HandyCafe Docs
owner

Gider ve Envanter Nasıl Takip Edilir

HandyCafe Server, işletme giderlerini kaydetmek, tedarikçi dizininizi yönetmek ve envanter alımlarını takip etmek için araçlar içerir. Bu kılavuz, her bir iş akışını adım adım ele alır.

İşletme Gideri Nasıl Kaydedilir

Giderler, işletmenizin katlandığı her türlü maliyeti temsil eder. Kira, fatura, ekipman alımları, yazılım abonelikleri ve diğer tüm çıkış ödemelerini takip edin.

İhtiyacınız Olanlar

  • HandyCafe Server çalışıyor olmalı.
  • Yönetici veya sahip düzeyinde erişim.
  • Gider detayları: başlık, tutar, satıcı adı ve son ödeme tarihi.

Adımlar

  1. HandyCafe Server uygulamasının sol kenar çubuğunda Giderler'e tıklayın.
  2. Yeni bir gider kaydı oluşturmak için Ekle butonuna tıklayın.
  3. Gideri açıkça tanımlayan bir Başlık girin. Örneğin: "Elektrik Faturası - Nisan 2026."
  4. Yerel para biriminizde Tutar girin.
  5. Satıcı adını girin. Örneğin: "Şehir Elektrik Şirketi." Bu, ödeme yapmanız gereken işletme veya kişidir.
  6. Ödemenin yapılması gereken Son Ödeme Tarihi'ni ayarlayın. İsteğe bağlı olarak, gider zaten ödendiyse, Ödendi seçeneğini işaretleyin ve Ödeme Tarihi'ni girin. Kaydet'e tıklayın.

Beklenen Sonuç

Gider, gider listesinde görünür. Ödenmemiş giderler vurgulanır, böylece hangi ödemelerin beklemede olduğunu hızlıca görebilirsiniz. Toplam gider tutarı, finansal raporlamanıza dahil edilir.

Yaygın Hatalar

  • Açık ve açıklayıcı bir başlık girmemek. "Çeşitli" gibi bir başlık, aylar sonra giderleri incelerken size hiçbir şey söylemez. Spesifik olun.
  • Ödeme yaptıktan sonra ödeme durumunu güncellemeyi unutmak. Ödenmemiş bakiyeniz gerçekte olduğundan daha yüksek görünecektir.

Ödenmemiş Giderler Nasıl Görüntülenir

Henüz ödenmemiş giderleri hızlıca filtreleyin.

İhtiyacınız Olanlar

  • Sistemde kaydedilmiş en az bir gider.

Adımlar

  1. Giderler sayfasına gidin.
  2. Gider listesinin üst kısmındaki Ödenmemiş filtre sekmesine tıklayın.
  3. Liste artık sadece ödeme durumu işaretlenmemiş giderleri gösterir.

Beklenen Sonuç

Yalnızca ödenmemiş giderleri gösteren filtrelenmiş bir görünüm. Bu görünümü, yaklaşan ödemeleri önceliklendirip hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamak için kullanın.

Bir Gider Nasıl Ödenmiş Olarak İşaretlenir

Ödeme yaptığınızda, kaydı buna göre güncelleyin.

İhtiyacınız Olanlar

  • Sistemde mevcut bir ödenmemiş gider.

Adımlar

  1. Giderler sayfasına gidin.
  2. Ödediğiniz gideri bulun. Detay görünümünü açmak için üzerine tıklayın.
  3. Ödendi Olarak İşaretle butonuna tıklayın veya ödeme durumunu açın.
  4. Ödeme tarihi otomatik olarak bugüne ayarlanır. Gerçek ödeme farklı bir tarihte yapıldıysa, bunu ayarlayın.
  5. Değişiklikleri kaydedin.

Beklenen Sonuç

Gider, Ödenmemiş filtresinden Ödenmiş filtresine taşınır. Ödenmemiş bakiyeniz işaretlenen tutar kadar azalır.

Tedarikçi Nasıl Eklenir

Tedarikçiler, mal ve hizmet satın aldığınız işletmelerdir. Bir tedarikçi dizini tutmak, alımları doğru satıcıyla hızlıca ilişkilendirmenizi sağlar.

İhtiyacınız Olanlar

  • Tedarikçi iletişim bilgileri: ad, telefon, e-posta, adres.
  • İsteğe bağlı: ödeme koşulları, vergi kimlik numarası.

Adımlar

  1. Sol kenar çubuğunda Stok'a tıklayın ve Tedarikçiler sekmesine geçin.
  2. Yeni bir tedarikçi kaydı oluşturmak için Yeni Tedarikçi butonuna tıklayın.
  3. Tedarikçinin Adı'nı girin. Örneğin: "TechParts Toptan."
  4. Tedarikçide belirli bir iletişim kişiniz varsa, İletişim Kişisi adını girin.
  5. Telefon Numarası ve E-posta Adresi'ni doldurun.
  6. Tedarikçinin iş yeri Adresi'ni girin.
  7. İsteğe bağlı olarak, muhasebe kayıtlarınız için Ödeme Koşulları (örneğin "Net 30" veya "Fatura alındığında ödenecek") ve tedarikçinin Vergi Kimlik Numarası'nı girin.
  8. Kaydet'e tıklayın.

Beklenen Sonuç

Tedarikçi, tedarikçi dizininizde görünür. Artık envanter alımlarını kaydederken bu tedarikçiye referans verebilirsiniz.

