Paano Mag-process ng Orders

Sinasaklaw ng gabay na ito ang paggawa, pagbabago, pagsasara at pagkansela ng mga order para sa pagkain, inumin at iba pang mga produkto na ibinibenta sa iyong cafe. Ang mga order ay hiwalay mula sa session billing. Ang isang customer ay maaaring magkaroon ng parehong session at mga bukas na order nang sabay.

Kakailanganin Mo

• Isang naka-log in na cashier o admin account sa HandyCafe Server.
• Mga produkto na na-configure sa tab na Products ng pahina ng Stock (hindi bababa sa isang produkto na may pangalan, kategorya, presyo at VAT rate).
• Hindi bababa sa isang paraan ng pagbabayad na available (Ang Cash ay palaging naroroon bilang default).

Paano Gumawa at Magsara ng Order

Ito ang standard na workflow: gumawa ng order, magdagdag ng mga item at isara ito na may bayad sa iisang daloy.

1. Pumunta sa Orders na pahina gamit ang kaliwang sidebar.
2. I-click ang New Order na button.
3. Opsyonal na i-assign ang order sa isang client PC. I-click ang PC assignment field at pumili ng nakakonektang client mula sa dropdown. Kung ang benta ay para sa isang walk-in na customer sa counter, maaari kang laktawan ang hakbang na ito.
4. Opsyonal na magdagdag ng tala sa order (hal., "Table 3" o "Karagdagang napkin").
5. Maghanap ng mga produkto gamit ang search field. Mag-type ng pangalan ng produkto o kategorya para ma-filter ang listahan.
6. I-click ang isang produkto para idagdag ito sa order. Ang default na dami ay 1.
7. Para baguhin ang dami, i-click ang quantity field sa tabi ng item at ilagay ang gustong numero.
8. Ulitin ang mga hakbang 5-7 para sa bawat produkto na gusto ng customer.
9. Suriin ang order summary. Ipinapakita ng dialog ang:
   • Bawat line item na may pangalan ng produkto, unit price, dami at line total.
   • Subtotal (kabuuan ng lahat ng line total).
   • VAT (kinalkula mula sa VAT rate ng bawat item).
   • Grand total.
10. I-click ang Close Order para magpatuloy sa pagbabayad.
11. Piliin ang paraan ng pagbabayad (Cash, Card o custom na pamamaraan).
12. I-click ang Confirm para tapusin ang order at itala ang transaksyon.

Inaasahang resulta: Ang order ay lilipat sa "Closed" tab sa Orders na pahina. Isang dinadala ay naitala na may halaga ng order, paraan ng pagbabayad at VAT breakdown. Ang transaksyon ay lilitaw sa Cash Report. Kung ang order ay naka-assign sa isang client PC, ito ay naka-link sa session history ng PC na iyon.

Paano Baguhin ang isang Bukas na Order

Maaari mong baguhin ang mga nilalaman ng isang order hanggang hindi pa ito nasasara.

Baguhin ang Dami ng isang Item

1. Pumunta sa Orders na pahina.
2. Hanapin ang bukas na order sa "Open" tab.
3. I-click ang order para palawakin ang mga detalye nito.
4. Hanapin ang item na gusto mong baguhin.
5. I-click ang quantity field at ilagay ang bagong dami.
6. Ang line total at order total ay awtomatikong nag-a-update.

Baguhin ang Unit Price ng isang Item

1. Buksan ang mga detalye ng order.
2. I-click ang unit price field sa tabi ng item.
3. Ilagay ang bagong presyo. Ini-override nito ang default na presyo ng produkto para sa order na ito lamang.
4. Muling kinakalkula ang line total.

Alisin ang isang Item

1. Buksan ang mga detalye ng order.
2. I-click ang delete o remove button sa tabi ng item na gusto mong alisin.
3. Ang item ay tinanggal at ang order total ay muling kinakalkula.

Inaasahang resulta: Ang bukas na order ay sumasalamin sa mga na-update na dami, presyo o mga tinanggal na item. Ang kabuuan ay awtomatikong nag-a-adjust.

Paano Mag-cancel ng Order

Ang pagkansela ng order ay inaalis ito mula sa aktibong pagpoproseso. Ang mga bukas (hindi pa binabayaran) na order lamang ang maaaring kanselahin.

1. Pumunta sa Orders na pahina.
2. Hanapin ang bukas na order sa "Open" tab.
3. I-click ang order para piliin ito.
4. I-click ang Cancel na button.
5. Kumpirmahin ang pagkansela sa dialog.

Inaasahang resulta: Ang estado ng order ay nagbabago sa "Cancelled." Lumilipat ito palabas ng Open tab. Walang transaksyon na naitala. Ang mga kanseladong order ay nananatili sa system para sa mga layunin ng audit ngunit hindi nakakaapekto sa mga financial report.

Paalala: Hindi mo maaaring kanselahin ang isang order na nasara na at nabayaran na. Para baligtarin ang isang bayad na order, kailangan ng proseso ng refund.

Paano Gumawa ng Mabilis na Walk-in Sale

Ang isang walk-in sale ay isang order na hindi naka-link sa anumang PC o member. Gamitin ito para sa mga benta sa counter kung saan ang customer ay hindi gumagamit ng computer.

1. Pumunta sa Orders na pahina.
2. I-click ang New Order.
3. Huwag mag-assign ng PC. Iwanan ang PC field na walang laman.
4. Magdagdag ng tala kung kapaki-pakinabang (hal., "Walk-in, energy drink").
5. Idagdag ang mga produkto na binibili ng customer.
6. I-click ang Close Order.
7. Piliin ang paraan ng pagbabayad at kumpirmahin.

