ऑर्डर प्रबंधन

HandyCafe में ऑर्डर उत्पादों (भोजन, पेय पदार्थ, सहायक उपकरण और आपके इंटरनेट कैफे या गेमिंग सेंटर में बिकने वाली अन्य वस्तुओं) की बिक्री के लिए उपयोग किए जाते हैं। ऑर्डर सिस्टम प्रत्येक बिक्री को निर्माण से भुगतान या रद्दीकरण तक ट्रैक करता है, कैश रिपोर्ट और कैशियर शिफ्ट ट्रैकिंग के साथ पूर्ण एकीकरण के साथ।

ऑर्डर जीवनचक्र

प्रत्येक ऑर्डर एक सीधे जीवनचक्र का पालन करता है:

नया ऑर्डर  -->  ओपन  -->  बंद (भुगतान प्राप्त)
                  |
                  +---->  रद्द (शून्य)

• ओपन: ऑर्डर बनाया गया है और इसमें आइटम जोड़े जा सकते हैं। भुगतान या अतिरिक्त संशोधन की प्रतीक्षा में है।
• बंद: भुगतान प्राप्त हुआ और रिकॉर्ड किया गया। सिस्टम में एक लेन-देन रिकॉर्ड बनाया जाता है। बंद होने के बाद ऑर्डर संशोधित नहीं किया जा सकता।
• रद्द: ऑर्डर शून्य कर दिया गया है। कोई लेन-देन नहीं बनता। रद्द किए गए ऑर्डर ऑडिटिंग उद्देश्यों के लिए इतिहास में रहते हैं लेकिन राजस्व गणना को प्रभावित नहीं करते।

टैब दृश्य

ऑर्डर पेज ऑर्डर को चार टैब में व्यवस्थित करता है:

प्रत्येक टैब एक गणना बैज दिखाता है ताकि आप जल्दी देख सकें कि प्रत्येक स्थिति में कितने ऑर्डर हैं। ओपन टैब डिफ़ॉल्ट दृश्य है क्योंकि वे ऑर्डर ध्यान देने की आवश्यकता रखते हैं।

नया ऑर्डर बनाना

1. ऑर्डर पेज पर जाएं।
2. नया ऑर्डर बटन पर क्लिक करें।
3. वैकल्पिक रूप से होस्टनेम या MAC पता चुनकर ऑर्डर को किसी विशिष्ट PC से जोड़ें। यह ऑर्डर को किसी विशेष स्टेशन से जोड़ता है, जो विशिष्ट सीटों पर डिलीवरी ट्रैक करने के लिए उपयोगी है।
4. वैकल्पिक रूप से ऑर्डर में एक नोट जोड़ें (जैसे टेबल नंबर, ग्राहक का नाम या "बिना बर्फ" या "अतिरिक्त चीनी" जैसे विशेष निर्देश)।
5. ऑर्डर ओपन स्थिति में बनाया जाता है और आइटम जोड़ने के लिए तैयार है।

ऑर्डर में आइटम जोड़ना

ऑर्डर बनने के बाद:

1. उत्पाद खोजें या ब्राउज़ करें: नाम से उत्पाद खोजने के लिए खोज बार का उपयोग करें या अपने उत्पाद कैटलॉग ब्राउज़ करें।
2. उत्पाद चुनें: ऑर्डर में जोड़ने के लिए उत्पाद पर क्लिक करें।
3. मात्रा सेट करें: प्रत्येक आइटम के लिए मात्रा समायोजित करें। डिफ़ॉल्ट 1 है।
4. इकाई मूल्य सेट करें: इकाई मूल्य उत्पाद कैटलॉग से भरा जाता है लेकिन आवश्यकता पड़ने पर प्रति ऑर्डर ओवरराइड किया जा सकता है (जैसे विशेष छूट या प्रचार के लिए)।

आप एक ही ऑर्डर में कई अलग-अलग उत्पाद जोड़ सकते हैं। प्रत्येक आइटम अपनी मात्रा और इकाई मूल्य के साथ ऑर्डर में एक लाइन के रूप में दिखाई देता है।

आइटम संशोधित करना

जब तक ऑर्डर ओपन है, आप इसके आइटम संशोधित कर सकते हैं:

• मात्रा बदलें: ऑर्डर में किसी आइटम की मात्रा बढ़ाएं या घटाएं।
• इकाई मूल्य बदलें: किसी विशिष्ट आइटम के लिए इकाई मूल्य ओवरराइड करें। यह तदर्थ छूट लागू करने या कीमतें ठीक करने के लिए उपयोगी है।
• आइटम हटाएं: ऑर्डर से किसी आइटम को पूरी तरह हटाएं।

