Jak śledzić wydatki i magazyn
HandyCafe Server zawiera narzędzia do rejestrowania wydatków biznesowych, zarządzania katalogiem dostawców i śledzenia zakupów magazynowych. Ten przewodnik obejmuje każdy z tych przepływów pracy krok po kroku.
Jak zarejestrować wydatek biznesowy
Wydatki reprezentują wszelkie koszty ponoszone przez firmę. Śledź czynsz, media, zakupy sprzętu, subskrypcje oprogramowania i wszelkie inne płatności wychodzące.
Czego potrzebujesz
- Działającego HandyCafe Server.
- Dostępu na poziomie administratora albo właściciela.
- Szczegółów wydatku: tytułu, kwoty, nazwy kontrahenta oraz terminu płatności.
Kroki
- Kliknij Wydatki w lewym pasku bocznym aplikacji HandyCafe Server.
- Kliknij przycisk Dodaj aby utworzyć nowy rekord wydatku.
- Wpisz Tytuł jasno opisujący wydatek. Na przykład: "Rachunek za prąd - kwiecień 2026".
- Wpisz Kwotę w walucie lokalnej.
- Wpisz nazwę Kontrahenta. Na przykład: "Zakład Energetyczny". To firma lub osoba, której należy się płatność.
- Ustaw Termin płatności na kiedy płatność jest wymagana. Opcjonalnie jeśli wydatek jest już opłacony, włącz przełącznik Opłacony i wpisz Datę płatności. Kliknij Zapisz.
Oczekiwany rezultat
Wydatek pojawia się na liście wydatków. Nieopłacone wydatki są wyróżnione aby szybko zobaczyć co jest zaległe. Łączna kwota wydatków jest uwzględniana w raportowaniu finansowym.
Typowe błędy
- Brak jasnego, opisowego tytułu. "Różne" nic Ci nie powie, gdy będziesz przeglądać wydatki wiele miesięcy później. Bądź konkretny.
- Zapomnienie o aktualizacji statusu opłacenia po dokonaniu płatności. Twoje saldo nieopłaconych będzie wyższe niż w rzeczywistości.
Jak wyświetlić nieopłacone wydatki
Szybko odfiltruj widok, aby zobaczyć wyłącznie wydatki, które nie zostały jeszcze opłacone.
Czego potrzebujesz
- Co najmniej jednego wydatku zarejestrowanego w systemie.
Kroki
- Przejdź do strony Wydatki.
- Kliknij zakładkę filtru Nieopłacone u góry listy wydatków.
- Lista teraz wyświetla wyłącznie wydatki gdzie status opłacenia jest odznaczony.
Oczekiwany rezultat
Odfiltrowany widok pokazujący wyłącznie nieopłacone wydatki. Używaj go, aby ustalać kolejność nadchodzących płatności i pilnować, żeby nic nie umknęło.
Jak oznaczyć wydatek jako opłacony
Gdy dokonasz płatności, zaktualizuj rekord, aby to odzwierciedlić.
Czego potrzebujesz
- Istniejącego nieopłaconego wydatku w systemie.
Kroki
- Przejdź do strony Wydatki.
- Znajdź wydatek, który opłaciłeś. Kliknij na niego aby otworzyć widok szczegółowy.
- Kliknij przycisk Oznacz jako opłacony lub przełącz status opłacenia na włączony.
- Data płatności jest automatycznie ustawiana na dzisiaj. Dostosuj ją jeśli faktyczna płatność była w innym dniu.
- Zapisz zmiany.
Oczekiwany rezultat
Wydatek przechodzi z filtru Nieopłacone do filtru Opłacone. Twoje saldo nieopłaconych zmniejsza się o oznaczoną kwotę.
Jak dodać dostawcę
Dostawcy to firmy od których kupujesz towary i usługi. Utrzymywanie katalogu dostawców pozwala szybko powiązać zakupy z właściwym kontrahentem.
Czego potrzebujesz
- Danych kontaktowych dostawcy: nazwy, telefonu, adresu e-mail, adresu.
- Opcjonalnie: warunków płatności oraz numeru NIP.
Kroki
- Kliknij Magazyn w lewym pasku bocznym i przejdź na zakładkę Dostawcy.
- Kliknij przycisk Nowy dostawca aby utworzyć nowy rekord dostawcy.
- Wpisz Nazwę dostawcy. Na przykład: "TechParts Hurtownia".
- Wpisz Osobę kontaktową jeśli masz konkretny punkt kontaktowy u dostawcy.
- Wypełnij Numer telefonu i Adres e-mail.
- Wpisz Adres siedziby dostawcy.
- Opcjonalnie wpisz Warunki płatności (np. "Netto 30" lub "Płatne przy odbiorze") i NIP dostawcy do dokumentacji księgowej.
- Kliknij Zapisz.
Oczekiwany rezultat
Dostawca pojawia się w katalogu dostawców. Możesz teraz odwoływać się do tego dostawcy przy rejestracji zakupów magazynowych.
Typowe błędy
- Tworzenie zduplikowanych wpisów dostawcy z nieco innymi nazwami (na przykład "TechParts" oraz "Tech Parts Hurtownia"). Przeszukaj istniejącą listę przed dodaniem nowego dostawcy.
