経費と在庫の追跡方法
HandyCafe Serverには事業経費の記録、仕入先ディレクトリの管理、在庫購入の追跡ツールが含まれています。このガイドではこれらのワークフローを手順ごとに説明します。
事業経費の記録方法
経費はビジネスが発生させるあらゆるコストを表します。家賃、光熱費、機器の購入、ソフトウェアサブスクリプション、その他の支払いを追跡します。
必要なもの
- HandyCafe Serverが起動していること。
- 管理者またはオーナーレベルのアクセス権。
- 経費の詳細：タイトル、金額、ベンダー名、支払期限。
手順
- HandyCafe Serverアプリケーションの左サイドバーで経費をクリックします。
- 追加ボタンをクリックして新しい経費レコードを作成します。
- 経費を明確に説明するタイトルを入力します。例：「電気代 - 2026年4月」。
- ローカル通貨で金額を入力します。
- ベンダー名を入力します。例：「市電力会社」。これは支払いを行う相手のビジネスまたは人物です。
- 支払いが必要な支払期限を設定します。任意で、経費がすでに支払済みの場合は支払済みトグルにチェックして支払日を入力します。保存をクリックします。
期待される結果
経費が経費リストに表示されます。未払いの経費はハイライト表示されるため、未払いのものをすぐに確認できます。合計経費額は財務レポートに含まれます。
よくある間違い
- 明確でわかりやすいタイトルを入力しない。「その他」は数ヶ月後に経費を確認する際に何の情報も提供しません。具体的にしてください。
- 支払い後に支払済みステータスの更新を忘れる。未払い残高が実際よりも高く表示されます。
未払い経費の確認方法
まだ支払われていない経費のみを素早くフィルタリングして確認します。
必要なもの
- システムに少なくとも1件の経費が記録されていること。
手順
- 経費ページに移動します。
- 経費リストの上部にある未払いフィルタータブをクリックします。
- リストには支払済みステータスにチェックが入っていない経費のみが表示されます。
期待される結果
未払い経費のみを表示するフィルタービュー。これを使用して今後の支払いを優先し、見落としがないようにします。
経費を支払済みにする方法
支払いを行ったら、レコードを更新して反映させます。
必要なもの
- システムに未払いの経費が存在すること。
手順
- 経費ページに移動します。
- 支払い済みの経費を確認します。クリックして詳細ビューを開きます。
- 支払済みにするボタンをクリックするか、支払済みステータスをオンに切り替えます。
- 支払日は自動的に今日に設定されます。実際の支払いが別の日付だった場合は調整します。
- 変更を保存します。
期待される結果
経費が未払いフィルターから支払済みフィルターに移動します。マークした金額分だけ未払い残高が減少します。
仕入先の追加方法
仕入先は商品やサービスを購入するビジネスです。仕入先ディレクトリを維持することで、購入を適切なベンダーにすばやく関連付けられます。
必要なもの
- 仕入先の連絡先情報：名前、電話番号、メールアドレス、住所。
- 任意：支払条件、税務ID。
手順
- 左サイドバーで仕入先をクリックします。
- 追加ボタンをクリックして新しい仕入先レコードを作成します。
- 仕入先の名前を入力します。例：「テクパーツ卸売」。
- 仕入先に特定の担当者がいる場合は担当者名を入力します。
- 電話番号とメールアドレスを入力します。
- 仕入先のビジネス所在地の住所を入力します。
- 任意で会計記録のために支払条件（「Net 30」や「受領時払い」など）と仕入先の税務IDを入力します。
- 保存をクリックします。
期待される結果
仕入先が仕入先ディレクトリに表示されます。在庫購入を記録する際にこの仕入先を参照できます。
よくある間違い
- 微妙に異なる名前で仕入先エントリを重複して作成する（例：「テクパーツ」と「テクパーツ卸売」）。新しい仕入先を追加する前に既存のリストを検索してください。
- 連絡先フィールドを空のままにする。再注文や請求書に異議を唱える必要がある場合、この情報が必要になります。
在庫購入の記録方法
在庫購入はカフェで購入するものを追跡します。これには軽食バーの飲食物、コンピューター周辺機器、清掃用品、その他の物品が含まれます。
必要なもの
- システムにすでに追加された仕入先（またはこのプロセス中に追加できます）。
- 購入の請求書または領収書。
手順
- 左サイドバーで在庫をクリックします。
- 追加ボタンをクリックして新しい在庫レコードを作成します。
- 仕入先の請求書からの請求書番号を入力します。これによりレコードが特定の購入書類にリンクされます。
- ドロップダウンリストから仕入先を選択します。仕入先がリストにない場合は、最初に追加する必要があります（上記の仕入先セクションを参照）。
- 商品名を入力します。例：「エナジードリンク - 500ml」や「USBマウス」。
- 測定の単位を入力します（「個」、「パック」、「箱」、「kg」など）。
- 購入した数量と1単位あたりの単価を入力します。
- システムが複数通貨をサポートしている場合は通貨を選択します。
- 購入を整理するためのカテゴリを選択します（「飲料」、「ハードウェア」、「消耗品」など）。
- ロット番号、ブランド名、有効期限、その他この購入に関連する詳細のメモを追加します。保存をクリックします。
期待される結果
在庫購入が合計コスト（数量に単価を掛けた値）が自動計算された状態で記録されます。レコードは仕入先にリンクされ、レポート用に分類されます。
よくある間違い
- 単価フィールドに合計コストを入力する（単価の代わりに）。24缶を合計$36で購入した場合、単価は$36ではなく$1.50にする必要があります。
- 請求書番号をスキップする。なければ、返品や紛争のために元の購入書類にレコードを遡ることができません。
商品在庫レベルの追跡方法
在庫レベルは、注文システムを通じてアイテムを販売し、新しい在庫を追加するにつれて変化します。
必要なもの
- 商品ページに設定済みの商品。
- システムで処理される注文。
在庫変動の仕組み
- 販売時の自動減算： キャッシャーが商品を含む注文を処理すると、システムはその商品の在庫数を販売数量分自動的に減らします。
- 手動調整： 廃棄、破損、返品、修正については、商品ページで商品の在庫数を直接編集します。商品に移動し、アイテムを見つけて数量フィールドを更新します。
- 在庫購入からの補充： 在庫購入を記録した後、新しい供給を反映するために商品ページの対応する商品の在庫数を更新します。
現在の在庫レベルを確認する手順
- 左サイドバーの商品ページに移動します。
- 商品リストを確認します。各商品には現在の在庫数が表示されます。
- 在庫が少ない商品はハイライト表示されて注意を引きます。
- 任意の商品をクリックすると、現在の数と最近の販売活動を含む詳細が表示されます。
期待される結果
何が在庫にあって何を再注文する必要があるかの明確なビュー。販売によって在庫が少なくなった商品を簡単に見つけられます。
よくある間違い
- 廃棄や破損を記録しない。飲み物の缶が落として販売できなくなった場合は、在庫数を手動で減らす必要があります。そうしないと実際の数とシステム上の数が一致しなくなります。
- 入荷後に在庫を更新し忘れる。システムは入力された在庫しか把握しません。システムに記録されていない棚の実物在庫は不一致を生じさせます。
- 定期的な実地棚卸しなしに自動減算だけに頼る。どんな優れた追跡システムでも時間とともにずれが生じます。週次で実地棚卸しを行い、システムの数と照合してください。