ऑर्डर बंद या रद्द होने के बाद इसके आइटम संशोधित नहीं किए जा सकते।

ऑर्डर कुल

ऑर्डर कुल ऑर्डर में सभी आइटम से स्वचालित रूप से गणना किया जाता है:

लाइन कुल = मात्रा x इकाई मूल्य
ऑर्डर कुल = सभी लाइन कुल का योग

प्रत्येक लाइन आइटम यह भी ट्रैक करता है:

• उत्पाद नाम: बेचे गए उत्पाद का नाम।
• इकाई मूल्य: बिक्री के समय प्रति इकाई कीमत।
• मात्रा: कितनी इकाइयां बेची गईं।
• VAT: आइटम पर लागू कर राशि, यदि कॉन्फ़िगर हो।
• छूट: लाइन आइटम पर लागू कोई छूट।
• लाइन कुल: उस लाइन की अंतिम राशि (मात्रा x इकाई मूल्य, VAT और छूट के लिए समायोजित)।

आइटम जोड़ने, हटाने या संशोधित करने पर ऑर्डर कुल रियल टाइम में अपडेट होता है।

ऑर्डर बंद करना

जब ग्राहक भुगतान के लिए तैयार हो:

1. ऑर्डर आइटम और कुल की समीक्षा करें।
2. ऑर्डर बंद करें बटन पर क्लिक करें।
3. भुगतान विधि चुनें (नकद, कार्ड, मोबाइल भुगतान आदि)। उपलब्ध भुगतान विधियां आपकी सिस्टम सेटिंग्स में कॉन्फ़िगर हैं।
4. भुगतान की पुष्टि करें।

ऑर्डर बंद होने पर:

• सिस्टम में एक लेन-देन रिकॉर्ड बनाया जाता है।
• लेन-देन वर्तमान कैशियर की शिफ्ट से जुड़ा होता है।
• राजस्व कैश रिपोर्ट में दिखाई देता है।
• ऑर्डर बंद टैब में चला जाता है और अब संशोधित नहीं किया जा सकता।

ऑर्डर रद्द करना

यदि ऑर्डर शून्य करना हो:

1. ओपन ऑर्डर चुनें।
2. रद्द करें बटन पर क्लिक करें।
3. रद्दीकरण की पुष्टि करें।

ऑर्डर रद्द होने पर:

• कोई लेन-देन नहीं बनता।
• ऑर्डर रद्द टैब में चला जाता है।
• यह ऑडिटिंग उद्देश्यों के लिए सिस्टम में रहता है (आप इसे सभी टैब और रद्द टैब में देख सकते हैं)।
• रद्द किए गए ऑर्डर राजस्व गणना या कैश रिपोर्ट को प्रभावित नहीं करते।

समय प्रदर्शन

ऑर्डर सापेक्ष समय-मोहर प्रदर्शित करते हैं ताकि यह देखना आसान हो कि वे कितने हाल के हैं:

इससे उन ऑर्डर को पहचानना आसान हो जाता है जो बहुत देर से ओपन हैं और ध्यान देने की आवश्यकता हो सकती है।

ऑर्डर सूचनाएं (क्लाइंट-जनित ऑर्डर)

जब कोई ग्राहक अपने क्लाइंट PC से ऑर्डर देता है (क्लाइंट एप्लिकेशन की ऑर्डरिंग सुविधा का उपयोग करके):

• सर्वर एप्लिकेशन पर ध्वनि चेतावनी के साथ एक सूचना दिखाई देती है।
• सूचना अनुरोधित आइटम और मूल PC सहित ऑर्डर विवरण दिखाती है।
• कैशियर ऑर्डर स्वीकार कर सकता है और तैयारी शुरू कर सकता है।

यह सुविधा ग्राहकों को अपने स्टेशन छोड़े बिना भोजन और पेय ऑर्डर करने में सक्षम बनाती है, जिससे ग्राहक अनुभव बेहतर होता है और प्रतीक्षा समय कम होता है।

जिस सदस्य ने अपने PC से ऑर्डर दिया है, उसके वॉलेट से ऑर्डर देते समय पैसा नहीं कटता। कैशियर डिलीवर्ड चिह्नित करें से सामान सौंपे जाने की पुष्टि करता है। उसी कार्रवाई पर ऑर्डर की कुल राशि सदस्य के भुगतान किए गए वॉलेट बैलेंस से काटी जाती है। बोनस क्रेडिट सत्र और समय के उपयोग के लिए सुरक्षित रहता है तथा ऑर्डर के लिए कभी उपयोग नहीं होता। अस्वीकृत या रद्द किया गया ऑर्डर सदस्य के बैलेंस को कभी नहीं छूता।

