چگونه سفارشها را پردازش کنیم
این راهنما شامل ایجاد، تغییر، بستن و لغو سفارشها برای غذا، نوشیدنی و دیگر محصولات فروخته شده در کافه شما میباشد. سفارشها از صورتحساب جلسه جدا هستند. یک مشتری میتواند همزمان یک جلسه فعال و سفارشهای باز داشته باشد.
آنچه نیاز خواهید داشت
- حساب کاربری صندوقدار یا مدیر وارد شده در سرور HandyCafe.
- محصولات پیکربندی شده در صفحه محصولات (حداقل یک محصول با نام، دستهبندی، قیمت و نرخ مالیات بر ارزش افزوده).
- حداقل یک روش پرداخت موجود (پول نقد به طور پیشفرض همیشه موجود است).
چگونه یک سفارش ایجاد و ببندیم
این روند استاندارد است: ایجاد یک سفارش، افزودن آیتمها و بستن آن با پرداخت در یک جریان.
- به صفحه سفارشها از طریق نوار کناری سمت چپ بروید.
- روی دکمه سفارش جدید کلیک کنید.
- به صورت اختیاری سفارش را به یک کامپیوتر مشتری اختصاص دهید. روی فیلد اختصاص کامپیوتر کلیک کرده و یک مشتری متصل را از منوی کشویی انتخاب کنید. اگر فروش برای مشتری حضوری در پیشخوان است، میتوانید این مرحله را نادیده بگیرید.
- به صورت اختیاری یک یادداشت به سفارش اضافه کنید (مثلاً "میز ۳" یا "دستمال اضافی").
- با استفاده از فیلد جستجو، محصولات را جستجو کنید. نام یا دستهبندی محصول را تایپ کنید تا لیست فیلتر شود.
- برای افزودن محصول به سفارش، روی آن کلیک کنید. مقدار پیشفرض ۱ است.
- برای تغییر مقدار، روی فیلد مقدار کنار آیتم کلیک کرده و عدد دلخواه را وارد کنید.
- مراحل ۵ تا ۷ را برای هر محصولی که مشتری میخواهد تکرار کنید.
- خلاصه سفارش را بررسی کنید. دیالوگ نشان میدهد:
- هر آیتم با نام محصول، قیمت واحد، مقدار و مجموع خط.
- جمع کل (مجموع همه خطوط).
- مالیات بر ارزش افزوده (محاسبه شده از نرخ مالیات بر ارزش افزوده هر آیتم).
- مجموع کل.
- برای ادامه به پرداخت، روی بستن سفارش کلیک کنید.
- روش پرداخت را انتخاب کنید (پول نقد، کارت یا یک روش سفارشی).
- برای نهایی کردن سفارش و ثبت تراکنش، روی تأیید کلیک کنید.
نتیجه مورد انتظار: سفارش به تب "بسته شده" در صفحه سفارشها منتقل میشود. تراکنشی با مبلغ سفارش، روش پرداخت و تفکیک مالیات بر ارزش افزوده ثبت میشود. تراکنش در گزارش نقدی ظاهر میشود. اگر سفارش به یک کامپیوتر مشتری اختصاص داده شده باشد، به تاریخچه جلسه آن کامپیوتر لینک میشود.
چگونه یک سفارش باز را تغییر دهیم
میتوانید محتوای یک سفارش را تا زمانی که هنوز بسته نشده است تغییر دهید.
تغییر مقدار یک آیتم
- به صفحه سفارشها بروید.
- سفارش باز را در تب "باز" پیدا کنید.
- روی سفارش کلیک کنید تا جزئیات آن باز شود.
- آیتمی که میخواهید تغییر دهید را پیدا کنید.
- روی فیلد مقدار کلیک کرده و مقدار جدید را وارد کنید.
- مجموع خط و مجموع سفارش به صورت خودکار بهروزرسانی میشود.
تغییر قیمت واحد یک آیتم
- جزئیات سفارش را باز کنید.
- روی فیلد قیمت واحد کنار آیتم کلیک کنید.
- قیمت جدید را وارد کنید. این قیمت پیشفرض محصول را فقط برای این سفارش نادیده میگیرد.
- مجموع خط دوباره محاسبه میشود.
حذف یک آیتم
- جزئیات سفارش را باز کنید.
- روی دکمه حذف یا برداشتن کنار آیتمی که میخواهید حذف کنید کلیک کنید.
- آیتم حذف میشود و مجموع سفارش دوباره محاسبه میشود.
نتیجه مورد انتظار: سفارش باز مقادیر، قیمتها یا آیتمهای حذف شده بهروزرسانی شده را منعکس میکند. مجموع به صورت خودکار تنظیم میشود.
چگونه یک سفارش را لغو کنیم
لغو یک سفارش آن را از پردازش فعال حذف میکند. تنها سفارشهای باز (پرداخت نشده) میتوانند لغو شوند.
- به صفحه سفارشها بروید.
- سفارش باز را در تب "باز" پیدا کنید.
- روی سفارش کلیک کنید تا انتخاب شود.
- روی دکمه لغو کلیک کنید.
- لغو را در دیالوگ تأیید کنید.
نتیجه مورد انتظار: وضعیت سفارش به "لغو شده" تغییر میکند. از تب باز خارج میشود. هیچ تراکنشی ثبت نمیشود. سفارشهای لغو شده برای اهداف حسابرسی در سیستم باقی میمانند اما بر گزارشهای مالی تأثیر نمیگذارند.
توجه: نمیتوانید سفارشی که قبلاً بسته و پرداخت شده است را لغو کنید. برای برگرداندن یک سفارش پرداخت شده، فرآیند بازپرداخت لازم است.
