نحوه پیگیری مخارج و موجودی
سرور HandyCafe شامل ابزارهایی برای ثبت هزینه های تجاری، مدیریت فهرست تامین کنندگان و ردیابی خریدهای موجودی است. این راهنما هر یک از این گردش های کاری را مرحله به مرحله پوشش می دهد.
نحوه ثبت هزینه های تجاری
هزینه ها نشان دهنده هر هزینه ای است که کسب و کار شما متحمل می شود. اجاره، خدمات آب و برق، خرید تجهیزات، اشتراک نرم افزار و سایر پرداخت های خروجی را پیگیری کنید.
آنچه شما نیاز دارید
- سرور HandyCafe در حال اجرا است.
- دسترسی در سطح مدیریت یا مالک.
- جزئیات هزینه: عنوان، مبلغ، نام فروشنده و تاریخ سررسید.
مراحل
- روی Expenses در نوار کناری سمت چپ برنامه HandyCafe Server کلیک کنید.
- برای ایجاد رکورد هزینه جدید، روی دکمه افزودن کلیک کنید.
- یک عنوان وارد کنید که به وضوح هزینه را توضیح دهد. به عنوان مثال: "قبض برق - آوریل 2026."
- مبلغ را به واحد پول محلی خود وارد کنید.
- نام فروشنده را وارد کنید. مثلا: «شرکت برق شهر». این کسبوکار یا شخصی است که پرداخت را به آن مدیون هستید.
- تاریخ سررسید را برای زمان سررسید پرداخت تنظیم کنید. در صورت تمایل، اگر هزینه از قبل پرداخت شده است، ضامن پرداخت را علامت بزنید و تاریخ پرداخت را وارد کنید. روی ذخیره کلیک کنید.
نتیجه مورد انتظار
هزینه در لیست هزینه ظاهر می شود. هزینههای پرداخت نشده برجسته میشوند تا بتوانید به سرعت ببینید چه چیزی برجسته است. کل مبلغ هزینه در گزارش مالی شما لحاظ می شود.
اشتباهات رایج
- وارد نکردن عنوان واضح و توصیفی. "متفرقه" هنگام بررسی هزینه ها ماه ها بعد به شما چیزی نمی گوید. خاص باشید.
- فراموشی به روز رسانی وضعیت پرداخت پس از پرداخت. موجودی پرداخت نشده شما بالاتر از آنچه هست ظاهر می شود.
نحوه مشاهده هزینه های پرداخت نشده
به سرعت فیلتر کنید تا فقط هزینه هایی را ببینید که هنوز پرداخت نشده اند.
آنچه شما نیاز دارید
- حداقل یک هزینه ثبت شده در سیستم.
مراحل
- به صفحه هزینه بروید.
- روی برگه فیلتر بدون پرداخت در بالای لیست هزینه کلیک کنید.
- اکنون لیست فقط هزینه هایی را نشان می دهد که وضعیت پرداخت شده بدون علامت است.
نتیجه مورد انتظار
نمای فیلتر شده ای که صرفاً هزینه های پرداخت نشده را نشان می دهد. از این برای اولویت بندی پرداخت های آتی استفاده کنید و مطمئن شوید که هیچ چیز از بین نمی رود.
نحوه علامت گذاری هزینه به عنوان پرداخت شده
وقتی پرداختی انجام میدهید، سابقه را بهروزرسانی کنید تا آن را منعکس کند.
آنچه شما نیاز دارید
- هزینه پرداخت نشده موجود در سیستم.
مراحل
- به صفحه هزینه بروید.
- محل هزینه ای که پرداخت کرده اید را پیدا کنید. روی آن کلیک کنید تا نمای جزئیات باز شود.
- روی دکمه علامت گذاری پرداخت کلیک کنید یا وضعیت پرداخت را روشن کنید.
- تاریخ پرداخت به طور خودکار به امروز تنظیم می شود. اگر پرداخت واقعی در تاریخ دیگری انجام شده است، آن را تنظیم کنید.
- تغییرات را ذخیره کنید.
نتیجه مورد انتظار
هزینه از فیلتر Unpaid به فیلتر Paid منتقل می شود. موجودی پرداخت نشده شما با مقدار مشخص شده کاهش می یابد.
چگونه یک تامین کننده اضافه کنیم
تامین کنندگان مشاغلی هستند که شما از آنها کالا و خدمات خریداری می کنید. نگهداری از دایرکتوری تامین کننده به شما امکان می دهد به سرعت خریدها را با فروشنده مناسب مرتبط کنید.
آنچه شما نیاز دارید
- اطلاعات تماس تامین کننده: نام، تلفن، ایمیل، آدرس.
- اختیاری: شرایط پرداخت، شناسه مالیاتی.
مراحل
- روی Suppliers در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید.
- روی دکمه افزودن کلیک کنید تا یک رکورد تامین کننده جدید ایجاد شود.
- **نام ** تامین کننده را وارد کنید. به عنوان مثال: "تک پارت ها عمده فروشی."
- اگر نقطه تماس خاصی در تامین کننده دارید، نام شخص تماس را وارد کنید.
- شماره تلفن و آدرس ایمیل را وارد کنید.
- آدرس محل کسب و کار تامین کننده را وارد کنید.
- به صورت اختیاری شرایط پرداخت (مانند "نتیجه 30" یا "سررسید در قبال دریافت") و شناسه مالیاتی تامین کننده را برای سوابق حسابداری خود وارد کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
نتیجه مورد انتظار
تامین کننده در دایرکتوری تامین کننده شما ظاهر می شود. اکنون می توانید هنگام ثبت خریدهای موجودی به این تامین کننده مراجعه کنید.
