Mga Supplier

Ang pahina ng Mga Supplier ay naglalaman ng database ng mga vendor at supplier na pinagbibilhan ng iyong cafe ng mga produkto at serbisyo. Ang bawat rekord ng supplier ay nag-iimbak ng mga detalye ng kontak, mga tuntunin sa pagbabayad, at impormasyon sa buwis, na nagbibigay ng sentral na sanggunian para sa pamamahala ng iyong mga relasyon sa vendor.

Mga Patlang ng Rekord ng Supplier

Ang bawat rekord ng supplier ay naglalaman ng sumusunod na impormasyon:

Patlang	Paglalarawan
`name`	Ang pangalan ng supplier o kumpanya. Ito ang pangunahing pagkakakilanlan na ipinapakita sa mga listahan at tinutukoy mula sa mga entry ng imbentaryo.
`contact_person`	Ang pangalan ng iyong pangunahing kontak sa supplier (hal., isang sales representative o account manager).
`phone`	Ang numero ng telepono ng supplier para sa pag-order o paglutas ng mga isyu.
`email`	Ang email address ng supplier para sa mga kumpirmasyon ng order, invoice, o pangkalahatang komunikasyon.
`address`	Ang pisikal na address ng supplier, kapaki-pakinabang para sa koordinasyon ng paghahatid o pagbisita sa site.
`payment_term_days`	Ang bilang ng mga araw na pinapayagan para sa pagbabayad pagkatapos matanggap ang isang invoice (hal., 30 para sa net-30 terms). Nakakatulong ito sa pagsubaybay kung kailan dapat bayaran ang mga pagbabayad.
`tax_authority`	Ang awtoridad sa buwis o opisina ng buwis kung saan nakarehistro ang supplier, kung naaangkop.
`tax_identity`	Ang tax identification number ng supplier (TIN, VAT number, o katumbas). Kinakailangan para sa pormal na pag-invoice sa maraming hurisdiksyon.
`notes`	Isang patlang na may malayang teksto para sa anumang karagdagang impormasyon tungkol sa supplier (hal., mga iskedyul ng paghahatid, minimum na dami ng order, mga espesyal na kasunduan).

Pamamahala ng Aktibo / Hindi Aktibo

Ang mga supplier ay may active na flag na kumokontrol sa kanilang visibility:

Aktibo na mga supplier ay lumalabas sa listahan ng supplier at iminungkahi kapag nagre-record ng mga entry ng imbentaryo.
Hindi Aktibo na mga supplier ay nakatago mula sa aktibong listahan at mga mungkahi ngunit nananatili sa database. Ang mga nakaraang entry ng imbentaryo na tumutukoy sa supplier ay hindi apektado.

Ang pag-deactivate ng isang supplier ay kapaki-pakinabang kapag huminto ka sa pag-order mula sa isang vendor ngunit nais mong mapanatili ang kasaysayan ng pagbili para sa pag-uulat. Maaari mong i-reactivate ang isang supplier anumang oras sa pamamagitan ng pag-toggle pabalik ng flag.

Pag-uugnay ng Mga Supplier sa Mga Entry ng Imbentaryo

Ang pangunahing koneksyon sa pagitan ng mga supplier at ng natitirang bahagi ng sistema ay sa pamamagitan ng mga entry ng imbentaryo. Kapag nagre-record ka ng pagbili sa pahina ng Inventory, ang supplier_name na patlang ay tumutukoy sa isang supplier mula sa database na ito.

Habang ang link ay sa pamamagitan ng pangalan (hindi isang mahigpit na foreign key), ang sistema ay nagbibigay ng auto-complete na mga mungkahi mula sa iyong aktibong listahan ng supplier kapag nagta-type ng pangalan ng supplier sa form ng imbentaryo. Ito ay naghihikayat ng pagkakapare-pareho at ginagawang madali ang pag-filter ng kasaysayan ng imbentaryo ayon sa supplier.

Paglikha ng Bagong Supplier

Upang magdagdag ng bagong supplier:

Pumunta sa pahina ng Suppliers mula sa sidebar.
I-click ang button na Add Supplier.
Ipasok ang name (kinakailangan). Ito ang magiging hitsura ng supplier sa buong sistema.
Punan ang contact person, phone, email, at address kung mayroon.
Itakda ang payment terms (sa mga araw) upang masubaybayan ang mga petsa ng pag-due ng invoice.
Ipasok ang tax authority at tax identity kung kinakailangan para sa iyong accounting.
Magdagdag ng anumang notes tungkol sa relasyon sa supplier.
I-click ang Save.

Pag-edit ng Supplier

Piliin ang isang supplier mula sa listahan upang buksan ang kanilang detalye. Maaari mong i-update ang anumang patlang anumang oras. Kung babaguhin mo ang pangalan ng supplier, tandaan na ang mga umiiral na entry ng imbentaryo ay patuloy na tutukoy sa lumang pangalan (dahil ang link ay sa pamamagitan ng teksto, hindi sa pamamagitan ng ID). Para sa pinakamahusay na resulta, i-update ang pangalan sa mga umiiral na entry ng imbentaryo din, o gamitin ang patlang ng notes upang idokumento ang pagbabago ng pangalan.

Mga Gamit ng Supplier

Pagsubaybay sa Kasaysayan ng Pagbili

Sa pamamagitan ng patuloy na paggamit ng parehong pangalan ng supplier sa mga entry ng imbentaryo, maaari mong i-filter ang listahan ng imbentaryo ayon sa supplier upang makita:

Lahat ng item na binili mula sa isang partikular na vendor.
Kabuuang paggastos sa bawat supplier sa loob ng isang tiyak na panahon.
Aling mga produkto ang nagmumula sa aling mga supplier.

Pamamahala ng Mga Tuntunin sa Pagbabayad

Ang payment_term_days na patlang ay tumutulong sa iyo na magplano ng cash flow. Kapag pinagsama sa mga petsa ng entry ng imbentaryo, maaari mong kalkulahin kung kailan dapat bayaran ang mga pagbabayad at unahin ang naaayon. Ito ay lalong kapaki-pakinabang para sa mga cafe na bumibili sa credit mula sa maraming supplier na may iba't ibang tuntunin.

Pagsunod sa Buwis

Ang pag-record ng tax_authority at tax_identity para sa bawat supplier ay tinitiyak na mayroon kang kinakailangang impormasyon para sa:

Pagbuo ng mga ulat ng pagbili para sa pag-file ng buwis.
Pag-verify na ang mga invoice ng supplier ay may kasamang wastong mga numero ng pagkakakilanlan sa buwis.
Pagtugon sa mga audit ng awtoridad sa buwis na may kumpletong dokumentasyon ng vendor.