HandyCafe Docs
owner cashier

Paano Mag-manage ng Members

Sinasaklaw ng gabay na ito ang paggawa ng mga account ng member, pamamahala ng mga wallet balance, pag-assign ng mga loyalty tier, at pagbibigay ng libreng oras. Ang mga miyembro ay mga registered na customer na maaaring mag-log in mula sa mga client PC, mapanatili ang balanse ng wallet, at mag-ipon ng mga loyalty point.

Kakailanganin Mo

  • Admin o cashier access sa HandyCafe Server.
  • Ang Members na pahina na accessible mula sa kaliwang sidebar.
  • Hindi bababa sa isang paraan ng pagbabayad na na-configure kung plano mong tumanggap ng mga wallet top-up.

Paano Gumawa ng Bagong Member

  1. Pumunta sa Members na pahina gamit ang kaliwang sidebar.
  2. I-click ang Add na button sa toolbar.
  3. Ilagay ang username ng member. Ito ay dapat natatangi sa lahat ng member (case-insensitive). Gagamitin ito ng member para mag-log in mula sa mga client PC.
  4. Ilagay ang display name. Ito ang pangalang ipinapakita sa screen habang nasa session at sa mga report.
  5. Opsyonal na punan ang email, phone number, at gender.
  6. Itakda ang max concurrent connections. Ito ay kumokontrol kung ilang PC ang maaaring naka-log in ng member nang sabay. Ang default ay 1.
  7. I-click ang Save para likhain ang member.

Inaasahang resulta: Ang bagong member ay lilitaw sa listahan ng mga member. Ang kanilang wallet balance ay nagsisimula sa zero. Maaari na silang mag-log in mula sa isang client PC gamit ang kanilang username.

Paalala: Ang isang password ay hindi kinakailangan sa oras ng paglikha. Maaaring magtakda ng sariling password ang miyembro mula sa Member Panel ng client PC sa unang pag-log in. Bilang kahalili, maaaring itakda ito ng isang admin mula sa server.

Paano Mag-top Up ng Wallet ng isang Member

Ang wallet ay isang prepaid balance na nakaimbak sa mga minor currency unit. Maaaring gamitin ng mga member ang kanilang wallet para magbayad para sa mga session at order nang hindi nagbibigay ng cash sa cashier.

  1. Pumunta sa Members na pahina.
  2. Hanapin at piliin ang member na gusto mong i-top up. Gamitin ang search bar kung mahaba ang listahan.
  3. I-click ang Top Up o payment button sa panel ng detalye ng miyembro.
  4. Ilagay ang halagang idadagdag sa wallet. Ito ay nasa iyong base currency (hal., 50.00 para magdagdag ng limampung unit).
  5. Piliin ang credit type:
    • Paid para sa mga cash o card top-up kung saan natanggap ang pera.
    • Bonus para sa promotional credit.
    • Manual para sa mga administrative na pagwawasto.
  6. Piliin ang payment method (Cash, Card, atbp.). Initatala nito kung paano natanggap ang pera.
  7. I-click ang Confirm.

Inaasahang resulta: Isang bagong wallet credit ay nililikha para sa member. Initatala ng credit ang halaga, uri ng credit, at paraan ng pagbabayad. Ang kabuuang wallet balance ng member ay nag-a-update kaagad. Ang wallet credit ay lilitaw sa transaction history ng member.

Tip: Ang bawat top-up ay lumilikha ng hiwalay na wallet credit entry. Kapag gumastos ang member mula sa kanilang wallet, ang system ay kumukuha mula sa pinakamatandang aktibong credit muna (FIFO). Ang mga bonus credit at paid credit ay hiwalay na tina-track.

Paano Mag-assign ng Loyalty Tier

Ang mga loyalty tier ay nagpapahintulot sa iyo na pangkatin ang mga member ayon sa antas ng paggastos at mag-apply ng mga awtomatikong diskwento.

Gumawa ng Tier

  1. Pumunta sa Members na pahina.
  2. Buksan ang Tiers na seksyon ng pamamahala (accessible mula sa toolbar ng mga member o mga setting).
  3. I-click ang Add Tier.
  4. Maglagay ng code (hal., "silver"). Ito ay dapat natatangi.
  5. Maglagay ng display name (hal., "Silver Member").
  6. Itakda ang threshold points. Ang isang member ay dapat mag-ipon ng hindi bababa sa ganitong maraming loyalty point para maging kwalipikado para sa tier na ito.
  7. Itakda ang discount rate. Ilagay ang diskwento bilang porsyento. Halimbawa, ang 5 ay nangangahulugang 5% na diskwento sa mga session.
  8. I-click ang Save.
  9. Ulitin para sa mga karagdagang tier (hal., Gold sa 1000 punto na may 10% na diskwento).

Mag-assign ng Tier sa isang Member

  1. Pumunta sa Members na pahina.
  2. Piliin ang member mula sa listahan.
  3. Sa detail panel ng member, hanapin ang Tier na field.
  4. Piliin ang gustong tier mula sa dropdown.
  5. I-click ang Save.

Inaasahang resulta: Ang member ngayon ay may napiling tier. Kapag sinisingil ang mga session ng member na ito, ang diskwento ng tier ay isasaalang-alang sa kalkulasyon ng gastos. ipinapakita ng profile ng member ang kanilang assigned na tier.

Paano Tingnan ang Transaction History ng isang Miyembro

ipinapakita ng transaction history ang lahat ng wallet load, wallet spend, session payment, refund, at loyalty point event para sa isang partikular na member.

