Як керувати учасниками

Цей посібник охоплює створення облікових записів учасників, управління балансами гаманців, призначення рівнів лояльності та надання безкоштовного часу. Учасники є зареєстрованими клієнтами, які можуть входити з клієнтських ПК, тримати баланс гаманця та накопичувати бали лояльності.

Що вам знадобиться

• Доступ адміністратора або касира до HandyCafe Server.
• Сторінка Учасники, доступна з лівої бічної панелі.
• Принаймні один налаштований спосіб оплати, якщо ви плануєте приймати поповнення гаманця.

Як створити нового учасника

1. Перейдіть на сторінку Учасники через ліву бічну панель.
2. Натисніть кнопку Додати на панелі інструментів.
3. Введіть ім'я користувача учасника. Воно має бути унікальним серед усіх учасників (без урахування регістру). Учасник використовуватиме його для входу з клієнтських ПК.
4. Введіть відображуване ім'я. Це ім'я показується на екрані під час сеансів та у звітах.
5. За бажанням заповніть email, номер телефону та стать.
6. Встановіть максимальну кількість одночасних підключень. Це визначає, на скількох ПК учасник може бути в системі одночасно. За замовчуванням 1.
7. Натисніть Зберегти, щоб створити учасника.

Очікуваний результат: новий учасник з'являється у списку учасників. Його баланс гаманця починається з нуля. Тепер він може входити з будь-якого клієнтського ПК за своїм іменем користувача.

Примітка: пароль не є обов'язковим під час створення. Учасник може задати власний пароль з Панелі учасника на клієнтському ПК при першому вході. Як варіант, адміністратор може встановити його з сервера.

Як поповнити гаманець учасника

Гаманець є передплаченим балансом, що зберігається в мінорних одиницях валюти. Учасники можуть платити з гаманця за сеанси та замовлення, не передаючи готівку касиру.

1. Перейдіть на сторінку Учасники.
2. Знайдіть та виберіть учасника, якого хочете поповнити. Якщо список довгий, скористайтеся рядком пошуку.
3. Натисніть кнопку Поповнити або кнопку оплати на панелі деталей учасника.
4. Введіть суму для додавання до гаманця. Вона вказується у вашій базовій валюті (наприклад, 50.00, щоб додати п'ятдесят одиниць).
5. Оберіть тип кредиту:
   • Оплачений для поповнень готівкою або карткою, коли гроші отримано.
   • Бонусний для промоційного кредиту.
   • Ручний для адміністративних виправлень.
6. Оберіть спосіб оплати (Готівка, Картка тощо). Це фіксує, як було отримано гроші.
7. Натисніть Підтвердити.

Очікуваний результат: для учасника створено новий кредит гаманця. Кредит фіксує суму, тип кредиту та спосіб оплати. Загальний баланс гаманця учасника оновлюється негайно. Кредит гаманця з'являється в історії транзакцій учасника.

Порада: кожне поповнення створює окремий запис кредиту гаманця. Коли учасник витрачає з гаманця, система списує спочатку з найстарішого активного кредиту (FIFO). Бонусні та оплачені кредити обліковуються окремо.

Як призначити рівень лояльності

Рівні лояльності дозволяють групувати учасників за рівнем витрат та застосовувати автоматичні знижки.

Створення рівня

1. Перейдіть на сторінку Учасники.
2. Відкрийте розділ керування Рівнями (доступний з панелі інструментів учасників або з налаштувань).
3. Натисніть Додати рівень.
4. Введіть код (наприклад, "silver"). Він має бути унікальним.
5. Введіть відображувану назву (наприклад, "Срібний учасник").
6. Встановіть порогові бали. Щоб отримати цей рівень, учасник має накопичити принаймні стільки балів лояльності.
7. Встановіть ставку знижки. Введіть знижку у відсотках. Наприклад, 5 означає знижку 5% на сеанси.
8. Натисніть Зберегти.
9. Повторіть для додаткових рівнів (наприклад, Золотий на 1000 балів зі знижкою 10%).

Призначення рівня учаснику

10. Перейдіть на сторінку Учасники.
11. Виберіть учасника зі списку.
12. На панелі деталей учасника знайдіть поле Рівень.
13. Виберіть потрібний рівень зі списку.
14. Натисніть Зберегти.

Очікуваний результат: учасник тепер має вибраний рівень. Коли сеанси цього учасника тарифікуються, знижка рівня враховується в розрахунку вартості. Профіль учасника показує призначений рівень.

Як переглянути історію транзакцій учасника

Історія транзакцій показує всі поповнення гаманця, витрати з гаманця, оплати сеансів, повернення та події з балами лояльності для конкретного учасника.

