موجودی
صفحه موجودی خرید کالاها و مواد مورد نیاز کافه شما را ثبت میکند. هر بار که محمولهای از محصولات از یک تأمینکننده دریافت میکنید (خواه نوشیدنیهای کنسروی، جعبههای تنقلات، لوازم نظافت یا هر کالای دیگری باشد) خرید را در سیستم موجودی ثبت میکنید. این کار یک گزارش دائمی از آنچه خریداری شده، مبلغ پرداختی و منبع آن ایجاد میکند.
فیلدهای ورود موجودی
هر ورودی موجودی نمایانگر یک آیتم خرید است:
| فیلد | توضیحات |
|---|---|
invoice_no |
شماره فاکتور یا رسید از تأمینکننده. ورودیهای موجودی متعدد میتوانند شماره فاکتور یکسانی داشته باشند وقتی که همه در یک تحویل آمدهاند. |
supplier_name |
نام تأمینکننده یا فروشنده. این یک فیلد متنی است که میتواند به یک رکورد تأمینکننده در صفحه تأمینکنندگان لینک شود. |
name |
نام یا توضیحات آیتم خریداری شده (مثلاً "کولا ۳۳۰ میلیلیتر"، "نان ساندویچی"، "لیوان کاغذی"). |
unit |
واحد اندازهگیری برای تعداد (مثلاً "عدد"، "کیلوگرم"، "لیتر"، "جعبه"، "کارتن"). |
quantity |
تعداد واحدهای خریداری شده. این یک فیلد اعشاری است تا از مقادیر کسری پشتیبانی کند (مثلاً ۲.۵ کیلوگرم). |
unit_price |
هزینه هر واحد به واحدهای کوچکتر ارز (مثلاً سنت). هزینه کل این ورودی quantity * unit_price است. |
currency |
ارز خرید. بهطور پیشفرض ارز سیستم است. |
category |
برچسب دستهبندی اختیاری برای گروهبندی (مثلاً "نوشیدنیها"، "غذا"، "نظافت"، "تجهیزات"). |
notes |
فیلد متنی آزاد برای اطلاعات اضافی مانند شماره سری، نام برند، یادداشتهای کیفیت یا تاریخ انقضا. |
ارتباط با تأمینکنندگان
فیلد supplier_name در یک ورودی موجودی به یک رکورد تأمینکننده در صفحه تأمینکنندگان مربوط میشود. در حالی که این فیلد یک ورودی متنی است (نه یک کلید خارجی سخت)، سیستم نامهای تأمینکننده موجود را هنگام تایپ پیشنهاد میدهد و به حفظ یکنواختی کمک میکند.
با حفظ یکنواختی نامهای تأمینکننده در ورودیهای موجودی، میتوانید بعداً تاریخچه خرید را بر اساس تأمینکننده فیلتر کنید و الگوهای هزینه خود را با هر فروشنده درک کنید.
ثبت یک خرید جدید
برای ثبت یک خرید موجودی جدید:
- به صفحه موجودی از نوار کناری بروید.
- روی افزودن ورودی (یا دکمه عملی مشابه در نوار ابزار) کلیک کنید.
- شماره فاکتور را از رسید تأمینکننده وارد کنید. اگر چندین آیتم از یک فاکتور را ثبت میکنید، از همان شماره فاکتور برای هر ورودی استفاده کنید.
- نام تأمینکننده را انتخاب یا تایپ کنید. سیستم تأمینکنندگان موجود را هنگام تایپ پیشنهاد میدهد.
- نام آیتم، واحد، تعداد و قیمت واحد را وارد کنید.
- بهصورت اختیاری دستهبندی را تنظیم کرده و یادداشتها (شماره سری، برند، مشاهدات کیفیت) را اضافه کنید.
- ورودی را ذخیره کنید.
سیستم ورودی را با یک زمانسنجی ایجاد ثبت میکند. اگر آیتم خریداری شده با محصولی در کاتالوگ محصولات مطابقت داشته باشد، سطح موجودی محصول میتواند از طریق سیستم ثبت انبار بهطور مناسب بهروزرسانی شود.
مشاهده تاریخچه موجودی
صفحه موجودی تمام رکوردهای خرید را به ترتیب زمانی (جدیدترین ابتدا) نمایش میدهد. شما میتوانید:
- جستجو بر اساس نام آیتم، نام تأمینکننده یا شماره فاکتور.
- فیلتر بر اساس دستهبندی برای دیدن فقط خریدهای یک دسته خاص (مثلاً تمام خریدهای نوشیدنی).
- فیلتر بر اساس بازه زمانی برای مشاهده خریدها در یک دوره خاص.
- فیلتر بر اساس تأمینکننده برای دیدن تمام خریدها از یک فروشنده خاص.
یکپارچگی موجودی و انبار محصول
هنگامی که یک خرید موجودی برای آیتمی که با محصولی در کاتالوگ مطابقت دارد ثبت میشود، سیستم میتواند یک ورودی ثبت انبار مربوطه با reason = 'purchase' برای محصول ایجاد کند. این کار مقدار in_stock محصول را با تعداد خریداری شده افزایش میدهد و ورودی ثبت انبار را به رکورد موجودی برای ردیابی پیوند میدهد.
این یکپارچگی به این معناست که ثبت یک تحویل در صفحه موجودی میتواند بهطور خودکار سطح موجودی محصولاتی که به صندوقداران در رابط سفارش قابل مشاهده است را بهروزرسانی کند.
استفاده از فیلد یادداشتها
فیلد یادداشتها در ورودیهای موجودی به عنوان یک ناحیه حاشیهنویسی انعطافپذیر عمل میکند. استفادههای رایج شامل:
- شماره سری یا بچ: ثبت شماره سری تولیدکننده برای ردیابی، بهویژه برای اقلام غذایی.
- اطلاعات برند: یادداشت برند خاص زمانی که نام آیتم عمومی است (مثلاً "کولا" ممکن است از برندهای مختلف در خریدهای مختلف باشد).
- مشاهدات کیفیت: علامتگذاری هر مشکلی که در هنگام دریافت مشاهده شده (مثلاً "۲ قوطی دندانهدار"، "نزدیک به تاریخ انقضا").
- تاریخهای انقضا: ثبت تاریخ بهترین مصرف برای کالاهای فاسدشدنی.