HandyCafe Docs
owner

Paano Mag-track ng Expenses at Inventory

Ang HandyCafe Server ay may kasamang mga tool para sa pag-record ng mga gastos sa negosyo, pamamahala ng iyong supplier directory, at pag-track ng mga pagbili ng inventory. Sinasaklaw ng gabay na ito ang bawat isa sa mga workflow na ito hakbang-hakbang.

Paano Mag-record ng Gastos sa Negosyo

Ang mga gastos ay kumakatawan sa anumang halaga na natamo ng iyong negosyo. Mag-track ng upa, mga utility, pagbili ng kagamitan, mga subscription sa software, at anumang iba pang papalabas na bayad.

Kakailanganin Mo

  • HandyCafe Server na tumatakbo.
  • Admin o owner-level na access.
  • Ang mga detalye ng gastos: titulo, halaga, pangalan ng vendor, at due date.

Mga Hakbang

  1. I-click ang Expenses sa kaliwang sidebar ng HandyCafe Server application.
  2. I-click ang Add na button para gumawa ng bagong expense record.
  3. Maglagay ng Title na malinaw na naglalarawan ng gastos. Halimbawa: "Electricity Bill - Abril 2026."
  4. Ilagay ang Amount sa iyong lokal na currency.
  5. Ilagay ang pangalan ng Vendor. Halimbawa: "City Power Company." Ito ang negosyo o tao na pagbabayaran mo.
  6. Itakda ang Due Date para sa oras ng pagbabayad. Opsyonal, kung ang gastos ay nabayaran na, lagyan ng tsek ang Paid toggle at ilagay ang Paid Date. I-click ang Save.

Inaasahang Resulta

Ang gastos ay lilitaw sa listahan ng mga gastos. Ang mga hindi pa bayad na gastos ay naka-highlight para mabilis mong makita kung ano ang natitirang bayad. Ang kabuuang halaga ng gastos ay kasama sa iyong financial reporting.

Mga Karaniwang Mali

  • Hindi paglalagay ng malinaw, mapaglarawang titulo. Ang "Miscellaneous" ay walang sinasabi sa iyo kapag sinusuri mo ang mga gastos ilang buwan mamaya. Maging tiyak.
  • Pagkalimot na i-update ang paid status pagkatapos magbayad. Ang iyong unpaid na balance ay magpapakita ng mas mataas kaysa sa aktwal.

Paano Tingnan ang Mga Hindi Pa Bayad na Gastos

Mabilis na mag-filter para makita lamang ang mga gastos na hindi pa nabayaran.

Kakailanganin Mo

  • Hindi bababa sa isang gastos na naitala sa system.

Mga Hakbang

  1. Pumunta sa Expenses na pahina.
  2. I-click ang Unpaid filter tab sa itaas ng listahan ng mga gastos.
  3. Ang listahan ay nagpapakita na ngayon lamang ng mga gastos kung saan ang paid status ay hindi naka-tsek.

Inaasahang Resulta

Isang filtered na view na nagpapakita nang eksklusibo ng mga hindi pa bayad na gastos. Gamitin ito para bigyang-prioridad ang mga paparating na bayad at tiyaking walang nakalusot.

Paano Markahan ang isang Gastos bilang Nabayaran

Kapag nagbayad ka, i-update ang rekord para ipakita ito.

Kakailanganin Mo

  • Isang existing na hindi pa bayad na gastos sa system.

Mga Hakbang

  1. Pumunta sa Expenses na pahina.
  2. Hanapin ang gastos na nabayaran mo. I-click ito para buksan ang view ng detalye.
  3. I-click ang Mark Paid na button o i-toggle ang paid status sa on.
  4. Ang paid date ay awtomatikong nakatakda sa ngayon. I-adjust ito kung ang aktwal na bayad ay ginawa sa ibang petsa.
  5. I-save ang mga pagbabago.

Inaasahang Resulta

Ang gastos ay lilipat mula sa Unpaid filter patungo sa Paid filter. Ang iyong unpaid na balance ay bumababa ng markadong halaga.

Paano Magdagdag ng Supplier

Ang mga supplier ang mga negosyo na pinagbibilhan mo ng mga kalakal at serbisyo. Ang pagpapanatili ng supplier directory ay nagpapahintulot sa iyo na mabilis na maiugnay ang mga pagbili sa tamang vendor.

Kakailanganin Mo

  • Impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng supplier: pangalan, telepono, email, address.
  • Opsyonal: mga tuntunin ng pagbabayad, tax ID.

Mga Hakbang

  1. I-click ang Stock sa kaliwang sidebar at lumipat sa tab na Suppliers.
  2. I-click ang New Supplier na button para gumawa ng bagong supplier record.
  3. Ilagay ang Name ng supplier. Halimbawa: "TechParts Wholesale."
  4. Ilagay ang pangalan ng Contact Person kung mayroon kang partikular na punto ng pakikipag-ugnayan sa supplier.
  5. Punan ang Phone Number at Email Address.
  6. Ilagay ang Address para sa lokasyon ng negosyo ng supplier.
  7. Opsyonal na ilagay ang Payment Terms (tulad ng "Net 30" o "Due on receipt") at ang Tax ID ng supplier para sa iyong mga talaan ng accounting.
  8. I-click ang Save.

Inaasahang Resulta

Ang supplier ay lilitaw sa iyong supplier directory. Maaari mo na ngayong i-reference ang supplier na ito kapag nagtatala ng mga pagbili ng inventory.

