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供应商管理

供应商目录维护网吧采购商品和服务的厂商和供应商数据库。每条供应商记录存储联系方式、付款条件和税务信息,为管理供应商关系提供集中参考。

供应商在主导航中库存页面的供应商标签中管理。它们以前位于设置中。

供应商记录字段

每条供应商记录包含以下信息:

字段 说明
name 供应商或公司名称。这是列表中显示的主要标识符,也显示在收货单上。
contact_person 您在供应商处的主要联系人姓名(如销售代表或客户经理)。
phone 供应商的电话号码,用于下单或解决问题。
email 供应商的电子邮箱,用于订单确认、发票或日常沟通。
address 供应商的实际地址,用于送货协调或实地拜访。
payment_term_days 收到发票后允许的付款天数(如 30 表示 30 天付款期限)。帮助追踪付款到期时间。
tax_authority 供应商注册的税务机关(如适用)。
tax_identity 供应商的税务识别号(纳税人识别号、增值税号或等效编号)。许多地区的正式开票所需。
notes 自由文本字段,记录关于供应商的任何附加信息(如送货时间表、最低订购量、特殊约定)。

启用/停用管理

供应商有一个 active 标志控制其可见性:

  • 启用的供应商出现在供应商列表中,在记录收货单时被建议。
  • 停用的供应商从活跃列表和建议中隐藏,但保留在数据库中。引用该供应商的历史收货单不受影响。

停用供应商适用于停止向某个供应商采购但希望保留采购历史用于报表的情况。可随时通过切换标志重新启用供应商。

将供应商关联到收货单

供应商与系统其他部分的主要连接通过收货单。在库存页面的收货单标签中记录一次交货时,您从此目录中选择供应商,收货单会存储指向该供应商记录的直接引用。

由于该关联是真正的引用而非自由文本,即使供应商后来被改名,收货单历史仍然与该供应商保持关联。

创建新供应商

添加新供应商:

  1. 从侧边栏打开库存页面并切换到供应商标签。
  2. 点击新建供应商按钮。
  3. 输入名称(必填)。这是供应商在整个系统中的显示方式。
  4. 填写可用的联系人电话邮箱地址
  5. 设置付款期限(天数)以追踪发票到期日。
  6. 如记账需要,输入税务机关税务识别号
  7. 添加关于供应商关系的备注
  8. 点击保存

编辑供应商

从列表中选择一家供应商即可打开编辑器。任何字段随时都可以更新。为供应商改名不会破坏收货单历史,因为收货单直接引用供应商记录。使用供应商卡片上的启用停用来控制录入新收货单时是否提供该供应商。

供应商使用场景

采购历史追踪

通过将每次交货都记录到正确的供应商名下,可以按供应商查看收货单历史,了解:

  • 从特定供应商购买的所有物品。
  • 给定期间内与每个供应商的总支出。
  • 哪些商品来自哪些供应商。

付款期限管理

payment_term_days 字段帮助规划现金流。结合收货单的发票日期,可以计算何时到期付款并据此优先安排。对于从多个不同条件的供应商赊购的网吧尤其有用。

税务合规

为每个供应商记录 tax_authoritytax_identity 确保您拥有以下所需的信息:

  • 为税务申报生成采购报表。
  • 验证供应商发票是否包含有效的税务识别号。
  • 在税务审计时提供完整的供应商文档。