Kasa

HandyCafe'deki kasa, her kasiyerin vardiyası boyunca para akışını takip eder. Her işlemi kaydederek ve vardiya sonunda beklenen bakiyeyi gerçek nakit sayımıyla karşılaştırarak hesap verilebilirliği sağlar.

Nasıl Çalışır

Kasa vardiya kavramına dayalı olarak çalışır. Bir kasiyer HandyCafe sunucusuna her giriş yaptığında yeni bir vardiya oturumu başlar. Çıkış yaptığında vardiya kapanır. Bu süre zarfında gerçekleşen tüm mali işlemler ilgili kasiyerin vardiyasına kaydedilir.

Kasiyer Giriş Yapar  -->  Vardiya Başlar (açılış bakiyesi belirlenir)
       |
       |  ... vardiya boyunca işlemler gerçekleşir ...
       |      - Oturum ödemeleri
       |      - Sipariş ödemeleri
       |      - Diğer işlemler
       |
Kasiyer Çıkış Yapar  -->  Vardiya Kapanır (gerçek bakiye kaydedilir)

Açılış Bakiyesi

Kasiyer vardiyasına başladığında açılış bakiyesi kaydedilir. Bu, vardiya başında kasadaki nakit miktarını temsil eder.

Açılış bakiyesi, vardiya boyunca yapılacak tüm hesaplamaların temelini oluşturur. Genellikle şu şekillerde belirlenir:

• Önceki vardiyânın kapanış bakiyesi (nakit gece boyunca kasada kaldıysa).
• Kafenin her gün başladığı sabit bir avans tutarı (örneğin para üstü vermek için 50 veya 100 TL).

Doğru bir açılış bakiyesi belirlemek önemlidir çünkü sistem beklenen kapanış bakiyesini buna göre hesaplar.

Vardiya Sırasındaki İşlemler

Vardiya sırasında gerçekleşen her mali işlem kaydedilir ve aktif kasiyere bağlanır:

Oturum Ödemeleri

Bir bilgisayar veya konsol oturumu sona erip müşteri ödeme yaptığında ödeme işlem olarak kaydedilir. İşlem tutarı, ödeme yöntemi ve ilgili oturumu içerir.

Sipariş Ödemeleri

Bir sipariş kapatıldığında (yiyecek, içecek, aksesuar) ödeme kaydedilir. Oturum ödemeleri gibi tutar, ödeme yöntemi ve ilgili siparişi takip eder.

Diğer İşlemler

Vardiya sırasındaki diğer tüm parasal hareketler de takip edilir. Böylece kasadan geçen tüm para akışının eksiksiz bir kaydı tutulur.

Her işlem şu bilgileri kaydeder:

• Tutar: İşlemin parasal değeri.
• Ödeme yöntemi: Müşterinin nasıl ödediği (nakit, kart, mobil ödeme vb.).
• Tür: Oturum ödemesi, sipariş ödemesi veya başka bir kategori olup olmadığı.
• Zaman damgası: İşlemin tam olarak ne zaman gerçekleştiği.
• Kasiyer: İşlemi hangi kasiyerin işlediği.
• İlgili varlık: İşlemin ait olduğu oturum veya sipariş.

Beklenen Bakiye

Sistem vardiya boyunca beklenen bakiyeyi otomatik olarak hesaplar:

Beklenen Bakiye = Açılış Bakiyesi + Tüm Nakit İşlemlerin Toplamı

Yalnızca nakit işlemler beklenen nakit bakiyeye katkı sağlar. Kart ödemeleri ve diğer nakit dışı ödeme yöntemleri ayrı olarak izlenir çünkü kasadaki fiziksel nakiti etkilemezler.

Beklenen bakiye, kaydedilen tüm işlemlere göre kasada ne kadar nakit olması gerektiğini söyler. Yeni işlemler işlendikçe gerçek zamanlı olarak güncellenir.