Mga Karaniwang Mali

  • Paggawa ng mga duplicate na entry ng supplier na may bahagyang magkaibang mga pangalan (halimbawa "TechParts" at "Tech Parts Wholesale"). Maghanap sa existing na listahan bago magdagdag ng bagong supplier.
  • Pag-iwan ng mga contact field na walang laman. Kapag kailangan mong mag-reorder o mag-dispute ng invoice, kakailanganin mo ang impormasyong ito.

Paano Mag-record ng Pagbili ng Inventory

Ang mga pagbili ng inventory ay nag-ta-track ng binibili mo para sa cafe. Kasama dito ang pagkain at inumin para sa snack bar, mga computer peripheral, mga kagamitan sa paglilinis, at anumang pisikal na kalakal.

Kakailanganin Mo

  • Isang supplier na naidagdag na sa system (o maaari kang magdagdag ng isa sa panahon ng prosesong ito).
  • Ang invoice o resibo mula sa pagbili.

Mga Hakbang

  1. I-click ang Stock sa kaliwang sidebar at lumipat sa tab na Stock Receipt.
  2. Piliin o i-type ang Supplier. Kung ang supplier ay wala sa listahan, maaari mo silang idagdag muna mula sa tab na Suppliers (tingnan ang seksyon ng supplier sa itaas).
  3. Ilagay ang Invoice No at ang Invoice Date mula sa invoice ng supplier. Iniuugnay nito ang resibo sa isang partikular na dokumento ng pagbili.
  4. I-click ang Add line para sa bawat item sa invoice.
  5. I-scan o i-type ang Barcode o piliin ang Product ayon sa pangalan. Ang item na wala pa sa katalogo ay maaaring idagdag bilang bagong produkto nang direkta mula sa linya.
  6. Ilagay ang Quantity na binili at ang Purchase price para sa isang unit. Opsyonal na ilagay ang Discount at ang VAT rate mula sa invoice.
  7. Ulitin para sa bawat linya, pagkatapos ay suriin ang subtotal, discount, VAT at grand total.
  8. I-click ang Save.

Inaasahang Resulta

Ang resibo ay naitala na awtomatikong kinalkula ang mga kabuuan. Tumataas ang antas ng stock ng bawat produkto sa resibo ayon sa mga natanggap na dami. Isang purchase na galaw ang lumalabas sa kasaysayan ng galaw ng bawat produkto. Lumalabas ang resibo sa Receipt history.

Mga Karaniwang Mali

  • Paglalagay ng kabuuang gastos sa purchase price field sa halip ng presyo bawat unit. Kung bumili ka ng 24 lata para sa kabuuang $36, ang purchase price ay dapat $1.50, hindi $36.
  • Paglaktaw sa invoice number. Hindi maise-save ang resibo nang wala ito at mawawala ang pagsubaybay pabalik sa orihinal na dokumento ng pagbili.

Paano Mag-track ng Mga Antas ng Stock ng Produkto

Nagbabago ang mga antas ng stock habang nagbebenta ka ng mga item sa pamamagitan ng order system at nagdaragdag ng bagong inventory.

Kakailanganin Mo

  • Mga produkto na na-configure sa Products na pahina.
  • Mga order na pinoproseso sa pamamagitan ng system.

Paano Gumagana ang mga Pagbabago sa Stock

  • Awtomatikong pagbaba sa pagbebenta: Kapag nagproseso ang cashier ng order na may kasamang produkto, ang system ay awtomatikong binabawasan ang stock count para sa produkto na iyon ng nabentang dami.
  • Awtomatikong pagtaas sa resibo: Ang pag-save ng stock receipt ay nagpapataas ng stock ng bawat produkto dito ayon sa natanggap na dami. Walang hiwalay na hakbang ng pag-update ang kailangan.
  • Manu-manong pagsasaayos: Para sa pagkasira, pagkabasag o mga pagwawasto, gamitin ang mga aksyong Fix stock, Waste at Count sa tab na Stock Status ng pahina ng Stock. Ang bawat pagbabago ay napupunta sa kasaysayan ng galaw ng produkto.

Mga Hakbang para Suriin ang Mga Kasalukuyang Antas ng Stock

  1. I-click ang Stock sa kaliwang sidebar at lumipat sa tab na Stock Status.
  2. Suriin ang listahan. Ang bawat produkto ay nagpapakita ng stock, threshold, huling galaw at halaga ng stock nito.
  3. Gamitin ang Critical only na filter para makita ang mga produktong nasa o mas mababa sa kanilang threshold. Itakda ang mga threshold gamit ang Edit threshold.
  4. Buksan ang kasaysayan ng galaw ng anumang produkto para makita ang petsa, dahilan, pagbabago, resultang antas at cashier para sa bawat pagbabago sa stock.

Inaasahang Resulta

Isang malinaw na view kung ano ang nasa stock at kung ano ang kailangang i-reorder. Ang mga produkto na naibenta hanggang sa mababang antas ay madaling makita.

Mga Karaniwang Mali

  • Hindi pagtatala ng basura o pagkasira. Kung ang isang lata ng soda ay nahulog at hindi mabenta, itala ito gamit ang aksyong Waste. Kung hindi, ang iyong aktwal na bilang ay hindi tutugma sa bilang ng system.
  • Pagkalimot na magpasok ng stock receipt pagkatapos matanggap ang isang shipment. Alam lamang ng system ang tungkol sa inventory na naipasok. Ang pisikal na stock sa iyong istante na hindi naitala sa system ay lumilikha ng pagkakaiba.
  • Pag-asa lamang sa awtomatikong pagsubaybay nang walang pana-panahong pisikal na bilang. Kahit ang pinakamahusay na tracking system ay nagbabago sa paglipas ng oras. Gumawa ng pisikal na bilang lingguhan at itala ito gamit ang aksyong Count sa tab na Stock Status.