ऑर्डर कैसे प्रोसेस करें

यह मार्गदर्शिका आपके कैफे में बेचे जाने वाले भोजन, पेय और अन्य उत्पादों के ऑर्डर बनाने, संशोधित करने, बंद करने और रद्द करने को कवर करती है। आदेश सत्र बिलिंग से अलग हैं। एक ग्राहक के पास एक ही समय में सक्रिय सत्र और खुले ऑर्डर दोनों हो सकते हैं।

आपको क्या आवश्यकता होगी

• HandyCafe सर्वर पर एक लॉग-इन कैशियर या एडमिन अकाउंट।
• उत्पाद पृष्ठ में कॉन्फ़िगर किए गए उत्पाद (नाम, श्रेणी, मूल्य और वैट दर के साथ कम से कम एक उत्पाद)।
• कम से कम एक भुगतान विधि उपलब्ध है (नकद हमेशा डिफ़ॉल्ट रूप से मौजूद होता है)।

ऑर्डर कैसे बनाएं और बंद करें

यह मानक वर्कफ़्लो है: एक ऑर्डर बनाएं, आइटम जोड़ें, और इसे एक ही फ़्लो में भुगतान के साथ बंद करें।

1. बाएं साइडबार का उपयोग करके ऑर्डर पृष्ठ पर जाएँ।
2. नया ऑर्डर बटन पर क्लिक करें।
3. वैकल्पिक रूप से क्लाइंट पीसी को ऑर्डर असाइन करें। पीसी असाइनमेंट फ़ील्ड पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन से कनेक्टेड क्लाइंट का चयन करें। यदि बिक्री काउंटर पर आने वाले ग्राहक के लिए है, तो आप इस चरण को छोड़ सकते हैं।
4. वैकल्पिक रूप से ऑर्डर में एक नोट जोड़ें (उदाहरण के लिए, "तालिका 3" या "अतिरिक्त नैपकिन")।
5. खोज फ़ील्ड का उपयोग करके उत्पाद खोजें। सूची को फ़िल्टर करने के लिए उत्पाद का नाम या श्रेणी टाइप करें।
6. किसी उत्पाद को ऑर्डर में जोड़ने के लिए उस पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट मात्रा 1 है.
7. मात्रा बदलने के लिए, आइटम के आगे मात्रा फ़ील्ड पर क्लिक करें और वांछित संख्या दर्ज करें।
8. ग्राहक जो उत्पाद चाहता है उसके लिए चरण 5-7 दोहराएं।
9. ऑर्डर सारांश की समीक्षा करें. संवाद दिखाता है:
   • उत्पाद का नाम, इकाई मूल्य, मात्रा और लाइन कुल के साथ प्रत्येक पंक्ति वस्तु।
   • उप-योग (सभी पंक्तियों के योग का योग)।
   • वैट (प्रत्येक आइटम की वैट दर से गणना की गई)।
   • कुल योग।
10. भुगतान के लिए आगे बढ़ने के लिए ऑर्डर बंद करें पर क्लिक करें।
11. भुगतान विधि (नकद, कार्ड, या कोई कस्टम विधि) चुनें।
12. ऑर्डर को अंतिम रूप देने और लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए पुष्टि करें पर क्लिक करें।

अपेक्षित परिणाम: ऑर्डर, ऑर्डर पृष्ठ में "बंद" टैब पर चला जाता है। लेनदेन को ऑर्डर राशि, भुगतान विधि और वैट विवरण के साथ रिकॉर्ड किया जाता है। लेनदेन कैश रिपोर्ट में दिखाई देता है। यदि ऑर्डर क्लाइंट पीसी को सौंपा गया था, तो यह उस पीसी के सत्र इतिहास से जुड़ा हुआ है।

ओपन ऑर्डर को कैसे संशोधित करें

आप किसी ऑर्डर की सामग्री को तब तक बदल सकते हैं जब तक वह अभी तक बंद नहीं हुई है।

किसी वस्तु की मात्रा बदलें

1. आदेश पृष्ठ पर जाएँ।
2. "ओपन" टैब में ओपन ऑर्डर ढूंढें।
3. ऑर्डर का विवरण विस्तृत करने के लिए उस पर क्लिक करें।
4. वह आइटम ढूंढें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
5. मात्रा फ़ील्ड पर क्लिक करें और नई मात्रा दर्ज करें।
6. लाइन कुल और ऑर्डर कुल अद्यतन स्वचालित रूप से।

