HandyCafe Docs
owner cashier

Jak zarządzać członkami

Ten przewodnik obejmuje tworzenie kont członków, zarządzanie saldami portfeli, przypisywanie poziomów lojalności i przyznawanie darmowego czasu. Członkowie to zarejestrowani klienci, którzy mogą logować się z komputerów klienckich, utrzymywać saldo portfela i gromadzić punkty lojalnościowe.

Co będzie potrzebne

  • Dostęp administracyjny lub kasjerski do serwera HandyCafe.
  • Strona Członkowie dostępna z lewego paska bocznego.
  • Przynajmniej jedna skonfigurowana metoda płatności, jeśli planujesz akceptować doładowania portfela.

Jak utworzyć nowego członka

  1. Przejdź do strony Członkowie używając lewego paska bocznego.
  2. Kliknij przycisk Dodaj na pasku narzędzi.
  3. Wprowadź nazwę użytkownika członka. Musi być unikalna wśród wszystkich członków (bez rozróżniania wielkości liter). Członek będzie jej używać do logowania się z komputerów klienckich.
  4. Wprowadź wyświetlaną nazwę. To nazwa pokazywana na ekranie podczas sesji i w raportach.
  5. Opcjonalnie wypełnij email, numer telefonu i płeć.
  6. Ustaw maksymalną liczbę jednoczesnych połączeń. To kontroluje, na ilu komputerach członek może być zalogowany jednocześnie. Domyślnie jest to 1.
  7. Kliknij Zapisz, aby utworzyć członka.

Oczekiwany rezultat: Nowy członek pojawia się na liście członków. Ich saldo portfela zaczyna się od zera. Mogą teraz logować się z dowolnego komputera klienckiego używając swojej nazwy użytkownika.

Uwaga: Hasło nie jest wymagane w momencie tworzenia. Członek może ustawić własne hasło z Panelu Członka na komputerze klienckim przy pierwszym logowaniu. Alternatywnie, administrator może je ustawić z serwera.

Jak doładować portfel członka

Portfel to przedpłacone saldo przechowywane w jednostkach mniejszej waluty. Członkowie mogą używać swojego portfela do płacenia za sesje i zamówienia bez przekazywania gotówki kasjerowi.

  1. Przejdź do strony Członkowie.
  2. Znajdź i wybierz członka, którego chcesz doładować. Użyj paska wyszukiwania, jeśli lista jest długa.
  3. Kliknij przycisk Doładuj lub przycisk płatności w panelu szczegółów członka.
  4. Wprowadź kwotę do dodania do portfela. Jest to w twojej podstawowej walucie (np. 50.00, aby dodać pięćdziesiąt jednostek).
  5. Wybierz typ kredytu:
    • Płatny dla doładowań gotówkowych lub kartowych, gdzie otrzymano pieniądze.
    • Bonus dla kredytu promocyjnego.
    • Ręczny dla korekt administracyjnych.
  6. Wybierz metodę płatności (Gotówka, Karta itp.). To zapisuje, jak otrzymano pieniądze.
  7. Kliknij Potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Tworzy się nowy kredyt portfelowy dla członka. Kredyt rejestruje kwotę, typ kredytu i metodę płatności. Całkowite saldo portfela członka aktualizuje się natychmiast. Kredyt portfelowy pojawia się w historii transakcji członka.

Wskazówka: Każde doładowanie tworzy osobny wpis kredytu portfelowego. Kiedy członek wydaje z portfela, system zużywa najstarszy aktywny kredyt jako pierwszy (FIFO). Kredyty bonusowe i płatne są śledzone osobno.

Jak przypisać poziom lojalności

Poziomy lojalności pozwalają grupować członków według poziomu wydatków i stosować automatyczne zniżki.

Tworzenie poziomu

  1. Przejdź do strony Członkowie.
  2. Otwórz sekcję zarządzania Poziomami (dostępna z paska narzędzi członków lub ustawień).
  3. Kliknij Dodaj poziom.
  4. Wprowadź kod (np. "srebrny"). Musi być unikalny.
  5. Wprowadź wyświetlaną nazwę (np. "Srebrny Członek").
  6. Ustaw próg punktów. Członek musi zgromadzić co najmniej tyle punktów lojalnościowych, aby zakwalifikować się do tego poziomu.
  7. Ustaw stopę zniżki. Wprowadź zniżkę jako procent. Na przykład, 5 oznacza 5% zniżki na sesje.
  8. Kliknij Zapisz.
  9. Powtórz dla dodatkowych poziomów (np. Złoty przy 1000 punktów z 10% zniżką).

Przypisanie poziomu członkowi

  1. Przejdź do strony Członkowie.
  2. Wybierz członka z listy.
  3. W panelu szczegółów członka znajdź pole Poziom.
  4. Wybierz żądany poziom z rozwijanej listy.
  5. Kliknij Zapisz.

Oczekiwany rezultat: Członek ma teraz przypisany wybrany poziom. Gdy sesje tego członka są rozliczane, zniżka poziomu zostanie uwzględniona w kalkulacji kosztów. Profil członka pokazuje przypisany poziom.

Jak wyświetlić historię transakcji członka

Historia transakcji pokazuje wszystkie doładowania portfela, wydatki z portfela, płatności za sesje, zwroty i zdarzenia punktów lojalnościowych dla konkretnego członka.

