Order Management

Ang mga order sa HandyCafe ay ginagamit para magbenta ng mga produkto (pagkain, inumin, accessories at anumang bagay na inaalok ng iyong internet cafe o gaming center). Tina-track ng order system ang bawat benta mula sa paggawa hanggang sa payment o cancellation na may buong integration sa cash report at cashier shift tracking.

Order Lifecycle

Ang bawat order ay sumusunod sa isang diretso na lifecycle:

New Order  -->  Open  -->  Closed (natanggap ang bayad)
                  |
                  +---->  Cancelled (na-void)

• Open: Nagawa na ang order at maaaring may mga items na naidagdag. Naghihintay ng bayad o karagdagang pagbabago.
• Closed: Natanggap at nairecord na ang bayad. Isang transaction record ang nalilikha sa system. Hindi na maaaring baguhin ang order pagkatapos isara.
• Cancelled: Na-void ang order. Walang transaction na nalilikha. Nananatili ang mga cancelled orders sa history para sa auditing purposes ngunit hindi nakakaapekto sa revenue calculations.

Tab View

Inoorganisa ng Orders page ang mga orders sa apat na tabs:

Ang bawat tab ay nagpapakita ng count badge para mabilis mong makita kung ilang order ang nasa bawat estado. Ang Open tab ang default na view dahil ito ang mga order na nangangailangan ng atensyon.

Paggawa ng Bagong Order

1. Pumunta sa Orders page.
2. I-click ang New Order button.
3. Opsyonal na i-assign ang order sa partikular na PC sa pamamagitan ng pagpili ng hostname o MAC address. Nilalink nito ang order sa isang partikular na station na kapaki-pakinabang para sa pag-track ng deliveries sa mga partikular na upuan.
4. Opsyonal na magdagdag ng note sa order (hal., table number, pangalan ng customer o espesyal na instruksyon tulad ng "walang yelo" o "dagdagan ng asukal").
5. Nalilikha ang order sa Open state at handa nang lagyan ng items.

Pagdagdag ng Items sa Order

Kapag nagawa na ang order:

1. Maghanap o mag-browse ng products: Gamitin ang search bar para maghanap ng products ayon sa pangalan o mag-browse sa iyong product catalog.
2. Pumili ng product: I-click ang product para idagdag ito sa order.
3. I-set ang quantity: I-adjust ang quantity para sa bawat item. Ang default ay 1.
4. I-set ang unit price: Ang unit price ay pumupuno mula sa product catalog ngunit maaaring i-override kada order kung kinakailangan (hal., para sa espesyal na discount o promotion).

Maaari kang magdagdag ng maraming iba't ibang products sa isang order. Ang bawat item ay lumalabas bilang isang linya sa order na may sariling quantity at unit price.

Pagbabago ng Items

Habang Open pa ang order, maaari mong baguhin ang mga items nito:

• Baguhin ang quantity: Dagdagan o bawasan ang quantity ng anumang item sa order.
• Baguhin ang unit price: I-override ang unit price para sa partikular na item. Kapaki-pakinabang ito para sa pag-apply ng ad-hoc discounts o pagtatama ng presyo.
• Alisin ang items: Alisin nang buo ang isang item mula sa order.

Kapag Closed o Cancelled na ang order, hindi na maaaring baguhin ang mga items nito.

Order Total

Awtomatikong kinakalkula ang order total mula sa lahat ng items sa order:

Line Total = Quantity x Unit Price
Order Total = Kabuuan ng lahat ng Line Totals

Ang bawat line item ay tina-track din ang:

• Product name: Ang pangalan ng produktong naibenta.
• Unit price: Ang presyo kada unit sa oras ng pagbebenta.
• Quantity: Ilan ang naibentang units.
• VAT: Tax amount na naaangkop sa item, kung naka-configure.
• Discounts: Anumang discounts na inilapat sa line item.
• Line total: Ang huling halaga para sa linyang iyon (quantity x unit price na nag-adjust para sa VAT at discounts).

Nag-a-update ang order total sa real time habang nagdadagdag, nag-aalis o nagbabago ng items.

Pagsasara ng Order

Kapag handa nang magbayad ang customer:

1. Suriin ang order items at total.
2. I-click ang Close Order button.
3. Piliin ang payment method (cash, card, mobile payment, atbp.). Ang mga available na payment methods ay naka-configure sa iyong system settings.
4. I-confirm ang payment.