किसी वस्तु की इकाई कीमत बदलें

1. ऑर्डर विवरण खोलें.
2. आइटम के आगे इकाई मूल्य फ़ील्ड पर क्लिक करें।
3. नई कीमत दर्ज करें. यह केवल इस ऑर्डर के लिए उत्पाद की डिफ़ॉल्ट कीमत को ओवरराइड करता है।
4. लाइन कुल पुनर्गणना करता है।

कोई आइटम हटाएँ

1. ऑर्डर विवरण खोलें.
2. जिस आइटम को आप हटाना चाहते हैं उसके आगे स्थित हटाएं या हटाएं बटन पर क्लिक करें।
3. आइटम हटा दिया गया है और ऑर्डर का कुल पुनर्गणना किया गया है।

अपेक्षित परिणाम: खुला ऑर्डर अद्यतन मात्रा, कीमतों या हटाए गए आइटम को दर्शाता है। कुल स्वचालित रूप से समायोजित हो जाता है.

किसी ऑर्डर को कैसे रद्द किया जाये

किसी ऑर्डर को रद्द करने से वह सक्रिय प्रसंस्करण से हट जाता है। केवल खुले (अवैतनिक) ऑर्डर रद्द किये जा सकते हैं।

1. आदेश पृष्ठ पर जाएँ।
2. "ओपन" टैब में ओपन ऑर्डर ढूंढें।
3. ऑर्डर को चुनने के लिए उस पर क्लिक करें।
4. रद्द करें बटन पर क्लिक करें।
5. संवाद में रद्दीकरण की पुष्टि करें.

अपेक्षित परिणाम: ऑर्डर स्थिति "रद्द" में बदल जाती है। यह ओपन टैब से बाहर चला जाता है। कोई लेनदेन दर्ज नहीं किया गया है. रद्द किए गए आदेश ऑडिट उद्देश्यों के लिए सिस्टम में बने रहते हैं लेकिन वित्तीय रिपोर्टों को प्रभावित नहीं करते हैं।

ध्यान दें: आप उस ऑर्डर को रद्द नहीं कर सकते जो पहले ही बंद हो चुका है और भुगतान कर दिया गया है। भुगतान किए गए ऑर्डर को उलटने के लिए, धनवापसी प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।

त्वरित वॉक-इन सेल कैसे बनाएं

वॉक-इन सेल एक ऑर्डर है जो किसी पीसी या सदस्य से जुड़ा नहीं है। इसका उपयोग काउंटर बिक्री के लिए करें जहां ग्राहक कंप्यूटर का उपयोग नहीं कर रहा है।

1. आदेश पृष्ठ पर जाएँ।
2. नया ऑर्डर पर क्लिक करें।
3. एक पीसी असाइन न करें. पीसी फ़ील्ड को खाली छोड़ दें.
4. यदि उपयोगी हो तो एक नोट जोड़ें (उदाहरण के लिए, "वॉक-इन, एनर्जी ड्रिंक")।
5. वे उत्पाद जोड़ें जिन्हें ग्राहक खरीद रहा है।
6. ऑर्डर बंद करें पर क्लिक करें।
7. भुगतान विधि चुनें और पुष्टि करें।

अपेक्षित परिणाम: ऑर्डर बिना किसी पीसी या सत्र एसोसिएशन के बनाया और बंद किया जाता है। लेनदेन को वर्तमान कैशियर की शिफ्ट के तहत कैश रिपोर्ट में दर्ज किया जाता है।

क्लाइंट पीसी से ग्राहक के ऑर्डर को कैसे संभालें

ग्राहक ऑनलाइन पेज इंटरफ़ेस का उपयोग करके सीधे अपने क्लाइंट पीसी से ऑर्डर दे सकते हैं। जब कोई ग्राहक ऑर्डर देता है, तो सर्वर को एक अधिसूचना प्राप्त होती है।

1. सर्वर पर एक ध्वनि अधिसूचना चलती है (सेटिंग्स में कॉन्फ़िगर की गई नई ऑर्डर ध्वनि)।
2. साइडबार में ऑर्डर पेज आइकन पर एक अधिसूचना बैज या पॉपअप दिखाई देता है।
3. आदेश पृष्ठ पर जाएँ।
4. नया ऑर्डर "ओपन" टैब में दिखाई देता है। यह दिखाता है:
   • क्लाइंट पीसी का नाम जिसने ऑर्डर दिया था।
   • ग्राहक द्वारा चुनी गई वस्तुएं मात्रा और कीमतों के साथ।
   • ग्राहक की ओर से एक वैकल्पिक नोट।
5. उत्पाद की उपलब्धता सत्यापित करने के लिए ऑर्डर आइटम की समीक्षा करें।
6. सामान तैयार करें (पेय बनाएं, भोजन गर्म करें, आदि)।
7. तैयार होने पर, सामान्य क्लोज़ वर्कफ़्लो का उपयोग करके ऑर्डर बंद करें:
   • ऑर्डर बंद करें पर क्लिक करें।
   • भुगतान विधि का चयन करें. यदि ग्राहक के पास सदस्य वॉलेट है, तो आप उससे कटौती कर सकते हैं।
   • पुष्टि करें पर क्लिक करें।

