Постачальники
Сторінка Постачальників підтримує базу даних вендорів та постачальників, у яких ваше кафе закуповує товари та послуги. Кожен запис постачальника зберігає контактні дані, умови оплати та податкову інформацію, забезпечуючи центральний довідник для управління відносинами з вендорами.
Поля запису постачальника
| Поле | Опис |
|---|---|
name |
Назва постачальника або компанії. Основний ідентифікатор у списках та посиланнях з інвентарних записів. |
contact_person |
Ім'я основного контакту у постачальника (торговий представник або менеджер). |
phone |
Номер телефону постачальника для розміщення замовлень або вирішення питань. |
email |
Адреса електронної пошти постачальника для підтверджень замовлень, рахунків або загального зв'язку. |
address |
Фізична адреса постачальника для координації доставки або візитів. |
payment_term_days |
Кількість днів для оплати після отримання рахунку (наприклад, 30 для умов net-30). |
tax_authority |
Податковий орган або відділення, де зареєстрований постачальник, якщо застосовно. |
tax_identity |
Податковий ідентифікаційний номер постачальника (ІПН, номер ПДВ або еквівалент). |
notes |
Вільне текстове поле для додаткової інформації (графіки доставки, мінімальні замовлення, спеціальні домовленості). |
Активний / Неактивний
Постачальники мають прапорець active:
- Активні з'являються у списку та пропонуються при записі інвентарних записів.
- Неактивні приховані з активного списку, але залишаються в базі. Минулі інвентарні записи не зачіпаються.
Деактивація корисна, коли ви припиняєте замовлення у вендора, але хочете зберегти історію закупівель. Ви можете реактивувати постачальника будь-коли.
Зв'язок з інвентарними записами
Основний зв'язок між постачальниками та рештою системи -- через інвентарні записи. При записі закупівлі на сторінці Інвентар поле supplier_name посилається на постачальника з цієї бази.
Система пропонує існуючих постачальників при введенні тексту в інвентарній формі для забезпечення послідовності та зручної фільтрації історії інвентарю за постачальником.
Створення нового постачальника
- Перейдіть на сторінку Постачальники з бічної панелі.
- Натисніть кнопку Додати постачальника.
- Введіть назву (обов'язково).
- Заповніть контактну особу, телефон, email та адресу.
- Встановіть умови оплати (у днях) для відстеження термінів рахунків.
- Введіть податковий орган та податковий ідентифікатор, якщо потрібно.
- Додайте примітки про відносини з постачальником.
- Натисніть Зберегти.
Сценарії використання
Відстеження історії закупівель
При послідовному використанні назв постачальників у інвентарних записах ви можете фільтрувати список інвентарю за постачальником для перегляду всіх закупівель від конкретного вендора та загальних витрат за період.
Управління умовами оплати
Поле payment_term_days допомагає планувати грошові потоки. У поєднанні з датами інвентарних записів ви можете розрахувати терміни оплати та пріоритизувати відповідно.
Податкова відповідність
Фіксація tax_authority та tax_identity для кожного постачальника забезпечує необхідну інформацію для генерації закупівельних звітів для податкової звітності та відповідей на аудиторські запити.