HandyCafe Docs
owner

Paano Mag-track ng Expenses at Inventory

Ang HandyCafe Server ay may kasamang mga tool para sa pag-record ng mga gastos sa negosyo, pamamahala ng iyong supplier directory, at pag-track ng mga pagbili ng inventory. Sinasaklaw ng gabay na ito ang bawat isa sa mga workflow na ito hakbang-hakbang.

Paano Mag-record ng Gastos sa Negosyo

Ang mga gastos ay kumakatawan sa anumang halaga na natamo ng iyong negosyo. Mag-track ng upa, mga utility, pagbili ng kagamitan, mga subscription sa software, at anumang iba pang papalabas na bayad.

Kakailanganin Mo

  • HandyCafe Server na tumatakbo.
  • Admin o owner-level na access.
  • Ang mga detalye ng gastos: titulo, halaga, pangalan ng vendor, at due date.

Mga Hakbang

  1. I-click ang Expenses sa kaliwang sidebar ng HandyCafe Server application.
  2. I-click ang Add na button para gumawa ng bagong expense record.
  3. Maglagay ng Title na malinaw na naglalarawan ng gastos. Halimbawa: "Electricity Bill - Abril 2026."
  4. Ilagay ang Amount sa iyong lokal na currency.
  5. Ilagay ang pangalan ng Vendor. Halimbawa: "City Power Company." Ito ang negosyo o tao na pagbabayaran mo.
  6. Itakda ang Due Date para sa oras ng pagbabayad. Opsyonal, kung ang gastos ay nabayaran na, lagyan ng tsek ang Paid toggle at ilagay ang Paid Date. I-click ang Save.

Inaasahang Resulta

Ang gastos ay lilitaw sa listahan ng mga gastos. Ang mga hindi pa bayad na gastos ay naka-highlight para mabilis mong makita kung ano ang natitirang bayad. Ang kabuuang halaga ng gastos ay kasama sa iyong financial reporting.

Mga Karaniwang Mali

  • Hindi paglalagay ng malinaw, mapaglarawang titulo. Ang "Miscellaneous" ay walang sinasabi sa iyo kapag sinusuri mo ang mga gastos ilang buwan mamaya. Maging tiyak.
  • Pagkalimot na i-update ang paid status pagkatapos magbayad. Ang iyong unpaid na balance ay magpapakita ng mas mataas kaysa sa aktwal.

Paano Tingnan ang Mga Hindi Pa Bayad na Gastos

Mabilis na mag-filter para makita lamang ang mga gastos na hindi pa nabayaran.

Kakailanganin Mo

  • Hindi bababa sa isang gastos na naitala sa system.

Mga Hakbang

  1. Pumunta sa Expenses na pahina.
  2. I-click ang Unpaid filter tab sa itaas ng listahan ng mga gastos.
  3. Ang listahan ay nagpapakita na ngayon lamang ng mga gastos kung saan ang paid status ay hindi naka-tsek.

Inaasahang Resulta

Isang filtered na view na nagpapakita nang eksklusibo ng mga hindi pa bayad na gastos. Gamitin ito para bigyang-prioridad ang mga paparating na bayad at tiyaking walang nakalusot.

Paano Markahan ang isang Gastos bilang Nabayaran

Kapag nagbayad ka, i-update ang rekord para ipakita ito.

Kakailanganin Mo

  • Isang existing na hindi pa bayad na gastos sa system.

Mga Hakbang

  1. Pumunta sa Expenses na pahina.
  2. Hanapin ang gastos na nabayaran mo. I-click ito para buksan ang view ng detalye.
  3. I-click ang Mark Paid na button o i-toggle ang paid status sa on.
  4. Ang paid date ay awtomatikong nakatakda sa ngayon. I-adjust ito kung ang aktwal na bayad ay ginawa sa ibang petsa.
  5. I-save ang mga pagbabago.

Inaasahang Resulta

Ang gastos ay lilipat mula sa Unpaid filter patungo sa Paid filter. Ang iyong unpaid na balance ay bumababa ng markadong halaga.

Paano Magdagdag ng Supplier

Ang mga supplier ang mga negosyo na pinagbibilhan mo ng mga kalakal at serbisyo. Ang pagpapanatili ng supplier directory ay nagpapahintulot sa iyo na mabilis na maiugnay ang mga pagbili sa tamang vendor.

Kakailanganin Mo

  • Impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng supplier: pangalan, telepono, email, address.
  • Opsyonal: mga tuntunin ng pagbabayad, tax ID.

Mga Hakbang

  1. I-click ang Suppliers sa kaliwang sidebar.
  2. I-click ang Add na button para gumawa ng bagong supplier record.
  3. Ilagay ang Name ng supplier. Halimbawa: "TechParts Wholesale."
  4. Ilagay ang pangalan ng Contact Person kung mayroon kang partikular na punto ng pakikipag-ugnayan sa supplier.
  5. Punan ang Phone Number at Email Address.
  6. Ilagay ang Address para sa lokasyon ng negosyo ng supplier.
  7. Opsyonal na ilagay ang Payment Terms (tulad ng "Net 30" o "Due on receipt") at ang Tax ID ng supplier para sa iyong mga talaan ng accounting.
  8. I-click ang Save.

Inaasahang Resulta

Ang supplier ay lilitaw sa iyong supplier directory. Maaari mo na ngayong i-reference ang supplier na ito kapag nagtatala ng mga pagbili ng inventory.

