如何追踪支出和库存
HandyCafe Server 提供用于记录经营支出、管理供应商目录和追踪库存采购的工具。本指南将逐步介绍每个工作流程。
如何记录经营支出
支出代表您的业务产生的任何费用。追踪租金、水电费、设备采购、软件订阅以及任何其他支出。
前提条件
- HandyCafe Server 正在运行。
- 管理员或所有者级别的访问权限。
- 支出详情：标题、金额、供应商名称和到期日期。
操作步骤
- 在 HandyCafe Server 应用的左侧边栏中点击支出。
- 点击添加按钮创建新的支出记录。
- 输入清晰描述支出的标题。例如："电费 - 2026 年 4 月"。
- 以本地货币输入金额。
- 输入供应商名称。例如："市电力公司"。这是您欠款的企业或个人。
- 设置付款到期的到期日期。如果支出已付款，可选择勾选已付款开关并输入付款日期。点击保存。
预期结果
支出出现在支出列表中。未付款的支出会被高亮显示，让您可以快速看到未结清的内容。支出总额包含在您的财务报表中。
常见错误
- 未输入清晰、描述性的标题。数月后查看支出时，"杂项"什么也说明不了。请具体描述。
- 付款后忘记更新付款状态。您的未付余额将显示得比实际更高。
如何查看未付款支出
快速筛选，仅查看尚未付款的支出。
前提条件
- 系统中至少有一条支出记录。
操作步骤
- 导航至支出页面。
- 点击支出列表顶部的未付款筛选标签页。
- 列表现在仅显示付款状态未勾选的支出。
预期结果
仅显示未付款支出的筛选视图。使用此功能优先处理即将到来的付款，确保没有遗漏。
如何标记支出为已付款
当您付款后，更新记录以反映此情况。
前提条件
- 系统中有现有的未付款支出。
操作步骤
- 导航至支出页面。
- 找到您已付款的支出。点击它打开详情视图。
- 点击标记已付款按钮或将付款状态切换为开启。
- 付款日期自动设置为今天。如果实际付款日期不同，请调整。
- 保存更改。
预期结果
支出从未付款筛选器移到已付款筛选器。您的未付余额按标记的金额减少。
如何添加供应商
供应商是您从中购买商品和服务的企业。维护供应商目录可以让您快速将采购与正确的供应商关联。
前提条件
- 供应商联系信息：名称、电话、电子邮件、地址。
- 可选：付款条款、税号。
操作步骤
- 点击左侧边栏中的供应商。
- 点击添加按钮创建新的供应商记录。
- 输入供应商的名称。例如："科技配件批发"。
- 如果您在供应商处有特定联系人，请输入联系人姓名。
- 填写电话号码和电子邮件地址。
- 输入供应商营业地点的地址。
- 可选择输入付款条款（例如"账期 30 天"或"收货付款"）和供应商的税号，以备财务记录。
- 点击保存。
预期结果
供应商出现在您的供应商目录中。现在您可以在记录库存采购时引用此供应商。
常见错误
- 以略有不同的名称创建重复的供应商条目（例如"科技配件"和"科技配件批发"）。添加新供应商之前，请先搜索现有列表。
- 将联系字段留空。当您需要补货或对账时，您将需要这些信息。
如何记录库存采购
库存采购追踪您为网吧购买的物品。包括休闲区的食品和饮料、电脑外设、清洁用品以及任何实物商品。
前提条件
- 系统中已添加供应商（或您可以在此过程中添加）。
- 采购的发票或收据。
操作步骤
- 点击左侧边栏中的库存。
- 点击添加按钮创建新的库存记录。
- 输入供应商发票中的发票号码。这将记录与特定采购文件关联。
- 从下拉列表中选择供应商。如果供应商不在列表中，您需要先添加他们（请参阅上面的供应商部分）。
- 输入商品名称。例如："能量饮料 - 500ml"或"USB 鼠标"。
- 输入计量单位（例如"个"、"包"、"箱"或"千克"）。
- 输入购买的数量和每个单位的单价。
- 如果您的系统支持多种货币，请选择货币。
- 选择一个分类来组织采购（例如"饮料"、"硬件"或"耗材"）。
- 添加任何与此采购相关的备注，例如批次号、品牌名称、有效期或其他详情。点击保存。
预期结果
库存采购以自动计算的总费用（数量乘以单价）记录。记录与供应商关联并按分类归档以供报表使用。
常见错误
- 在单价字段中输入了总费用而不是每单位价格。如果您以 ¥36 购买了 24 罐，单价应为 ¥1.50，而不是 ¥36。
- 跳过了发票号码。没有它，您就无法将记录追溯到原始采购文件以处理退货或争议。
如何追踪商品库存水平
库存水平随着您通过订单系统销售商品和添加新库存而变化。
前提条件
- 商品页面中已配置的商品。
- 通过系统处理的订单。
库存变化的工作原理
- 销售时自动递减： 当收银员处理包含商品的订单时，系统会自动将该商品的库存数量减少已售数量。
- 手动调整： 对于损耗、损坏、退货或修正，请在商品页面直接编辑商品的库存数量。导航至商品，找到商品，并更新数量字段。
- 从库存采购中补货： 记录库存采购后，在商品页面更新相应商品的库存数量以反映新的供应。
查看当前库存水平的操作步骤
- 导航至左侧边栏中的商品页面。
- 查看商品列表。每个商品显示其当前库存数量。
- 库存不足的商品会被高亮显示以引起您的注意。
- 点击任意商品查看其详情，包括当前数量和近期销售活动。
预期结果
清晰呈现哪些商品有货以及哪些需要补货。已销售到低库存水平的商品易于发现。
常见错误
- 未记录浪费或损坏。如果一罐汽水被摔碎无法销售，应手动减少库存数量，否则实际数量将与系统数量不匹配。
- 收到货物后忘记更新库存。系统只知道已录入的库存。货架上的实物库存如果未录入系统，会产生不一致。
- 完全依赖自动递减而不定期进行实物盘点。即使是最好的追踪系统随着时间推移也会产生偏差。每周进行一次实物盘点，并与系统数据进行核对。