Jak skonfigurować wycenę

Ten przewodnik obejmuje każdą funkcję wyceny w HandyCafe. Dowiesz się jak ustawić stawki bazowe, skonfigurować podatek, tworzyć presety szybkiego wyboru i budować harmonogram cenowy oparty na czasie z mnożnikami dla godzin szczytu i poza szczytem.

Czego będziesz potrzebować

• Dostęp administratora do HandyCafe Server.
• Ustaloną z góry pożądaną stawkę godzinową, walutę i obowiązującą stawkę podatkową.
• Plan godzin szczytu i poza szczytem jeśli chcesz zmienną wycenę (opcjonalnie).

Jak ustawić bazową stawkę godzinową

Bazowa stawka godzinowa to domyślna cena za godzinę stosowana do wszystkich sesji postpaid i jako fundament dla obliczeń przedpłat.

1. Otwórz aplikację HandyCafe Server.
2. Kliknij ikonę zębatki w lewym pasku bocznym aby otworzyć Ustawienia.
3. Wybierz zakładkę Wycena.
4. Znajdź pole Stawka godzinowa.
5. Wpisz cenę za godzinę w walucie bazowej. Na przykład wpisz 10,00 za dziesięć jednostek za godzinę.
6. Kliknij Zapisz na dole strony.

Oczekiwany rezultat: Stawka godzinowa aktualizuje się natychmiast. Wszystkie nowe sesje będą używać tej stawki. Sesje już w toku nie są dotknięte.

Jak skonfigurować VAT

VAT (podatek od towarów i usług) jest stosowany jako procent na podstawie kosztu sesji.

1. Przejdź do Ustawienia > Wycena.
2. Znajdź pole Stawka VAT.
3. Wpisz procent jako liczbę między 0 a 100. Na przykład wpisz 23 dla 23% VAT.
4. Kliknij Zapisz.

Oczekiwany rezultat: Wszystkie przyszłe opłaty za sesje będą zawierać VAT w określonej stawce. Okno podsumowania kosztów wyświetlane przy zamykaniu sesji pokaże kwotę VAT jako osobną pozycję.

Uwaga: Ustawienie VAT na 0 wyłącza VAT całkowicie. Pozycja VAT nie pojawi się w podsumowaniach kosztów ani rekordach transakcji.

Jak ustawić opłatę startową

Opłata startowa to minimalna opłata stosowana do każdej sesji niezależnie od czasu trwania. Jeśli obliczony koszt sesji jest niższy od opłaty startowej, klient jest obciążany opłatą startową.

1. Przejdź do Ustawienia > Wycena.
2. Znajdź pole Opłata startowa.
3. Wpisz minimalną kwotę. Na przykład wpisz 2,00 aby zapewnić że każda sesja kosztuje co najmniej 2,00.
4. Kliknij Zapisz.

Oczekiwany rezultat: Gdy sesja jest zatrzymywana, system porównuje obliczony koszt z opłatą startową. Jeśli obliczony koszt jest niższy, naliczana jest opłata startowa. Okno podsumowania kosztów wskaże gdy opłata startowa ma zastosowanie.

Wskazówka: Ustaw opłatę startową na 0 jeśli nie chcesz minimalnej opłaty. Bardzo krótkie sesje (np. 1-2 minuty) będą wówczas rozliczane proporcjonalnie do stawki godzinowej.

Jak tworzyć presety cenowe

Presety cenowe to przyciski szybkiego wyboru pojawiające się przy rozpoczynaniu sesji przedpłaconej. Pozwalają kasjerom rozpoczynać typowe sesje jednym kliknięciem zamiast ręcznego wpisywania minut.

1. Przejdź do Ustawienia > Wycena.
2. Przewiń do sekcji Presety.
3. Kliknij Dodaj preset.
4. Wpisz nazwę presetu (np. "30 minut").
5. Wpisz czas trwania w minutach (np. 30).
6. Cena będzie obliczona automatycznie ze stawki godzinowej. Możesz ją nadpisać stałą ceną jeśli chcesz.
7. Kliknij Zapisz aby dodać preset.
8. Powtórz kroki 3-7 dla każdego presetu. Typowe konfiguracje to:
   • 30 minut
   • 1 godzina (60 minut)
   • 2 godziny (120 minut)
   • 3 godziny (180 minut)
9. Kliknij Zapisz na dole strony aby zastosować wszystkie zmiany.

Oczekiwany rezultat: Przy rozpoczynaniu sesji przedpłaconej okno sesji wyświetla presety jako klikalne przyciski. Wybranie presetu automatycznie wypełnia pola czasu trwania i kwoty.

Jak skonfigurować wycenę szczytową i poza szczytem

Harmonogram cenowy pozwala definiować mnożniki oparte na czasie. Mnożnik 1,5x w godzinach szczytu oznacza że klienci płacą 50% więcej za godzinę. Mnożnik 0,7x poza szczytem oznacza że płacą 30% mniej.

HandyCafe używa systemu slotów kodowanych kolorami. Każdy slot ma nazwę, kolor i mnożnik. Malujesz bloki czasowe na tygodniowej siatce aby przypisać sloty do konkretnych godzin.

