تأمینکنندگان
صفحه تأمینکنندگان یک پایگاه داده از فروشندگان و تأمینکنندگانی که کافه شما از آنها کالا و خدمات خریداری میکند را نگهداری میکند. هر رکورد تأمینکننده شامل جزئیات تماس، شرایط پرداخت و اطلاعات مالیاتی است و به عنوان مرجع مرکزی برای مدیریت روابط با فروشندگان شما عمل میکند.
فیلدهای رکورد تأمینکننده
هر رکورد تأمینکننده شامل اطلاعات زیر است:
| فیلد | توضیحات |
|---|---|
name |
نام تأمینکننده یا شرکت. این شناسه اصلی است که در لیستها نمایش داده میشود و از ورودیهای موجودی ارجاع میشود. |
contact_person |
نام تماس اصلی شما در تأمینکننده (مثلاً نماینده فروش یا مدیر حساب). |
phone |
شماره تلفن تأمینکننده برای ثبت سفارش یا حل مشکلات. |
email |
آدرس ایمیل تأمینکننده برای تأیید سفارشات، فاکتورها یا ارتباطات عمومی. |
address |
آدرس فیزیکی تأمینکننده، مفید برای هماهنگی تحویل یا بازدیدهای سایت. |
payment_term_days |
تعداد روزهای مجاز برای پرداخت پس از دریافت فاکتور (مثلاً ۳۰ برای شرایط خالص ۳۰ روزه). این به پیگیری زمان سررسید پرداختها کمک میکند. |
tax_authority |
مرجع مالیاتی یا اداره مالیاتی که تأمینکننده در آن ثبت شده است، در صورت لزوم. |
tax_identity |
شماره شناسایی مالیاتی تأمینکننده (TIN، شماره VAT یا معادل آن). برای صدور فاکتور رسمی در بسیاری از حوزههای قضایی لازم است. |
notes |
یک فیلد متنی آزاد برای هر اطلاعات اضافی درباره تأمینکننده (مثلاً برنامههای تحویل، حداقل مقادیر سفارش، ترتیبات ویژه). |
مدیریت فعال / غیرفعال
تأمینکنندگان دارای یک پرچم active هستند که قابل مشاهده بودن آنها را کنترل میکند:
- تأمینکنندگان فعال در لیست تأمینکنندگان ظاهر میشوند و هنگام ثبت ورودیهای موجودی پیشنهاد میشوند.
- تأمینکنندگان غیرفعال از لیست فعال و پیشنهادات پنهان میشوند اما در پایگاه داده باقی میمانند. ورودیهای موجودی گذشته که به تأمینکننده ارجاع میدهند تحت تأثیر قرار نمیگیرند.
غیرفعال کردن یک تأمینکننده زمانی مفید است که شما از یک فروشنده سفارش نمیدهید اما میخواهید تاریخچه خرید را برای گزارشگیری حفظ کنید. شما میتوانید هر زمان با تغییر پرچم، تأمینکننده را دوباره فعال کنید.
ارتباط تأمینکنندگان با ورودیهای موجودی
ارتباط اصلی بین تأمینکنندگان و بقیه سیستم از طریق ورودیهای موجودی است. هنگامی که شما خریدی را در صفحه موجودی ثبت میکنید، فیلد supplier_name به یک تأمینکننده از این پایگاه داده ارجاع میدهد.
در حالی که این ارتباط بر اساس نام است (نه یک کلید خارجی سخت)، سیستم پیشنهادات تکمیل خودکار از لیست تأمینکنندگان فعال شما هنگام تایپ نام تأمینکننده در فرم موجودی ارائه میدهد. این امر به انسجام کمک میکند و فیلتر کردن تاریخچه موجودی بر اساس تأمینکننده را آسان میکند.
ایجاد یک تأمینکننده جدید
برای افزودن یک تأمینکننده جدید:
- به صفحه تأمینکنندگان از نوار کناری بروید.
- روی دکمه افزودن تأمینکننده کلیک کنید.
- نام (الزامی) را وارد کنید. این همان نامی است که تأمینکننده در سراسر سیستم نمایش داده میشود.
- شخص تماس، تلفن، ایمیل و آدرس را در صورت موجود بودن پر کنید.
- شرایط پرداخت (به روز) را برای پیگیری تاریخهای سررسید فاکتور تنظیم کنید.
- مرجع مالیاتی و شناسه مالیاتی را در صورت نیاز برای حسابداری خود وارد کنید.
- هر یادداشتی درباره رابطه با تأمینکننده اضافه کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
ویرایش یک تأمینکننده
یک تأمینکننده را از لیست انتخاب کنید تا نمای جزئیات آن باز شود. شما میتوانید هر فیلدی را در هر زمان بهروزرسانی کنید. اگر نام تأمینکننده را تغییر دهید، توجه داشته باشید که ورودیهای موجودی موجود همچنان به نام قدیمی ارجاع میدهند (زیرا ارتباط بر اساس متن است، نه بر اساس شناسه). برای بهترین نتایج، نام را در ورودیهای موجودی موجود نیز بهروزرسانی کنید یا از فیلد یادداشتها برای مستندسازی تغییر نام استفاده کنید.
موارد استفاده از تأمینکننده
پیگیری تاریخچه خرید
با استفاده مداوم از همان نام تأمینکننده در ورودیهای موجودی، میتوانید لیست موجودی را بر اساس تأمینکننده فیلتر کنید تا ببینید:
- تمام اقلام خریداری شده از یک فروشنده خاص.
- مجموع هزینهها با هر تأمینکننده در یک دوره معین.
- کدام محصولات از کدام تأمینکنندگان میآیند.
مدیریت شرایط پرداخت
فیلد payment_term_days به شما کمک میکند جریان نقدی را برنامهریزی کنید. هنگامی که با تاریخهای ورودی موجودی ترکیب میشود، میتوانید محاسبه کنید که چه زمانی پرداختها سررسید میشوند و بر اساس آن اولویتبندی کنید. این به ویژه برای کافههایی که به صورت اعتباری از چندین تأمینکننده با شرایط مختلف خرید میکنند مفید است.
رعایت مالیات
ثبت tax_authority و tax_identity برای هر تأمینکننده اطمینان میدهد که اطلاعات لازم را برای موارد زیر دارید:
- تولید گزارشهای خرید برای ارائه مالیات.
- تأیید اینکه فاکتورهای تأمینکننده شامل شمارههای شناسایی مالیاتی معتبر هستند.
- پاسخ به ممیزیهای مرجع مالیاتی با مستندات کامل فروشنده.