چگونه یک فروش سریع حضوری ایجاد کنیم
فروش حضوری سفارشی است که به هیچ کامپیوتر یا عضوی مرتبط نیست. از این برای فروشهای پیشخوان استفاده کنید که مشتری از کامپیوتر استفاده نمیکند.
- به صفحه سفارشها بروید.
- روی سفارش جدید کلیک کنید.
- کامپیوتر را اختصاص ندهید. فیلد کامپیوتر را خالی بگذارید.
- در صورت نیاز یک یادداشت اضافه کنید (مثلاً "حضوری، نوشیدنی انرژیزا").
- محصولاتی که مشتری خریداری میکند را اضافه کنید.
- روی بستن سفارش کلیک کنید.
- روش پرداخت را انتخاب کرده و تأیید کنید.
نتیجه مورد انتظار: سفارش بدون هیچ ارتباطی با کامپیوتر یا جلسه ایجاد و بسته میشود. تراکنش در گزارش نقدی تحت شیفت فعلی صندوقدار ثبت میشود.
چگونه یک سفارش مشتری از یک کامپیوتر مشتری را مدیریت کنیم
مشتریان میتوانند مستقیماً از کامپیوتر مشتری خود با استفاده از رابط صفحه آنلاین سفارش دهند. هنگامی که مشتری سفارشی میدهد، سرور یک اعلان دریافت میکند.
- یک اعلان صوتی در سرور پخش میشود (صدای سفارش جدید که در تنظیمات پیکربندی شده است).
- یک نشان اعلان یا پاپآپ روی آیکون صفحه سفارشها در نوار کناری ظاهر میشود.
- به صفحه سفارشها بروید.
- سفارش جدید در تب "باز" ظاهر میشود. نشان میدهد:
- نام کامپیوتر مشتری که سفارش را داده است.
- آیتمهایی که مشتری انتخاب کرده با مقادیر و قیمتها.
- یک یادداشت اختیاری از مشتری.
- آیتمهای سفارش را برای تأیید موجودی محصول بررسی کنید.
- آیتمها را آماده کنید (نوشیدنی را درست کنید، غذا را گرم کنید و غیره).
- هنگامی که آماده شدید، سفارش را با استفاده از روند بستن معمول ببندید:
- روی بستن سفارش کلیک کنید.
- روش پرداخت را انتخاب کنید. اگر مشتری کیف پول عضوی دارد، میتوانید از آن کسر کنید.
- روی تأیید کلیک کنید.
نتیجه مورد انتظار: سفارش به جلسه فعال مشتری لینک میشود. اعلان پاک میشود. تراکنش ثبت میشود. مشتری وضعیت سفارش را در کامپیوتر مشتری خود میبیند.
نکته: میتوانید سفارش را قبل از بستن آن تغییر دهید اگر یک آیتم موجود نیست. آیتم غیرموجود را حذف کرده و تغییر را به مشتری اطلاع دهید.
چگونه یک سفارش را به یک عضو اختصاص دهیم
اگر مشتری یک عضو ثبت شده است، لینک کردن سفارش به حساب او امکان پرداخت با کیف پول و پیگیری تاریخچه سفارش را فراهم میکند.
- یک سفارش جدید ایجاد کنید یا یک سفارش باز موجود را باز کنید.
- اگر سفارش به یک کامپیوتر با جلسه عضو فعال اختصاص داده شده باشد، عضو بهطور خودکار لینک میشود.
- اگر سفارش یک فروش حضوری است، میتوانید به صورت دستی جستجو کرده و یک عضو را در فیلد عضو سفارش اختصاص دهید.
- هنگام بستن سفارش، گزینههای روش پرداخت شامل موجودی کیف پول عضو خواهد بود اگر او بودجه کافی داشته باشد.
نتیجه مورد انتظار: سفارش در تاریخچه سفارش عضو ظاهر میشود. کسرهای کیف پول سوابق مصرفی را ایجاد میکنند که به سفارش لینک شدهاند.
اشتباهات رایج که باید از آنها اجتناب کرد
- افزودن محصولات با قیمت صفر. اگر قیمت فروش یک محصول در صفحه محصولات به صفر تنظیم شده باشد، آیتمهای سفارش نیز صفر خواهند بود. همیشه قبل از شروع قیمت محصولات را بررسی کنید.
- بستن سفارش بدون تأیید آیتمها. پس از بستن، تراکنش ثبت میشود. قبل از کلیک روی تأیید، مقادیر و قیمتها را دوباره بررسی کنید.
- نادیده گرفتن اعلانهای سفارش مشتری. هنگامی که مشتری از کامپیوتر خود سفارشی میدهد، تا زمانی که صندوقدار آن را پردازش کند در تب باز باقی میماند. سفارشهای پردازش نشده منجر به نارضایتی مشتریان میشود. در دورههای شلوغ اعلانها را نظارت کنید.
- لغو به جای تغییر. اگر فقط یک آیتم اشتباه است، سفارش باز را تغییر دهید به جای لغو و ایجاد مجدد آن. این کار زمان را صرفهجویی کرده و مسیر حسابرسی را تمیزتر نگه میدارد.
- پیکربندی نکردن محصولات قبل از روز افتتاح. سفارشها نیاز به وجود محصولات در صفحه محصولات دارند. کاتالوگ کامل محصولات خود را با نامها، قیمتها، دستهبندیها و نرخهای مالیات بر ارزش افزوده صحیح قبل از اولین شیفت خود تنظیم کنید.
- فراموش کردن نرخهای مالیات بر ارزش افزوده بر روی محصولات. اگر یک محصول نرخ مالیات بر ارزش افزوده ۰ دارد اما باید مالیات داشته باشد، مجموع سفارش نادرست خواهد بود. نرخهای مالیات بر ارزش افزوده را به ازای هر محصول در صفحه محصولات بررسی کنید.