HandyCafe Docs
owner

Како да ги следите трошоците и инвентарот

HandyCafe Server вклучува алатки за запишување на бизнис трошоци, управување со каталогот на снабдувачите и следење на купувања на инвентар.

Како да се запишат трошоците за бизнис

Трошоците претставуваат сите трошоци на вашиот бизнис, како што се рентата, комуналните услуги, купувањето на опрема, абонаментите за софтвер и сите други плаќања.

Што ќе ви треба

  • HandyCafe Server се движи.
  • Пристап на ниво администратор или сопственик.
  • Деталите за трошоците: титула, сума, име на продавачот и датум на истекување.

Крачки

  1. Кликнете наИздаткиво левата страна на апликацијата HandyCafe Server.
  2. Кликнете на копчетоДодадетеза да креирате нов извештај за трошоците.
  3. ВнесетеТитлкој јасно ги опишува трошоците.На пример: "Пил за електрична енергија - април 2026".
  4. Внесете гоСуматаво вашата локална валута.
  5. Внесете го името на продавачот. На пример: "Сити Енергиска Компанија". Ова е бизнисот или лицето на кое му должите плаќањето.
  6. Поставете гоДата на плаќањеза времето на плаќање. Ако трошокот е веќе исплатен, проверете гоДата на плаќањеи внесетеДата на плаќање. КликнетеЗачувајте.

Очекуваниот резултат

Разходите се појавуваат во списокот на трошоците. Неплачените трошоци се истакнати така што можете брзо да видите што е неизплатено.

Обични грешки

  • Не влегувам во јасен, опишувачки наслов. "Мискелен" нема да ти каже ништо кога ќе ги прегледаш трошоците месеци подоцна.
  • Заборавувањето да го ажурирате платениот статус по плаќањето.

Како да се гледаат на неплатените трошоци

Брзо ги филтрирате за да ги видите само трошоците кои се уште не се исплатени.

Што ќе ви треба

  • Најмалку еден трошок регистриран во системот.

Крачки

  1. Навигирајте на страницата за трошоци.
  2. Кликнете на лентата на филтри наНеплатенана врвот на листата на трошоци.
  3. Списокот сега покажува само трошоци каде што не е проверен платен статус.

Очекуваниот резултат

Користете го ова за да поставите приоритет на предстојните плаќања и да се осигурате дека ништо не паѓа низ расколите.

Како да се означат трошоци како платени

Кога ќе направите плаќање, ажурирајте го записот за да го одрази тоа.

Што ќе ви треба

  • Постојани неоплатени трошоци во системот.

Крачки

  1. Навигирајте на страницата за трошоци.
  2. Најдете го трошокот кој сте го платили и кликнете на него за да го отворите деталниот изглед.
  3. Кликнете на копчетоMark Paidили префрлете го платениот статус на.
  4. Датата на плаќање се поставува автоматски на денес.
  5. Заштеди ги промените.

Очекуваниот резултат

Разходите се поместуваат од филтриот "Неплатен" во филтриот "Платен".

Како да се додаде снабдувач

Продавачите се бизнисите од кои купувате стоки и услуги.

Што ќе ви треба

  • Информациите за контакт со снабдувачот: име, телефон, електронска пошта, адреса.
  • Опционални: услови за плаќање, даноци ID.

Крачки

  1. Кликнете наЗалихаво левата странична лента и префрлете се на јазичетоДобавувачи.
  2. Кликнете на копчетоНов добавувачза да креирате нов запис за добавувач.
  3. ВнесетеИмејна снабдувачот.На пример: "ТехПарти општо".
  4. Внесете го името на лицето за контакт ако имате специфична точка за контакт кај снабдувачот.
  5. Пополнете го бројот на телефон и адресата на електронската пошта.
  6. ВнесетеАдресза местоположението на бизнисот на доставувачот.
  7. Опционално внесетеУслови за плаќање(како што е "Net 30" или "Due upon receipt") иTax IDна доставувачот за вашите сметкови записи.
  8. Кликнете на Зачувување.

Очекуваниот резултат

Доставникот се појавува во вашиот справочник за снабдувачи.

Обични грешки

  • Создавање на дуплирани записи за снабдувачи со малку различни имиња (на пример "TechParts" и "Tech Parts Wholesale"). Проверете ја постоечката листа пред да додадете нов снабдувач.
  • Кога ќе треба да ја реорганизирате сметката или да ја спорите, ќе ви бидат потребни овие информации.