Mga Karaniwang Mali

  • Paggawa ng mga duplicate na entry ng supplier na may bahagyang magkaibang mga pangalan (halimbawa "TechParts" at "Tech Parts Wholesale"). Maghanap sa existing na listahan bago magdagdag ng bagong supplier.
  • Pag-iwan ng mga contact field na walang laman. Kapag kailangan mong mag-reorder o mag-dispute ng invoice, kakailanganin mo ang impormasyong ito.

Paano Mag-record ng Pagbili ng Inventory

Ang mga pagbili ng inventory ay nag-ta-track ng binibili mo para sa cafe. Kasama dito ang pagkain at inumin para sa snack bar, mga computer peripheral, mga kagamitan sa paglilinis, at anumang pisikal na kalakal.

Kakailanganin Mo

  • Isang supplier na naidagdag na sa system (o maaari kang magdagdag ng isa sa panahon ng prosesong ito).
  • Ang invoice o resibo mula sa pagbili.

Mga Hakbang

  1. I-click ang Inventory sa kaliwang sidebar.
  2. I-click ang Add na button para gumawa ng bagong inventory record.
  3. Ilagay ang Invoice Number mula sa invoice ng supplier. Iniuugnay nito ang rekord sa isang partikular na dokumento ng pagbili.
  4. Piliin ang Supplier mula sa dropdown na listahan. Kung ang supplier ay wala sa listahan, kailangan mo munang idagdag sila (tingnan ang seksyon ng supplier sa itaas).
  5. Ilagay ang Item Name. Halimbawa: "Energy Drink - 500ml" o "USB Mouse."
  6. Ilagay ang Unit ng sukat (tulad ng "each", "pack", "box", o "kg").
  7. Ilagay ang Quantity na binili at ang Unit Price para sa isang unit.
  8. Piliin ang Currency kung ang iyong system ay sumusuporta ng maramihang currency.
  9. Pumili ng Category para ayusin ang pagbili (tulad ng "Beverages", "Hardware", o "Supplies").
  10. Magdagdag ng anumang Notes para sa mga lot number, brand name, expiry date, o iba pang mga detalye na may kaugnayan sa pagbiling ito. I-click ang Save.

Inaasahang Resulta

Ang pagbili ng inventory ay naitala na ang kabuuang gastos ay awtomatikong kinalkula (dami pinarami ng unit price). Ang rekord ay naka-link sa supplier at nakategorya para sa pag-uulat.

Mga Karaniwang Mali

  • Paglalagay ng kabuuang gastos sa unit price field sa halip ng presyo bawat unit. Kung bumili ka ng 24 lata para sa kabuuang $36, ang unit price ay dapat $1.50, hindi $36.
  • Paglaktaw sa invoice number. Kung wala ito, hindi mo maaaring ma-trace ang rekord pabalik sa orihinal na dokumento ng pagbili para sa mga pagbabalik o dispute.

Paano Mag-track ng Mga Antas ng Stock ng Produkto

Nagbabago ang mga antas ng stock habang nagbebenta ka ng mga item sa pamamagitan ng order system at nagdaragdag ng bagong inventory.

Kakailanganin Mo

  • Mga produkto na na-configure sa Products na pahina.
  • Mga order na pinoproseso sa pamamagitan ng system.

Paano Gumagana ang mga Pagbabago sa Stock

  • Awtomatikong pagbaba sa pagbebenta: Kapag nagproseso ang cashier ng order na may kasamang produkto, ang system ay awtomatikong binabawasan ang stock count para sa produkto na iyon ng nabentang dami.
  • Manu-manong pagsasaayos: Para sa pagkasira, pagkasira, pagbabalik, o mga pagwawasto, direktang i-edit ang stock count ng produkto sa Products na pahina. Pumunta sa Products, hanapin ang item, at i-update ang quantity field.
  • Pagre-restock mula sa mga pagbili ng inventory: Pagkatapos mag-record ng pagbili ng inventory, i-update ang stock count ng kaugnay na produkto sa Products na pahina para ipakita ang bagong supply.

Mga Hakbang para Suriin ang Mga Kasalukuyang Antas ng Stock

  1. Pumunta sa Products na pahina sa kaliwang sidebar.
  2. Suriin ang listahan ng produkto. Ang bawat produkto ay nagpapakita ng kasalukuyang stock quantity nito.
  3. Ang mga produkto na may mababang stock ay naka-highlight para makuha ang iyong pansin.
  4. I-click ang anumang produkto para makita ang mga detalye nito, kasama ang kasalukuyang bilang at kamakailang aktibidad sa pagbebenta.

Inaasahang Resulta

Isang malinaw na view kung ano ang nasa stock at kung ano ang kailangang i-reorder. Ang mga produkto na naibenta hanggang sa mababang antas ay madaling makita.

Mga Karaniwang Mali

  • Hindi pagtatala ng basura o pagkasira. Kung ang isang lata ng soda ay nahulog at hindi mabenta, ang stock count ay dapat manu-manong bawasan. Kung hindi, ang iyong aktwal na bilang ay hindi tutugma sa bilang ng system.
  • Pagkalimot na i-update ang stock pagkatapos matanggap ang isang shipment. Alam lamang ng system ang tungkol sa inventory na naipasok. Ang pisikal na stock sa iyong istante na hindi naitala sa system ay lumilikha ng pagkakaiba.
  • Pag-asa lamang sa awtomatikong pagbaba nang walang pana-panahong pisikal na bilang. Kahit ang pinakamahusay na tracking system ay nagbabago sa paglipas ng oras. Gumawa ng pisikal na bilang lingguhang at alamin ito sa mga numero ng system.