- Pozostawianie pustych pól kontaktowych. Gdy będziesz musiał zamówić ponownie albo zakwestionować fakturę, te informacje będą potrzebne.
Jak zarejestrować zakup magazynowy
Zakupy magazynowe śledzą co kupujesz dla kafejki. Obejmuje to jedzenie i napoje do baru z przekąskami, peryferia komputerowe, środki czystości i wszelkie towary fizyczne.
Czego potrzebujesz
- Dostawcy dodanego już do systemu (możesz go też dodać w trakcie tego procesu).
- Faktury albo paragonu z zakupu.
Kroki
- Kliknij Magazyn w lewym pasku bocznym i przejdź na zakładkę Przyjęcie towaru.
- Wybierz lub wpisz Dostawcę. Jeśli dostawcy nie ma na liście, możesz go najpierw dodać na zakładce Dostawcy (patrz sekcja dostawcy powyżej).
- Wpisz Numer faktury oraz Datę faktury z faktury dostawcy. Wiąże to przyjęcie z konkretnym dokumentem zakupowym.
- Kliknij Dodaj linię dla każdej pozycji na fakturze.
- Zeskanuj lub wpisz Kod kreskowy albo wybierz Produkt po nazwie. Artykuł, którego nie ma jeszcze w katalogu, można dodać jako nowy produkt bezpośrednio z linii.
- Wpisz Ilość zakupioną i Cenę zakupu za pojedynczą jednostkę. Opcjonalnie wpisz Rabat oraz stawkę VAT z faktury.
- Powtórz dla każdej linii, a następnie sprawdź sumę częściową, rabat, VAT i sumę całkowitą.
- Kliknij Zapisz.
Oczekiwany rezultat
Przyjęcie jest rejestrowane z automatycznie obliczonymi sumami. Stany magazynowe każdego produktu na przyjęciu rosną o otrzymane ilości. W historii ruchów każdego produktu pojawia się ruch zakupu. Przyjęcie pojawia się w Historii przyjęć.
Typowe błędy
- Wpisanie łącznego kosztu w pole ceny zakupu zamiast ceny za jednostkę. Jeśli kupiłeś 24 puszki za 36 zł, cena zakupu powinna wynosić 1,50 zł, a nie 36 zł.
- Pomijanie numeru faktury. Bez niego przyjęcia nie da się zapisać, a Ty tracisz powiązanie z oryginalnym dokumentem zakupowym.
Jak śledzić stany magazynowe produktów
Stany magazynowe zmieniają się w miarę sprzedawania artykułów przez system zamówień i dodawania nowych dostaw.
Czego potrzebujesz
- Produktów skonfigurowanych na stronie Produkty.
- Zamówień przetwarzanych w systemie.
Jak zmiany stanów działają
- Automatyczne zmniejszanie przy sprzedaży: Gdy kasjer przetwarza zamówienie zawierające produkt, system automatycznie zmniejsza stan magazynowy o sprzedaną ilość.
- Automatyczne zwiększanie przy przyjęciu: Zapisanie przyjęcia towaru zwiększa stan każdego produktu na nim o otrzymaną ilość. Osobny krok aktualizacji nie jest potrzebny.
- Ręczna korekta: W przypadku przeterminowania, uszkodzenia lub korekt użyj akcji Popraw stan, Strata i Inwentaryzacja na zakładce Status magazynu strony Magazyn. Każda zmiana trafia do historii ruchów produktu.
Kroki sprawdzenia bieżących stanów
- Kliknij Magazyn w lewym pasku bocznym i przejdź na zakładkę Status magazynu.
- Przejrzyj listę. Każdy produkt pokazuje swój stan, próg, ostatni ruch i wartość magazynu.
- Użyj filtra Tylko krytyczne, aby zobaczyć produkty na poziomie lub poniżej progu. Progi ustawisz akcją Edytuj próg.
- Otwórz historię ruchów dowolnego produktu, aby zobaczyć datę, powód, zmianę, wynikowy poziom i kasjera dla każdej zmiany stanu.
Oczekiwany rezultat
Jasny widok tego co jest w magazynie i co wymaga zamówienia. Produkty sprzedane do niskich stanów są łatwe do zauważenia.
Typowe błędy
- Nie rejestrowanie strat lub uszkodzeń. Jeśli puszka napoju zostanie upuszczona i nie może być sprzedana, zarejestruj to akcją Strata. W przeciwnym razie faktyczny stan nie będzie odpowiadał stanowi systemowemu.
- Zapomnienie o wprowadzeniu przyjęcia towaru po otrzymaniu dostawy. System zna tylko te dostawy, które zostały wprowadzone. Fizyczny towar na półce nie zarejestrowany w systemie tworzy rozbieżność.
- Poleganie wyłącznie na automatycznym śledzeniu bez okresowych inwentaryzacji fizycznych. Nawet najlepszy system śledzenia z czasem się rozmija. Przeprowadzaj fizyczne liczenie co tydzień i rejestruj je akcją Inwentaryzacja na zakładce Status magazynu.