経費と在庫を追跡する方法
HandyCafe Serverには、ビジネス経費を記録し、仕入先ディレクトリを管理し、在庫購入を追跡するためのツールが含まれています。このガイドでは、これらのワークフローをステップバイステップで説明します。
ビジネス経費を記録する方法
経費は、ビジネスが発生するすべてのコストを表します。家賃、光熱費、機器購入、ソフトウェアサブスクリプション、その他の支払いを追跡します。
必要なもの
- HandyCafe Serverが稼働していること。
- 管理者またはオーナーレベルのアクセス権。
- 経費の詳細: タイトル、金額、ベンダー名、支払期日。
手順
- HandyCafe Serverアプリケーションの左サイドバーで経費をクリックします。
- 追加ボタンをクリックして、新しい経費記録を作成します。
- 経費を明確に説明するタイトルを入力します。例: "電気料金 - 2026年4月"。
- 現地通貨で金額を入力します。
- ベンダー名を入力します。例: "City Power Company"。これは支払いを行うビジネスまたは個人です。
- 支払い期日を設定します。オプションで、すでに支払い済みの場合は支払い済みトグルをオンにし、支払日を入力します。保存をクリックします。
期待される結果
経費が経費リストに表示されます。未払いの経費は強調表示され、未払いのものをすぐに確認できます。総経費額は財務報告に含まれます。
よくある間違い
- 明確で説明的なタイトルを入力しないこと。"雑費"では、数ヶ月後に経費を見直す際に何もわかりません。具体的に記載してください。
- 支払い後に支払い状況を更新し忘れること。未払い残高が実際よりも高く表示されます。
未払いの経費を表示する方法
未払いの経費のみをすばやくフィルタリングして表示します。
必要なもの
- システムに少なくとも1つの経費が記録されていること。
手順
- 経費ページに移動します。
- 経費リストの上部にある未払いフィルタタブをクリックします。
- リストには、支払い状況が未チェックの経費のみが表示されます。
期待される結果
未払いの経費のみが表示されるフィルタビュー。これを使用して、今後の支払いを優先し、何も見落とさないようにします。
経費を支払い済みにマークする方法
支払いを行ったら、その記録を更新して反映させます。
必要なもの
- システムに既存の未払い経費があること。
手順
- 経費ページに移動します。
- 支払い済みの経費を見つけてクリックし、詳細ビューを開きます。
- 支払い済みにマークボタンをクリックするか、支払い状況をオンに切り替えます。
- 支払日は自動的に今日の日付に設定されます。実際の支払いが別の日に行われた場合は調整してください。
- 変更を保存します。
期待される結果
経費が未払いフィルタから支払い済みフィルタに移動します。未払い残高がマークされた金額分だけ減少します。
仕入先を追加する方法
仕入先は、商品やサービスを購入するビジネスです。仕入先ディレクトリを維持することで、購入を適切なベンダーにすばやく関連付けることができます。
必要なもの
- 仕入先の連絡先情報: 名前、電話番号、メールアドレス、住所。
- オプション: 支払い条件、税ID。
手順
- 左サイドバーで仕入先をクリックします。
- 追加ボタンをクリックして、新しい仕入先記録を作成します。
- 仕入先の名前を入力します。例: "TechParts Wholesale"。
- 仕入先に特定の担当者がいる場合は、担当者の名前を入力します。
- 電話番号とメールアドレスを入力します。
- 仕入先の事業所の住所を入力します。
- オプションで、支払い条件（例: "Net 30" または "Due on receipt"）や仕入先の税IDを会計記録用に入力します。
- 保存をクリックします。
期待される結果
仕入先が仕入先ディレクトリに表示されます。これで、在庫購入を記録する際にこの仕入先を参照できます。
よくある間違い
- 名前がわずかに異なる重複した仕入先エントリを作成すること（例: "TechParts" と "Tech Parts Wholesale"）。新しい仕入先を追加する前に既存のリストを検索してください。
- 連絡先フィールドを空白のままにすること。再注文や請求書の異議申し立てが必要な場合、この情報が必要です。
在庫購入を記録する方法
在庫購入は、カフェのために購入するものを追跡します。スナックバー用の食品や飲料、コンピュータ周辺機器、清掃用品、その他の物品が含まれます。
必要なもの
- システムにすでに追加された仕入先（またはこのプロセス中に追加することができます）。
- 購入の請求書または領収書。
手順
- 左サイドバーで在庫をクリックします。
- 追加ボタンをクリックして、新しい在庫記録を作成します。
- 仕入先の請求書から請求書番号を入力します。これにより、記録が特定の購入文書にリンクされます。
- ドロップダウンリストから仕入先を選択します。リストに仕入先がない場合は、最初に追加する必要があります（上記の仕入先セクションを参照）。
- アイテム名を入力します。例: "エナジードリンク - 500ml" または "USBマウス"。
- 測定の単位を入力します（例: "個", "パック", "箱", "kg"）。
- 購入した数量と1単位あたりの単価を入力します。
- システムが複数通貨をサポートしている場合は、通貨を選択します。
- 購入を整理するためのカテゴリを選択します（例: "飲料", "ハードウェア", "用品"）。
- ロット番号、ブランド名、有効期限、その他の購入に関連する詳細を記載するメモを追加します。保存をクリックします。
期待される結果
在庫購入が記録され、総コストが自動的に計算されます（数量×単価）。記録は仕入先にリンクされ、報告のために分類されます。
よくある間違い
- 単価フィールドに総コストを入力すること。24缶を合計36ドルで購入した場合、単価は1.50ドルであるべきで、36ドルではありません。
- 請求書番号を省略すること。これがないと、返品や異議申し立ての際に元の購入文書に記録を遡ることができません。
商品の在庫レベルを追跡する方法
在庫レベルは、注文システムを通じて商品を販売し、新しい在庫を追加することで変化します。
必要なもの
- 商品ページで設定された商品。
- システムを通じて処理される注文。
在庫変動の仕組み
- 販売時の自動減少: キャッシャーが商品を含む注文を処理すると、システムは自動的にその商品の在庫数を販売数量分だけ減少させます。
- 手動調整: 廃棄、破損、返品、修正のために、商品の在庫数を直接商品ページで編集します。商品に移動し、アイテムを見つけて数量フィールドを更新します。
- 在庫購入からの補充: 在庫購入を記録した後、商品ページで対応する商品の在庫数を更新して新しい供給を反映させます。
現在の在庫レベルを確認する手順
- 左サイドバーの商品ページに移動します。
- 商品リストを確認します。各商品には現在の在庫数量が表示されます。
- 在庫が少ない商品は強調表示され、注意を引きます。
- どの商品でもクリックすると、その詳細が表示され、現在の数量や最近の販売活動が確認できます。
期待される結果
在庫があるものと再注文が必要なものが明確に表示されます。販売されて在庫が少なくなった商品は簡単に見つけることができます。
よくある間違い
- 廃棄や破損を記録しないこと。ソーダ缶が落下して販売できない場合、在庫数を手動で減少させる必要があります。そうしないと、実際の数がシステムの数と一致しません。
- 出荷を受け取った後に在庫を更新し忘れること。システムは入力された在庫しか認識しません。システムに記録されていない棚の物理的な在庫は不一致を生み出します。
- 自動減少にのみ依存し、定期的な物理的なカウントを行わないこと。最良の追跡システムでも時間とともにずれが生じます。毎週物理的なカウントを行い、システムの数値と照合してください。