موجودی
بخش موجودی خرید کالاهای کافه شما را ثبت میکند. هر بار که محمولهای از یک تأمینکننده دریافت میکنید (خواه نوشیدنیهای کنسروی، جعبههای تنقلات، لوازم نظافت یا هر کالای دیگری باشد) تحویل را به عنوان یک رسید کالا ثبت میکنید. این کار یک گزارش دائمی از آنچه خریداری شده، مبلغ پرداختی و منبع آن ایجاد میکند.
ورود موجودی از تنظیمات به ناوبری اصلی منتقل شد. رسیدها در تب رسید کالا صفحه موجودی وارد میشوند. این صفحه دادههایی را توصیف میکند که هر خط رسید ذخیره میکند.
فیلدهای رسید
یک رسید برای هر تحویل یک بار وارد میشود و این فیلدها را میان خطوطش به اشتراک میگذارد:
| فیلد | توضیحات |
|---|---|
invoice_no |
شماره فاکتور یا رسید از سند تأمینکننده. همه خطوط یک تحویل آن را به اشتراک میگذارند. |
invoice_date |
تاریخ چاپشده روی فاکتور تأمینکننده. |
supplier |
تأمینکنندهای که تحویل از او رسیده است، از فهرست تأمینکنندگان انتخاب میشود. رسید یک پیوند مستقیم به رکورد تأمینکننده ذخیره میکند. |
cashier |
کارمندی که رسید را وارد کرده است. بهطور خودکار ثبت میشود. |
فیلدهای خط رسید
هر خط روی یک رسید نمایانگر یک قلم خریداریشده است:
| فیلد | توضیحات |
|---|---|
product |
محصول کاتالوگ که این خط موجودی آن را دوباره پر میکند. خط یک پیوند مستقیم به رکورد محصول ذخیره میکند تا موجودی و تاریخچه حرکت بهطور خودکار بهروزرسانی شوند. |
name |
نام یا توضیحات آیتم خریداری شده (مثلاً "کولا ۳۳۰ میلیلیتر"، "نان ساندویچی"، "لیوان کاغذی"). |
unit |
واحد اندازهگیری برای تعداد (مثلاً "عدد"، "کیلوگرم"، "لیتر"، "جعبه"، "کارتن"). |
quantity |
تعداد واحدهای خریداری شده. این یک فیلد اعشاری است تا از مقادیر کسری پشتیبانی کند (مثلاً ۲.۵ کیلوگرم). |
unit_price |
قیمت خرید هر واحد به واحدهای کوچکتر ارز (مثلاً سنت). |
discount_rate |
درصد تخفیف اختیاری که روی خط اعمال میشود. |
vat_rate |
درصد مالیات بر ارزش افزوده روی خط، برگرفته از فاکتور. |
currency |
ارز خرید. به ارز سیستم که در تنظیمات > قیمتگذاری پیکربندی شده است ثابت است. |
category |
برچسب دستهبندی اختیاری برای گروهبندی (مثلاً "نوشیدنیها"، "غذا"، "نظافت"، "تجهیزات"). |
notes |
فیلد متنی آزاد برای اطلاعات اضافی مانند شماره سری، نام برند، یادداشتهای کیفیت یا تاریخ انقضا. |
ارتباط با تأمینکنندگان
هر رسید یک ارجاع مستقیم به یک رکورد تأمینکننده از فهرست تأمینکنندگان ذخیره میکند. هنگام ورود یک رسید، یک تأمینکننده موجود را انتخاب میکنید یا نام جدیدی تایپ میکنید. رکوردهای یکنواخت تأمینکننده به شما امکان میدهند تاریخچه رسید را بر اساس فروشنده فیلتر کنید و الگوهای هزینه خود را با هر تأمینکننده درک کنید.
ثبت یک خرید جدید
برای ثبت یک تحویل:
- صفحه موجودی را از نوار کناری باز کنید و به تب رسید کالا بروید.
- تأمینکننده را انتخاب یا تایپ کنید.
- شماره فاکتور و تاریخ فاکتور را از سند تأمینکننده وارد کنید.
- برای هر قلم یک خط اضافه کنید: بارکد را اسکن یا تایپ کنید، محصول را انتخاب کنید، سپس مقدار، قیمت خرید، تخفیف اختیاری و نرخ مالیات بر ارزش افزوده را وارد کنید. یک قلم ناشناخته میتواند مستقیماً از همان خط به عنوان محصول جدید اضافه شود.
- مجموع جزئی، تخفیف، مالیات بر ارزش افزوده و مجموع کل را بررسی کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
رسید در حال پیشرفت بهطور خودکار به عنوان پیشنویس نگهداری میشود. میتوانید صفحه را ترک کنید و بعداً ادامه دهید. برای گردشکار کامل رسید شامل قواعد اعتبارسنجی و تاریخچه رسید، موجودی را ببینید.
یکپارچگی موجودی و انبار محصول
ذخیره یک رسید، موجودی هر محصول روی آن را به اندازه مقدار دریافتشده افزایش میدهد و یک حرکت خرید در گزارش انبار محصول ثبت میکند. هر حرکت برای ردیابی به رسید پیوند میخورد. سطح موجودی و تاریخچه حرکت در تب وضعیت موجودی صفحه موجودی قابل مشاهده است.
مشاهده تاریخچه رسید
دکمه تاریخچه رسید در تب رسید کالا همه رسیدهای ذخیرهشده را از جدیدترین به قدیمیترین، با شماره فاکتور، تأمینکننده، تاریخ، تعداد خطوط و مجموع فهرست میکند. انتخاب یک رسید خطوط فردی آن را نشان میدهد.
استفاده از فیلد یادداشتها
فیلد یادداشتها روی خطوط رسید به عنوان یک ناحیه حاشیهنویسی انعطافپذیر عمل میکند. استفادههای رایج شامل:
- شماره سری یا بچ: ثبت شماره سری تولیدکننده برای ردیابی، بهویژه برای اقلام غذایی.
- اطلاعات برند: یادداشت برند خاص زمانی که نام آیتم عمومی است (مثلاً "کولا" ممکن است از برندهای مختلف در خریدهای مختلف باشد).
- مشاهدات کیفیت: علامتگذاری هر مشکلی که در هنگام دریافت مشاهده شده (مثلاً "۲ قوطی دندانهدار"، "نزدیک به تاریخ انقضا").
- تاریخهای انقضا: ثبت تاریخ بهترین مصرف برای کالاهای فاسدشدنی.