व्यय
व्यय पेज उन सभी व्यावसायिक लागतों को ट्रैक करता है जो उत्पाद खरीद नहीं हैं (किराया, उपयोगिताएं, मरम्मत, सदस्यताएं, वेतन, और कोई भी अन्य बहिर्गामी भुगतान)। लगातार व्यय रिकॉर्ड करने से, कैफे मालिकों को सत्र और ऑर्डर से राजस्व के साथ संचालन लागत की स्पष्ट तस्वीर मिलती है, जो सटीक लाभ गणना सक्षम करती है।
व्यय रिकॉर्ड फ़ील्ड
प्रत्येक व्यय प्रविष्टि में निम्नलिखित जानकारी होती है:
| फ़ील्ड | विवरण |
|---|---|
title |
व्यय का संक्षिप्त विवरण (जैसे, "किराया - अप्रैल 2026", "बिजली बिल", "राउटर मरम्मत", "इंटरनेट सदस्यता")। |
amount |
मुद्रा की छोटी इकाइयों में व्यय राशि (जैसे, पैसे)। |
currency |
व्यय की मुद्रा। सिस्टम मुद्रा पर डिफ़ॉल्ट। |
paid_at |
व्यय का वास्तव में भुगतान कब हुआ इसकी टाइमस्टैंप। यदि यह फ़ील्ड सेट है, तो व्यय भुगतान किया गया माना जाता है। यदि खाली है, तो व्यय अवैतनिक है। |
due_date |
एक वैकल्पिक तिथि जिसके द्वारा भुगतान देय है। आगामी दायित्वों को ट्रैक करने के लिए उपयोगी। |
vendor |
जिस पक्ष को आप भुगतान कर रहे हैं उसका नाम (जैसे, "मकान मालिक", "बिजली कंपनी", "IT सर्विसेज")। वैकल्पिक लेकिन फ़िल्टरिंग और रिपोर्टिंग के लिए अनुशंसित। |
note |
अतिरिक्त विवरण जैसे चालान संख्या, संदर्भ कोड, या संदर्भ के लिए एक फ्री-टेक्स्ट फ़ील्ड। |
व्यय स्थिति
paid_at फ़ील्ड के आधार पर व्यय की दो संभावित स्थितियां हैं:
- भुगतान किया गया:
paid_atफ़ील्ड में टाइमस्टैंप है, जो दर्शाता है कि व्यय का निपटान हो गया है। भुगतान किए गए व्यय "भुगतान किया गया" बैज और भुगतान तिथि दिखाते हैं। - अवैतनिक:
paid_atफ़ील्ड खाली है। व्यय एक बकाया दायित्व है। यदिdue_dateसेट है, तो सिस्टम अतिदेय आइटम हाइलाइट कर सकता है।
तिथि फ़िल्टरिंग प्रीसेट
व्यय पेज सूची को किसी विशिष्ट अवधि तक संकुचित करने के लिए त्वरित तिथि फ़िल्टर प्रीसेट प्रदान करता है:
| प्रीसेट | अवधि |
|---|---|
| आज | केवल आज बनाए या भुगतान किए गए व्यय |
| कल | केवल कल के व्यय |
| पिछले 7 दिन | पिछले सप्ताह के व्यय |
| पिछले 30 दिन | पिछले महीने के व्यय |
| यह सप्ताह | सोमवार से आज तक (वर्तमान सप्ताह) के व्यय |
| पिछला सप्ताह | पिछले पूर्ण सप्ताह (सोमवार से रविवार) के व्यय |
| यह महीना | वर्तमान महीने की 1 तारीख से आज तक के व्यय |
| पिछला महीना | पिछले पूर्ण कैलेंडर महीने के व्यय |
| सम्पूर्ण समय | कोई तिथि फ़िल्टर नहीं। सभी व्यय दिखाता है |
ये प्रीसेट सूची को तुरंत अपडेट करते हैं, जिससे किसी विशिष्ट रिपोर्टिंग अवधि के लिए व्यय की समीक्षा तेज होती है।
ऑटो-कम्पलीट सुझाव
डेटा प्रविष्टि को तेज करने और सुसंगतता बनाए रखने के लिए, व्यय पेज दो फ़ील्ड के लिए ऑटो-कम्पलीट सुझाव प्रदान करता है:
- विक्रेता: जैसे ही आप विक्रेता फ़ील्ड में टाइप करते हैं, सिस्टम आपकी पिछली व्यय प्रविष्टियों से विक्रेता नाम सुझाता है। यह असंगत नामकरण (जैसे, "बिजली कं." बनाम "बिजली कंपनी") रोकता है और सामान्य विक्रेता नामों का पुन: उपयोग आसान बनाता है।
- शीर्षक: इसी प्रकार, शीर्षक फ़ील्ड पहले उपयोग किए गए व्यय शीर्षक सुझाता है। "किराया", "इंटरनेट", या "बिजली" जैसे सामान्य आवर्ती व्यय एक चयन से दर्ज किए जा सकते हैं।
खोज
व्यय पेज के शीर्ष पर सर्च बार सभी फ़ील्ड पर पूर्ण-टेक्स्ट खोज करता है:
- शीर्षक
- विक्रेता
- नोट
- राशि
सूची को तुरंत फ़िल्टर करने के लिए कोई भी कीवर्ड टाइप करें। उदाहरण के लिए, "इंटरनेट" खोजने पर शीर्षक, विक्रेता नाम, या नोट में "इंटरनेट" वाले सभी व्यय दिखाई देंगे।
नया व्यय बनाना
नया व्यय रिकॉर्ड करने के लिए:
- साइडबार से व्यय पेज पर जाएं।
- व्यय जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- व्यय किस लिए है यह बताने वाला शीर्षक दर्ज करें।
- राशि दर्ज करें (सिस्टम की मुद्रा छोटी इकाइयों में)।
- वैकल्पिक रूप से विक्रेता नाम सेट करें (टाइप करते ही ऑटो-कम्पलीट सुझाव दिखाई देते हैं)।
- वैकल्पिक रूप से नियत तिथि सेट करें यदि भुगतान की समय सीमा है।
- अतिरिक्त संदर्भ के लिए कोई नोट जोड़ें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
व्यय डिफ़ॉल्ट रूप से अवैतनिक स्थिति के साथ बनाया जाता है।
व्यय को भुगतान किया गया चिह्नित करना
यह रिकॉर्ड करने के लिए कि व्यय का निपटान हो गया है:
- सूची से व्यय चुनें।
- भुगतान किया गया चिह्नित करें एक्शन पर क्लिक करें (या भुगतान स्थिति टॉगल करें)।
- सिस्टम वर्तमान टाइमस्टैंप को
paid_atमान के रूप में रिकॉर्ड करता है। - व्यय स्थिति अवैतनिक से भुगतान किया गया में बदल जाती है।
यदि भुगतान पहले ही किया जा चुका है तो आप बनाते समय भी व्यय को भुगतान किया गया चिह्नित कर सकते हैं।
व्यय हटाना
किसी व्यय को चुनें और सिस्टम से हटाने के लिए हटाएं एक्शन का उपयोग करें। हटाए गए व्यय स्थायी रूप से हटा दिए जाते हैं। इस एक्शन के लिए उचित अनुमतियां आवश्यक हैं और सावधानी से उपयोग किया जाना चाहिए। ऑडिट ट्रेल संरक्षित रखने के लिए हटाने के बजाय नोट फ़ील्ड में अवांछित व्यय को शून्य के रूप में चिह्नित करने पर विचार करें।
अनुमति आवश्यकताएं
व्यय प्रबंधन तक पहुंच कैशियर भूमिका अनुमतियों द्वारा नियंत्रित होती है। भूमिका कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर:
- कुछ भूमिकाएं व्यय देख सकती हैं लेकिन बना या संशोधित नहीं कर सकतीं।
- व्यय को भुगतान किया गया चिह्नित करने की क्षमता मालिक-स्तरीय भूमिकाओं तक सीमित हो सकती है।
- व्यय हटाने के लिए आम तौर पर उन्नत अनुमतियां आवश्यक हैं।
इन अनुमतियों को कॉन्फ़िगर करने के विवरण के लिए कैशियर भूमिकाएं पेज देखें।