مدیریت سفارش‌ها

سفارش‌ها در HandyCafe برای فروش محصولات (غذا، نوشیدنی، لوازم جانبی و هر کالای دیگری که کافی‌نت یا گیمینگ سنتر شما ارائه می‌دهد) استفاده می‌شوند. سیستم سفارش هر فروش را از ایجاد تا پرداخت یا لغو پیگیری می‌کند و کاملا با گزارش مالی و پیگیری شیفت صندوق‌دار یکپارچه است.

چرخه عمر سفارش

هر سفارش یک چرخه عمر ساده را دنبال می‌کند:

سفارش جدید  -->  باز  -->  بسته (پرداخت دریافت شده)
                  |
                  +---->  لغو (باطل شده)

• باز: سفارش ایجاد شده و ممکن است اقلام اضافه شده باشد. در انتظار پرداخت یا تغییر بیشتر است.
• بسته: پرداخت دریافت و ثبت شده. یک رکورد تراکنش در سیستم ایجاد شده. پس از بسته شدن، سفارش قابل تغییر نیست.
• لغو: سفارش باطل شده. هیچ تراکنشی ایجاد نشده. سفارش‌های لغوشده برای حسابرسی در سابقه باقی می‌مانند اما بر محاسبات درآمد تاثیری ندارند.

نمای تب‌ها

صفحه سفارش‌ها سفارش‌ها را در چهار تب سازماندهی می‌کند:

هر تب تعداد را نمایش می‌دهد تا به‌سرعت ببینید چند سفارش در هر وضعیت وجود دارد. تب باز نمای پیش‌فرض است زیرا سفارش‌هایی هستند که نیاز به رسیدگی دارند.

ایجاد سفارش جدید

1. به صفحه سفارش‌ها بروید.
2. روی دکمه سفارش جدید کلیک کنید.
3. به‌صورت اختیاری سفارش را به رایانه مشخصی اختصاص دهید. این سفارش را به ایستگاه خاصی مرتبط می‌کند که برای پیگیری تحویل به صندلی‌های خاص مفید است.
4. به‌صورت اختیاری یادداشت اضافه کنید (مثلا شماره میز، نام مشتری یا دستورالعمل‌های خاص مانند "بدون یخ" یا "شکر بیشتر").
5. سفارش در وضعیت باز ایجاد شده و آماده افزودن اقلام است.

افزودن اقلام به سفارش

پس از ایجاد سفارش:

1. جستجو یا مرور محصولات: از نوار جستجو برای یافتن محصولات بر اساس نام استفاده کنید یا در کاتالوگ محصولات مرور کنید.
2. انتخاب محصول: روی محصول کلیک کنید تا به سفارش اضافه شود.
3. تنظیم تعداد: تعداد هر قلم را تنظیم کنید. پیش‌فرض ۱ است.
4. تنظیم قیمت واحد: قیمت واحد از کاتالوگ محصول پر می‌شود اما می‌تواند برای هر سفارش تغییر کند (مثلا برای تخفیف یا تبلیغ ویژه).

می‌توانید چندین محصول متفاوت به یک سفارش اضافه کنید. هر قلم به‌صورت یک ردیف در سفارش با تعداد و قیمت واحد خود ظاهر می‌شود.

تغییر اقلام

تا زمانی که سفارش باز است، می‌توانید اقلام آن را تغییر دهید:

• تغییر تعداد: افزایش یا کاهش تعداد هر قلم در سفارش.
• تغییر قیمت واحد: تغییر قیمت واحد یک قلم خاص. برای اعمال تخفیف‌های موردی یا اصلاح قیمت مفید است.
• حذف اقلام: حذف کامل یک قلم از سفارش.

پس از بسته یا لغو شدن سفارش، اقلام آن قابل تغییر نیستند.

جمع سفارش

جمع سفارش به‌صورت خودکار از تمام اقلام محاسبه می‌شود:

جمع ردیف = تعداد × قیمت واحد
جمع سفارش = مجموع تمام جمع‌های ردیف

هر قلم همچنین موارد زیر را پیگیری می‌کند:

• نام محصول: نام محصول فروخته‌شده.
• قیمت واحد: قیمت هر واحد در زمان فروش.
• تعداد: تعداد واحدهای فروخته‌شده.
• مالیات: مبلغ مالیات قابل اعمال در صورت پیکربندی.
• تخفیف‌ها: تخفیف‌های اعمال‌شده روی قلم.
• جمع ردیف: مبلغ نهایی آن ردیف (تعداد × قیمت واحد، تنظیم‌شده برای مالیات و تخفیف).

جمع سفارش با افزودن، حذف یا تغییر اقلام به‌صورت بلادرنگ به‌روزرسانی می‌شود.

بستن سفارش

هنگامی که مشتری آماده پرداخت است:

1. اقلام سفارش و جمع را بررسی کنید.
2. روی دکمه بستن سفارش کلیک کنید.
3. روش پرداخت (نقدی، کارتی، پرداخت موبایلی و غیره) را انتخاب کنید.
4. پرداخت را تایید کنید.

