Jak zarządzać sesjami

Ten przewodnik obejmuje wszystkie operacje sesji, które kasjer lub właściciel wykonuje podczas typowej zmiany. Sesje są podstawową jednostką rozliczeniową w HandyCafe. Każda sekcja poniżej opisuje pojedynczą operację z ponumerowanymi krokami i oczekiwanym rezultatem.

Co będzie potrzebne

Działający serwer HandyCafe z co najmniej jednym podłączonym klientem PC (wyświetlającym niebieski kafelek "Bezczynny").
Zalogowane konto kasjera lub administratora na serwerze.
Skonfigurowane ceny (stawka godzinowa, VAT i co najmniej jedna metoda płatności). Zobacz przewodnik konfiguracji cen, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.

Jak rozpocząć sesję post-paid

Sesja post-paid obciąża klienta po zakończeniu sesji. Timer liczy w górę bez ustalonego limitu.

Zlokalizuj bezczynnego klienta PC w Panelu Administracyjnym. Wyświetli się niebieski kafelek ze statusem "Bezczynny".
Kliknij Rozpocznij na kafelku klienta.
W oknie dialogowym sesji upewnij się, że typ sesji jest ustawiony na Post-paid. To jest domyślne ustawienie.
Opcjonalnie przypisz członka, wpisując nazwę użytkownika w polu wyszukiwania członków. Jeśli klient jest gościem, pozostaw to pole puste.
Kliknij Potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Kafelek klienta zmienia kolor na zielony i wyświetla timer liczący od 00:00:00. Klient PC przechodzi z ekranu blokady na pulpit strony Online. Sesja teraz rejestruje czas rozliczeniowy.

Jak rozpocząć sesję przedpłaconą

Sesja przedpłacona ma ustaloną długość. Timer liczy w dół i sesja kończy się automatycznie, gdy czas się skończy.

Zlokalizuj bezczynnego klienta PC w Panelu Administracyjnym.
Kliknij Rozpocznij na kafelku klienta.
W oknie dialogowym sesji przełącz typ sesji na Przedpłacona.
Wprowadź czas trwania sesji. Możesz wpisać liczbę minut bezpośrednio lub kliknąć jeden z predefiniowanych czasów (np. 30 minut, 1 godzina, 2 godziny), jeśli je skonfigurowałeś.
Wybierz metodę płatności, której używa klient (gotówka, karta lub dowolna niestandardowa metoda, którą utworzyłeś).
Opcjonalnie przypisz członka.
Kliknij Potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Kafelek klienta zmienia kolor na zielony i wyświetla timer odliczający od zakupionego czasu. Klient PC pokazuje stronę Online. Gdy timer osiągnie zero, sesja zakończy się automatycznie, a PC powróci do stanu bezczynności.

Jak wstrzymać sesję

Wstrzymanie zatrzymuje licznik rozliczeniowy, ale sesja pozostaje otwarta. Użyj tego, gdy klient musi na chwilę odejść.

Kliknij Wstrzymaj na zielonym (aktywnym) kafelku klienta w Panelu Administracyjnym.
Potwierdź wstrzymanie w oknie dialogowym, które się pojawi.

Oczekiwany rezultat: Kafelek klienta zmienia kolor na pomarańczowy, a timer przestaje się zwiększać. Klient PC pokazuje stan wstrzymania. Czas nie jest naliczany, gdy sesja jest wstrzymana. Nowa granica segmentu cenowego jest rejestrowana w momencie wstrzymania.

Jak wznowić wstrzymaną sesję

Wznowienie ponownie uruchamia licznik rozliczeniowy od momentu, w którym został wstrzymany.

Kliknij Wznów na pomarańczowym (wstrzymanym) kafelku klienta w Panelu Administracyjnym.
Potwierdź wznowienie w oknie dialogowym.

Oczekiwany rezultat: Kafelek klienta wraca do koloru zielonego, a timer ponownie zaczyna liczyć. Nowy segment cenowy rozpoczyna się w momencie wznowienia. Jeśli aktywny harmonogram cenowy zmienił się od czasu wstrzymania sesji (na przykład sesja była wstrzymana w godzinach poza szczytem, a wznowiona w godzinach szczytu), nowy segment użyje aktualnego mnożnika.

Jak dodać czas do aktywnej sesji

Możesz przedłużyć lub skrócić aktywną sesję, dodając dodatnie lub ujemne minuty. Działa to zarówno dla sesji przedpłaconych, jak i post-paid.

Kliknij Dodaj czas na zielonym (aktywnym) kafelku klienta w Panelu Administracyjnym.
Wprowadź liczbę minut do dodania. Użyj liczby dodatniej, aby przedłużyć (np. 30) lub ujemnej, aby skrócić (np. -15).
Kliknij Potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Dla sesji przedpłaconych timer odliczający aktualizuje się, aby odzwierciedlić dodany lub usunięty czas. Dla sesji post-paid, dostosowanie czasu jest rejestrowane i zostanie uwzględnione w końcowym rozliczeniu. Wpis w dzienniku rejestruje dostosowanie czasu.