Inaasahang resulta: Ang order ay nililikha at nasasara nang walang anumang PC o session association. Ang mga transaksyon ay naitala sa Cash Report sa ilalim ng kasalukuyang shift ng cashier.

Paano Pangasiwaan ang Customer Order mula sa isang Client PC

Maaaring direktang mag-place ng mga order ang mga customer mula sa kanilang client PC gamit ang Online Page interface. Kapag nag-place ang isang customer ng order, nakatanggap ng notification ang server.

1. Isang tunog na notification ang tumanog sa server (ang bagong order na tunog na na-configure sa Settings).
2. Isang notification badge o popup ay lilitaw sa Orders page icon sa sidebar.
3. Pumunta sa Orders na pahina.
4. Ang bagong order ay lilitaw sa "Open" tab. Ipinapakita nito ang:
   • Pangalan ng client PC na nag-place ng order.
   • Ang mga item na pinili ng customer kasama ang mga dami at presyo.
   • Isang opsyonal na tala mula sa customer.
5. Suriin ang mga item ng order para i-verify ang availability ng produkto.
6. Ihanda ang mga item (gumawa ng inumin, painitin ang pagkain, atbp.).
7. Kapag iniabot mo na ang mga item sa customer, i-click ang Mark Delivered. Itinatala nito na natanggap ng customer ang mga item. Hindi ito kumokolekta ng cash. Kung naka-link ang order sa isang miyembro, ang pagmarka nitong naihatid ay awtomatikong nagbabawas ng kabuuan ng order mula sa bayad na balanse ng wallet ng miyembro. Hindi kailanman ginagamit ang bonus credit. Kung kulang ang bayad na balanse, nananatili sa bukas na tab ang natitira.
8. Para kumuha ng bayad sa cash o card sa halip na (o kasabay ng) pagbabawas sa wallet, gamitin ang Collect Payment at piliin ang paraan ng pagbabayad.

Inaasahang resulta: Ang order ay naka-link sa aktibong session ng customer. Naaalis ang notification. Para sa order ng miyembro, nababawasan ang bayad na wallet sa paghahatid at may nalilikhang consumption record. Nakikita ng customer ang order status update sa kanilang client PC.

Tip: Maaari mong baguhin ang order bago isara ito kung ang isang item ay wala sa stock. Alisin ang hindi available na item at ipaalam ang pagbabago sa customer.

Paano Mag-assign ng Order sa isang Member

Kung ang customer ay isang registered na member, ang pag-link ng order sa kanilang account ay nagbibigay-daan sa wallet payment at pag-track ng order history.

1. Gumawa ng bagong order o buksan ang isang existing na bukas na order.
2. Kung ang order ay naka-assign sa isang PC na may aktibong member session, awtomatikong naka-link ang miyembro.
3. Kung ang order ay isang walk-in sale, maaari kang manu-manong maghanap at mag-assign ng member sa member field ng order.
4. Kapag minarkahan mong naihatid na ang order, nababawasan ang bayad na balanse ng wallet ng miyembro ayon sa kabuuan ng order. Nakalaan ang bonus credit para sa session at paggamit ng oras at hindi ito ginagalaw.

Inaasahang resulta: Ang order ay lilitaw sa order history ng member. Ang pagbabawas sa bayad na wallet sa paghahatid ay lumilikha ng consumption record na naka-link sa order. Naitatala ang pagbabawas nang isang beses lang kada order, kaya hindi kailanman sinisingil nang dalawang beses ang miyembro sa muling pagmarka ng paghahatid.

Mga Karaniwang Mali na Dapat Iwasan

• Pagdaragdag ng mga produkto na may zero na presyo. Kung ang sale price ng isang produkto ay nakatakda sa zero sa tab na Products ng pahina ng Stock, ang mga order item ay magiging zero rin. Palaging i-verify ang mga presyo ng produkto bago maging live.
• Pagsasara ng order nang hindi nini-verify ang mga item. Kapag nasara na, ang transaksyon ay naitala. I-double-check ang mga dami at presyo bago mag-click ng Confirm.
• Pagbabalewalain sa mga notification ng customer order. Kapag nag-place ang isang customer ng order mula sa kanilang PC, nakaupo ito sa Open tab hanggang hindi ito pinoproseso ng cashier. Ang mga hindi naprosesong order ay nagdudulot ng hindi nasisiyahang mga customer. Subaybayan ang mga notification sa panahon ng abala.
• Pagkansela sa halip na pagbabago. Kung mali lamang ang isang item, baguhin ang bukas na order sa halip na kanselahin at muling likhain ito. Nakatitipid ito ng oras at nagpapanatiling mas malinis ng audit trail.
• Hindi pag-configure ng mga produkto bago ang araw ng pagbubukas. Ang mga order ay nangangailangan ng mga produkto na umiiral sa tab na Products ng pahina ng Stock. I-set up ang iyong buong product catalog na may tamang mga pangalan, presyo, kategorya at VAT rate bago ang iyong unang shift.
• Pagkalimot ng mga VAT rate sa mga produkto. Kung ang isang produkto ay may VAT rate na 0 ngunit dapat sana ay binubuwisan, ang order total ay hindi tama. I-verify ang mga VAT rate bawat produkto sa tab na Products ng pahina ng Stock.