Постачальники

Сторінка "Постачальники" зберігає базу даних постачальників, у яких ваше кафе закуповує товари та послуги. Кожен запис постачальника містить контактні дані, умови оплати та податкову інформацію, забезпечуючи центральне джерело для управління відносинами з постачальниками.

Поля запису постачальника

Кожен запис постачальника містить таку інформацію:

Поле	Опис
`name`	Назва постачальника або компанії. Це основний ідентифікатор, що відображається у списках та використовується в записах інвентаризації.
`contact_person`	Ім'я вашого основного контакту у постачальника (наприклад, торговий представник або менеджер з обліку).
`phone`	Номер телефону постачальника для розміщення замовлень або вирішення питань.
`email`	Електронна адреса постачальника для підтвердження замовлень, рахунків або загальної комунікації.
`address`	Фізична адреса постачальника, корисна для координації доставки або візитів на місце.
`payment_term_days`	Кількість днів, дозволених для оплати після отримання рахунку (наприклад, 30 для умов нетто-30). Це допомагає відстежувати, коли платежі мають бути здійснені.
`tax_authority`	Податкова служба або офіс, з яким зареєстрований постачальник, якщо це застосовно.
`tax_identity`	Податковий ідентифікаційний номер постачальника (ІПН, номер ПДВ або еквівалент). Необхідний для формального виставлення рахунків у багатьох юрисдикціях.
`notes`	Поле для вільного тексту для будь-якої додаткової інформації про постачальника (наприклад, графіки доставки, мінімальні обсяги замовлення, спеціальні домовленості).

Управління активністю

Постачальники мають прапорець active, який контролює їх видимість:

Активні постачальники відображаються у списку постачальників і пропонуються при записі інвентаризації.
Неактивні постачальники приховані зі списку активних і пропозицій, але залишаються в базі даних. Минулі записи інвентаризації, що посилаються на постачальника, залишаються без змін.

Деактивація постачальника корисна, коли ви припиняєте замовлення у вендора, але хочете зберегти історію закупівель для звітності. Ви можете знову активувати постачальника в будь-який час, перемкнувши прапорець назад.

Зв'язок постачальників з записами інвентаризації

Основний зв'язок між постачальниками та рештою системи здійснюється через записи інвентаризації. Коли ви записуєте закупівлю на сторінці Інвентаризація, поле supplier_name посилається на постачальника з цієї бази даних.

Хоча зв'язок здійснюється за назвою (а не за жорстким зовнішнім ключем), система надає пропозиції автозаповнення з вашого списку активних постачальників при введенні назви постачальника у формі інвентаризації. Це сприяє послідовності та полегшує фільтрацію історії інвентаризації за постачальником.

Створення нового постачальника

Щоб додати нового постачальника:

Перейдіть на сторінку Постачальники з бічної панелі.
Натисніть кнопку Додати постачальника.
Введіть назву (обов'язково). Це те, як постачальник буде відображатися в системі.
Заповніть контактну особу, телефон, email та адресу, якщо це можливо.
Встановіть умови оплати (у днях) для відстеження термінів оплати рахунків.
Введіть податкову службу та податковий ідентифікатор, якщо це потрібно для вашого обліку.
Додайте будь-які нотатки про відносини з постачальником.
Натисніть Зберегти.

Редагування постачальника

Виберіть постачальника зі списку, щоб відкрити його детальний перегляд. Ви можете оновити будь-яке поле в будь-який час. Якщо ви зміните назву постачальника, зауважте, що існуючі записи інвентаризації все ще посилатимуться на стару назву (оскільки зв'язок здійснюється за текстом, а не за ID). Для найкращих результатів оновіть назву в існуючих записах інвентаризації або використовуйте поле нотаток для документування зміни назви.

Використання постачальників

Відстеження історії закупівель

Послідовно використовуючи ту саму назву постачальника у записах інвентаризації, ви можете фільтрувати список інвентаризації за постачальником, щоб побачити:

Усі товари, закуплені у конкретного вендора.
Загальні витрати з кожним постачальником за певний період.
Які продукти надходять від яких постачальників.

Управління умовами оплати

Поле payment_term_days допомагає планувати грошові потоки. У поєднанні з датами записів інвентаризації ви можете розрахувати, коли платежі мають бути здійснені, і пріоритизувати їх відповідно. Це особливо корисно для кафе, які купують у кредит у кількох постачальників з різними умовами.

Податкова відповідність

Запис tax_authority та tax_identity для кожного постачальника забезпечує наявність необхідної інформації для:

Генерації звітів про закупівлі для податкової звітності.
Перевірки, що рахунки постачальників містять дійсні податкові ідентифікаційні номери.
Реагування на перевірки податкових органів з повною документацією постачальників.