Як обробляти замовлення

Цей посібник охоплює створення, зміну, закриття та скасування замовлень на їжу, напої та інші товари, що продаються у вашому кафе. Замовлення відокремлені від виставлення рахунків за сесію. Клієнт може мати як активну сесію, так і відкриті замовлення одночасно.

Що вам знадобиться

Увійти в обліковий запис касира або адміністратора на HandyCafe Server.
Налаштовані продукти на сторінці Продукти (принаймні один продукт з назвою, категорією, ціною та ставкою ПДВ).
Принаймні один доступний спосіб оплати (готівка завжди доступна за замовчуванням).

Як створити та закрити замовлення

Це стандартний робочий процес: створити замовлення, додати товари та закрити його з оплатою в одному потоці.

Перейдіть на сторінку Замовлення за допомогою лівої бічної панелі.
Натисніть кнопку Нове замовлення.
За бажанням призначте замовлення клієнтському ПК. Натисніть поле призначення ПК та виберіть підключеного клієнта зі списку. Якщо продаж здійснюється для клієнта, який прийшов без попереднього запису, ви можете пропустити цей крок.
За бажанням додайте примітку до замовлення (наприклад, "Стіл 3" або "Додаткові серветки").
Шукайте продукти за допомогою поля пошуку. Введіть назву продукту або категорію, щоб відфільтрувати список.
Натисніть на продукт, щоб додати його до замовлення. Кількість за замовчуванням - 1.
Щоб змінити кількість, натисніть поле кількості поруч із товаром і введіть потрібну кількість.
Повторіть кроки 5-7 для кожного продукту, який хоче клієнт.
Перегляньте підсумок замовлення. Діалогове вікно показує:
- Кожен товар з назвою продукту, ціною за одиницю, кількістю та загальною сумою за рядок.
- Підсумок (сума всіх загальних сум за рядки).
- ПДВ (розрахований з урахуванням ставки ПДВ кожного товару).
- Загальна сума.
Натисніть Закрити замовлення, щоб перейти до оплати.
Виберіть спосіб оплати (готівка, картка або інший спосіб).
Натисніть Підтвердити, щоб завершити замовлення та зафіксувати транзакцію.

Очікуваний результат: Замовлення переходить на вкладку "Закриті" на сторінці Замовлення. Транзакція фіксується з сумою замовлення, способом оплати та розподілом ПДВ. Транзакція відображається у звіті каси. Якщо замовлення було призначено клієнтському ПК, воно пов'язується з історією сесій цього ПК.

Як змінити відкрите замовлення

Ви можете змінити вміст замовлення, поки воно ще не закрите.

Змінити кількість товару

Перейдіть на сторінку Замовлення.
Знайдіть відкрите замовлення на вкладці "Відкриті".
Натисніть на замовлення, щоб розгорнути його деталі.
Знайдіть товар, який ви хочете змінити.
Натисніть поле кількості та введіть нову кількість.
Загальна сума за рядок та загальна сума замовлення оновлюються автоматично.

Змінити ціну за одиницю товару

Відкрийте деталі замовлення.
Натисніть поле ціни за одиницю поруч із товаром.
Введіть нову ціну. Це перевизначає ціну за замовчуванням для цього замовлення.
Загальна сума за рядок перераховується.

Видалити товар

Відкрийте деталі замовлення.
Натисніть кнопку видалення або видалити поруч із товаром, який ви хочете видалити.
Товар видаляється, і загальна сума замовлення перераховується.

Очікуваний результат: Відкрите замовлення відображає оновлені кількості, ціни або видалені товари. Загальна сума автоматично коригується.

Як скасувати замовлення

Скасування замовлення видаляє його з активної обробки. Скасувати можна лише відкриті (неоплачені) замовлення.

Перейдіть на сторінку Замовлення.
Знайдіть відкрите замовлення на вкладці "Відкриті".
Натисніть на замовлення, щоб вибрати його.
Натисніть кнопку Скасувати.
Підтвердьте скасування в діалоговому вікні.

Очікуваний результат: Статус замовлення змінюється на "Скасовано". Воно переміщується з вкладки Відкриті. Транзакція не фіксується. Скасовані замовлення залишаються в системі для аудиту, але не впливають на фінансові звіти.

Примітка: Ви не можете скасувати замовлення, яке вже було закрито та оплачено. Щоб скасувати оплачений замовлення, потрібен процес повернення коштів.