1. Перейдіть на сторінку Учасники.
2. Виберіть учасника зі списку.
3. Відкрийте панель деталей учасника.
4. Перейдіть на вкладку Історія або Транзакції всередині панелі деталей.
5. Список показує всі транзакції у зворотному хронологічному порядку з такими даними:
   • Дата та час.
   • Тип транзакції (поповнення гаманця, витрата з гаманця, сеанс, повернення тощо).
   • Сума (додатна для поповнень, від'ємна для витрат).
   • Джерело або контекст (який сеанс чи замовлення спожило кошти).
   • Касир, який виконав дію.

Очікуваний результат: повний аудиторський слід усієї фінансової активності учасника. Ви можете прокручувати список або фільтрувати за діапазоном дат, щоб знайти конкретні транзакції.

Як надати учаснику безкоштовний час

Ви можете додати кредит часу до облікового запису учасника. Кредити часу працюють як кредит гаманця, але в хвилинах замість грошей. Коли учасник починає сеанс, система може списувати з його балансу часу.

1. Перейдіть на сторінку Учасники.
2. Виберіть учасника зі списку.
3. На панелі деталей учасника знайдіть розділ Пакети часу або Кредити часу.
4. Натисніть Додати час.
5. Введіть кількість хвилин для додавання (наприклад, 120 для двох годин безкоштовного часу).
6. Оберіть тип кредиту:
   • Ручний для безкоштовного часу, наданого кафе.
   • Бонусний для промоційного часу з акції.
   • Оплачений для часу, купленого через пакет.
7. За бажанням встановіть обмеження за пристроєм (лише ПК, лише консолі або обидва), щоб обмежити, де можна використати цей час.
8. За бажанням встановіть дату закінчення, після якої невикористаний час згорає.
9. Натисніть Підтвердити.

Очікуваний результат: в обліковому записі учасника з'являється новий кредит часу із вказаними хвилинами. Доступний баланс часу учасника оновлюється. Коли учасник почне сеанс, система запропонує списати з його балансу часу.

Як перевірити баланс учасника

Швидкий перегляд балансу без відкриття повної історії транзакцій.

1. Перейдіть на сторінку Учасники.
2. Скористайтеся рядком пошуку вгорі, щоб ввести ім'я користувача або відображуване ім'я учасника.
3. Виберіть учасника з відфільтрованих результатів.
4. Панель деталей учасника показує вгорі поточний баланс гаманця (у вашій базовій валюті) та баланс часу (у хвилинах).

Очікуваний результат: ви бачите поточний баланс гаманця та баланс часу учасника з одного погляду. Ці значення враховують усі поповнення, витрати та згорання до поточного моменту.

Як працювати з боргом учасника

Якщо учаснику дозволено мати від'ємний баланс (борг), реєстр боргів відстежує, скільки він винен.

1. Перейдіть на сторінку Учасники.
2. Виберіть учасника з непогашеним боргом.
3. Відкрийте його панель деталей і перегляньте розділ Борг.
4. Реєстр боргів показує окремі записи боргу із сумами та датами.
5. Щоб погасити борг, поповніть гаманець учасника на суму заборгованості. Оберіть тип джерела "Оплачений", щоб платіж було записано правильно.

Очікуваний результат: поповнення гаманця перекриває борг. Реєстр боргів показує запис про погашення. Чистий баланс учасника повертається до нуля або стає додатним.

Поширені помилки, яких варто уникати

• Створення дублікатів імен користувачів. Імена користувачів унікальні та нечутливі до регістру. "JohnDoe" та "johndoe" вважаються однаковими. Система відхилить дублікат.
• Плутання балансу гаманця та балансу часу. Гаманець є грошима (мінорні одиниці валюти). Час є хвилинами. Це окремі системи. Учасник може мати кредит гаманця без кредиту часу або навпаки.
• Завищена максимальна кількість підключень. Якщо учасник може входити на 5 ПК одночасно, він може споживати вп'ятеро більше ресурсів. Для більшості учасників ставте 1.
• Забути обрати правильний тип кредиту. Використання типу "Оплачений" для безкоштовного поповнення завищує ваші звіти про дохід. Для кредитів без доходу використовуйте "Бонусний" або "Ручний".
• Не встановити термін для промоційного часу. Кредити безкоштовного часу без дати закінчення не згорають ніколи. Якщо промоційний час має бути обмеженим, завжди задавайте термін.
• Видалення учасника замість деактивації. Деактивація зберігає повний профіль і є оборотною. Видалення є остаточним. Воно прибирає профіль разом із балансами гаманця та кредитів часу. Історія сеансів і транзакцій зберігається для звітності, але більше не пов'язана з учасником. Учасника з минулими сеансами чи входами все одно можна видалити. Його історія просто втрачає прив'язку.