تامین کنندگان
صفحه تامین کنندگان یک پایگاه داده از فروشندگان و تامین کنندگانی را که کافه شما از آنها کالا و خدمات خریداری می کند نگهداری می کند. هر رکورد تامین کننده جزئیات تماس، شرایط پرداخت و اطلاعات مالیاتی را ذخیره می کند و یک مرجع مرکزی برای مدیریت روابط فروشنده شما ارائه می دهد.
فیلدهای رکورد تامین کننده
هر رکورد تامین کننده حاوی اطلاعات زیر است:
| فیلد | توضیحات |
|---|---|
name |
نام تامین کننده یا شرکت این شناسه اصلی است که در لیست ها نمایش داده می شود و از ورودی های موجودی به آن ارجاع می شود. |
contact_person |
نام مخاطب اصلی شما در تامین کننده (به عنوان مثال، نماینده فروش یا مدیر حساب). |
phone |
شماره تلفن تامین کننده برای ثبت سفارش یا رفع مشکلات. |
email |
آدرس ایمیل تأمینکننده برای تأیید سفارش، فاکتورها یا ارتباطات عمومی. |
address |
آدرس فیزیکی تامین کننده، مفید برای هماهنگی تحویل یا بازدید از سایت. |
payment_term_days |
تعداد روزهای مجاز برای پرداخت پس از دریافت فاکتور (به عنوان مثال، 30 روز برای شرایط خالص 30). این به پیگیری زمان سررسید پرداخت ها کمک می کند. |
tax_authority |
اداره مالیات یا اداره مالیاتی که تامین کننده در آن ثبت شده است، در صورت وجود. |
tax_identity |
شماره شناسایی مالیاتی تامین کننده (TIN، شماره VAT یا معادل آن). برای صورتحساب رسمی در بسیاری از حوزه های قضایی مورد نیاز است. |
notes |
یک فیلد متن آزاد برای هر گونه اطلاعات اضافی در مورد تامین کننده (مانند برنامه های تحویل، حداقل مقادیر سفارش، ترتیبات ویژه). |
مدیریت فعال / غیر فعال
تامین کنندگان یک پرچم active دارند که نمایان بودن آنها را کنترل می کند:
- تامین کنندگان فعال در لیست تامین کنندگان ظاهر می شوند و هنگام ثبت موجودی ها پیشنهاد می شوند.
- تامین کنندگان غیرفعال از لیست فعال و پیشنهادات پنهان هستند اما در پایگاه داده باقی می مانند. ورودیهای موجودی قبلی که به عرضهکننده ارجاع میدهند بیتأثیر هستند.
غیرفعال کردن یک تامین کننده زمانی مفید است که سفارش از یک فروشنده را متوقف می کنید اما می خواهید سابقه خرید را برای گزارش حفظ کنید. میتوانید در هر زمان با تغییر دادن پرچم، یک تامینکننده را دوباره فعال کنید.
پیوند تامین کنندگان به ورودی های موجودی
ارتباط اولیه بین تامین کنندگان و بقیه سیستم از طریق ثبت موجودی است. وقتی خریدی را در صفحه موجودی ثبت میکنید، فیلد supplier_name به تامینکنندهای از این پایگاه داده اشاره میکند.
در حالی که پیوند بر اساس نام است (کلید خارجی دقیق نیست)، این سیستم هنگام تایپ نام تامین کننده در فرم موجودی، پیشنهادات تکمیل خودکار را از لیست تامین کننده فعال شما ارائه می دهد. این امر ثبات را تشویق می کند و فیلتر کردن تاریخچه موجودی بر اساس تامین کننده را آسان می کند.
ایجاد یک تامین کننده جدید
برای افزودن یک تامین کننده جدید:
- از نوار کناری به صفحه تامین کنندگان بروید.
- روی دکمه افزودن تامین کننده کلیک کنید.
- نام **** (الزامی) را وارد کنید. به این ترتیب تامین کننده در سراسر سیستم ظاهر می شود.
- فرد تماس، تلفن، ایمیل و آدرس را در صورت وجود پر کنید.
- شرایط پرداخت (در روز) را برای پیگیری تاریخ سررسید فاکتور تنظیم کنید.
- مرجع مالیاتی و هویت مالیاتی را در صورت نیاز برای حسابداری خود وارد کنید.
- هر یادداشت درباره رابطه تامین کننده اضافه کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
ویرایش یک تامین کننده
یک تامین کننده را از لیست انتخاب کنید تا نمای جزئیات آنها باز شود. شما می توانید هر فیلدی را در هر زمان به روز کنید. اگر نام تأمینکننده را تغییر دهید، توجه داشته باشید که ورودیهای موجودی موجود همچنان به نام قدیمی اشاره میکنند (زیرا پیوند براساس متن است، نه با شناسه). برای بهترین نتایج، نام را در ورودیهای موجودی موجود نیز بهروزرسانی کنید، یا از قسمت یادداشتها برای ثبت تغییر نام استفاده کنید.
موارد استفاده تامین کننده
پیگیری تاریخچه خرید
با استفاده مداوم از یک نام تامین کننده در بین ورودی های موجودی، می توانید لیست موجودی را بر اساس تامین کننده فیلتر کنید تا ببینید:
- تمام اقلام خریداری شده از یک فروشنده خاص.
- مجموع هزینه های هر تامین کننده در یک دوره معین.
- کدام محصولات از کدام تامین کنندگان می آیند.
مدیریت مدت پرداخت
فیلد payment_term_days به شما کمک میکند جریان نقدی را برنامهریزی کنید. هنگامی که با تاریخ های ورود موجودی ترکیب می شود، می توانید زمان پرداخت ها را محاسبه کنید و بر اساس آن اولویت بندی کنید. این به ویژه برای کافه هایی که به صورت اعتباری از چندین تامین کننده با شرایط مختلف خرید می کنند مفید است.
رعایت مالیات
ضبط [[PH12]]] و tax_identity برای هر تامین کننده تضمین می کند که شما اطلاعات لازم را برای موارد زیر دارید:
- تهیه گزارش خرید برای تشکیل پرونده مالیاتی.
- تأیید اینکه فاکتورهای تامین کننده شامل شماره شناسایی مالیاتی معتبر هستند.
- پاسخگویی به ممیزی های سازمان مالیاتی با مدارک کامل فروشنده.