कैशियर भूमिकाएँ और अनुमतियाँ कैसे सेट करें
इस गाइड में कैशियर खाते बनाना, विस्तृत अनुमतियों के साथ कस्टम भूमिकाओं को परिभाषित करना और उन भूमिकाओं को अपने कर्मचारियों को सौंपना शामिल है। उचित रूप से कॉन्फ़िगर की गई भूमिकाएँ यह सुनिश्चित करती हैं कि प्रत्येक स्टाफ सदस्य केवल उन सुविधाओं तक पहुँच प्राप्त कर सकता है जिनकी उन्हें अपनी नौकरी के लिए आवश्यकता है।
आपको क्या आवश्यकता होगी
- HandyCafe सर्वर तक व्यवस्थापक पहुंच (केवल व्यवस्थापक ही कैशियर खातों और भूमिकाओं का प्रबंधन कर सकते हैं)।
- एक योजना जिसके लिए स्टाफ सदस्यों को किस स्तर तक पहुंच की आवश्यकता है।
- कैशियर खाते बनाने से पहले कम से कम एक भूमिका परिभाषित की गई है (सौंपी जाने के लिए भूमिकाएँ मौजूद होनी चाहिए)।
कस्टम भूमिका कैसे बनाएं
भूमिकाएँ परिभाषित करती हैं कि एक कैशियर क्या कर सकता है और क्या नहीं। HandyCafe छह अनुमति श्रेणियों का उपयोग करता है, प्रत्येक व्यक्तिगत अनुमति सेटिंग्स के साथ। पहले अपनी भूमिकाएँ बनाएँ, फिर उन्हें कैशियर खातों को सौंपें।
- बाएं साइडबार का उपयोग करके प्रबंधन अनुभाग पर जाएँ।
- कैशियर भूमिकाएँ टैब खोलें।
- भूमिका जोड़ें पर क्लिक करें।
- भूमिका के लिए नाम दर्ज करें (उदाहरण के लिए, "डे शिफ्ट कैशियर")। भूमिका के नाम अद्वितीय होने चाहिए.
- स्तर सेट करें। उच्च स्तर अधिक अधिकार का संकेत देते हैं। निचले स्तर की भूमिका वाला कैशियर उच्च स्तर की भूमिका वाले कैशियर को संशोधित नहीं कर सकता है।
- प्रामाणिक अनुमतियाँ कॉन्फ़िगर करें। ये लॉगिन-संबंधित क्रियाओं को नियंत्रित करते हैं:
- लॉगिन/लॉगआउट क्षमता।
- पासवर्ड रीसेट क्षमता.
- सदस्य अनुमतियाँ कॉन्फ़िगर करें। ये नियंत्रित करते हैं कि कैशियर सदस्य खातों के साथ क्या कर सकता है:
- सदस्यों को देखें.
- सदस्य बनाएं.
- सदस्यों को संपादित करें.
- सदस्यों को हटाएँ.
- टॉप अप वॉलेट।
- लेनदेन इतिहास देखें।
- कंसोल अनुमतियाँ कॉन्फ़िगर करें। ये नियंत्रण सत्र और कंसोल क्रियाएँ:
- सत्र शुरू करें और रोकें।
- सत्र रोकें और फिर से शुरू करें।
- समय जोड़ें।
- कंसोल सूची देखें।
- लॉग अनुमतियाँ कॉन्फ़िगर करें। ये सिस्टम लॉग तक पहुंच को नियंत्रित करते हैं:
- लॉग देखें (केवल आज या सभी तिथियां)।
- निर्यात लॉग।
- रिपोर्ट अनुमतियाँ कॉन्फ़िगर करें। ये वित्तीय रिपोर्टों तक पहुंच को नियंत्रित करते हैं:
- नकद रिपोर्ट देखें (केवल आज या सभी तिथियां)।
- आँकड़े देखें।
- निर्यात रिपोर्ट।
- भुगतान अनुमतियाँ कॉन्फ़िगर करें। ये भुगतान-संबंधी कार्रवाइयों को नियंत्रित करते हैं:
- भुगतान स्वीकार करें.
