Каса

Касата во HandyCafe го следи потокот на пари во текот на секоја смена на касиерот.

Како функционира?

Касата работи врз основа на концептот насмена. Секој пат кога касиерот се пријавува на HandyCafe серверот, започнува нова сесија на смена. Кога се одјавува, сменaта се затвора. Сè што се случува финансиски во текот на тој прозорец се запишува против сменaта на тој касиер.

Cashier Logs In  -->  Shift Opens (set opening balance)
       |
       |  ... transactions happen throughout the shift ...
       |      - Session payments
       |      - Order payments
       |      - Other transactions
       |
Cashier Logs Out  -->  Shift Closes (record actual balance)

Отворање на балансот

Кога касиерот почнува својот смест, се запишуваотворачки баланс.

Отводниот баланс служи како основна линија за сите пресметки во текот на сметата.

• Завршителниот баланс од претходната смена (ако парични средства биле оставени во регистар преку ноќта).
• Фиксирана плавачка сума со која кафето започнува секој ден (на пример, 50 или 100 долари во мали сметки за промена).

Определување на точен баланс за отворање е важно бидејќи системот го користи за пресметање на очекуваниот баланс за затворање.

Трансакции во текот на смената

Секоја финансиска трансакција која се случува во текот на смената се запишува и е поврзана со активниот касиер:

Платење на сесија

Кога PC или сесија на конзолата завршува и клиентот плаќа, плаќањето се запишува како трансакција.

Плаќања на нарачки

Кога нарачката е затворена (храна, пијалаци, аксесоари), плаќањето се запишува.

Други трансакции

Исто така се следи и секоја друга парична активност во текот на сместа, обезбедувајќи целосен запис на сите пари што течат низ регистот.

Секој трансакциски запис:

• Сметка: Монетарна вредност на трансакцијата.
• Способ на плаќање: Како купувачот плаќа (парични, картички, мобилни плаќања, итн.).
• Тип: Без разлика дали се работи за плаќање на сесија, плаќање на нарачка или друга категорија.
• Timestamp: Точно кога се случи трансакцијата.
• Касиер: Кој касиер ја обработил трансакцијата.
• Сврзан субјект: Специфичната сесија или нарачка на која се однесува трансакцијата.

Очекуваната рамнотежа

Системот автоматски ја пресметаочекуваната рамнотежаво текот на сметата:

Expected Balance = Opening Balance + Sum of All Cash Transactions

Само паричните трансакции придонесуваат за очекуваниот паричен баланс.

Очекуваниот баланс ви кажува колку пари треба да бидат во регистар врз основа на сите регистрирани трансакции.

Завршителната рамнотежа

По завршувањето на сметата на касиерот (те се откажуваат), се запишува вистинскиот баланс на затворање**.

Касиерот (или надзорник) ги пресмета паричните средства во регистар и ги внесува вистинските суми, а потоа системот ги споредува со очекуваниот баланс.

Следување на разликите

Системот ја пресмета разликата помеѓу она што регистот * треба* да содржи и она што всушност * содржи:

Difference = Actual Balance - Expected Balance

Следувањето на разликите е една од најважните карактеристики на отчетност во HandyCafe. Тоа им овозможува на сопствениците брзо да ги идентификуваат разликите и да ја истражат нивната причина.

Назначеност на касиерот

Секоја трансакција е трајно поврзана со касиерот која ја обработува.

• Можете да видите колку приходи секој касиер генерира во текот на нивната смена.
• Ако има несогласување во затворот, знаете кој касиер е одговорен за смената.
• Повеќе касиери можат да работат прекумерно и нивните трансакции се следат независно.
• Извештањата за смени можат да се генерираат по касиер за преглед на перформансите или решавање на споровите.

Резултат од сметата

На крајот на смената, на располагање е резюме кое покажува:

• Отводен баланс: Сумата од која започна смената.
• Тотални трансакции: Бројот на трансакции обработени во текот на сметата.
• Поделба на трансакциите: Приходите поделени по методот на плаќање (налични средства, картички, итн.).
• Очекувано затворање баланс: Што треба да содржи регистот врз основа на регистрираните трансакции.
• Актуалниот баланс на затворање: Паричните средства се пресметнати на крајот на сметата.
• Разликата: Излишок или недостаток.

Овој резюме дава целосна финансиска слика на промените на еден поглед.

Интеграција со извештајот за парични средства

Данните од касата се внесуваат директно воИзвештај за парични средства, кој обезбедува пошироки поглед на финансиските резултати на вашето кафе:

• Индивидуалните резюме на сместите се агрегирани во Извештај за парични средства.
• Можете да го филтрирате извештајот за пари од страна на касиерот за да ги видите сметите на одреден член на персоналот.
• Филтрите со датум ви овозможуваат да ги анализирате моделите на смените со текот на времето.
• Извештај за парични средства покажува трендови во излишките и недостатоците, помагајќи ви да ги идентификувате системските проблеми.

Прочитајте го Извештај за парични средства за детална информација за финансиската анализа и известувањето.

Најдобри практики

• **Секогаш поставувајте точен баланс на отворање.**Неточниот баланс на отворање го прави очекуваниот баланс ненадежен и ја подкопава целата система за следење на смените.
• **На крајот на сметата внимателно пресметувајте пари.**Имајте време да ги пресметите сите банкноти и монети.
• **Проверете ги сите несогласувања.**Дури и мали, повтарени недостатоци можат да укажат на поголем проблем. Прегледувајте го дневник на трансакциите за сместа за да го најдете изворот.
• **Користете последователни количини на плавот.**Започнувањето на секој смест со ист плавот (на пример, секогаш 100 долари) го олеснува проверката на отворачките баланси и споредувањето на сместите.
• **Редовно ги прегледувајте резюметите за смените.**Не чекајте да се појават големи несогласувања.