Jak zatrzymać sesję i pobrać płatność

Zatrzymanie sesji kończy naliczanie, oblicza całkowitą opłatę i rejestruje transakcję.

Kliknij Zatrzymaj na zielonym (aktywnym) kafelku klienta w Panelu Administracyjnym.
Przejrzyj okno dialogowe z podziałem kosztów. Wyświetla ono:
- Całkowity czas trwania sesji.
- Zastosowaną stawkę godzinową.
- Segmenty cenowe (jeśli sesja obejmowała wiele przedziałów harmonogramu cenowego).
- Opłatę startową (jeśli skonfigurowano).
- Kwotę VAT.
- Całkowitą opłatę.
Wybierz metodę płatności (gotówka, karta lub niestandardowa metoda).
Kliknij Potwierdź, aby sfinalizować sesję.

Oczekiwany rezultat: Kafelek klienta wraca do niebieskiego statusu "Bezczynny". Klient PC pokazuje ekran blokady. Tworzona jest transakcja z pełnym podziałem kosztów. Transakcja pojawia się w raporcie kasowym i na stronie dzienników.

Jak rozpocząć sesję członka z odliczeniem z portfela

Jeśli członek ma saldo w portfelu, koszt sesji może być odliczony z jego portfela zamiast wymagać płatności gotówką na końcu.

Kliknij Rozpocznij na bezczynnym kafelku klienta.
W polu wyszukiwania członków wpisz nazwę użytkownika lub wyświetlaną nazwę członka i wybierz go z wyników.
Okno dialogowe pokaże aktualne saldo portfela członka.
Wybierz typ sesji (Post-paid lub Przedpłacona).
Dla Przedpłaconej wprowadź czas trwania lub wybierz predefiniowany czas. Dla Post-paid przejdź dalej.
Kliknij Potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Sesja rozpoczyna się z przypisanym członkiem. Dla post-paid, gdy sesja zostanie zatrzymana, system zaoferuje opcję odliczenia opłaty z portfela członka. Dla przedpłaconej, kwota jest odliczana z portfela na początku sesji. Zapiski o zużyciu portfela są tworzone w historii transakcji członka.

Jak rozpocząć sesję na konsoli

Sesje na konsolach działają tak samo jak sesje na PC, ale dotyczą konsol do gier (PlayStation, Xbox itp.), które nie uruchamiają oprogramowania klienta HandyCafe.

Przejdź do strony Konsol w lewym pasku bocznym.
Zlokalizuj konsolę, na której chcesz rozpocząć sesję.
Kliknij Rozpocznij na kafelku konsoli.
Wybierz Post-paid lub Przedpłacona. Ceny konsoli używają mnożnika skonfigurowanego dla tej konkretnej konsoli.
Opcjonalnie przypisz członka.
Kliknij Potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Kafelek konsoli zmienia kolor na zielony z uruchomionym timerem. Sesje na konsolach używają indywidualnego mnożnika cenowego konsoli, stosowanego na podstawową stawkę godzinową.

Jak przenieść sesję między PC

Jeśli klient musi przejść na inny PC, możesz przenieść jego sesję bez zatrzymywania i ponownego uruchamiania.

Kliknij Przenieś na aktywnym (zielonym) kafelku klienta dla PC, na którym obecnie trwa sesja.
W oknie dialogowym wybierz docelowy PC z listy bezczynnych klientów.
Kliknij Potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Sesja zostaje przeniesiona na nowy PC. Oryginalny PC wraca do stanu bezczynności, a docelowy PC staje się aktywny z tym samym timerem sesji, przypisaniem członka i stanem rozliczeniowym. Nie tworzą się luki w rozliczeniach.

Częste błędy do uniknięcia

Zapominanie o zatrzymaniu sesji na koniec dnia. Każda sesja pozostawiona na noc będzie nadal naliczać opłaty. Zawsze upewnij się, że wszystkie sesje są zamknięte przed zamknięciem kasy.
Wstrzymywanie zamiast zatrzymywania. Wstrzymanie utrzymuje sesję otwartą. Jeśli klient odszedł na dobre, zatrzymaj sesję, aby zarejestrować płatność.
Dodawanie ujemnego czasu poniżej zera. Jeśli odejmiesz więcej minut niż pozostało na sesji przedpłaconej, sesja zakończy się natychmiast. Sprawdź pozostały czas przed wprowadzeniem wartości ujemnej.
Zatrzymywanie sesji przed zakończeniem przez klienta. Po zatrzymaniu klient traci dostęp do PC. Zawsze potwierdź z klientem przed zatrzymaniem.
Nieprzypisanie członka. Jeśli członek jest obecny, ale nie przypisany, jego saldo portfela nie będzie dostępne do płatności, a sesja nie pojawi się w jego historii. Przypisz członka na początku sesji dla dokładnego śledzenia.
Ignorowanie podziału kosztów. Zawsze przeglądaj okno dialogowe z podziałem kosztów przed potwierdzeniem płatności. To jest Twoja ostatnia szansa na wychwycenie nieprawidłowych opłat lub zastosowanie ręcznych korekt.