Yaygın Hatalar

  • Hafif farklı isimlerle (örneğin "TechParts" ve "Tech Parts Toptan") yinelenen tedarikçi girişleri oluşturmak. Yeni bir tedarikçi eklemeden önce mevcut listeyi arayın.
  • İletişim alanlarını boş bırakmak. Yeniden sipariş vermeniz veya bir faturayı tartışmanız gerektiğinde bu bilgilere ihtiyacınız olacak.

Envanter Satın Alımı Nasıl Kaydedilir

Envanter alımları, kafe için satın aldığınız ürünleri takip eder. Bu, atıştırmalık barı için yiyecek ve içecekler, bilgisayar çevre birimleri, temizlik malzemeleri ve diğer fiziksel ürünleri içerir.

İhtiyacınız Olanlar

  • Sisteme zaten eklenmiş bir tedarikçi (veya bu süreçte bir tane ekleyebilirsiniz).
  • Satın alma faturası veya makbuzu.

Adımlar

  1. Sol kenar çubuğunda Stok'a tıklayın ve Stok Alımı sekmesine geçin.
  2. Tedarikçi'yi seçin veya yazın. Tedarikçi listede yoksa önce Tedarikçiler sekmesinden ekleyebilirsiniz (yukarıdaki tedarikçi bölümüne bakın).
  3. Tedarikçinin faturasından Fatura No ve Fatura Tarihi'ni girin. Bu, alımı belirli bir satın alma belgesine bağlar.
  4. Faturadaki her kalem için Satır ekle'ye tıklayın.
  5. Barkodu tarayın veya yazın ya da Ürünü adına göre seçin. Henüz katalogda olmayan bir kalem doğrudan satırdan yeni ürün olarak eklenebilir.
  6. Satın alınan Miktar ve bir birim için Alış fiyatı'nı girin. İsteğe bağlı olarak faturadan İndirim ve KDV oranını girin.
  7. Her satır için tekrarlayın, ardından ara toplamı, indirimi, KDV'yi ve genel toplamı gözden geçirin.
  8. Kaydet'e tıklayın.

Beklenen Sonuç

Alım, toplamları otomatik olarak hesaplanarak kaydedilir. Alımdaki her ürünün stok seviyesi alınan miktarlar kadar artar. Her ürünün hareket geçmişinde bir satın alma hareketi görünür. Alım, Alım geçmişinde yer alır.

Yaygın Hatalar

  • Toplam maliyeti birim başına fiyat yerine alış fiyatı alanına girmek. 24 kutu için toplam 36 $ ödediyseniz alış fiyatı 1.50 $ olmalıdır, 36 $ değil.
  • Fatura numarasını atlamak. Alım, fatura numarası olmadan kaydedilemez ve orijinal satın alma belgesine giden izi kaybedersiniz.

Ürün Stok Seviyeleri Nasıl Takip Edilir

Stok seviyeleri, sipariş sistemi üzerinden ürün sattıkça ve yeni envanter ekledikçe değişir.

İhtiyacınız Olanlar

  • Ürünler sayfasında yapılandırılmış ürünler.
  • Sistem üzerinden işlenen siparişler.

Stok değişikliklerinin nasıl çalıştığı

  • Satışta otomatik azalma: Bir kasiyer, bir ürünü içeren bir siparişi işlediğinde, sistem otomatik olarak o ürünün stok sayısını satılan miktar kadar azaltır.
  • Alımda otomatik artış: Bir stok alımını kaydetmek, alımdaki her ürünün stokunu alınan miktar kadar artırır. Ayrı bir güncelleme adımı gerekmez.
  • Manuel ayarlama: Bozulma, kırılma veya düzeltmeler için Stok sayfasının Stok Durumu sekmesindeki Stok düzelt, Kayıp ve Sayım işlemlerini kullanın. Her değişiklik ürünün hareket geçmişine işlenir.

Mevcut stok seviyelerini kontrol etme adımları

  1. Sol kenar çubuğunda Stok'a tıklayın ve Stok Durumu sekmesine geçin.
  2. Listeyi inceleyin. Her ürün stokunu, eşiğini, son hareketini ve stok değerini gösterir.
  3. Eşiğinde veya altında olan ürünleri görmek için Sadece kritik filtresini kullanın. Eşikleri Eşiği düzenle ile belirleyin.
  4. Her stok değişikliğinin tarihini, nedenini, miktar değişikliğini, sonuçtaki seviyeyi ve kasiyeri görmek için herhangi bir ürünün hareket geçmişini açın.

Beklenen Sonuç

Stokta ne olduğunu ve neyin yeniden sipariş edilmesi gerektiğini net bir şekilde görün. Düşük seviyelere inmiş ürünler kolayca fark edilir.

Yaygın Hatalar

  • Atık veya kırılmayı kaydetmemek. Bir kutu soda düşüp satılamaz hale gelirse Kayıp işlemiyle kaydedin. Aksi takdirde, gerçek sayımınız sistem sayımıyla eşleşmez.
  • Bir sevkiyat aldıktan sonra stok alımı girmeyi unutmak. Sistem yalnızca girilen envanteri bilir. Sistemde kaydedilmeyen fiziksel stok, bir uyumsuzluk yaratır.
  • Periyodik fiziksel sayımlar olmadan yalnızca otomatik takibe güvenmek. En iyi takip sistemi bile zamanla sapar. Haftalık fiziksel sayım yapın ve Stok Durumu sekmesindeki Sayım işlemiyle kaydedin.