Каса

Каса в HandyCafe відстежує рух коштів протягом кожної зміни касира. Вона забезпечує підзвітність, реєструючи кожну транзакцію та порівнюючи очікувані баланси з фактично порахованою готівкою наприкінці зміни.

Як це працює

Каса працює на основі концепції змін. Кожного разу, коли касир входить у систему HandyCafe, розпочинається нова зміна. Коли він виходить, зміна закривається. Все, що відбувається фінансово протягом цього періоду, фіксується за зміною цього касира.

Касир входить  -->  Зміна відкривається (встановлення початкового балансу)
       |
       |  ... транзакції протягом зміни ...
       |      - Оплата сеансів
       |      - Оплата замовлень
       |      - Інші транзакції
       |
Касир виходить  -->  Зміна закривається (фіксація фактичного балансу)

Початковий баланс

На початку зміни касира фіксується початковий баланс. Він відображає суму готівки, що вже є в касі на початку зміни.

Початковий баланс слугує базою для всіх розрахунків протягом зміни. Зазвичай це:

Кінцевий баланс попередньої зміни (якщо готівка залишалась у касі на ніч).
Фіксована сума розмінних коштів, з якою кафе починає кожен день (наприклад, $50 або $100 дрібними купюрами для видачі решти).

Встановлення точного початкового балансу важливе, оскільки система використовує його для розрахунку очікуваного кінцевого балансу.

Транзакції протягом зміни

Кожна фінансова транзакція, що відбувається протягом зміни, фіксується та прив'язується до активного касира:

Оплата сеансів

Коли сеанс за ПК або консоллю завершується і клієнт платить, оплата фіксується як транзакція. Транзакція включає суму, спосіб оплати та сеанс, до якого вона відноситься.

Оплата замовлень

Коли замовлення закривається (їжа, напої, аксесуари), оплата фіксується. Як і оплата сеансів, вона відстежує суму, спосіб оплати та конкретне замовлення.

Інші транзакції

Будь-яка інша фінансова активність протягом зміни також відстежується для повного запису всіх грошових потоків через касу.

Кожна транзакція фіксує:

Суму: грошове значення транзакції.
Спосіб оплати: як клієнт заплатив (готівка, картка, мобільний платіж тощо).
Тип: сеанс, замовлення або інша категорія.
Час: точний момент здійснення транзакції.
Касир: який касир обробив транзакцію.
Пов'язаний об'єкт: конкретний сеанс або замовлення, до якого належить транзакція.

Очікуваний баланс

Система автоматично розраховує очікуваний баланс протягом зміни:

Очікуваний баланс = Початковий баланс + Сума всіх готівкових транзакцій

Лише готівкові транзакції впливають на очікуваний баланс каси. Оплата карткою та інші безготівкові способи оплати відстежуються окремо, оскільки вони не впливають на фізичну готівку в касі.

Очікуваний баланс показує, скільки готівки має бути в касі на основі всіх зареєстрованих транзакцій. Він оновлюється в реальному часі при обробці нових транзакцій.

Кінцевий баланс

Коли зміна касира завершується (він виходить із системи), фіксується фактичний кінцевий баланс. Це сума готівки, фактично порахованої в касі.

Касир (або керівник) рахує готівку в касі та вводить фактичну суму. Потім система порівнює її з очікуваним балансом.

Відстеження розбіжностей

Система розраховує різницю між тим, що має бути в касі, та тим, що в ній фактично є:

Різниця = Фактичний баланс - Очікуваний баланс

Результат	Значення
Різниця = 0	Каса збалансована ідеально. Очікувана та фактична суми збігаються.
Різниця > 0 (Позитивна)	Надлишок (більше готівки, ніж очікувалось). Це може означати незареєстровану транзакцію, переплату клієнтом або помилку при підрахунку.
Різниця < 0 (Негативна)	Нестача (менше готівки, ніж очікувалось). Це може означати пропущену транзакцію, неправильну решту або можливе розкрадання.

Відстеження розбіжностей є однією з найважливіших функцій підзвітності в HandyCafe. Воно дозволяє власникам швидко виявляти невідповідності та розслідувати їх причини.

Прив'язка до касира

Кожна транзакція назавжди прив'язується до касира, який її обробив. Це означає:

Ви можете бачити, скільки саме доходу згенерував кожен касир за свою зміну.
Якщо є розбіжність у кінцевому балансі, ви знаєте, який касир відповідав за зміну.
Кілька касирів можуть працювати в перекриваючих змінах, і їхні транзакції відстежуються незалежно.
Звіти за змінами можна формувати по кожному касиру для оцінки ефективності або розв'язання суперечок.

Підсумок зміни

Наприкінці зміни доступний підсумок, що показує:

Початковий баланс: сума, з якої зміна розпочалась.
Загальна кількість транзакцій: кількість транзакцій, оброблених протягом зміни.
Розбивка транзакцій: дохід у розрізі способів оплати (готівка, картка тощо).
Очікуваний кінцевий баланс: скільки має бути в касі на основі зареєстрованих транзакцій.
Фактичний кінцевий баланс: готівка, порахована наприкінці зміни.
Різниця: сума надлишку або нестачі.

Цей підсумок забезпечує повну фінансову картину зміни з одного погляду.

Інтеграція з касовим звітом

Дані каси безпосередньо потрапляють до Касового звіту, який забезпечує ширший огляд фінансових показників вашого кафе:

Підсумки окремих змін агрегуються в Касовому звіті.
Ви можете фільтрувати Касовий звіт за касиром для перегляду змін конкретного працівника.
Фільтри за датою дозволяють аналізувати закономірності змін у часі.
Касовий звіт показує тенденції надлишків та нестач, допомагаючи виявити системні проблеми.

Детальніше у розділі Касовий звіт.

Поради

Завжди встановлюйте точний початковий баланс. Неточний початковий баланс робить очікуваний баланс ненадійним та підриває всю систему відстеження змін.
Ретельно рахуйте готівку наприкінці зміни. Приділіть час підрахунку кожної купюри та монети. Поспішний підрахунок призводить до хибних розбіжностей.
Розслідуйте всі розбіжності. Навіть невеликі повторювані нестачі можуть вказувати на серйозну проблему. Перегляньте журнал транзакцій за зміну для пошуку причини.
Використовуйте однакову суму розмінних коштів. Починати кожну зміну з однаковою сумою (наприклад, завжди $100) полегшує перевірку початкових балансів та порівняння змін.
Регулярно переглядайте підсумки змін. Не чекайте появи великої розбіжності. Щоденний перегляд підсумків змін допомагає вчасно виявляти проблеми.