هزینهها
صفحه هزینهها تمام هزینههای کسبوکار را که خرید محصول نیستند (اجاره، قبوض، تعمیرات، اشتراکها، حقوق و هرگونه پرداخت خروجی دیگر) پیگیری میکند. با ثبت منظم هزینهها، صاحبان کافه تصویر روشنی از هزینههای عملیاتی در کنار درآمد نشستها و سفارشها بهدست میآورند و محاسبه دقیق سود امکانپذیر میشود.
فیلدهای رکورد هزینه
هر ورودی هزینه شامل اطلاعات زیر است:
| فیلد | توضیحات |
|---|---|
title |
توضیح کوتاه هزینه (مثلا "اجاره - فروردین ۱۴۰۵"، "قبض برق"، "تعمیر روتر"، "اشتراک اینترنت") |
amount |
مبلغ هزینه در واحدهای کوچک ارز (مثلا سنت) |
currency |
ارز هزینه. بهصورت پیشفرض ارز سیستم است. |
paid_at |
زمان پرداخت واقعی هزینه. اگر این فیلد تنظیم شده باشد، هزینه پرداختشده محسوب میشود. اگر خالی باشد، هزینه پرداختنشده است. |
due_date |
تاریخ اختیاری سررسید پرداخت. برای پیگیری تعهدات آینده مفید است. |
vendor |
نام طرفی که پرداخت به آن انجام میشود (مثلا "صاحبخانه"، "شرکت برق"، "شرکت خدمات فنی"). اختیاری اما برای فیلتر و گزارشدهی توصیه میشود. |
note |
فیلد متنی آزاد برای جزئیات اضافی مانند شماره فاکتور، کدهای مرجع یا توضیحات. |
وضعیت هزینه
هزینهها بر اساس فیلد paid_at دو وضعیت ممکن دارند:
- پرداختشده: فیلد
paid_atشامل زمان است که نشاندهنده تسویه هزینه است. هزینههای پرداختشده نشان "پرداختشده" و تاریخ پرداخت را نمایش میدهند. - پرداختنشده: فیلد
paid_atخالی است. هزینه یک تعهد معلق است. اگرdue_dateتنظیم شده باشد، سیستم میتواند موارد سررسیدگذشته را برجسته کند.
پیشتنظیمهای فیلتر تاریخ
صفحه هزینهها پیشتنظیمهای فیلتر تاریخ سریعی برای محدود کردن فهرست به دوره خاص فراهم میکند:
| پیشتنظیم | دوره |
|---|---|
| امروز | فقط هزینههای ایجاد یا پرداختشده امروز |
| دیروز | فقط هزینههای دیروز |
| ۷ روز اخیر | هزینههای هفته گذشته |
| ۳۰ روز اخیر | هزینههای ماه گذشته |
| این هفته | هزینههای دوشنبه تا امروز (هفته جاری) |
| هفته قبل | هزینههای هفته کامل قبلی (دوشنبه تا یکشنبه) |
| این ماه | هزینههای اول ماه جاری تا امروز |
| ماه قبل | هزینههای کل ماه تقویمی قبلی |
| تمام دوره | بدون فیلتر تاریخ. تمام هزینهها را نمایش میدهد |
این پیشتنظیمها فهرست را بلافاصله بهروزرسانی میکنند و بررسی هزینهها برای دوره گزارش خاص را سریع میسازند.
پیشنهادات تکمیل خودکار
برای سرعت بخشیدن به ورود داده و حفظ یکنواختی، صفحه هزینهها پیشنهادات تکمیل خودکار برای دو فیلد ارائه میدهد:
- فروشنده: هنگام تایپ در فیلد فروشنده، سیستم نامهای فروشنده از ورودیهای هزینه قبلی شما را پیشنهاد میدهد. این از نامگذاری ناهماهنگ جلوگیری میکند و استفاده مجدد از نامهای فروشنده رایج را آسان میسازد.
- عنوان: بهطور مشابه، فیلد عنوان عناوین هزینههای قبلا استفادهشده را پیشنهاد میدهد. هزینههای تکرارشونده رایج مانند "اجاره"، "اینترنت" یا "برق" با یک انتخاب قابل ورود هستند.
جستجو
نوار جستجو در بالای صفحه هزینهها جستجوی متن کامل در تمام فیلدها انجام میدهد:
- عنوان
- فروشنده
- یادداشت
- مبلغ
هر کلمه کلیدی را تایپ کنید تا فهرست فورا فیلتر شود. مثلا جستجوی "اینترنت" تمام هزینههای دارای "اینترنت" در عنوان، نام فروشنده یا یادداشتها را نشان میدهد.
ایجاد هزینه جدید
برای ثبت هزینه جدید:
- از نوار کناری به صفحه هزینهها بروید.
- روی دکمه افزودن هزینه کلیک کنید.
- عنوان توصیفکننده هدف هزینه را وارد کنید.
- مبلغ را وارد کنید (در واحدهای کوچک ارز سیستم).
- در صورت تمایل نام فروشنده را تنظیم کنید (پیشنهادات تکمیل خودکار هنگام تایپ ظاهر میشوند).
- در صورت وجود مهلت پرداخت، تاریخ سررسید را تنظیم کنید.
- یادداشتهای اضافی برای توضیحات بیشتر اضافه کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
هزینه بهصورت پیشفرض با وضعیت پرداختنشده ایجاد میشود.
علامتگذاری هزینه بهعنوان پرداختشده
برای ثبت تسویه هزینه:
- هزینه را از فهرست انتخاب کنید.
- روی عملیات علامتگذاری بهعنوان پرداختشده کلیک کنید (یا وضعیت پرداخت را تغییر دهید).
- سیستم زمان فعلی را بهعنوان مقدار
paid_atثبت میکند. - وضعیت هزینه از پرداختنشده به پرداختشده تغییر میکند.
میتوانید هزینه را در زمان ایجاد نیز بهعنوان پرداختشده علامت بزنید اگر پرداخت قبلا انجام شده باشد.
حذف هزینه
هزینهای را انتخاب و از عملیات حذف برای برداشتن آن از سیستم استفاده کنید. هزینههای حذفشده بهصورت دائمی حذف میشوند. این عملیات نیاز به مجوزهای مناسب دارد و باید با احتیاط استفاده شود. بهجای حذف، استفاده از فیلد یادداشت برای علامتگذاری هزینههای نامعتبر بهعنوان باطل را در نظر بگیرید تا مسیر حسابرسی حفظ شود.
الزامات مجوز
دسترسی به مدیریت هزینه توسط مجوزهای نقش صندوقدار کنترل میشود. بسته به پیکربندی نقش:
- برخی نقشها ممکن است بتوانند هزینهها را مشاهده کنند اما نتوانند آنها را ایجاد یا تغییر دهند.
- قابلیت علامتگذاری هزینهها بهعنوان پرداختشده ممکن است به نقشهای سطح مالک محدود باشد.
- حذف هزینهها معمولا نیاز به مجوزهای بالاتر دارد.
برای جزئیات پیکربندی این مجوزها، صفحه نقشهای صندوقدار را بررسی کنید.