  1. Pumunta sa Members na pahina.
  2. Piliin ang member mula sa listahan.
  3. Buksan ang detail panel ng member.
  4. Pumunta sa History o Transactions tab sa loob ng detail panel.
  5. Ang listahan ay nagpapakita ng lahat ng transaksyon sa reverse chronological na pagkakasunud-sunod kasama ang:
    • Petsa at oras.
    • Uri ng transportasyon (wallet load, wallet spend, session, refund, atbp.).
    • Halaga (positibo para sa mga load, negatibo para sa mga gastos).
    • Pinagmulan o konteksto (kung aling session o order ang kumonsumong pondo).
    • Cashier na nagsagawa ng aksyon.

Inaasahang resulta: Isang kumpletong audit trail ng lahat ng financial activity para sa member. Maaari kang mag-scroll o mag-filter ayon sa date range para mahanap ang mga partikular na transaksyon.

Paano Magbigay ng Libreng Oras sa isang Member

Maaari kang magdagdag ng time credit sa account ng isang miyembro. Ang mga time credit ay gumagana tulad ng wallet credit ngunit sa mga minuto sa halip na pera. Kapag nagsimula ng session ang member, ang system ay maaaring magbawas mula sa kanilang time balance.

  1. Pumunta sa Members na pahina.
  2. Piliin ang member mula sa listahan.
  3. Sa detail panel ng member, hanapin ang Time Packages o Time Credits na seksyon.
  4. I-click ang Add Time.
  5. Ilagay ang bilang ng mga minutong idadagdag (hal., 120 para sa dalawang oras ng libreng oras).
  6. Piliin ang credit type:
    • Manual para sa complimentary na oras na ibinigay ng cafe.
    • Bonus para sa promotional na oras mula sa isang campaign.
    • Paid para sa oras na binili sa pamamagitan ng isang package.
  7. Opsyonal na magtakda ng device restriction (PC lamang, Console lamang, o Both) para higpitan kung saan maaaring gamitin ang oras.
  8. Opsyonal na magtakda ng expiration date pagkatapos nito ay mag-e-expire ang hindi nagamit na oras.
  9. I-click ang Confirm.

Inaasahang resulta: Isang bagong time credit ay lilitaw sa account ng member na may tinukoy na mga minuto. Nag-a-update ang available na time balance ng member. Kapag nagsimula ng session ang member, mag-aalok ang system na magbawas mula sa kanilang time balance.

Paano Suriin ang Balance ng isang Member

Mabilis na pag-lookup ng balance nang hindi binubuksan ang buong transaction history.

  1. Pumunta sa Members na pahina.
  2. Gamitin ang search bar sa itaas para i-type ang username o display name ng member.
  3. Piliin ang member mula sa mga na-filter na resulta.
  4. Ipinapakita ng detail panel ng member ang kasalukuyang wallet balance (sa iyong base currency) at time balance (sa mga minuto) sa itaas ng panel.

Inaasahang resulta: Makikita mo ang kasalukuyang wallet balance at time balance ng member sa isang tingin. Ang mga halagang ito ay sumasalamin sa lahat ng load, gastos, at expiration hanggang sa kasalukuyang sandali.

Paano Pangasiwaan ang Utang ng Member

Kung ang isang member ay pinahintulutang magkaroon ng negatibong balance (utang), sinusubaybayan ng debt ledger kung magkano ang kanilang utang.

  1. Pumunta sa Members na pahina.
  2. Piliin ang member na may natitirang utang.
  3. Buksan ang kanilang detail panel at suriin ang Debt na seksyon.
  4. Ipinapakita ng debt ledger ang mga indibidwal na debt entry na may mga halaga at petsa.
  5. Para mabayaran ang utang, i-top up ang wallet ng member ng utang na halaga. Piliin ang "Paid" bilang uri ng pinagmulan para maitala nang maayos ang bayad.

Inaasahang resulta: Ang wallet top-up ay nagtatanggal ng utang. Ipinapakita ng debt ledger ang settlement entry. Ang net balance ng member ay bumabalik sa zero o positibo.

Mga Karaniwang Mali na Dapat Iwasan

  • Paggawa ng mga duplicate na username. Ang mga username ay natatangi at case-insensitive. Ang "JohnDoe" at "johndoe" ay itinuturing na pareho. Tatanggihan ng system ang mga duplicate.
  • Pagkalito ng wallet balance at time balance. Ang wallet ay pera (mga minor currency unit). Ang oras ay mga minuto. Sila ay magkahiwalay na sistema. Ang isang member ay maaaring magkaroon ng wallet credit ngunit walang time credit, o vice versa.
  • Pagtatakda ng max connections na napakataas. Kung ang isang miyembro ay maaaring mag-log in sa 5 PC nang sabay, maaari silang kumonsumo ng 5x ang mga pagsubok. Itakda ito sa 1 para sa karamihan ng mga miyembro.
  • Pagkalimot na piliin ang tamang uri ng credit. Ang paggamit ng "Paid" para sa isang complimentary na top-up ay nagpapalaki ng iyong mga revenue report. Gamitin ang "Bonus" o "Manual" para sa mga non-revenue credit.
  • Hindi pagtakda ng expiration sa promotional na oras. Ang mga libreng time credit na walang expiration date ay hindi mag-e-expire. Kung nilalayon mong limitahan ang promotional na oras, palaging magtakda ng expiry.
  • Pagtanggal ng member sa halip na pag-deactivate. Pinapanatili ng pag-deactivate ang kasaysayan at maaaring baguhin. Ang pagtanggal ay permanente at inaalis ang lahat ng mga kaugnay na rekord.