Како да се запише купување на инвентар

Инвентарските купувања ги следат работите што ги купувате за кафето.

Што ќе ви треба

  • Доставник веќе додаден во системот (или можете да додадете еден во текот на овој процес).
  • Рачун или квитанција од купувањето.

Крачки

  1. Кликнете наЗалихаво левата странична лента и префрлете се на јазичетоПрием на стока.
  2. Изберете или внесете гоДобавувачот. Ако добавувачот не е во списокот, можете прво да го додадете од јазичето Добавувачи (види дел за добавувачот погоре).
  3. Внесете гоБројот на фактураиДатумот на фактураод фактурата на добавувачот. Ова го поврзува приемот со конкретен документ за набавка.
  4. Кликнете наДодај линијаза секоја ставка од фактурата.
  5. Скенирајте или внесете гоБаркодотили изберете гоПроизводотпо име. Ставка што сè уште не е во каталогот може да се додаде како нов производ директно од линијата.
  6. Внесете ја купенатаКоличинаиНабавната ценаза една единица. Опционално внесетеПопусти стапка наДДВод фактурата.
  7. Повторете за секоја линија, потоа прегледајте ги подзбирот, попустот, ДДВ и вкупниот износ.
  8. Кликнете наЗачувај.

Очекуваниот резултат

Приемот се евидентира со автоматски пресметани вкупни износи. Нивоата на залиха на секој производ од приемот се зголемуваат за примените количини. Движење за набавка се појавува во историјата на движење на секој производ. Приемот се појавува во Историја на приеми.

Обични грешки

  • Внесување на вкупната цена во полето за набавна цена наместо цената по единица. Ако сте купиле 24 конзерви за 36 долари, набавната цена треба да биде 1,50 долари, а не 36 долари.
  • Прескокнување на бројот на фактура. Приемот не може да се зачува без него и би ја изгубиле трагата до оригиналниот документ за набавка.

Како да се следи нивото на складијата на производот

Нивото на залихи се менува додека продавате предмети преку системот на нарачки и додавате нов инвентар.

Што ќе ви треба

  • Продукти конфигурирани на страницата "Продукти".
  • Нареди кои се обработуваат преку системот.

Како функционираат промените во акциите

  • **Автоматски намалување на продажбата:**Кога касиерот обработува нарачка која вклучува производ, системот автоматски го намалува бројот на залихи за тој производ со продаденото количество.
  • **Автоматско зголемување при прием:**Зачувувањето на прием на стока ја зголемува залихата на секој производ од него за примената количина. Не е потребен посебен чекор за ажурирање.
  • Рачно прилагодување:За расипување, кршење или корекции, користете ги дејстватаПоправи залиха,ОтпадиБроењена јазичетоСтатус на залихана страницата Залиха. Секоја промена завршува во историјата на движење на производот.

Краеви за проверка на постоечките нивоа на залихи

  1. Кликнете наЗалихаво левата странична лента и префрлете се на јазичетоСтатус на залиха.
  2. Прегледајте ја листата. Секој производ ја покажува својата залиха, прагот, последното движење и вредноста на залихата.
  3. Користете го филтеротСамо критичниза да ги видите производите на или под нивниот праг. Поставете прагови соУреди праг.
  4. Отворете ја историјата на движење на кој било производ за да ги видите датумот, причината, промената, добиеното ниво и касиерот за секоја промена на залихата.

Очекуваниот резултат

Јасен поглед на она што е на складиште и на она што треба да се реорганизира.

Обични грешки

  • Неевидентирање на отпад или кршење. Ако една конзерва сода падне и не може да се продаде, евидентирајте ја со дејствотоОтпад. Инаку вашата фактичка бројка нема да се совпаѓа со бројката во системот.
  • Заборавувањето да внесете прием на стока откако ќе ја добиете испораката.Системот знае само за инвентар кој е влесен.Физички залихи на вашата полица кои не се регистрирани во системот создава несогласување.
  • Потпирање само на автоматското следење без периодични физички броења. Дури и најдобриот систем за следење отстапува со текот на времето. Направете физичко броење неделно и евидентирајте го со дејствотоБроењена јазичето Статус на залиха.