- रिफंड की प्रक्रिया करें।
- भुगतान के तरीकों को संशोधित करें।
- भुगतान इतिहास देखें।
- भूमिका बनाने के लिए सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम: नई भूमिका सभी कॉन्फ़िगर अनुमतियों के साथ कैशियर भूमिका सूची में दिखाई देती है। यह अब कैशियर खातों को असाइनमेंट के लिए उपलब्ध है।
व्यावहारिक उदाहरण: दिन की पाली में कैशियर की भूमिका
यह उदाहरण दिन की पाली में काम करने वाले नियमित कैशियर के लिए उपयुक्त एक प्रतिबंधित भूमिका बनाता है।
- प्रबंधन > कैशियर भूमिकाओं पर जाएँ।
- भूमिका जोड़ें पर क्लिक करें।
- नाम: "डे शिफ्ट कैशियर"।
- स्तर: 1 (निम्नतम स्तर)।
- प्रामाणिक अनुमतियाँ: लॉगिन सक्षम करें। पासवर्ड रीसेट अक्षम करें.
- सदस्य अनुमतियाँ:
- सक्षम करें: सदस्य देखें, सदस्य बनाएं, टॉप अप वॉलेट, लेनदेन इतिहास देखें।
- अक्षम करें: सदस्यों को संपादित करें, सदस्यों को हटाएं।
- कंसोल अनुमतियाँ:
- सक्षम करें: सत्र प्रारंभ करें, सत्र रोकें, सत्र रोकें, सत्र फिर से शुरू करें, समय जोड़ें।
- अक्षम करें: (कोई नहीं; दिन की पाली के कैशियर को पूर्ण सत्र नियंत्रण की आवश्यकता है)।
- लॉग अनुमतियाँ:
- सक्षम करें: लॉग देखें (केवल आज)।
- अक्षम करें: सभी लॉग देखें, लॉग निर्यात करें।
- रिपोर्ट अनुमतियाँ:
- सक्षम करें: नकद रिपोर्ट देखें (केवल आज)।
- अक्षम करें: सभी रिपोर्ट देखें, आंकड़े देखें, निर्यात रिपोर्ट देखें।
- भुगतान अनुमतियाँ:
- सक्षम करें: भुगतान स्वीकार करें, भुगतान इतिहास देखें।
- अक्षम करें: रिफंड प्रक्रिया करें, भुगतान विधियों को संशोधित करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम: "डे शिफ्ट कैशियर" की भूमिका सत्र शुरू और प्रबंधित कर सकती है, सदस्य बना सकती है, वॉलेट टॉप अप कर सकती है, आज के लॉग और रिपोर्ट देख सकती है और भुगतान स्वीकार कर सकती है। यह सदस्यों को हटा नहीं सकता, भुगतान के तरीकों को संशोधित नहीं कर सकता, रिफंड की प्रक्रिया नहीं कर सकता, या आज से परे ऐतिहासिक रिपोर्ट नहीं देख सकता।
व्यावहारिक उदाहरण: प्रबंधक की भूमिका
यह उदाहरण एक विश्वसनीय शिफ्ट मैनेजर के लिए व्यापक पहुंच वाली भूमिका बनाता है।
- प्रबंधन > कैशियर भूमिकाओं पर जाएँ।
- भूमिका जोड़ें पर क्लिक करें।
- नाम: "शिफ्ट मैनेजर"।
- लेवल: 5 (डे शिफ्ट कैशियर से अधिक)।
- प्रामाणिक अनुमतियाँ: सभी को सक्षम करें।
- सदस्य अनुमतियाँ: सभी को सक्षम करें (देखें, बनाएं, संपादित करें, हटाएं, टॉप अप करें, इतिहास)।
- कंसोल अनुमतियाँ: सभी को सक्षम करें।
- लॉग अनुमतियाँ: सभी सक्षम करें (सभी लॉग देखें, निर्यात लॉग)।
- रिपोर्ट अनुमतियाँ: सभी सक्षम करें (सभी रिपोर्ट, सांख्यिकी, निर्यात देखें)।
