Jak obsługiwać zamówienia

Ten przewodnik obejmuje tworzenie, modyfikowanie, zamykanie i anulowanie zamówień na jedzenie, napoje i inne produkty sprzedawane w kafejce. Zamówienia są odrębne od rozliczania sesji. Klient może mieć jednocześnie aktywną sesję i otwarte zamówienia.

Czego będziesz potrzebować

• Zalogowane konto kasjera lub administratora na HandyCafe Server.
• Produkty skonfigurowane na stronie Produkty (co najmniej jeden produkt z nazwą, kategorią, ceną i stawką VAT).
• Co najmniej jedna dostępna metoda płatności (Gotówka jest zawsze dostępna domyślnie).

Jak stworzyć i zamknąć zamówienie

1. Przejdź do strony Zamówienia używając lewego paska bocznego.
2. Kliknij przycisk Nowe zamówienie.
3. Opcjonalnie przypisz zamówienie do komputera klienckiego. Kliknij pole przypisania komputera i wybierz podłączonego klienta z listy rozwijanej. Jeśli sprzedaż jest dla klienta przy ladzie, możesz pominąć ten krok.
4. Opcjonalnie dodaj notatkę do zamówienia (np. "Stolik 3" lub "Dodatkowe serwetki").
5. Wyszukaj produkty za pomocą pola wyszukiwania. Wpisz nazwę produktu lub kategorię aby filtrować listę.
6. Kliknij produkt aby dodać go do zamówienia. Domyślna ilość to 1.
7. Aby zmienić ilość, kliknij pole ilości obok pozycji i wpisz pożądaną liczbę.
8. Powtórz kroki 5-7 dla każdego produktu.
9. Przejrzyj podsumowanie zamówienia. Okno pokazuje: każdą pozycję z nazwą produktu, ceną jednostkową, ilością i sumą pozycji; sumę częściową; VAT; sumę ogólną.
10. Kliknij Zamknij zamówienie aby przejść do płatności.
11. Wybierz metodę płatności (Gotówka, Karta lub metoda niestandardowa).
12. Kliknij Potwierdź aby sfinalizować zamówienie i zarejestrować transakcję.

Oczekiwany rezultat: Zamówienie przenosi się do zakładki "Zamknięte" na stronie Zamówień. Transakcja jest rejestrowana z kwotą zamówienia, metodą płatności i rozbiciem VAT.

Jak zmodyfikować otwarte zamówienie

Możesz zmieniać zawartość zamówienia dopóki nie zostało zamknięte.

Zmiana ilości pozycji

1. Przejdź do strony Zamówienia.
2. Znajdź otwarte zamówienie w zakładce "Otwarte".
3. Kliknij zamówienie aby rozwinąć jego szczegóły.
4. Znajdź pozycję do modyfikacji.
5. Kliknij pole ilości i wpisz nową ilość.
6. Suma pozycji i suma zamówienia aktualizują się automatycznie.

Usunięcie pozycji

1. Otwórz szczegóły zamówienia.
2. Kliknij przycisk usunięcia obok pozycji do usunięcia.
3. Pozycja jest usuwana i suma zamówienia przeliczana.

Jak anulować zamówienie

Anulowanie zamówienia usuwa je z aktywnego przetwarzania. Tylko otwarte (nieopłacone) zamówienia mogą być anulowane.

1. Przejdź do strony Zamówienia.
2. Znajdź otwarte zamówienie w zakładce "Otwarte".
3. Kliknij zamówienie aby je wybrać.
4. Kliknij przycisk Anuluj.
5. Potwierdź anulowanie w oknie dialogowym.

Oczekiwany rezultat: Status zamówienia zmienia się na "Anulowane". Nie jest rejestrowana żadna transakcja. Anulowane zamówienia pozostają w systemie do celów audytowych, ale nie wpływają na raporty finansowe.

Uwaga: Nie możesz anulować zamówienia, które zostało już zamknięte i opłacone. Do cofnięcia opłaconego zamówienia wymagany jest proces zwrotu.

Jak stworzyć szybką sprzedaż przy ladzie

Sprzedaż przy ladzie to zamówienie nie powiązane z żadnym komputerem ani członkiem. Używaj tego dla sprzedaży przy ladzie gdzie klient nie korzysta z komputera.

1. Przejdź do strony Zamówienia.
2. Kliknij Nowe zamówienie.
3. Nie przypisuj komputera. Pozostaw pole komputera puste.
4. Dodaj produkty kupowane przez klienta.
5. Kliknij Zamknij zamówienie.
6. Wybierz metodę płatności i potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Zamówienie jest tworzone i zamykane bez powiązania z komputerem lub sesją. Transakcja jest rejestrowana w Raporcie kasowym pod bieżącą zmianą kasjera.

Jak obsłużyć zamówienie klienta z komputera klienckiego

Klienci mogą składać zamówienia bezpośrednio ze swojego komputera klienckiego. Gdy klient złoży zamówienie, serwer otrzymuje powiadomienie.

1. Na serwerze odtwarza się dźwięk powiadomienia (dźwięk nowego zamówienia skonfigurowany w Ustawieniach).
2. Na ikonie strony Zamówienia w pasku bocznym pojawia się znaczek powiadomienia.
3. Przejdź do strony Zamówienia.
4. Nowe zamówienie pojawia się w zakładce "Otwarte".
5. Przejrzyj pozycje zamówienia aby zweryfikować dostępność produktów.
6. Przygotuj pozycje (zrób napój, podgrzej jedzenie itp.).
7. Gdy gotowe, zamknij zamówienie w standardowy sposób.

Oczekiwany rezultat: Zamówienie jest powiązane z aktywną sesją klienta. Powiadomienie znika. Transakcja jest rejestrowana. Klient widzi aktualizację statusu zamówienia na swoim komputerze.

Typowe błędy do uniknięcia

• Dodawanie produktów z zerową ceną. Jeśli cena sprzedaży produktu jest ustawiona na zero na stronie Produkty, pozycje zamówienia również będą zerowe. Zawsze weryfikuj ceny produktów przed uruchomieniem.
• Zamykanie zamówienia bez weryfikacji pozycji. Po zamknięciu transakcja jest rejestrowana. Sprawdź dwukrotnie ilości i ceny przed kliknięciem Potwierdź.
• Ignorowanie powiadomień o zamówieniach klientów. Gdy klient złoży zamówienie ze swojego komputera, czeka w zakładce Otwarte do momentu przetworzenia przez kasjera. Nieprzetworzone zamówienia prowadzą do niezadowolonych klientów.
• Anulowanie zamiast modyfikacji. Jeśli tylko jedna pozycja jest nieprawidłowa, zmodyfikuj otwarte zamówienie zamiast anulować i tworzyć od nowa. Oszczędza to czas i utrzymuje czystszą ścieżkę audytu.