HandyCafe Docs
owner

Як відстежувати витрати та інвентар

HandyCafe Server включає інструменти для запису бізнес-витрат, управління каталогом постачальників та відстеження закупівель інвентарю. Цей посібник крок за кроком розглядає кожен із цих робочих процесів.

Як записати бізнес-витрату

Витрати представляють будь-які кошти, які несе ваш бізнес. Відстежуйте оренду, комунальні послуги, купівлю обладнання, підписки на програмне забезпечення та будь-які інші вихідні платежі.

Що вам знадобиться

  • Запущений HandyCafe Server.
  • Доступ рівня адміністратора або власника.
  • Деталі витрати: назва, сума, назва постачальника та дата оплати.

Кроки

  1. Натисніть Витрати на лівій бічній панелі застосунку HandyCafe Server.
  2. Натисніть кнопку Додати, щоб створити новий запис витрати.
  3. Введіть Назву, яка чітко описує витрату. Наприклад: "Рахунок за електроенергію, квітень 2026".
  4. Введіть Суму у вашій локальній валюті.
  5. Введіть назву Постачальника. Наприклад: "Міська енергетична компанія". Це бізнес або особа, якій ви винні платіж.
  6. Встановіть Дату оплати, до якої платіж має бути здійснений. За бажанням, якщо витрату вже сплачено, увімкніть перемикач Оплачено та введіть Дату оплати. Натисніть Зберегти.

Очікуваний результат

Витрата з'являється у списку витрат. Неоплачені витрати виділені, тож ви швидко бачите, що залишається непогашеним. Загальна сума витрат враховується у вашій фінансовій звітності.

Поширені помилки

  • Не вводити чітку описову назву. Через кілька місяців під час перегляду витрат "Різне" не скаже вам нічого. Будьте конкретні.
  • Забути оновити статус оплати після здійснення платежу. Ваш непогашений баланс виглядатиме більшим, ніж він є насправді.

Як переглянути неоплачені витрати

Швидко відфільтруйте список, щоб побачити лише витрати, які ще не оплачено.

Що вам знадобиться

  • Принаймні одна витрата, записана в системі.

Кроки

  1. Перейдіть на сторінку Витрати.
  2. Натисніть вкладку фільтра Неоплачені вгорі списку витрат.
  3. Тепер список показує лише витрати, у яких статус оплати не позначено.

Очікуваний результат

Відфільтрований вигляд, що показує виключно неоплачені витрати. Використовуйте його, щоб визначати пріоритети майбутніх платежів і не втратити нічого з поля зору.

Як позначити витрату як оплачену

Коли ви здійснюєте платіж, оновіть запис, щоб він це відображав.

Що вам знадобиться

  • Наявна неоплачена витрата в системі.

Кроки

  1. Перейдіть на сторінку Витрати.
  2. Знайдіть витрату, яку ви сплатили. Натисніть на неї, щоб відкрити деталі.
  3. Натисніть кнопку Позначити як оплачену або увімкніть статус оплати.
  4. Дата оплати встановлюється автоматично на сьогодні. Скоригуйте її, якщо фактичний платіж було здійснено іншого дня.
  5. Збережіть зміни.

Очікуваний результат

Витрата переходить з фільтра Неоплачені до фільтра Оплачені. Ваш непогашений баланс зменшується на позначену суму.

Як додати постачальника

Постачальники є бізнесами, у яких ви купуєте товари та послуги. Ведення каталогу постачальників дозволяє швидко пов'язувати закупівлі з правильним контрагентом.

Що вам знадобиться

  • Контактна інформація постачальника: назва, телефон, email, адреса.
  • За бажанням: умови оплати, податковий ID.

Кроки

  1. Натисніть Постачальники на лівій бічній панелі.
  2. Натисніть кнопку Додати, щоб створити новий запис постачальника.
  3. Введіть Назву постачальника. Наприклад: "TechParts Wholesale".
  4. Введіть ім'я Контактної особи, якщо у постачальника є конкретна особа для зв'язку.
  5. Заповніть Номер телефону та Адресу електронної пошти.
  6. Введіть Адресу місця розташування бізнесу постачальника.
  7. За бажанням введіть Умови оплати (наприклад, "Net 30" або "Оплата при отриманні") та Податковий ID постачальника для вашого бухгалтерського обліку.
  8. Натисніть Зберегти.

Очікуваний результат

Постачальник з'являється у вашому каталозі постачальників. Тепер ви можете посилатися на нього при записі закупівель інвентарю.

