Постачальники

Довідник постачальників зберігає базу даних постачальників, у яких ваше кафе закуповує товари та послуги. Кожен запис постачальника містить контактні дані, умови оплати та податкову інформацію, забезпечуючи центральне джерело для управління відносинами з постачальниками.

Постачальниками керують на вкладці Постачальники сторінки Запаси у головній навігації. Раніше вони розташовувалися в Налаштуваннях.

Поля запису постачальника

Кожен запис постачальника містить таку інформацію:

Поле	Опис
`name`	Назва постачальника або компанії. Це основний ідентифікатор, що відображається у списках та на надходженнях товарів.
`contact_person`	Ім'я вашого основного контакту у постачальника (наприклад, торговий представник або менеджер з обліку).
`phone`	Номер телефону постачальника для розміщення замовлень або вирішення питань.
`email`	Електронна адреса постачальника для підтвердження замовлень, рахунків або загальної комунікації.
`address`	Фізична адреса постачальника, корисна для координації доставки або візитів на місце.
`payment_term_days`	Кількість днів, дозволених для оплати після отримання рахунку (наприклад, 30 для умов нетто-30). Це допомагає відстежувати, коли платежі мають бути здійснені.
`tax_authority`	Податкова служба або офіс, з яким зареєстрований постачальник, якщо це застосовно.
`tax_identity`	Податковий ідентифікаційний номер постачальника (ІПН, номер ПДВ або еквівалент). Необхідний для формального виставлення рахунків у багатьох юрисдикціях.
`notes`	Поле для вільного тексту для будь-якої додаткової інформації про постачальника (наприклад, графіки доставки, мінімальні обсяги замовлення, спеціальні домовленості).

Управління активністю

Постачальники мають прапорець active, який контролює їх видимість:

Активні постачальники відображаються у списку постачальників і пропонуються при записі надходжень товарів.
Неактивні постачальники приховані зі списку активних і пропозицій, але залишаються в базі даних. Минулі надходження, що посилаються на постачальника, залишаються без змін.

Деактивація постачальника корисна, коли ви припиняєте замовлення у вендора, але хочете зберегти історію закупівель для звітності. Ви можете знову активувати постачальника в будь-який час, перемкнувши прапорець назад.

Зв'язок постачальників з надходженнями товарів

Основний зв'язок між постачальниками та рештою системи здійснюється через надходження товарів. Коли ви записуєте доставку на вкладці Надходження товарів сторінки Запаси, ви обираєте постачальника з цього довідника, і надходження зберігає пряме посилання на запис постачальника.

Оскільки зв'язок є справжнім посиланням, а не вільним текстом, історія надходжень залишається прив'язаною до постачальника навіть після його перейменування.

Створення нового постачальника

Щоб додати нового постачальника:

Відкрийте сторінку Запаси з бічної панелі та перейдіть на вкладку Постачальники.
Натисніть кнопку Новий постачальник.
Введіть назву (обов'язково). Це те, як постачальник буде відображатися в системі.
Заповніть контактну особу, телефон, email та адресу, якщо це можливо.
Встановіть умови оплати (у днях) для відстеження термінів оплати рахунків.
Введіть податкову службу та податковий ідентифікатор, якщо це потрібно для вашого обліку.
Додайте будь-які нотатки про відносини з постачальником.
Натисніть Зберегти.

Редагування постачальника

Виберіть постачальника зі списку, щоб відкрити редактор. Ви можете оновити будь-яке поле в будь-який час. Перейменування постачальника не порушує історію надходжень, оскільки надходження посилаються безпосередньо на запис постачальника. Використовуйте Активувати та Деактивувати на картці постачальника, щоб контролювати, чи пропонується постачальник при введенні нових надходжень.

Використання постачальників

Відстеження історії закупівель

Записуючи кожну доставку на правильного постачальника, ви можете переглядати історію надходжень за контрагентом, щоб побачити:

Усі товари, закуплені у конкретного вендора.
Загальні витрати з кожним постачальником за певний період.
Які продукти надходять від яких постачальників.

Управління умовами оплати

Поле payment_term_days допомагає планувати грошові потоки. У поєднанні з датами рахунків надходжень ви можете розрахувати, коли платежі мають бути здійснені, і пріоритизувати їх відповідно. Це особливо корисно для кафе, які купують у кредит у кількох постачальників з різними умовами.

Податкова відповідність

Запис tax_authority та tax_identity для кожного постачальника забезпечує наявність необхідної інформації для:

Генерації звітів про закупівлі для податкової звітності.
Перевірки, що рахунки постачальників містять дійсні податкові ідентифікаційні номери.
Реагування на перевірки податкових органів з повною документацією постачальників.