प्रीपेड अतिथि के लिए, डिलीवरी पर ऑर्डर की कुल राशि प्रति घंटा दर पर सत्र के बचे हुए प्रीपेड मूल्य से काटी जाती है। अतिथि का बचा हुआ समय तदनुसार कम हो जाता है।

निपटान स्विच

सामान्य सेटिंग्स पेज की दो सेटिंग्स इस व्यवहार को नियंत्रित करती हैं। दोनों डिफ़ॉल्ट रूप से चालू हैं। सिस्टम विकल्प देखें।

जब खुले ऑर्डर बचे रहते हुए कोई सदस्य या टिकट सत्र समाप्त होता है, तो भुगतान स्क्रीन केवल ऑर्डर की कुल राशि के लिए खुलती है। सत्र का समय स्वयं अब भी सदस्य खाते या टिकट के विरुद्ध निपटाया जाता है।

ऑर्डर स्वीकार होने से पहले बैलेंस जांचा जाता है

जब तक संबंधित निपटान स्विच चालू है, बैलेंस पर्याप्त न होने पर ग्राहक का ऑर्डर देते ही अस्वीकार हो जाता है। काउंटर तक कुछ नहीं पहुंचता। कैशियर कभी ऐसा ऑर्डर तैयार नहीं करता जिसका भुगतान न हो सके। स्विच बंद होने पर जांचने के लिए कोई बैलेंस नहीं होता। ऑर्डर स्वीकार कर लिया जाता है और काउंटर पर वसूला जाता है।

पहले दिए जा चुके और अभी तक डिलीवर न हुए ऑर्डर उसी बजट से घटा दिए जाते हैं। ऐसे दो ऑर्डर जो अलग-अलग तो बैलेंस में समा जाते हैं लेकिन साथ मिलकर नहीं, दोनों स्वीकार नहीं किए जाते।

क्लाइंट पर, कोई ऑर्डर लंबित रहने के दौरान ऑर्डरिंग स्क्रीन पूरा हिसाब दिखाती है: वॉलेट बैलेंस, उसमें से घटाए गए लंबित ऑर्डर और वास्तव में उपलब्ध राशि। जब तक कार्ट उपलब्ध राशि से अधिक है, पुष्टि बटन निष्क्रिय रहता है। कैशियर द्वारा किसी लंबित ऑर्डर को डिलीवर्ड चिह्नित करते ही यह जानकारी ताज़ा हो जाती है।

ग्राहक को इनमें से एक दिखता है:

• सदस्य सत्र के लिए अपर्याप्त शेष राशि। कृपया कैशियर से संपर्क करें।
• प्रीपेड अतिथि सत्र के लिए पर्याप्त सत्र क्रेडिट नहीं है। कृपया कैशियर से संपर्क करें।

आवश्यक अनुमतियां

ऑर्डर प्रबंधन उचित अनुमतियों वाले कैशियर के लिए उपलब्ध है। ऑर्डर बनाने, देखने और प्रबंधित करने की क्षमता कैशियर भूमिका सिस्टम के माध्यम से नियंत्रित होती है।

मालिकों (एडमिन भूमिका) के पास हमेशा सभी ऑर्डर प्रबंधन सुविधाओं तक पूर्ण पहुंच होती है।

ऑर्डर इतिहास और रिपोर्टिंग

सभी ऑर्डर, चाहे बंद हों या रद्द, सिस्टम में संग्रहीत होते हैं और रिपोर्टिंग में योगदान करते हैं:

• बंद ऑर्डर कैश रिपोर्ट में राजस्व लेन-देन के रूप में दिखाई देते हैं।
• ऑर्डर आइटम अलग-अलग ट्रैक किए जाते हैं, जिससे आप देख सकते हैं कि कौन से उत्पाद सबसे अधिक बिकते हैं।
• कैशियर एट्रिब्यूशन: हर ऑर्डर रिकॉर्ड करता है कि किस कैशियर ने इसे बनाया और बंद किया, जिससे प्रति-कैशियर प्रदर्शन ट्रैकिंग संभव होती है।
• कैश रिपोर्ट ऑर्डर-संबंधित राजस्व को सत्र राजस्व से अलग दिखाने के लिए श्रेणी के अनुसार लेन-देन फ़िल्टर कर सकती है।