Dostawcy

Katalog dostawców utrzymuje bazę danych sprzedawców i dostawców, od których kafejka kupuje towary i usługi. Każdy rekord dostawcy przechowuje dane kontaktowe, warunki płatności i informacje podatkowe, zapewniając centralne miejsce referencyjne do zarządzania relacjami z kontrahentami.

Dostawcami zarządza się na zakładce Dostawcy strony Magazyn w głównej nawigacji. Wcześniej znajdowali się w Ustawieniach.

Pola rekordu dostawcy

Każdy rekord dostawcy zawiera następujące informacje:

Pole	Opis
`name`	Nazwa dostawcy lub firmy. To główny identyfikator wyświetlany w listach i na przyjęciach towarów.
`contact_person`	Imię i nazwisko głównej osoby kontaktowej u dostawcy (np. przedstawiciel handlowy lub opiekun klienta).
`phone`	Numer telefonu dostawcy do składania zamówień lub rozwiązywania problemów.
`email`	Adres e-mail dostawcy do potwierdzeń zamówień, faktur lub ogólnej komunikacji.
`address`	Adres fizyczny dostawcy, przydatny do koordynacji dostaw lub wizyt.
`payment_term_days`	Liczba dni na płatność po otrzymaniu faktury (np. 30 dla terminu netto-30). Pomaga śledzić terminy płatności.
`tax_authority`	Urząd skarbowy, w którym dostawca jest zarejestrowany, jeśli dotyczy.
`tax_identity`	Numer identyfikacji podatkowej dostawcy (NIP). Wymagany do formalnego fakturowania w wielu jurysdykcjach.
`notes`	Pole tekstowe na dodatkowe informacje o dostawcy (np. harmonogramy dostaw, minimalne zamówienia, specjalne uzgodnienia).

Zarządzanie aktywnym / nieaktywnym

Dostawcy mają flagę active kontrolującą ich widoczność:

Aktywni dostawcy pojawiają się na liście dostawców i są sugerowani przy rejestracji przyjęć towarów.
Nieaktywni dostawcy są ukryci z aktywnej listy i sugestii, ale pozostają w bazie danych. Wcześniejsze przyjęcia referujące dostawcę nie są naruszone.

Dezaktywacja dostawcy jest przydatna gdy przestajesz zamawiać od kontrahenta, ale chcesz zachować historię zakupów do raportowania. Możesz reaktywować dostawcę w dowolnym momencie przełączając flagę z powrotem.

Powiązanie dostawców z przyjęciami towarów

Główne powiązanie między dostawcami a resztą systemu odbywa się przez przyjęcia towarów. Gdy rejestrujesz dostawę na zakładce Przyjęcie towaru strony Magazyn, wybierasz dostawcę z tego katalogu, a przyjęcie przechowuje bezpośrednie odniesienie do rekordu dostawcy.

Ponieważ powiązanie jest rzeczywistym odniesieniem, a nie zwykłym tekstem, historia przyjęć pozostaje przypisana do dostawcy nawet po późniejszej zmianie jego nazwy.

Tworzenie nowego dostawcy

Aby dodać nowego dostawcę:

Otwórz stronę Magazyn z paska bocznego i przejdź na zakładkę Dostawcy.
Kliknij przycisk Nowy dostawca.
Wpisz nazwę (wymagane). Tak dostawca będzie wyświetlany w całym systemie.
Wypełnij osobę kontaktową, telefon, e-mail i adres w miarę dostępności.
Ustaw warunki płatności (w dniach) do śledzenia terminów faktur.
Wpisz urząd skarbowy i numer NIP jeśli wymagane dla księgowości.
Dodaj notatki o relacji z dostawcą.
Kliknij Zapisz.

Edycja dostawcy

Wybierz dostawcę z listy aby otworzyć edytor. Możesz zaktualizować dowolne pole w dowolnym momencie. Zmiana nazwy dostawcy nie psuje historii przyjęć, ponieważ przyjęcia odwołują się bezpośrednio do rekordu dostawcy. Użyj przycisków Aktywuj i Dezaktywuj na karcie dostawcy, aby decydować czy dostawca jest proponowany przy wprowadzaniu nowych przyjęć.

Przypadki użycia dostawców

Śledzenie historii zakupów

Rejestrując każdą dostawę na właściwego dostawcę, możesz przeglądać historię przyjęć według kontrahenta aby zobaczyć:

Wszystkie artykuły zakupione od konkretnego kontrahenta.
Łączne wydatki u każdego dostawcy w danym okresie.
Które produkty pochodzą od których dostawców.

Zarządzanie terminami płatności

Pole payment_term_days pomaga planować przepływy pieniężne. W połączeniu z datami faktur na przyjęciach możesz obliczyć kiedy płatności są wymagalne i odpowiednio ustalać priorytety. Jest to szczególnie przydatne dla kafejek kupujących na kredyt od wielu dostawców z różnymi warunkami.

Zgodność podatkowa

Rejestrowanie tax_authority i tax_identity dla każdego dostawcy zapewnia posiadanie niezbędnych informacji do:

Generowania raportów zakupowych do rozliczeń podatkowych.
Weryfikacji czy faktury dostawców zawierają prawidłowe numery identyfikacji podatkowej.
Odpowiadania na kontrole urzędów skarbowych z pełną dokumentacją kontrahentów.