अपेक्षित परिणाम: ऑर्डर ग्राहक के सक्रिय सत्र से जुड़ा हुआ है। अधिसूचना साफ़ करती है. लेन-देन रिकार्ड किया जाता है। ग्राहक अपने क्लाइंट पीसी पर ऑर्डर स्थिति अपडेट देखता है।

टिप: यदि कोई वस्तु स्टॉक में नहीं है तो आप उसे बंद करने से पहले ऑर्डर को संशोधित कर सकते हैं। अनुपलब्ध वस्तु को हटाएँ और परिवर्तन के बारे में ग्राहक को सूचित करें।

किसी सदस्य को ऑर्डर कैसे सौंपा जाए

यदि ग्राहक एक पंजीकृत सदस्य है, तो ऑर्डर को उनके खाते से जोड़ने से वॉलेट भुगतान और ऑर्डर इतिहास ट्रैकिंग सक्षम हो जाती है।

1. एक नया ऑर्डर बनाएं या मौजूदा ओपन ऑर्डर खोलें।
2. यदि ऑर्डर किसी सक्रिय सदस्य सत्र वाले पीसी को सौंपा गया है, तो सदस्य स्वचालित रूप से लिंक हो जाता है।
3. यदि ऑर्डर वॉक-इन सेल है, तो आप ऑर्डर के सदस्य फ़ील्ड में किसी सदस्य को मैन्युअल रूप से खोज और असाइन कर सकते हैं।
4. ऑर्डर बंद करते समय, भुगतान विधि विकल्पों में सदस्य के वॉलेट बैलेंस को शामिल किया जाएगा यदि उनके पास पर्याप्त धनराशि है।

अपेक्षित परिणाम: ऑर्डर सदस्य के ऑर्डर इतिहास में दिखाई देता है। वॉलेट कटौतियाँ ऑर्डर से जुड़े उपभोग रिकॉर्ड बनाती हैं।

सामान्य गलतियों से बचना चाहिए

• शून्य मूल्य वाले उत्पाद जोड़ना। यदि उत्पाद पृष्ठ में किसी उत्पाद का बिक्री मूल्य शून्य पर सेट है, तो ऑर्डर आइटम भी शून्य होंगे। लाइव होने से पहले हमेशा उत्पाद की कीमतें सत्यापित करें।
• आइटम को सत्यापित किए बिना ऑर्डर बंद करना। एक बार बंद होने पर, लेनदेन रिकॉर्ड किया जाता है। पुष्टि करें पर क्लिक करने से पहले मात्रा और कीमतों की दोबारा जांच करें।
• ग्राहक ऑर्डर सूचनाओं को अनदेखा करना। जब कोई ग्राहक अपने पीसी से ऑर्डर देता है, तो वह तब तक ओपन टैब में रहता है जब तक कि कैशियर इसे संसाधित नहीं कर देता। असंसाधित ऑर्डर से ग्राहक नाखुश हो जाते हैं। व्यस्त अवधि के दौरान सूचनाओं पर नज़र रखें।
• संशोधित करने के बजाय रद्द करना। यदि केवल एक आइटम गलत है, तो उसे रद्द करने और पुनः बनाने के बजाय खुले ऑर्डर को संशोधित करें। इससे समय की बचत होती है और ऑडिट ट्रेल साफ-सुथरा रहता है।
• उद्घाटन दिवस से पहले उत्पादों को कॉन्फ़िगर नहीं करना। ऑर्डर के लिए उत्पादों को उत्पाद पृष्ठ में मौजूद होना आवश्यक है। अपनी पहली पाली से पहले सही नाम, कीमतों, श्रेणियों और वैट दरों के साथ अपना पूरा उत्पाद कैटलॉग सेट करें।
• उत्पादों पर वैट दरें भूल जाना। यदि किसी उत्पाद पर वैट दर 0 है लेकिन उस पर कर लगाया जाना चाहिए, तो ऑर्डर का कुल योग गलत होगा। उत्पाद पृष्ठ में प्रति उत्पाद वैट दरें सत्यापित करें।