هنگام بسته شدن سفارش:

• رکورد تراکنش در سیستم ایجاد می‌شود.
• تراکنش به شیفت صندوق‌دار فعلی مرتبط می‌شود.
• درآمد در گزارش مالی ظاهر می‌شود.
• سفارش به تب بسته منتقل شده و دیگر قابل تغییر نیست.

لغو سفارش

اگر سفارشی نیاز به باطل شدن دارد:

1. سفارش باز را انتخاب کنید.
2. روی دکمه لغو کلیک کنید.
3. لغو را تایید کنید.

هنگام لغو سفارش:

• هیچ تراکنشی ایجاد نمی‌شود.
• سفارش به تب لغو منتقل می‌شود.
• برای حسابرسی در سیستم باقی می‌ماند.
• سفارش‌های لغوشده بر محاسبات درآمد یا گزارش مالی تاثیری ندارند.

نمایش زمان

سفارش‌ها زمان نسبی نمایش می‌دهند تا تازگی آنها قابل مشاهده باشد:

این شناسایی سفارش‌هایی که زیاد باز مانده‌اند و نیاز به رسیدگی دارند را آسان می‌کند.

اعلان سفارش (سفارش‌های مشتری)

هنگامی که مشتری از رایانه کلاینت خود سفارش ثبت می‌کند (با استفاده از قابلیت سفارش برنامه کلاینت):

• اعلان با صدای هشدار در برنامه سرور ظاهر می‌شود.
• اعلان جزئیات سفارش شامل اقلام درخواستی و رایانه مبدا را نشان می‌دهد.
• صندوق‌دار می‌تواند سفارش را بپذیرد و آماده‌سازی را شروع کند.

این قابلیت به مشتریان امکان سفارش غذا و نوشیدنی بدون ترک ایستگاه خود را می‌دهد و تجربه مشتری را بهبود داده و زمان انتظار را کاهش می‌دهد.

برای عضوی که سفارش را از رایانه خود ثبت کرده است، هنگام ثبت سفارش از کیف پول کسر نمی‌شود. صندوق‌دار تحویل را با علامت‌گذاری به عنوان تحویل شد تأیید می‌کند. آن اقدام جمع سفارش را از موجودی پرداختی کیف پول عضو کسر می‌کند. اعتبارهای پاداش برای نشست و زمان کنار گذاشته شده‌اند و هرگز برای سفارش‌ها به کار نمی‌روند. سفارشی که رد یا لغو شود هرگز به موجودی عضو دست نمی‌زند.

موجودی پیش از پذیرش سفارش بررسی می‌شود

اگر موجودی کفاف سفارش را ندهد، سفارش مشتری در همان لحظه ثبت رد می‌شود. چیزی به پیشخوان نمی‌رسد. صندوق‌دار هرگز سفارشی را آماده نمی‌کند که پرداختش ممکن نیست.

سفارش‌هایی که ثبت شده‌اند و هنوز تحویل نشده‌اند از همان بودجه کم می‌شوند. دو سفارش که هر کدام جداگانه با موجودی جور درمی‌آیند اما با هم جا نمی‌شوند، هر دو پذیرفته نمی‌شوند.

روی کلاینت، صفحه سفارش تا وقتی سفارشی در انتظار است محاسبه را نشان می‌دهد: موجودی کیف پول، سفارش‌های در انتظار که از آن کم می‌شوند و مبلغی که واقعاً در دسترس است. تا وقتی سبد از مقدار در دسترس بیشتر باشد، دکمه تأیید غیرفعال است. این تصویر لحظه‌ای وقتی صندوق‌دار سفارش در انتظار را تحویل‌شده علامت بزند تازه می‌شود.

مشتری یکی از این دو پیام را می‌بیند:

• موجودی کافی نیست. لطفاً به صندوق مراجعه کنید. برای نشست عضو.
• اعتبار نشست کافی نیست. لطفاً به صندوق مراجعه کنید. برای نشست مهمان پیش‌پرداخت.

مجوزهای لازم

مدیریت سفارش برای صندوق‌دارانی با مجوزهای مناسب در دسترس است. توانایی ایجاد، مشاهده و مدیریت سفارش‌ها از طریق سیستم نقش صندوق‌دار کنترل می‌شود.

مالکان (نقش مدیر) همیشه دسترسی کامل به تمام قابلیت‌های مدیریت سفارش دارند.

سابقه و گزارش‌دهی سفارش

تمام سفارش‌ها، چه بسته و چه لغو، در سیستم ذخیره شده و به گزارش‌دهی کمک می‌کنند:

• سفارش‌های بسته در گزارش مالی به‌عنوان تراکنش‌های درآمدی ظاهر می‌شوند.
• اقلام سفارش به‌صورت فردی پیگیری می‌شوند و امکان مشاهده پرفروش‌ترین محصولات را فراهم می‌کنند.
• تخصیص صندوق‌دار: هر سفارش ثبت می‌کند کدام صندوق‌دار آن را ایجاد و بسته و پیگیری عملکرد به تفکیک صندوق‌دار را فراهم می‌کند.
• گزارش مالی می‌تواند تراکنش‌ها را بر اساس دسته‌بندی فیلتر کند تا درآمد سفارش را جداگانه از درآمد نشست نمایش دهد.