Як створити швидкий продаж для клієнта без запису

Продаж для клієнта без запису - це замовлення, яке не пов'язане з жодним ПК або учасником. Використовуйте це для продажів на касі, коли клієнт не використовує комп'ютер.

Перейдіть на сторінку Замовлення.
Натисніть Нове замовлення.
Не призначайте ПК. Залиште поле ПК порожнім.
Додайте примітку, якщо це корисно (наприклад, "Клієнт без запису, енергетичний напій").
Додайте продукти, які купує клієнт.
Натисніть Закрити замовлення.
Виберіть спосіб оплати та підтвердьте.

Очікуваний результат: Замовлення створюється та закривається без прив'язки до ПК або сесії. Транзакція фіксується у звіті каси під час поточної зміни касира.

Як обробити замовлення клієнта з клієнтського ПК

Клієнти можуть робити замовлення безпосередньо зі свого клієнтського ПК за допомогою інтерфейсу Online Page. Коли клієнт робить замовлення, сервер отримує сповіщення.

На сервері відтворюється звукове сповіщення (новий звук замовлення, налаштований у Налаштуваннях).
На значку сторінки Замовлення в бічній панелі з'являється значок сповіщення або спливаюче вікно.
Перейдіть на сторінку Замовлення.
Нове замовлення з'являється на вкладці "Відкриті". Воно показує:
- Назву клієнтського ПК, з якого було зроблено замовлення.
- Товари, обрані клієнтом, з кількостями та цінами.
- Додаткову примітку від клієнта.
Перегляньте товари замовлення, щоб перевірити їх наявність.
Підготуйте товари (приготуйте напій, підігрійте їжу тощо).
Коли все готово, закрийте замовлення за допомогою стандартного процесу закриття:
- Натисніть Закрити замовлення.
- Виберіть спосіб оплати. Якщо у клієнта є гаманець учасника, ви можете списати з нього.
- Натисніть Підтвердити.

Очікуваний результат: Замовлення пов'язується з активною сесією клієнта. Сповіщення зникає. Транзакція фіксується. Клієнт бачить оновлення статусу замовлення на своєму клієнтському ПК.

Порада: Ви можете змінити замовлення перед його закриттям, якщо товар відсутній на складі. Видаліть недоступний товар і повідомте клієнту про зміну.

Як призначити замовлення учаснику

Якщо клієнт є зареєстрованим учасником, прив'язка замовлення до його облікового запису дозволяє здійснювати оплату з гаманця та відстежувати історію замовлень.

Створіть нове замовлення або відкрийте існуюче відкрите замовлення.
Якщо замовлення призначено ПК з активною сесією учасника, учасник прив'язується автоматично.
Якщо замовлення є продажем для клієнта без запису, ви можете вручну знайти та призначити учасника в полі учасника замовлення.
Під час закриття замовлення варіанти способу оплати включатимуть баланс гаманця учасника, якщо у нього достатньо коштів.

Очікуваний результат: Замовлення з'являється в історії замовлень учасника. Відрахування з гаманця створюють записи про споживання, пов'язані з замовленням.

Поширені помилки, яких слід уникати

Додавання товарів з нульовою ціною. Якщо ціна продажу товару встановлена на нуль на сторінці Продукти, товари замовлення також будуть нульовими. Завжди перевіряйте ціни на товари перед запуском.
Закриття замовлення без перевірки товарів. Після закриття транзакція фіксується. Перевірте кількості та ціни перед натисканням Підтвердити.
Ігнорування сповіщень про замовлення клієнтів. Коли клієнт робить замовлення зі свого ПК, воно залишається на вкладці Відкриті, поки касир його не обробить. Непроцесовані замовлення призводять до незадоволених клієнтів. Слідкуйте за сповіщеннями під час напружених періодів.
Скасування замість зміни. Якщо лише один товар неправильний, змініть відкрите замовлення замість скасування та створення нового. Це заощаджує час і зберігає чистішу історію аудиту.
Неналаштування продуктів перед відкриттям дня. Замовлення вимагають наявності продуктів на сторінці Продукти. Налаштуйте повний каталог продуктів з правильними назвами, цінами, категоріями та ставками ПДВ перед першою зміною.
Забуття ставок ПДВ на продуктах. Якщо продукт має ставку ПДВ 0, але повинен обкладатися податком, загальна сума замовлення буде неправильною. Перевірте ставки ПДВ для кожного продукту на сторінці Продукти.