- भुगतान अनुमतियाँ:
- सक्षम करें: भुगतान स्वीकार करें, रिफंड की प्रक्रिया करें, भुगतान इतिहास देखें।
- अक्षम करें: भुगतान विधियों को संशोधित करें (इसे व्यवस्थापक/स्वामी के लिए आरक्षित करें)।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम: "शिफ्ट मैनेजर" भूमिका की लगभग पूर्ण पहुंच है। एकमात्र प्रतिबंध यह है कि वे भुगतान विधियों को संशोधित नहीं कर सकते हैं, जो आमतौर पर मालिक-स्तर का कॉन्फ़िगरेशन परिवर्तन है।
कैशियर अकाउंट कैसे बनाएं
- प्रबंधन अनुभाग पर जाएँ।
- कैशियर टैब खोलें।
- नया कैशियर बनाने के लिए जोड़ें पर क्लिक करें।
- एक उपयोगकर्ता नाम दर्ज करें। कैशियर लॉग इन करने के लिए इसे टाइप करेगा। यह अद्वितीय होना चाहिए।
- एक पासवर्ड दर्ज करें। एक मजबूत पासवर्ड का प्रयोग करें. कैशियर इसे बाद में बदल सकता है।
- ड्रॉपडाउन से एक भूमिका चुनें। केवल आपके द्वारा पहले से बनाई गई भूमिकाएँ ही दिखाई देंगी।
- रिकॉर्ड रखने के लिए वैकल्पिक रूप से पूरा नाम, ईमेल, और मोबाइल भरें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम: नया कैशियर खाता कैशियर सूची में दिखाई देता है। कैशियर अब अपने उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड का उपयोग करके हैंडीकैफे सर्वर में लॉग इन कर सकता है। उनकी पहुंच उनकी निर्दिष्ट भूमिका द्वारा परिभाषित अनुमतियों तक ही सीमित है।
कैशियर की भूमिका कैसे बदलें
- प्रबंधन > कैशियर पर नेविगेट करें।
- उस कैशियर का चयन करें जिसकी भूमिका आप बदलना चाहते हैं।
- कैशियर के विवरण पैनल में, भूमिका ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और एक अलग भूमिका चुनें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम: कैशियर की अनुमतियाँ तुरंत बदल जाती हैं। अगली बार जब वे कोई कार्रवाई करते हैं, तो सिस्टम उनकी नई भूमिका की जाँच करता है। परिवर्तन को प्रभावी करने के लिए उन्हें लॉग आउट करने और वापस आने की आवश्यकता नहीं है।
किसी कैशियर को केवल आज की रिपोर्ट तक ही सीमित कैसे रखें
यह एक सामान्य आवश्यकता है: आप चाहते हैं कि कैशियर वर्तमान बदलाव की संख्याएँ देखें लेकिन ऐतिहासिक डेटा नहीं।
- कैशियर को सौंपी गई भूमिका खोलें (प्रबंधन > कैशियर भूमिकाएँ)।
- रिपोर्ट अनुमति अनुभाग में:
- "नकदी रिपोर्ट देखें (केवल आज)" सक्षम करें।
- "सभी रिपोर्ट देखें" अक्षम करें।
- "आंकड़े देखें" अक्षम करें।
- "निर्यात रिपोर्ट" अक्षम करें।
- लॉग अनुमति अनुभाग में:
- "लॉग देखें (केवल आज)" सक्षम करें।
- "सभी लॉग देखें" अक्षम करें।
