Kasa

Kasa w HandyCafe śledzi przepływ pieniędzy w ramach każdej zmiany kasjera. Zapewnia rozliczalność poprzez rejestrowanie każdej transakcji i porównywanie oczekiwanych sald z faktyczną gotówką przeliczoną na koniec zmiany.

Jak to działa

Kasa operuje w oparciu o koncept zmian. Za każdym razem gdy kasjer loguje się do serwera HandyCafe, rozpoczyna się nowa sesja zmiany. Gdy się wyloguje, zmiana zostaje zamknięta. Wszystko co dzieje się finansowo w tym oknie jest rejestrowane na koncie zmiany tego kasjera.

Kasjer loguje sie  -->  Zmiana otwarta (ustawienie salda otwarcia)
       |
       |  ... transakcje w trakcie zmiany ...
       |      - Platnosci za sesje
       |      - Platnosci za zamowienia
       |      - Inne transakcje
       |
Kasjer wylogowuje sie  -->  Zmiana zamknieta (rejestracja faktycznego salda)

Saldo otwarcia

Gdy kasjer rozpoczyna zmianę, rejestrowane jest saldo otwarcia. Reprezentuje ono kwotę gotówki już znajdującej się w kasie na początku zmiany.

Saldo otwarcia służy jako punkt wyjścia dla wszystkich obliczeń podczas zmiany. Zwykle jest to:

• Saldo zamknięcia z poprzedniej zmiany (jeśli gotówka została w kasie na noc).
• Stała kwota floatu, z którą kafejka zaczyna każdy dzień (np. 200 zł lub 500 zł w drobnych na wydawanie reszty).

Ustawienie dokładnego salda otwarcia jest ważne, ponieważ system używa go do obliczenia oczekiwanego salda zamknięcia.

Transakcje podczas zmiany

Każda transakcja finansowa zachodząca podczas zmiany jest rejestrowana i powiązana z aktywnym kasjerem:

Płatności za sesje

Gdy sesja komputerowa lub konsolowa kończy się i klient płaci, płatność jest rejestrowana jako transakcja. Transakcja zawiera kwotę, metodę płatności i powiązaną sesję.

Płatności za zamówienia

Gdy zamówienie jest zamykane (jedzenie, napoje, akcesoria), płatność jest rejestrowana. Podobnie jak płatności za sesje, śledzi kwotę, metodę płatności i konkretne zamówienie.

Inne transakcje

Każda inna aktywność finansowa podczas zmiany również jest śledzona, zapewniając kompletny rejestr wszystkich pieniędzy przechodzących przez kasę.

Każda transakcja rejestruje:

• Kwotę: Wartość pieniężna transakcji.
• Metodę płatności: Sposób zapłaty przez klienta (gotówka, karta, płatność mobilna itp.).
• Typ: Czy jest to płatność za sesje, zamówienie, czy inna kategoria.
• Znacznik czasu: Dokładny moment wystąpienia transakcji.
• Kasjera: Który kasjer przetworzył transakcję.
• Powiązaną jednostkę: Konkretna sesja lub zamówienie, do którego należy transakcja.

Oczekiwane saldo

System automatycznie oblicza oczekiwane saldo w trakcie zmiany:

Oczekiwane saldo = Saldo otwarcia + Suma wszystkich transakcji gotowkowych

Tylko transakcje gotówkowe wplywa na oczekiwane saldo gotówki. Płatności kartą i inne bezgotówkowe metody płatności są śledzone osobno, ponieważ nie wpływają na fizyczną gotówkę w kasie.

Oczekiwane saldo mówi, ile gotówki powinno być w kasie na podstawie wszystkich zarejestrowanych transakcji. Aktualizuje się w czasie rzeczywistym w miarę przetwarzania nowych transakcji.

Saldo zamknięcia

Gdy zmiana kasjera kończy się (wylogowanie), rejestrowane jest faktyczne saldo zamknięcia. Jest to kwota gotówki fizycznie przeliczonej w kasie.

Kasjer (lub przełożony) liczy gotówkę w kasie i wprowadza faktyczną kwotę. Następnie system porównuje ją z oczekiwanym saldem.

Śledzenie różnic

System oblicza różnicę między tym, co kasa powinna zawierać, a tym, co faktycznie zawiera:

Roznica = Faktyczne saldo - Oczekiwane saldo

Śledzenie różnic to jedna z najważniejszych funkcji rozliczalności w HandyCafe. Pozwala właścicielom szybko identyfikować rozbieżności i badać ich przyczyny.

Przypisanie kasjera

Każda transakcja jest trwale powiązana z kasjerem, który ją przetworzył. Oznacza to, że:

• Możesz zobaczyć dokładnie, ile przychodu wygenerowol każdy kasjer podczas swojej zmiany.
• Jeśli wystąpi rozbieżność w saldzie zamknięcia, wiesz który kasjer był odpowiedzialny za zmianę.
• Wielu kasjerów może pracować na nakładających się zmianach, a ich transakcje są śledzone niezależnie.
• Raporty zmianowe mogą być generowane dla każdego kasjera na potrzeby ocen wydajności lub rozstrzygania sporów.

Podsumowanie zmiany

Na koniec zmiany dostępne jest podsumowanie pokazujące:

• Saldo otwarcia: Kwota, z którą zmiana się zaczęła.
• Całkowita liczba transakcji: Liczba transakcji przetworzonych podczas zmiany.
• Rozkład transakcji: Przychód podzielony według metody płatności (gotówka, karta itp.).
• Oczekiwane saldo zamknięcia: Ile kasa powinna zawierać na podstawie zarejestrowanych transakcji.
• Faktyczne saldo zamknięcia: Gotówka przeliczona na koniec zmiany.
• Różnica: Kwota nadwyżki lub niedoboru.

To podsumowanie zapewnia kompletny obraz finansowy zmiany w jednym rzucie oka.

Integracja z raportem kasowym

Dane kasy zasilają bezpośrednio Raport kasowy, który zapewnia szerszy widok wyników finansowych kafejki:

• Podsumowania poszczególnych zmian są agregowane w Raporcie kasowym.
• Możesz filtrować Raport kasowy według kasjera, aby zobaczyć zmiany konkretnego pracownika.
• Filtry zakresu dat pozwalają analizować wzorce zmian w czasie.
• Raport kasowy pokazuje trendy nadwyżek i niedoborów, pomagając identyfikować systemowe problemy.

Szczegółowe informacje o analizie i raportowaniu finansowym znajdziesz w Raporcie kasowym.

Najlepsze praktyki

• Zawsze ustawiaj dokładne saldo otwarcia. Błędne saldo otwarcia sprawia, że oczekiwane saldo jest niewiarygodne i podważa cały system śledzenia zmian.
• Starannie licz gotówkę na koniec zmiany. Poświęć czas na policzenie każdego banknotu i monety. Pospieszne liczenie prowadzi do fałszywych rozbieżności.
• Badaj wszystkie rozbieżności. Nawet małe, powtarzające się niedobory mogą wskazywać na większy problem. Przejrzyj rejestr transakcji zmiany, aby znaleźć źródło.
• Używaj stałych kwot floatu. Rozpoczynanie każdej zmiany z tą samą kwotą (np. zawsze 200 zł) ułatwia weryfikację sald otwarcia i porównywanie zmian.
• Regularnie przeglądaj podsumowania zmian. Nie czekaj na pojawienie się dużej rozbieżności. Codzienne przeglądanie podsumowam zmian pomaga wcześnie wychwytywać problemy.