サプライヤー

サプライヤーディレクトリは、カフェが商品やサービスを購入するベンダーやサプライヤーのデータベースを管理します。各サプライヤーレコードには、連絡先情報、支払い条件、税情報が保存されており、ベンダー関係を管理するための中央リファレンスを提供します。

サプライヤーは、メインナビゲーションの在庫ページの仕入先タブで管理します。以前は設定内にありました。

サプライヤーレコードのフィールド

各サプライヤーレコードには以下の情報が含まれます:

フィールド	説明
`name`	サプライヤーまたは会社名。リストや入荷記録に表示される主要な識別子です。
`contact_person`	サプライヤーの主な連絡先の名前（例: 営業担当者やアカウントマネージャー）。
`phone`	注文や問題解決のためのサプライヤーの電話番号。
`email`	注文確認、請求書、一般的な連絡のためのサプライヤーのメールアドレス。
`address`	配送調整や現地訪問に役立つサプライヤーの住所。
`payment_term_days`	請求書を受け取った後の支払い期限日数（例: ネット30条件の場合は30）。支払い期限の追跡に役立ちます。
`tax_authority`	サプライヤーが登録されている税務当局または税務署（該当する場合）。
`tax_identity`	サプライヤーの税識別番号（TIN、VAT番号、または同等のもの）。多くの地域で正式な請求書発行に必要です。
`notes`	サプライヤーに関する追加情報を記載するための自由記述フィールド（例: 配送スケジュール、最小注文数量、特別な取り決め）。

アクティブ / 非アクティブ管理

サプライヤーには、その表示を制御する active フラグがあります:

アクティブなサプライヤーはサプライヤーリストに表示され、入荷記録を記録する際に提案されます。
非アクティブなサプライヤーはアクティブリストや提案から非表示になりますが、データベースには残ります。そのサプライヤーを参照する過去の記録には影響しません。

サプライヤーを非アクティブにすることは、ベンダーからの注文を停止したが、報告のために購入履歴を保存したい場合に便利です。フラグを戻すことで、いつでもサプライヤーを再アクティブ化できます。

サプライヤーと入荷記録のリンク

サプライヤーとシステムの他の部分との主な接続は入荷記録を通じて行われます。在庫ページの入荷記録タブで納品を記録する際、このディレクトリからサプライヤーを選択すると、記録はサプライヤーレコードへの直接参照を保存します。

リンクは自由テキストではなく実際の参照であるため、後でサプライヤーの名前を変更しても記録履歴はサプライヤーに紐付いたままです。

新しいサプライヤーの作成

新しいサプライヤーを追加するには:

サイドバーから在庫ページを開き、仕入先タブに切り替えます。
新仕入先ボタンをクリックします。
名前を入力します（必須）。これはシステム全体でサプライヤーが表示される方法です。
連絡先担当者、電話、メール、住所を可能な限り入力します。
請求書の支払期日を追跡するために支払い条件（日数）を設定します。
会計に必要な場合は税務当局と税識別番号を入力します。
サプライヤー関係に関するメモを追加します。
保存をクリックします。

サプライヤーの編集

リストからサプライヤーを選択してエディタを開きます。いつでも任意のフィールドを更新できます。記録はサプライヤーレコードを直接参照するため、名前を変更しても記録履歴が壊れることはありません。新しい記録を入力する際にそのサプライヤーを候補として表示するかどうかは、サプライヤーカードの有効化と無効化で制御します。

サプライヤーの使用例

購入履歴の追跡

すべての納品を正しいサプライヤーに紐付けて記録することで、ベンダーごとに記録履歴を確認して以下を把握できます:

特定のベンダーから購入したすべてのアイテム。
各サプライヤーへの一定期間の総支出。
どの製品がどのサプライヤーから来ているか。

支払い条件の管理

payment_term_days フィールドはキャッシュフローの計画に役立ちます。記録の請求書日付と組み合わせることで、支払い期限を計算し、優先順位を付けることができます。これは、異なる条件で複数のサプライヤーからクレジットで購入するカフェに特に有用です。

税務コンプライアンス

各サプライヤーの tax_authority と tax_identity を記録することで、以下のために必要な情報を確保できます:

税務申告用の購入報告書の作成。
サプライヤーの請求書に有効な税識別番号が含まれていることの確認。
税務当局の監査に対する完全なベンダー文書での対応。