल्ड पर या उससे नीचे के उत्पाद देखने के लिए केवल महत्वपूर्ण फ़िल्टर का उपयोग करें। थ्रेशोल्ड संपादित करें से थ्रेशोल्ड सेट करें।
- हर स्टॉक परिवर्तन की तिथि, कारण, परिवर्तन, परिणामी स्तर और कैशियर देखने के लिए किसी भी उत्पाद का मूवमेंट इतिहास खोलें।
अपेक्षित परिणाम
स्टॉक में क्या है और किस चीज़ को पुनः ऑर्डर करने की आवश्यकता है, इसका स्पष्ट दृश्य। जो उत्पाद निचले स्तर पर बेचे गए हैं उन्हें पहचानना आसान है।
सामान्य गलतियां
- बर्बादी या टूट-फूट को रिकॉर्ड नहीं करना। यदि सोडा का एक कैन गिर जाता है और बेचा नहीं जा सकता है, तो उसे वेस्ट क्रिया से दर्ज करें। अन्यथा आपकी वास्तविक गणना सिस्टम गणना से मेल नहीं खाएगी।
- शिपमेंट प्राप्त करने के बाद स्टॉक रसीद दर्ज करना भूल जाना। सिस्टम केवल दर्ज की गई इन्वेंट्री के बारे में जानता है। आपके शेल्फ पर भौतिक स्टॉक जो सिस्टम में दर्ज नहीं है, एक बेमेल बनाता है।
- आवधिक भौतिक गणना के बिना पूरी तरह से स्वचालित ट्रैकिंग पर निर्भर रहना। यहां तक कि सबसे अच्छा ट्रैकिंग सिस्टम भी समय के साथ ख़राब हो जाता है। साप्ताहिक रूप से भौतिक गणना करें और उसे स्टॉक स्थिति टैब पर काउंट क्रिया से दर्ज करें।