Krok po kroku: Tworzenie slotu godzin szczytu

1. Przejdź do Ustawienia > Harmonogram wyceny.
2. Włącz przełącznik harmonogramu cenowego jeśli nie jest jeszcze włączony.
3. Kliknij Dodaj slot aby utworzyć nowy slot cenowy.
4. Nazwij slot "Szczyt" (lub dowolną opisową nazwą).
5. Ustaw mnożnik na 1,5. Oznacza to że bazowa stawka godzinowa jest mnożona przez 1,5 w tych godzinach.
6. Slotowi zostanie automatycznie przypisany kolor (np. pomarańczowy). Możesz go zmienić jeśli chcesz.
7. Kliknij Zapisz dla slotu.

Krok po kroku: Tworzenie slotu poza szczytem

8. Kliknij ponownie Dodaj slot.
9. Nazwij go "Poza szczytem".
10. Ustaw mnożnik na 0,7.
11. Kliknij Zapisz dla slotu.

Krok po kroku: Malowanie siatki tygodniowej

12. Siatka wyświetla wiersz dla każdego dnia tygodnia i kolumnę dla każdej godziny (0-23).
13. Wybierz slot "Szczyt" z listy slotów.
14. Kliknij i przeciągnij po godzinach wieczornych (18:00 do 23:00) dla każdego wiersza dnia roboczego (poniedziałek do piątku). Pomalowane komórki przyjmą kolor slotu.
15. Wybierz slot "Poza szczytem" z listy slotów.
16. Kliknij i przeciągnij po godzinach porannych (06:00 do 12:00) dla każdego wiersza dnia roboczego.
17. Pozostaw niepomalowane godziny z domyślną stawką (mnożnik 1,0x).
18. Kliknij Zapisz aby zastosować harmonogram.

Oczekiwany rezultat: Siatka tygodniowa pokazuje kolorowe bloki dla godzin szczytu i poza szczytem. Domyślne godziny pozostają niekolorowe. Harmonogram wchodzi w życie natychmiast dla nowych sesji i dla nowych segmentów cenowych sesji już w toku.

Przykład obliczenia wyceny

Załóżmy że bazowa stawka godzinowa wynosi 10,00 zł a klient gra od 17:00 do 19:00 w środę.

• 17:00 do 18:00 (1 godzina): Slot domyślny z mnożnikiem 1,0x. Koszt = 10,00 zł x 1,0 = 10,00 zł.
• 18:00 do 19:00 (1 godzina): Slot szczytowy z mnożnikiem 1,5x. Koszt = 10,00 zł x 1,5 = 15,00 zł.
• Suma przed VAT: 25,00 zł.
• Jeśli VAT wynosi 23%: VAT = 5,75 zł. Suma: 30,75 zł.

Okno podsumowania kosztów wyświetli oba segmenty cenowe osobno, aby kasjer i klient mogli zobaczyć dokładnie jak obliczono opłatę.

Uwaga: HandyCafe tworzy nowy segment cenowy za każdym razem gdy zmienia się aktywny slot. Sesje obejmujące północ również utworzą nowy segment na granicy dnia jeśli harmonogram różni się między dniami.

Jak skonfigurować podwójną walutę

Jeśli Twoja kafejka przyjmuje płatności w drugiej walucie (na przykład w strefie turystycznej akceptujesz zarówno walutę lokalną jak i USD), możesz włączyć wyświetlanie podwójnej waluty.

1. Przejdź do Ustawienia > Wycena.
2. Znajdź sekcję Waluta dodatkowa.
3. Włącz przełącznik podwójnej waluty.
4. Wybierz walutę dodatkową z listy rozwijanej.
5. Wpisz kurs wymiany (ile jednostek waluty dodatkowej jest równych jednej jednostce waluty bazowej).
6. Kliknij Zapisz.

Oczekiwany rezultat: Podsumowania kosztów sesji i raporty będą wyświetlać kwoty w obu walutach. Waluta bazowa pozostaje walutą systemu. Kwoty w walucie dodatkowej są obliczane po skonfigurowanym kursie wymiany do celów wyświetlania.

Typowe błędy do uniknięcia

• Zapomnienie o włączeniu harmonogramu cenowego. Tworzenie slotów i malowanie siatki nic nie daje jeśli przełącznik harmonogramu jest wyłączony. Zawsze sprawdź czy przełącznik jest aktywny.
• Ustawienie mnożnika na 0. Mnożnik zerowy oznacza że slot czasowy jest darmowy. To prawie nigdy nie jest zamierzone. Minimalny praktyczny mnożnik to 0,1.
• Nakładanie tej samej godziny na dwa sloty. Każda komórka godzinowa może należeć tylko do jednego slotu. Malowanie po komórce zastępuje poprzednie przypisanie slotu.
• Nie zapisywanie po zmianach. Zmiany slotów lub siatki nie wchodzą w życie dopóki nie klikniesz Zapisz. Jeśli przejdziesz dalej bez zapisywania, wszystkie zmiany zostaną utracone.
• Mylenie opłaty startowej ze stałą ceną sesji. Opłata startowa to próg minimalny. Jeśli obliczony koszt sesji przekracza opłatę startową, klient płaci wyższy obliczony koszt.
• Zmiana stawki godzinowej w ciągu dnia bez zrozumienia wpływu. Aktywne sesje przyjmą nową stawkę tylko dla nowych segmentów cenowych. Już obliczone segmenty zachowują stawkę aktywną w momencie ich utworzenia.