- "निर्यात लॉग" अक्षम करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम: कैशियर कैश रिपोर्ट पृष्ठ देख सकता है लेकिन केवल वर्तमान दिन का डेटा देखता है। दिनांक चयनकर्ता (यदि दिखाई दे) आज के लिए लॉक कर दिया गया है। इस कैशियर के लिए सांख्यिकी पृष्ठ और निर्यात बटन छिपे या अक्षम हैं।
कैशियर अकाउंट को कैसे निष्क्रिय करें
जब कोई स्टाफ सदस्य चला जाए, तो उसके खाते को हटाने के बजाय उसे निष्क्रिय कर दें। यह ऑडिट ट्रेल को सुरक्षित रखता है।
- प्रबंधन > कैशियर पर नेविगेट करें।
- निष्क्रिय करने के लिए कैशियर का चयन करें।
- सक्रिय स्विच को टॉगल करके बंद करें (या निष्क्रिय करें पर क्लिक करें)।
- सहेजें पर क्लिक करें।
अपेक्षित परिणाम: कैशियर अब लॉग इन नहीं कर सकता। उनके सभी ऐतिहासिक कार्य (सत्र शुरू, लेनदेन रिकॉर्ड किए गए, लॉग) सिस्टम में रहते हैं। आवश्यकता पड़ने पर खाते को बाद में पुनः सक्रिय किया जा सकता है।
सामान्य गलतियों से बचना चाहिए
- गलत भूमिका सौंपना। कैशियर बनाते समय भूमिका ड्रॉपडाउन को हमेशा दोबारा जांचें। प्रबंधक की भूमिका वाले कैशियर के पास नियमित शिफ्ट कर्मचारी की अपेक्षा कहीं अधिक पहुंच होती है।
- निर्माण के बाद भूमिका का परीक्षण नहीं करना। कैशियर के रूप में लॉग इन करें (या भूमिका के साथ परीक्षण खाते का उपयोग करें) और सत्यापित करें कि प्रतिबंधित सुविधाएं वास्तव में छिपी हुई हैं या अक्षम हैं। केवल अनुमति चेकबॉक्स पर निर्भर न रहें।
- यह भूल जाना कि भूमिकाएँ बैकएंड में लागू की जाती हैं। भले ही कोई यूआई तत्व दिखाई दे, बैकएंड भूमिका की अनुमति सेटिंग्स के आधार पर अनधिकृत कार्यों को अस्वीकार कर देगा। हालाँकि, स्वच्छ उपयोगकर्ता अनुभव के लिए, यूआई को अनधिकृत सुविधाओं को भी छिपाना चाहिए।
- सभी भूमिकाओं को स्तर 0 पर सेट करना। स्तर पदानुक्रम निर्धारित करता है। यदि किसी भूमिका का स्तर दूसरे से कम है, तो निचले स्तर का कैशियर उच्च स्तर के कैशियर को संपादित नहीं कर सकता है। अपने स्तर की योजना बनाएं: बुनियादी कैशियर के लिए 1, प्रबंधकों के लिए 5, वरिष्ठ प्रबंधकों के लिए 10।
- कैशियर खाते साझा करना। प्रत्येक स्टाफ सदस्य का अपना खाता होना चाहिए। साझा खातों से यह पता लगाना असंभव हो जाता है कि लॉग में कोई विशिष्ट कार्रवाई किसने की।
- ** कैशियर खाते को निष्क्रिय करने के बजाय हटाना। ** हटाने से लेनदेन और लॉग से कैशियर संदर्भ हटा दिया जाता है (शून्य पर सेट)। ऑडिट ट्रेल को सुरक्षित रखने के लिए हमेशा निष्क्रिय करें।
- डिफ़ॉल्ट भुगतान विधि अनुमतियों को सक्षम छोड़ना। अधिकांश कैशियर भुगतान विधियों को जोड़ने या हटाने में सक्षम नहीं होने चाहिए। यह एक कॉन्फ़िगरेशन परिवर्तन है जो मालिकों या व्यवस्थापकों तक ही सीमित होना चाहिए।