  1. Przejdź do strony Członkowie.
  2. Wybierz członka z listy.
  3. Otwórz panel szczegółów członka.
  4. Przejdź do zakładki Historia lub Transakcje w panelu szczegółów.
  5. Lista pokazuje wszystkie transakcje w odwrotnej kolejności chronologicznej z:
    • Datą i godziną.
    • Typem transakcji (doładowanie portfela, wydatki z portfela, sesja, zwrot itp.).
    • Kwotą (dodatnia dla doładowań, ujemna dla wydatków).
    • Źródłem lub kontekstem (która sesja lub zamówienie zużyło środki).
    • Kasjerem, który wykonał akcję.

Oczekiwany rezultat: Pełny ślad audytowy wszystkich działań finansowych dla członka. Możesz przewijać lub filtrować według zakresu dat, aby znaleźć konkretne transakcje.

Jak przyznać członkowi darmowy czas

Możesz dodać kredyt czasowy do konta członka. Kredyty czasowe działają jak kredyt portfelowy, ale w minutach zamiast pieniędzy. Kiedy członek rozpoczyna sesję, system może odliczyć z ich salda czasowego.

  1. Przejdź do strony Członkowie.
  2. Wybierz członka z listy.
  3. W panelu szczegółów członka znajdź sekcję Pakiety czasowe lub Kredyty czasowe.
  4. Kliknij Dodaj czas.
  5. Wprowadź liczbę minut do dodania (np. 120 dla dwóch godzin darmowego czasu).
  6. Wybierz typ kredytu:
    • Ręczny dla darmowego czasu przyznanego przez kafejkę.
    • Bonus dla promocyjnego czasu z kampanii.
    • Płatny dla czasu zakupionego w ramach pakietu.
  7. Opcjonalnie ustaw ograniczenie urządzenia (tylko PC, tylko konsole lub oba), aby ograniczyć, gdzie czas może być używany.
  8. Opcjonalnie ustaw datę wygaśnięcia, po której niewykorzystany czas wygaśnie.
  9. Kliknij Potwierdź.

Oczekiwany rezultat: Nowy kredyt czasowy pojawia się na koncie członka z określoną liczbą minut. Saldo dostępnego czasu członka aktualizuje się. Kiedy członek rozpoczyna sesję, system zaoferuje odliczenie z ich salda czasowego.

Jak sprawdzić saldo członka

Szybkie sprawdzenie salda bez otwierania pełnej historii transakcji.

  1. Przejdź do strony Członkowie.
  2. Użyj paska wyszukiwania na górze, aby wpisać nazwę użytkownika lub wyświetlaną nazwę członka.
  3. Wybierz członka z przefiltrowanych wyników.
  4. Panel szczegółów członka pokazuje bieżące saldo portfela (w twojej podstawowej walucie) i saldo czasu (w minutach) na górze panelu.

Oczekiwany rezultat: Widzisz bieżące saldo portfela i czasu członka na pierwszy rzut oka. Te wartości odzwierciedlają wszystkie doładowania, wydatki i wygaśnięcia do bieżącego momentu.

Jak obsługiwać zadłużenie członka

Jeśli członek może mieć ujemne saldo (zadłużenie), księga długów śledzi, ile jest winien.

  1. Przejdź do strony Członkowie.
  2. Wybierz członka, który ma zaległe zadłużenie.
  3. Otwórz ich panel szczegółów i sprawdź sekcję Dług.
  4. Księga długów pokazuje indywidualne wpisy długów z kwotami i datami.
  5. Aby uregulować dług, doładuj portfel członka o należną kwotę. Wybierz "Płatny" jako rodzaj źródła, aby płatność została prawidłowo zarejestrowana.

Oczekiwany rezultat: Doładowanie portfela kompensuje dług. Księga długów pokazuje wpis rozliczenia. Saldo netto członka wraca do zera lub staje się dodatnie.

Częste błędy do uniknięcia

  • Tworzenie zduplikowanych nazw użytkowników. Nazwy użytkowników są unikalne i nie rozróżniają wielkości liter. "JohnDoe" i "johndoe" są traktowane jako takie same. System odrzuci duplikaty.
  • Mylenie salda portfela i salda czasu. Portfel to pieniądze (jednostki mniejszej waluty). Czas to minuty. To oddzielne systemy. Członek może mieć kredyt portfelowy, ale nie mieć kredytu czasowego, lub odwrotnie.
  • Ustawianie zbyt wysokiej maksymalnej liczby połączeń. Jeśli członek może zalogować się na 5 komputerach jednocześnie, może zużywać 5x więcej zasobów. Ustaw to na 1 dla większości członków.
  • Zapominanie o wyborze właściwego typu kredytu. Użycie "Płatny" dla darmowego doładowania zawyża raporty przychodów. Używaj "Bonus" lub "Ręczny" dla kredytów niegenerujących przychodów.
  • Nieustawianie wygaśnięcia na promocyjnym czasie. Darmowe kredyty czasowe bez daty wygaśnięcia nigdy nie wygasają. Jeśli zamierzasz, aby promocyjny czas był ograniczony, zawsze ustaw wygaśnięcie.
  • Usuwanie członka zamiast dezaktywacji. Dezaktywacja zachowuje historię i może być cofnięta. Usunięcie jest trwałe i usuwa wszystkie powiązane rekordy.