如何跟踪费用和库存
HandyCafe Server 提供了记录业务费用、管理供应商目录和跟踪库存采购的工具。本指南将逐步介绍这些工作流程。
如何记录业务费用
费用代表您的业务产生的任何成本。跟踪租金、水电费、设备采购、软件订阅和其他支出。
所需条件
- HandyCafe Server 正在运行。
- 管理员或所有者级别的访问权限。
- 费用详情：标题、金额、供应商名称和到期日期。
步骤
- 在 HandyCafe Server 应用程序的左侧边栏中点击 Expenses。
- 点击 Add 按钮创建新的费用记录。
- 输入一个清晰描述费用的 Title。例如：“电费 - 2026年4月”。
- 输入本地货币的 Amount。
- 输入 Vendor 名称。例如：“城市电力公司”。这是您需要支付的企业或个人。
- 设置付款的 Due Date。如果费用已支付，可选择 Paid 开关并输入 Paid Date。点击 Save。
预期结果
费用会出现在费用列表中。未支付的费用会被突出显示，您可以快速查看未结清的项目。总费用金额会包含在您的财务报告中。
常见错误
- 没有输入清晰、描述性的标题。“杂项”在几个月后查看费用时毫无意义。请具体说明。
- 忘记在付款后更新支付状态。您的未付余额会显得比实际更高。
如何查看未支付的费用
快速筛选以仅查看尚未支付的费用。
所需条件
- 系统中至少记录了一项费用。
步骤
- 导航到 Expenses 页面。
- 点击费用列表顶部的 Unpaid 筛选标签。
- 列表现在仅显示支付状态未选中的费用。
预期结果
一个仅显示未支付费用的筛选视图。利用此视图优先处理即将到期的付款，确保没有遗漏。
如何将费用标记为已支付
当您进行付款时，更新记录以反映这一点。
所需条件
- 系统中存在未支付的费用。
步骤
- 导航到 Expenses 页面。
- 找到您已支付的费用。点击它以打开详细视图。
- 点击 Mark Paid 按钮或将支付状态切换为开启。
- 支付日期会自动设置为今天。如果实际付款是在不同日期进行的，请进行调整。
- 保存更改。
预期结果
费用从未支付筛选移至已支付筛选。您的未付余额减少了标记的金额。
如何添加供应商
供应商是您购买商品和服务的企业。维护供应商目录可以让您快速将采购与正确的供应商关联。
所需条件
- 供应商联系信息：名称、电话、电子邮件、地址。
- 可选：付款条款、税号。
步骤
- 点击左侧边栏中的 库存 并切换到 供应商 标签。
- 点击 新建供应商 按钮创建新的供应商记录。
- 输入供应商的 Name。例如：“TechParts Wholesale”。
- 如果您在供应商处有特定联系人，请输入 Contact Person 名称。
- 填写 Phone Number 和 Email Address。
- 输入供应商营业地点的 Address。
- 可选输入 Payment Terms（如“净30”或“到货付款”）和供应商的 Tax ID 以供会计记录。
- 点击 Save。
预期结果
供应商会出现在您的供应商目录中。您现在可以在记录库存采购时引用此供应商。
常见错误
- 创建名称略有不同的重复供应商条目（例如“TechParts”和“Tech Parts Wholesale”）。在添加新供应商之前搜索现有列表。
- 留空联系字段。当您需要重新订购或对发票提出异议时，您将需要此信息。
如何记录库存采购
库存采购跟踪您为网吧购买的物品。这包括小吃吧的食品和饮料、电脑外设、清洁用品和任何实物商品。
所需条件
- 系统中已添加的供应商（或您可以在此过程中添加）。
- 采购的发票或收据。
步骤
- 点击左侧边栏中的 库存 并切换到 收货单 标签。
- 选择或输入 供应商。如果供应商不在列表中，您可以先在供应商标签中添加（参见上面的供应商部分）。
- 输入供应商发票上的 发票号 和 发票日期。这将收货单与特定采购文件关联。
- 对发票上的每件物品点击 添加行。
- 扫描或输入 条形码，或按名称选择 产品。目录中尚不存在的物品可以直接从该行作为新产品添加。
- 输入购买的 数量 和单个单位的 采购价格。可选输入发票上的 折扣 和 增值税 率。
- 对每一行重复操作，然后审核小计、折扣、增值税和总计。
- 点击 保存。
预期结果
收货单被记录，总额自动计算。收货单上每个产品的库存水平按收到的数量增加。每个产品的变动历史中会出现一条采购变动。收货单出现在 收货单历史 中。
常见错误
- 在采购价格字段中输入总成本而不是每单位价格。如果您购买了24罐，总价为36美元，则采购价格应为1.50美元，而不是36美元。
- 跳过发票号码。没有它无法保存收货单，您也会失去追溯到原始采购文件的线索。
如何跟踪产品库存水平
库存水平会随着您通过订单系统销售商品和添加新库存而变化。
所需条件
- 在 Products 页面配置的产品。
- 系统中正在处理的订单。
库存变化的工作原理
- 销售时自动减少：当收银员处理包含产品的订单时，系统会自动减少该产品的库存数量。
- 收货时自动增加：保存收货单会按收到的数量增加其中每个产品的库存。无需单独的更新步骤。
- 手动调整：对于损耗、破损或更正，请使用库存页面 库存状态 标签上的 修正库存、损耗 和 盘点 操作。每次变动都会记入产品的变动历史。
检查当前库存水平的步骤
- 点击左侧边栏中的 库存 并切换到 库存状态 标签。
- 查看列表。每个产品显示其库存、阈值、最后变动和库存价值。
- 使用 仅显示关键 筛选查看达到或低于阈值的产品。用 编辑阈值 设置阈值。
- 打开任意产品的变动历史，查看每次库存变动的日期、原因、变动量、变动后的水平和收银员。
预期结果
清晰查看库存情况和需要重新订购的商品。售罄至低水平的产品很容易被发现。
常见错误
- 未记录损耗或破损。如果一罐苏打水掉落且无法出售，请用 损耗 操作记录。否则您的实际数量将与系统数量不匹配。
- 忘记在收到货物后录入收货单。系统只知道已输入的库存。未记录在系统中的货架上的实物库存会造成不匹配。
- 仅依赖自动跟踪而不定期进行实物盘点。即使是最好的跟踪系统也会随着时间的推移而偏离。每周进行一次实物盘点，并用库存状态标签上的 盘点 操作记录。