تأمینکنندگان
فهرست تأمینکنندگان یک پایگاه داده از فروشندگان و تأمینکنندگانی که کافه شما از آنها کالا و خدمات خریداری میکند را نگهداری میکند. هر رکورد تأمینکننده شامل جزئیات تماس، شرایط پرداخت و اطلاعات مالیاتی است و به عنوان مرجع مرکزی برای مدیریت روابط با فروشندگان شما عمل میکند.
تأمینکنندگان در تب تأمینکنندگان صفحه موجودی در ناوبری اصلی مدیریت میشوند. آنها پیش از این درون تنظیمات قرار داشتند.
فیلدهای رکورد تأمینکننده
هر رکورد تأمینکننده شامل اطلاعات زیر است:
| فیلد | توضیحات |
|---|---|
name |
نام تأمینکننده یا شرکت. این شناسه اصلی است که در لیستها و روی رسیدهای کالا نمایش داده میشود. |
contact_person |
نام تماس اصلی شما در تأمینکننده (مثلاً نماینده فروش یا مدیر حساب). |
phone |
شماره تلفن تأمینکننده برای ثبت سفارش یا حل مشکلات. |
email |
آدرس ایمیل تأمینکننده برای تأیید سفارشات، فاکتورها یا ارتباطات عمومی. |
address |
آدرس فیزیکی تأمینکننده، مفید برای هماهنگی تحویل یا بازدیدهای سایت. |
payment_term_days |
تعداد روزهای مجاز برای پرداخت پس از دریافت فاکتور (مثلاً ۳۰ برای شرایط خالص ۳۰ روزه). این به پیگیری زمان سررسید پرداختها کمک میکند. |
tax_authority |
مرجع مالیاتی یا اداره مالیاتی که تأمینکننده در آن ثبت شده است، در صورت لزوم. |
tax_identity |
شماره شناسایی مالیاتی تأمینکننده (TIN، شماره VAT یا معادل آن). برای صدور فاکتور رسمی در بسیاری از حوزههای قضایی لازم است. |
notes |
یک فیلد متنی آزاد برای هر اطلاعات اضافی درباره تأمینکننده (مثلاً برنامههای تحویل، حداقل مقادیر سفارش، ترتیبات ویژه). |
مدیریت فعال / غیرفعال
تأمینکنندگان دارای یک پرچم active هستند که قابل مشاهده بودن آنها را کنترل میکند:
- تأمینکنندگان فعال در لیست تأمینکنندگان ظاهر میشوند و هنگام ثبت رسیدهای کالا پیشنهاد میشوند.
- تأمینکنندگان غیرفعال از لیست فعال و پیشنهادات پنهان میشوند اما در پایگاه داده باقی میمانند. رسیدهای گذشته که به تأمینکننده ارجاع میدهند تحت تأثیر قرار نمیگیرند.
غیرفعال کردن یک تأمینکننده زمانی مفید است که شما از یک فروشنده سفارش نمیدهید اما میخواهید تاریخچه خرید را برای گزارشگیری حفظ کنید. شما میتوانید هر زمان با تغییر پرچم، تأمینکننده را دوباره فعال کنید.
ارتباط تأمینکنندگان با رسیدهای کالا
ارتباط اصلی بین تأمینکنندگان و بقیه سیستم از طریق رسیدهای کالا است. هنگامی که شما یک تحویل را در تب رسید کالا صفحه موجودی ثبت میکنید، تأمینکننده را از این فهرست انتخاب میکنید و رسید یک ارجاع مستقیم به رکورد تأمینکننده ذخیره میکند.
از آنجا که این پیوند یک ارجاع واقعی است و نه متن آزاد، تاریخچه رسید حتی اگر بعداً نام تأمینکننده تغییر کند به او متصل میماند.
ایجاد یک تأمینکننده جدید
برای افزودن یک تأمینکننده جدید:
- صفحه موجودی را از نوار کناری باز کنید و به تب تأمینکنندگان بروید.
- روی دکمه تأمینکننده جدید کلیک کنید.
- نام (الزامی) را وارد کنید. این همان نامی است که تأمینکننده در سراسر سیستم نمایش داده میشود.
- شخص تماس، تلفن، ایمیل و آدرس را در صورت موجود بودن پر کنید.
- شرایط پرداخت (به روز) را برای پیگیری تاریخهای سررسید فاکتور تنظیم کنید.
- مرجع مالیاتی و شناسه مالیاتی را در صورت نیاز برای حسابداری خود وارد کنید.
- هر یادداشتی درباره رابطه با تأمینکننده اضافه کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
ویرایش یک تأمینکننده
یک تأمینکننده را از لیست انتخاب کنید تا ویرایشگر باز شود. شما میتوانید هر فیلدی را در هر زمان بهروزرسانی کنید. تغییر نام یک تأمینکننده تاریخچه رسید را خراب نمیکند، زیرا رسیدها مستقیماً به رکورد تأمینکننده ارجاع میدهند. از فعالسازی و غیرفعالسازی روی کارت تأمینکننده استفاده کنید تا کنترل کنید آیا تأمینکننده هنگام ثبت رسیدهای جدید پیشنهاد شود یا نه.
موارد استفاده از تأمینکننده
پیگیری تاریخچه خرید
با ثبت هر تحویل به نام تأمینکننده درست، میتوانید تاریخچه رسید را برای هر فروشنده مرور کنید تا ببینید:
- تمام اقلام خریداری شده از یک فروشنده خاص.
- مجموع هزینهها با هر تأمینکننده در یک دوره معین.
- کدام محصولات از کدام تأمینکنندگان میآیند.
مدیریت شرایط پرداخت
فیلد payment_term_days به شما کمک میکند جریان نقدی را برنامهریزی کنید. هنگامی که با تاریخهای فاکتور رسیدها ترکیب میشود، میتوانید محاسبه کنید که چه زمانی پرداختها سررسید میشوند و بر اساس آن اولویتبندی کنید. این به ویژه برای کافههایی که به صورت اعتباری از چندین تأمینکننده با شرایط مختلف خرید میکنند مفید است.
رعایت مالیات
ثبت tax_authority و tax_identity برای هر تأمینکننده اطمینان میدهد که اطلاعات لازم را برای موارد زیر دارید:
- تولید گزارشهای خرید برای ارائه مالیات.
- تأیید اینکه فاکتورهای تأمینکننده شامل شمارههای شناسایی مالیاتی معتبر هستند.
- پاسخ به ممیزیهای مرجع مالیاتی با مستندات کامل فروشنده.