اشتباهات رایج
- ایجاد ورودی های تامین کننده تکراری با نام های کمی متفاوت (به عنوان مثال "TechParts" و "Tech Parts Wholesale"). قبل از افزودن تامین کننده جدید، لیست موجود را جستجو کنید.
- خالی گذاشتن قسمت های تماس هنگامی که نیاز به سفارش مجدد یا اعتراض یک فاکتور دارید، به این اطلاعات نیاز خواهید داشت.
چگونه یک خرید موجودی را ثبت کنیم
خریدهای موجودی کالاهایی را که برای کافه میخرید دنبال میکنند. این شامل غذا و نوشیدنی برای اسنک بار، لوازم جانبی رایانه، لوازم نظافت، و هر گونه کالای فیزیکی است.
آنچه شما نیاز دارید
- تامین کننده ای که قبلاً به سیستم اضافه شده است (یا می توانید در طی این فرآیند یکی را اضافه کنید).
- فاکتور یا رسید خرید.
مراحل
- روی Inventory در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید.
- برای ایجاد رکورد موجودی جدید، روی دکمه افزودن کلیک کنید.
- شماره فاکتور را از فاکتور تامین کننده وارد کنید. این رکورد را به یک سند خرید خاص پیوند می دهد.
- Supplier را از لیست کشویی انتخاب کنید. اگر تامین کننده در لیست نیست، ابتدا باید آنها را اضافه کنید (به بخش تامین کننده در بالا مراجعه کنید).
- نام مورد را وارد کنید. به عنوان مثال: "نوشیدنی انرژی - 500 میلی لیتر" یا "موس USB".
- واحد اندازه گیری را وارد کنید (مانند "هر"، "بسته"، "جعبه" یا "کیلوگرم").
- تعداد خریداری شده و قیمت واحد را برای یک واحد وارد کنید.
- اگر سیستم شما از چندین ارز پشتیبانی می کند، ارز را انتخاب کنید.
- یک دسته را برای سازماندهی خرید انتخاب کنید (مانند "نوشیدنی ها"، "سخت افزار" یا "لوازم").
- هر یادداشت را برای شماره لات، نام تجاری، تاریخ انقضا، یا سایر جزئیات مربوط به این خرید اضافه کنید. روی ذخیره کلیک کنید.
نتیجه مورد انتظار
خرید موجودی با کل بهای تمام شده محاسبه شده به صورت خودکار (مقدار ضربدر قیمت واحد) ثبت می شود. رکورد به تامین کننده مرتبط شده و برای گزارش طبقه بندی می شود.
اشتباهات رایج
- درج بهای تمام شده در قسمت قیمت واحد به جای قیمت هر واحد. اگر 24 قوطی را به قیمت 36 دلار خریداری کرده اید، قیمت واحد باید 1.50 دلار باشد، نه 36 دلار.
- رد شدن از شماره فاکتور بدون آن، شما نمی توانید یک سابقه را به سند خرید اصلی برای بازگشت یا اختلاف ردیابی کنید.
چگونه سطوح موجودی محصول را ردیابی کنیم
با فروش اقلام از طریق سیستم سفارش و اضافه کردن موجودی جدید، سطح سهام تغییر می کند.
آنچه شما نیاز دارید
- محصولات پیکربندی شده در صفحه محصولات.
- سفارشات در حال پردازش از طریق سامانه
تغییر سهام چگونه کار می کند
- کاهش خودکار در فروش: وقتی یک صندوقدار سفارشی را پردازش می کند که شامل یک محصول است، سیستم به طور خودکار تعداد موجودی آن محصول را با مقدار فروخته شده کاهش می دهد.
- تنظیم دستی: برای خراب شدن، شکستگی، بازگرداندن یا اصلاحات، تعداد موجودی محصول را مستقیماً در صفحه محصولات ویرایش کنید. به محصولات بروید، مورد را پیدا کنید و قسمت مقدار را به روز کنید.
- تجدید انبار از خرید موجودی: پس از ثبت خرید موجودی، تعداد موجودی محصول مربوطه را در صفحه محصولات به روز کنید تا عرضه جدید را منعکس کند.
مراحل برای بررسی سطوح فعلی سهام
- به صفحه محصولات در نوار کناری سمت چپ بروید.
- لیست محصولات را مرور کنید. هر محصول مقدار موجودی فعلی خود را نشان می دهد.
- محصولات با موجودی کم برای جلب توجه شما برجسته می شوند.
- برای مشاهده جزئیات هر محصول، از جمله تعداد فعلی و فعالیت های اخیر فروش، روی هر محصول کلیک کنید.
نتیجه مورد انتظار
دید واضحی از آنچه در انبار موجود است و آنچه نیاز به سفارش مجدد دارد. محصولاتی که به سطوح پایین فروخته شده اند به راحتی قابل تشخیص هستند.
اشتباهات رایج
- عدم ثبت ضایعات یا شکستگی. اگر یک قوطی نوشابه انداخته شود و قابل فروش نباشد، تعداد موجودی آن باید به صورت دستی کاهش یابد. در غیر این صورت تعداد واقعی شما با تعداد سیستم مطابقت نخواهد داشت.
- فراموشی به روز رسانی موجودی پس از دریافت محموله. سیستم فقط از موجودی هایی که وارد شده می داند. موجودی فیزیکی موجود در قفسه شما که در سیستم ثبت نشده باشد، عدم تطابق ایجاد می کند.
- صرفاً با اتکا به کاهش خودکار بدون شمارش فیزیکی دوره ای. حتی بهترین سیستم ردیابی نیز در طول زمان جابجا می شود. یک شمارش فیزیکی هفتگی انجام دهید و با اعداد سیستم تطبیق دهید.