Како да ги следите трошоците и инвентарот
HandyCafe Server вклучува алатки за запишување на бизнис трошоци, управување со каталогот на снабдувачите и следење на купувања на инвентар.
Како да се запишат трошоците за бизнис
Трошоците претставуваат сите трошоци на вашиот бизнис, како што се рентата, комуналните услуги, купувањето на опрема, абонаментите за софтвер и сите други плаќања.
Што ќе ви треба
- HandyCafe Server се движи.
- Пристап на ниво администратор или сопственик.
- Деталите за трошоците: титула, сума, име на продавачот и датум на истекување.
Крачки
- Кликнете наИздаткиво левата страна на апликацијата HandyCafe Server.
- Кликнете на копчетоДодадетеза да креирате нов извештај за трошоците.
- ВнесетеТитлкој јасно ги опишува трошоците.На пример: "Пил за електрична енергија - април 2026".
- Внесете гоСуматаво вашата локална валута.
- Внесете го името на продавачот. На пример: "Сити Енергиска Компанија". Ова е бизнисот или лицето на кое му должите плаќањето.
- Поставете гоДата на плаќањеза времето на плаќање. Ако трошокот е веќе исплатен, проверете гоДата на плаќањеи внесетеДата на плаќање. КликнетеЗачувајте.
Очекуваниот резултат
Разходите се појавуваат во списокот на трошоците. Неплачените трошоци се истакнати така што можете брзо да видите што е неизплатено.
Обични грешки
- Не влегувам во јасен, опишувачки наслов. "Мискелен" нема да ти каже ништо кога ќе ги прегледаш трошоците месеци подоцна.
- Заборавувањето да го ажурирате платениот статус по плаќањето.
Како да се гледаат на неплатените трошоци
Брзо ги филтрирате за да ги видите само трошоците кои се уште не се исплатени.
Што ќе ви треба
- Најмалку еден трошок регистриран во системот.
Крачки
- Навигирајте на страницата за трошоци.
- Кликнете на лентата на филтри наНеплатенана врвот на листата на трошоци.
- Списокот сега покажува само трошоци каде што не е проверен платен статус.
Очекуваниот резултат
Користете го ова за да поставите приоритет на предстојните плаќања и да се осигурате дека ништо не паѓа низ расколите.
Како да се означат трошоци како платени
Кога ќе направите плаќање, ажурирајте го записот за да го одрази тоа.
Што ќе ви треба
- Постојани неоплатени трошоци во системот.
Крачки
- Навигирајте на страницата за трошоци.
- Најдете го трошокот кој сте го платили и кликнете на него за да го отворите деталниот изглед.
- Кликнете на копчетоMark Paidили префрлете го платениот статус на.
- Датата на плаќање се поставува автоматски на денес.
- Заштеди ги промените.
Очекуваниот резултат
Разходите се поместуваат од филтриот "Неплатен" во филтриот "Платен".
Како да се додаде снабдувач
Продавачите се бизнисите од кои купувате стоки и услуги.
Што ќе ви треба
- Информациите за контакт со снабдувачот: име, телефон, електронска пошта, адреса.
- Опционални: услови за плаќање, даноци ID.
Крачки
- Кликнете наДоставнициво левата странична лента.
- Кликнете на копчетоДодадетеза да креирате нов рекорд на снабдувачот.
- ВнесетеИмејна снабдувачот.На пример: "ТехПарти општо".
- Внесете го името на лицето за контакт ако имате специфична точка за контакт кај снабдувачот.
- Пополнете го бројот на телефон и адресата на електронската пошта.
- ВнесетеАдресза местоположението на бизнисот на доставувачот.
- Опционално внесетеУслови за плаќање(како што е "Net 30" или "Due upon receipt") иTax IDна доставувачот за вашите сметкови записи.
- Кликнете на Зачувување.
Очекуваниот резултат
Доставникот се појавува во вашиот справочник за снабдувачи.
Обични грешки
- Создавање на дуплирани записи за снабдувачи со малку различни имиња (на пример "TechParts" и "Tech Parts Wholesale"). Проверете ја постоечката листа пред да додадете нов снабдувач.
- Кога ќе треба да ја реорганизирате сметката или да ја спорите, ќе ви бидат потребни овие информации.
Како да се запише купување на инвентар
Инвентарските купувања ги следат работите што ги купувате за кафето.
Што ќе ви треба
- Доставник веќе додаден во системот (или можете да додадете еден во текот на овој процес).
- Рачун или квитанција од купувањето.
Крачки
- Кликнете наИнвентарво левата странична лента.
- Кликнете на копчетоДодадетеза да креирате нов запис на инвентар.
- Внесете гоБројот на фактуратаод фактурата на доставувачот.
- Ако снабдувачот не е во списокот, прво ќе треба да ги додадете (види дел за снабдувачот погоре).
- Внесете гоИмето на предметот. На пример: "Енергетски пијалок - 500ml" или "USB Маус".
- Внесете јаЕдиницатана мерење (како што е "сека", "пакет", "кутија" или "kg").
- Внесете го купеното количество и цената на единицата за една единица.
- ИзберетеВалутаако вашиот систем ги поддржува повеќе валути.
- ИзберетеКатегоријаза да ја организирате купувањето (како што се "Битвари", "Хардвер" или "Доставки").
- Додадете било којаЗабележказа броеви на партидите, имиња на марките, датуми на истекување или други детали релевантни за оваа купување.
Очекуваниот резултат
Купувањето на инвентар се запишува со вкупните трошоци кои се пресметаат автоматски (количината помножена со цената на единица).
Обични грешки
- Ако сте купиле 24 кутии за 36 долари, цената треба да биде 1,50 долари, а не 36 долари.
- Без него, нема да можете да проследите запис до оригиналниот документ за купување за враќање или спорови.
Како да се следи нивото на складијата на производот
Нивото на залихи се менува додека продавате предмети преку системот на нарачки и додавате нов инвентар.
Што ќе ви треба
- Продукти конфигурирани на страницата "Продукти".
- Нареди кои се обработуваат преку системот.
Како функционираат промените во акциите
- **Автоматски намалување на продажбата:**Кога касиерот обработува нарачка која вклучува производ, системот автоматски го намалува бројот на залихи за тој производ со продаденото количество.
- Ручна прилагодување:За оштетување, повреда, враќање или корекции, редактирајте го бројот на стоки на производот директно на страницата "Продукти". Навигирајте конПродукти, најдете го предметот и ажурирајте го полето за количина.
- **Останак од купувањето на инвентар:**Откако ќе се регистрира купувањето на инвентар, ажурирајте го бројот на залихи на соодветниот производ на страницата "Продукти" за да ја отсликувате новата понуда.
Краеви за проверка на постоечките нивоа на залихи
- Навигирајте до страницатаПродуктиво левата страна.
- Проверете ја листата на производи.
- Производите со низок запас се истакнати за да ви привлечат внимание.
- Кликнете на секој производ за да ги видите деталите, вклучувајќи го и сегашниот број и неодамнешната продажна активност.
Очекуваниот резултат
Јасен поглед на она што е на складиште и на она што треба да се реорганизира.
Обични грешки
- Ако една банка сода се спушти и не може да се продаде, бројот на залихи треба да се намали рачно.
- Заборавувањето да го ажурирате залихот откако ќе ја добиете испораката.Системот знае само за инвентар кој е влесен.Физички залихи на вашата полица кои не се регистрирани во системот создава несогласување.
- Доверувајќи се само на автоматски декремент без периодични физички броеви.