Dostawcy

Strona Dostawcy utrzymuje bazę danych sprzedawców i dostawców, od których kafejka kupuje towary i usługi. Każdy rekord dostawcy przechowuje dane kontaktowe, warunki płatności i informacje podatkowe, zapewniając centralne miejsce referencyjne do zarządzania relacjami z kontrahentami.

Pola rekordu dostawcy

Każdy rekord dostawcy zawiera następujące informacje:

Pole	Opis
`name`	Nazwa dostawcy lub firmy. To główny identyfikator wyświetlany w listach i referowany z wpisów inwentaryzacyjnych.
`contact_person`	Imię i nazwisko głównej osoby kontaktowej u dostawcy (np. przedstawiciel handlowy lub opiekun klienta).
`phone`	Numer telefonu dostawcy do składania zamówień lub rozwiązywania problemów.
`email`	Adres e-mail dostawcy do potwierdzeń zamówień, faktur lub ogólnej komunikacji.
`address`	Adres fizyczny dostawcy, przydatny do koordynacji dostaw lub wizyt.
`payment_term_days`	Liczba dni na płatność po otrzymaniu faktury (np. 30 dla terminu netto-30). Pomaga śledzić terminy płatności.
`tax_authority`	Urząd skarbowy, w którym dostawca jest zarejestrowany, jeśli dotyczy.
`tax_identity`	Numer identyfikacji podatkowej dostawcy (NIP). Wymagany do formalnego fakturowania w wielu jurysdykcjach.
`notes`	Pole tekstowe na dodatkowe informacje o dostawcy (np. harmonogramy dostaw, minimalne zamówienia, specjalne uzgodnienia).

Zarządzanie aktywnym / nieaktywnym

Dostawcy mają flagę active kontrolującą ich widoczność:

Aktywni dostawcy pojawiają się na liście dostawców i są sugerowani przy rejestracji wpisów inwentaryzacyjnych.
Nieaktywni dostawcy są ukryci z aktywnej listy i sugestii, ale pozostają w bazie danych. Wcześniejsze wpisy inwentaryzacyjne referujące dostawcę nie są naruszone.

Dezaktywacja dostawcy jest przydatna gdy przestajesz zamawiać od kontrahenta, ale chcesz zachować historię zakupów do raportowania. Możesz reaktywować dostawcę w dowolnym momencie przełączając flagę z powrotem.

Powiązanie dostawców z wpisami inwentaryzacyjnymi

Główne powiązanie między dostawcami a resztą systemu odbywa się przez wpisy inwentaryzacyjne. Gdy rejestrujesz zakup na stronie Inwentaryzacja, pole supplier_name referuje dostawcę z tej bazy danych.

Choć powiązanie jest po nazwie (nie przez ścisły klucz obcy), system zapewnia autouzupełnianie z listy aktywnych dostawców przy wpisywaniu nazwy dostawcy w formularzu inwentaryzacyjnym. Zachęca to do spójności i ułatwia filtrowanie historii inwentaryzacji wg dostawcy.

Tworzenie nowego dostawcy

Aby dodać nowego dostawcę:

Przejdź do strony Dostawcy z paska bocznego.
Kliknij przycisk Dodaj dostawcę.
Wpisz nazwę (wymagane). Tak dostawca będzie wyświetlany w całym systemie.
Wypełnij osobę kontaktową, telefon, e-mail i adres w miarę dostępności.
Ustaw warunki płatności (w dniach) do śledzenia terminów faktur.
Wpisz urząd skarbowy i numer NIP jeśli wymagane dla księgowości.
Dodaj notatki o relacji z dostawcą.
Kliknij Zapisz.

Edycja dostawcy

Wybierz dostawcę z listy aby otworzyć widok szczegółowy. Możesz zaktualizować dowolne pole w dowolnym momencie. Jeśli zmienisz nazwę dostawcy, istniejące wpisy inwentaryzacyjne nadal będą referować starą nazwę (ponieważ powiązanie jest tekstowe, nie po ID). Dla najlepszych wyników zaktualizuj nazwę również w istniejących wpisach inwentaryzacyjnych lub użyj pola notatek do udokumentowania zmiany nazwy.

Przypadki użycia dostawców

Śledzenie historii zakupów

Konsekwentnie używając tej samej nazwy dostawcy we wpisach inwentaryzacyjnych, możesz filtrować listę inwentaryzacji wg dostawcy aby zobaczyć:

Wszystkie artykuły zakupione od konkretnego kontrahenta.
Łączne wydatki u każdego dostawcy w danym okresie.
Które produkty pochodzą od których dostawców.

Zarządzanie terminami płatności

Pole payment_term_days pomaga planować przepływy pieniężne. W połączeniu z datami wpisów inwentaryzacyjnych możesz obliczyć kiedy płatności są wymagalne i odpowiednio ustalać priorytety. Jest to szczególnie przydatne dla kafejek kupujących na kredyt od wielu dostawców z różnymi warunkami.

Zgodność podatkowa

Rejestrowanie tax_authority i tax_identity dla każdego dostawcy zapewnia posiadanie niezbędnych informacji do:

Generowania raportów zakupowych do rozliczeń podatkowych.
Weryfikacji czy faktury dostawców zawierają prawidłowe numery identyfikacji podatkowej.
Odpowiadania na kontrole urzędów skarbowych z pełną dokumentacją kontrahentów.