Kapag isinara ang order:

• Isang transaction record ang nalilikha sa system.
• Nakalink ang transaction sa shift ng kasalukuyang cashier.
• Lumalabas ang revenue sa Cash Report.
• Lilipat ang order sa Closed tab at hindi na maaaring baguhin.

Pagkansela ng Order

Kung kailangang i-void ang order:

1. Piliin ang open order.
2. I-click ang Cancel button.
3. I-confirm ang cancellation.

Kapag kinansela ang order:

• Walang transaction na nalilikha.
• Lilipat ang order sa Canceled tab.
• Nananatili ito sa system para sa auditing purposes (makikita ito sa All tab at sa Cancelled tab).
• Hindi nakakaapekto ang canceled orders sa revenue calculations o sa Cash Report.

Time Display

Ang orders ay nagpapakita ng relative timestamps para madaling makita kung gaano karecent ang mga ito:

Ginagawa nitong madaling matukoy ang mga orders na matagal nang bukas at maaaring mangailangan ng atensyon.

Mga Notification ng Order (Mga Order na Nagmula sa Kliyente)

Kapag nag-order ang customer mula sa kanilang client PC (gamit ang ordering feature ng client application):

• Isang notification ang lumalabas sa server application na may sound alert.
• Ipinapakita ng notification ang order details kasama ang mga hiniling na items at ang pinanggalingang PC.
• Maaaring tanggapin ng cashier ang order at simulang ihanda ito.

Ine-enable ng feature na ito ang mga customer na mag-order ng pagkain at inumin nang hindi umaalis sa kanilang station, na nagpapahusay ng customer experience at binabawasan ang waiting times.

Para sa miyembrong nag-order mula sa kanyang PC, hindi sinisingil ang wallet sa oras ng pag-order. Kinukumpirma ng cashier ang paghahatid gamit ang Mark Delivered. Ibinabawas ng aksyong iyon ang kabuuan ng order mula sa bayad na balanse ng wallet ng miyembro. Nakalaan ang bonus credit para sa session at paggamit ng oras at hindi ito kailanman ginagamit sa mga order. Hindi kailanman ginagalaw ng tinanggihan o kinanselang order ang balanse ng miyembro.

Sinusuri ang Balanse Bago Tanggapin ang Order

Tinatanggihan ang order ng customer sa mismong sandali ng pag-order kung hindi ito sakop ng balanse. Walang umaabot sa counter. Hindi kailanman naghahanda ang cashier ng order na hindi mababayaran.

Ibinabawas sa parehong budget ang mga order na naiuutos na ngunit hindi pa naihahatid. Hindi sabay na tinatanggap ang dalawang order na kasya nang isa-isa sa balanse ngunit hindi kasya nang sabay.

Sa client, ipinapakita ng ordering screen ang aritmetika habang nakabinbin ang order: ang balanse ng wallet, ang mga nakabinbing order na ibinabawas dito at ang halagang talagang available. Naka-disable ang confirm button habang lumalampas ang cart sa available. Nagre-refresh ang snapshot kapag minarkahan ng cashier na naihatid na ang nakabinbing order.

Nakikita ng customer ang isa sa mga ito:

• Insufficient balance. Please see the cashier. para sa session ng miyembro.
• Not enough session credit. Please see the cashier. para sa prepaid na session ng bisita.

Mga Kinakailangang Permissions

Available ang order management sa mga cashier na may naaangkop na permission. Ang gumawa, mag-view at mag-manage ng mga order ay kinokontrol sa pamamagitan ng cashier role system.

Ang mga owner (Admin role) ay palaging may buong access sa lahat ng order management features.

Order History at Reporting

Lahat ng orders, maging closed o cancelled, ay naka-store sa system at nag-aambag sa reporting:

• Ang closed orders ay lumalabas sa Cash Report bilang revenue transactions.
• Ang order items ay isa-isang tina-track na nagbibigay-daan sa iyo na makita kung aling mga produkto ang pinakamabenta.
• Cashier attribution: Ang bawat order ay nagrererecord kung aling cashier ang gumawa at nagsara nito na nagbibigay-daan sa per-cashier performance tracking.
• Maaaring i-filter ng Cash Report ang mga transaksyon ayon sa kategorya para hiwalay na ipakita ang order-related revenue mula sa session revenue.