Kapanış Bakiyesi

Kasiyerin vardiyası sona erdiğinde (çıkış yaptığında) gerçek kapanış bakiyesi kaydedilir. Bu, kasada fiziksel olarak sayılan nakit miktarıdır.

Kasiyer (veya bir amir) kasadaki nakdi sayar ve gerçek tutarı girer. Ardından sistem bunu beklenen bakiyeyle karşılaştırır.

Fark Takibi

Sistem kasanın içermesi gereken miktar ile gerçekte içerdiği miktar arasındaki farkı hesaplar:

Fark = Gerçek Bakiye - Beklenen Bakiye

Fark takibi HandyCafe'nin en önemli hesap verilebilirlik özelliklerinden biridir. Sahiplerin tutarsızlıkları hızla belirlemesini ve nedenlerini araştırmasını sağlar.

Kasiyer Ataması

Her işlem, işlemi gerçekleştiren kasiyere kalıcı olarak bağlanır. Bu şu anlama gelir:

• Her kasiyerin vardiyası boyunca ne kadar gelir oluşturduğunu görebilirsiniz.
• Kapanış bakiyesinde bir tutarsızlık varsa vardiyadan hangi kasiyerin sorumlu olduğunu bilirsiniz.
• Birden fazla kasiyer üst üste gelen vardiyalarda çalışabilir ve işlemleri bağımsız olarak takip edilir.
• Performans değerlendirmeleri için kasiyer bazında vardiya raporları oluşturulabilir.

Vardiya Özeti

Vardiya sonunda şu bilgileri içeren bir özet görüntülenebilir:

• Açılış bakiyesi: Vardiyânın başladığı tutar.
• Toplam işlem: Vardiya boyunca işlenen işlem sayısı.
• İşlem dökümü: Ödeme yöntemine göre (nakit, kart vb.) gelir ayrımı.
• Beklenen kapanış bakiyesi: Kaydedilen işlemlere göre kasanın içermesi gereken tutar.
• Gerçek kapanış bakiyesi: Vardiya sonunda sayılan nakit.
• Fark: Fazlalık veya eksiklik tutarı.

Bu özet, vardiyânın mali durumunun bir bakışta görünmesini sağlar.

Kasa Raporuyla Entegrasyon

Kasa verileri doğrudan Kasa Raporu'na beslenir. Kasa Raporu kafenizin mali performansının daha geniş bir görünümünü sağlar:

• Bireysel vardiya özetleri Kasa Raporu'nda toplanır.
• Belirli bir personelin vardiyalarını görmek için Kasa Raporu'nu kasiyere göre filtreleyebilirsiniz.
• Tarih aralığı filtreleri vardiya kalıplarını zaman içinde analiz etmenizi sağlar.
• Kasa Raporu fazlalık ve eksikliklerdeki eğilimlerini göstererek sistemik sorunları belirlemenize yardımcı olur.

Ayrıntılı mali analiz ve raporlama bilgisi için Kasa Raporu sayfasına bakın.

En İyi Uygulamalar

• Açılış bakiyesini her zaman doğru belirleyin. Yanlış bir açılış bakiyesi beklenen bakiyeyi güvensiz kılar ve tüm vardiya takip sistemini zayıflatır.
• Vardiya sonunda nakdi dikkatli sayın. Her banknot ve bozuk parayı saymak için zaman ayırın. Acele edilen sayımlar yanlış tutarsızlıklara yol açar.
• Tüm tutarsızlıkları araştırın. Küçük bile olsa tekrarlanan eksiklikler daha büyük bir soruna işaret edebilir. Kaynağı bulmak için vardiyânın işlem kaydını inceleyin.
• Tutarlı avans tutarları kullanın. Her vardiyaya aynı avansla başlamak (örneğin her zaman 100 TL) açılış bakiyelerini doğrulamayı ve vardiyaları karşılaştırmayı kolaylaştırır.
• Vardiya özetlerini düzenli olarak inceleyin. Büyük bir tutarsızlık ortaya çıkmasını beklemeyin. Günlük vardiya özetlerini incelemek sorunları erken yakalamaya yardımcı olur.