経費と在庫を追跡する方法
HandyCafe Serverには、ビジネス経費を記録し、仕入先ディレクトリを管理し、在庫購入を追跡するためのツールが含まれています。このガイドでは、これらのワークフローをステップバイステップで説明します。
ビジネス経費を記録する方法
経費は、ビジネスが発生するすべてのコストを表します。家賃、光熱費、機器購入、ソフトウェアサブスクリプション、その他の支払いを追跡します。
必要なもの
- HandyCafe Serverが稼働していること。
- 管理者またはオーナーレベルのアクセス権。
- 経費の詳細: タイトル、金額、ベンダー名、支払期日。
手順
- HandyCafe Serverアプリケーションの左サイドバーで経費をクリックします。
- 追加ボタンをクリックして、新しい経費記録を作成します。
- 経費を明確に説明するタイトルを入力します。例: "電気料金 - 2026年4月"。
- 現地通貨で金額を入力します。
- ベンダー名を入力します。例: "City Power Company"。これは支払いを行うビジネスまたは個人です。
- 支払い期日を設定します。オプションで、すでに支払い済みの場合は支払い済みトグルをオンにし、支払日を入力します。保存をクリックします。
期待される結果
経費が経費リストに表示されます。未払いの経費は強調表示され、未払いのものをすぐに確認できます。総経費額は財務報告に含まれます。
よくある間違い
- 明確で説明的なタイトルを入力しないこと。"雑費"では、数ヶ月後に経費を見直す際に何もわかりません。具体的に記載してください。
- 支払い後に支払い状況を更新し忘れること。未払い残高が実際よりも高く表示されます。
未払いの経費を表示する方法
未払いの経費のみをすばやくフィルタリングして表示します。
必要なもの
- システムに少なくとも1つの経費が記録されていること。
手順
- 経費ページに移動します。
- 経費リストの上部にある未払いフィルタタブをクリックします。
- リストには、支払い状況が未チェックの経費のみが表示されます。
期待される結果
未払いの経費のみが表示されるフィルタビュー。これを使用して、今後の支払いを優先し、何も見落とさないようにします。
経費を支払い済みにマークする方法
支払いを行ったら、その記録を更新して反映させます。
必要なもの
- システムに既存の未払い経費があること。
手順
- 経費ページに移動します。
- 支払い済みの経費を見つけてクリックし、詳細ビューを開きます。
- 支払い済みにマークボタンをクリックするか、支払い状況をオンに切り替えます。
- 支払日は自動的に今日の日付に設定されます。実際の支払いが別の日に行われた場合は調整してください。
- 変更を保存します。
期待される結果
経費が未払いフィルタから支払い済みフィルタに移動します。未払い残高がマークされた金額分だけ減少します。
仕入先を追加する方法
仕入先は、商品やサービスを購入するビジネスです。仕入先ディレクトリを維持することで、購入を適切なベンダーにすばやく関連付けることができます。
必要なもの
- 仕入先の連絡先情報: 名前、電話番号、メールアドレス、住所。
- オプション: 支払い条件、税ID。
手順
- 左サイドバーで在庫をクリックし、仕入先タブに切り替えます。
- 新仕入先ボタンをクリックして、新しい仕入先記録を作成します。
- 仕入先の名前を入力します。例: "TechParts Wholesale"。
- 仕入先に特定の担当者がいる場合は、担当者の名前を入力します。
- 電話番号とメールアドレスを入力します。
- 仕入先の事業所の住所を入力します。
- オプションで、支払い条件（例: "Net 30" または "Due on receipt"）や仕入先の税IDを会計記録用に入力します。
- 保存をクリックします。
期待される結果
仕入先が仕入先ディレクトリに表示されます。これで、在庫購入を記録する際にこの仕入先を参照できます。
よくある間違い
- 名前がわずかに異なる重複した仕入先エントリを作成すること（例: "TechParts" と "Tech Parts Wholesale"）。新しい仕入先を追加する前に既存のリストを検索してください。
- 連絡先フィールドを空白のままにすること。再注文や請求書の異議申し立てが必要な場合、この情報が必要です。
在庫購入を記録する方法
在庫購入は、カフェのために購入するものを追跡します。スナックバー用の食品や飲料、コンピュータ周辺機器、清掃用品、その他の物品が含まれます。
必要なもの
- システムにすでに追加された仕入先（またはこのプロセス中に追加することができます）。
- 購入の請求書または領収書。
手順
- 左サイドバーで在庫をクリックし、入荷記録タブに切り替えます。
- 仕入先を選択または入力します。リストに仕入先がない場合は、先に仕入先タブから追加できます（上記の仕入先セクションを参照）。
- 仕入先の請求書から請求書番号と請求書日付を入力します。これにより、記録が特定の購入文書にリンクされます。
- 請求書のアイテムごとに行を追加をクリックします。
- バーコードをスキャンまたは入力するか、名前で商品を選びます。まだカタログにないアイテムは、その行から直接新商品として追加できます。
- 購入した数量と1単位あたりの購入価格を入力します。必要に応じて割引と請求書の消費税率を入力します。
- すべての行について繰り返した後、小計、割引、消費税、総合計を確認します。
- 保存をクリックします。
期待される結果
記録が保存され、合計が自動的に計算されます。記録にあるすべての商品の在庫レベルが、受け取った数量分増加します。各商品の移動履歴に購入移動が表示されます。記録は記録履歴に表示されます。
よくある間違い
- 購入価格フィールドに総コストを入力すること。24缶を合計36ドルで購入した場合、購入価格は1.50ドルであるべきで、36ドルではありません。
- 請求書番号を省略すること。これがないと記録を保存できず、元の購入文書への追跡もできなくなります。
商品の在庫レベルを追跡する方法
在庫レベルは、注文システムを通じて商品を販売し、新しい在庫を追加することで変化します。
必要なもの
- 商品ページで設定された商品。
- システムを通じて処理される注文。
在庫変動の仕組み
- 販売時の自動減少: キャッシャーが商品を含む注文を処理すると、システムは自動的にその商品の在庫数を販売数量分だけ減少させます。
- 入荷時の自動増加: 入荷記録を保存すると、その記録にあるすべての商品の在庫が受け取った数量分増加します。別途更新する手順は不要です。
- 手動調整: 廃棄、破損、修正には、在庫ページの在庫状況タブにある在庫修正、廃棄、カウントアクションを使用します。すべての変更は商品の移動履歴に記録されます。
現在の在庫レベルを確認する手順
- 左サイドバーで在庫をクリックし、在庫状況タブに切り替えます。
- リストを確認します。各商品には在庫、しきい値、最終移動、在庫価値が表示されます。
- 重要のみフィルターを使用して、しきい値以下の商品を確認します。しきい値はしきい値編集で設定します。
- 商品の移動履歴を開くと、すべての在庫変更について日付、理由、変更、変更後のレベル、キャッシャーが表示されます。
期待される結果
在庫があるものと再注文が必要なものが明確に表示されます。販売されて在庫が少なくなった商品は簡単に見つけることができます。
よくある間違い
- 廃棄や破損を記録しないこと。ソーダ缶が落下して販売できない場合は、廃棄アクションで記録します。そうしないと、実際の数がシステムの数と一致しません。
- 出荷を受け取った後に入荷記録を入力し忘れること。システムは入力された在庫しか認識しません。システムに記録されていない棚の物理的な在庫は不一致を生み出します。
- 自動追跡にのみ依存し、定期的な物理的なカウントを行わないこと。最良の追跡システムでも時間とともにずれが生じます。毎週物理的なカウントを行い、在庫状況タブのカウントアクションで記録してください。