Поширені помилки

  • Створення дублікатів записів постачальників з трохи різними назвами (наприклад, "TechParts" і "Tech Parts Wholesale"). Перед додаванням нового постачальника перегляньте наявний список.
  • Залишати контактні поля порожніми. Коли вам знадобиться повторно замовити товар або оскаржити рахунок, ця інформація буде потрібна.

Як записати закупівлю інвентарю

Закупівлі інвентарю відстежують те, що ви купуєте для кафе. Сюди входять їжа та напої для снек-бару, комп'ютерна периферія, засоби для прибирання та будь-які фізичні товари.

Що вам знадобиться

  • Постачальник, уже доданий до системи (або ви можете додати його під час цього процесу).
  • Накладна або чек із закупівлі.

Кроки

  1. Натисніть Інвентар на лівій бічній панелі.
  2. Натисніть кнопку Додати, щоб створити новий запис інвентарю.
  3. Введіть Номер накладної з накладної постачальника. Це пов'язує запис з конкретним документом закупівлі.
  4. Виберіть Постачальника зі списку. Якщо постачальника немає у списку, спочатку додайте його (дивіться розділ про постачальників вище).
  5. Введіть Назву товару. Наприклад: "Енергетичний напій 500 мл" або "USB-миша".
  6. Введіть Одиницю виміру (наприклад, "шт.", "упаковка", "коробка" або "кг").
  7. Введіть куплену Кількість та Ціну за одиницю.
  8. Виберіть Валюту, якщо ваша система підтримує кілька валют.
  9. Виберіть Категорію, щоб упорядкувати закупівлю (наприклад, "Напої", "Обладнання" або "Витратні матеріали").
  10. Додайте Примітки щодо номерів партій, назв брендів, термінів придатності чи інших деталей цієї закупівлі. Натисніть Зберегти.

Очікуваний результат

Закупівлю інвентарю записано, а загальну вартість обчислено автоматично (кількість помножена на ціну за одиницю). Запис пов'язано з постачальником та віднесено до категорії для звітності.

Поширені помилки

  • Введення загальної вартості в поле ціни за одиницю замість ціни за штуку. Якщо ви купили 24 банки за $36 загалом, ціна за одиницю має бути $1.50, а не $36.
  • Пропуск номера накладної. Без нього ви не зможете відстежити запис до початкового документа закупівлі для повернень чи суперечок.

Як відстежувати рівні запасів товарів

Рівні запасів змінюються, коли ви продаєте позиції через систему замовлень і додаєте новий інвентар.

Що вам знадобиться

  • Товари, налаштовані на сторінці Товари.
  • Замовлення, які обробляються через систему.

Як працюють зміни запасів

  • Автоматичне зменшення при продажу: коли касир обробляє замовлення, що містить товар, система автоматично зменшує кількість запасу цього товару на продану кількість.
  • Ручне коригування: для псування, бою, повернень чи виправлень змініть кількість запасу товару безпосередньо на сторінці Товари. Перейдіть до Товарів, знайдіть позицію та оновіть поле кількості.
  • Поповнення із закупівель інвентарю: після запису закупівлі інвентарю оновіть кількість запасу відповідного товару на сторінці Товари, щоб відобразити нове надходження.

Кроки для перевірки поточних рівнів запасів

  1. Перейдіть на сторінку Товари на лівій бічній панелі.
  2. Перегляньте список товарів. Кожен товар показує свою поточну кількість запасу.
  3. Товари з низьким запасом виділені, щоб привернути вашу увагу.
  4. Натисніть на будь-який товар, щоб побачити його деталі, включно з поточною кількістю та останньою активністю продажів.

Очікуваний результат

Чітка картина того, що є в наявності і що потрібно дозамовити. Товари, розпродані до низького рівня, легко помітити.

Поширені помилки

  • Не записувати псування або бій. Якщо банку газованої води впустили і продати її не можна, кількість запасу слід зменшити вручну. Інакше ваша фактична кількість не збігатиметься із системною.
  • Забути оновити запаси після отримання поставки. Система знає лише про той інвентар, який введено. Фізичні запаси на вашій полиці, не записані в системі, створюють розбіжність.
  • Покладатися лише на автоматичне зменшення без періодичних фізичних підрахунків. Навіть найкраща система обліку з часом відхиляється. Робіть фізичний підрахунок щотижня та звіряйте з системними числами.