Jak śledzić wydatki i inwentaryzację
HandyCafe Server zawiera narzędzia do rejestrowania wydatków biznesowych, zarządzania katalogiem dostawców i śledzenia zakupów inwentaryzacyjnych. Ten przewodnik obejmuje każdy z tych przepływów pracy krok po kroku.
Jak zarejestrować wydatek biznesowy
Wydatki reprezentują wszelkie koszty ponoszone przez firmę. Śledź czynsz, media, zakupy sprzętu, subskrypcje oprogramowania i wszelkie inne płatności wychodzące.
Kroki
- Kliknij Wydatki w lewym pasku bocznym aplikacji HandyCafe Server.
- Kliknij przycisk Dodaj aby utworzyć nowy rekord wydatku.
- Wpisz Tytuł jasno opisujący wydatek. Na przykład: "Rachunek za prąd - kwiecień 2026".
- Wpisz Kwotę w walucie lokalnej.
- Wpisz nazwę Kontrahenta. Na przykład: "Zakład Energetyczny". To firma lub osoba, której należy się płatność.
- Ustaw Termin płatności na kiedy płatność jest wymagana. Opcjonalnie jeśli wydatek jest już opłacony, włącz przełącznik Opłacony i wpisz Datę płatności. Kliknij Zapisz.
Oczekiwany rezultat
Wydatek pojawia się na liście wydatków. Nieopłacone wydatki są wyróżnione aby szybko zobaczyć co jest zaległe.
Jak wyświetlić nieopłacone wydatki
- Przejdź do strony Wydatki.
- Kliknij zakładkę filtru Nieopłacone u góry listy wydatków.
- Lista teraz wyświetla wyłącznie wydatki gdzie status opłacenia jest odznaczony.
Jak oznaczyć wydatek jako opłacony
- Przejdź do strony Wydatki.
- Znajdź wydatek, który opłaciłeś. Kliknij na niego aby otworzyć widok szczegółowy.
- Kliknij przycisk Oznacz jako opłacony lub przełącz status opłacenia na włączony.
- Data płatności jest automatycznie ustawiana na dzisiaj. Dostosuj ją jeśli faktyczna płatność była w innym dniu.
- Zapisz zmiany.
Jak dodać dostawcę
Dostawcy to firmy od których kupujesz towary i usługi.
Kroki
- Kliknij Dostawcy w lewym pasku bocznym.
- Kliknij przycisk Dodaj aby utworzyć nowy rekord dostawcy.
- Wpisz Nazwę dostawcy. Na przykład: "TechParts Hurtownia".
- Wpisz Osobę kontaktową jeśli masz konkretny punkt kontaktowy u dostawcy.
- Wypełnij Numer telefonu i Adres e-mail.
- Wpisz Adres siedziby dostawcy.
- Opcjonalnie wpisz Warunki płatności (np. "Netto 30" lub "Płatne przy odbiorze") i NIP dostawcy do dokumentacji księgowej.
- Kliknij Zapisz.
Oczekiwany rezultat
Dostawca pojawia się w katalogu dostawców. Możesz teraz odwoływać się do tego dostawcy przy rejestracji zakupów inwentaryzacyjnych.
Jak zarejestrować zakup inwentaryzacyjny
Zakupy inwentaryzacyjne śledzą co kupujesz dla kafejki. Obejmuje to jedzenie i napoje do baru z przekąskami, peryferia komputerowe, środki czystości i wszelkie towary fizyczne.
Kroki
- Kliknij Inwentaryzacja w lewym pasku bocznym.
- Kliknij przycisk Dodaj aby utworzyć nowy rekord inwentaryzacyjny.
- Wpisz Numer faktury z faktury dostawcy. Wiąże to rekord z konkretnym dokumentem zakupowym.
- Wybierz Dostawcę z listy rozwijanej. Jeśli dostawcy nie ma na liście, musisz go najpierw dodać (patrz sekcja dostawcy powyżej).
- Wpisz Nazwę pozycji. Na przykład: "Napój energetyczny - 500ml" lub "Myszka USB".
- Wpisz Jednostkę miary (np. "sztuka", "opakowanie", "karton" lub "kg").
- Wpisz Ilość zakupioną i Cenę jednostkową za pojedynczą jednostkę.
- Wybierz Walutę jeśli system obsługuje wiele walut.
- Wybierz Kategorię aby zorganizować zakup (np. "Napoje", "Sprzęt" lub "Zaopatrzenie").
- Dodaj Notatki dotyczące numerów partii, marek, dat ważności lub innych szczegółów istotnych dla tego zakupu. Kliknij Zapisz.
Oczekiwany rezultat
Zakup inwentaryzacyjny jest rejestrowany z automatycznie obliczonym łącznym kosztem (ilość pomnożona przez cenę jednostkową). Rekord jest powiązany z dostawcą i skategoryzowany do raportowania.
Typowe błędy
- Wpisanie łącznego kosztu w pole ceny jednostkowej zamiast ceny za jednostkę. Jeśli kupiłeś 24 puszki za 36 zł, cena jednostkowa powinna wynosić 1,50 zł, a nie 36 zł.
- Pomijanie numeru faktury. Bez niego nie możesz powiązać rekordu z oryginalnym dokumentem zakupowym przy zwrotach lub reklamacjach.
Jak śledzić stany magazynowe produktów
Stany magazynowe zmieniają się w miarę sprzedawania artykułów przez system zamówień i dodawania nowego inwentarza.
Jak zmiany stanów działają
- Automatyczne zmniejszanie przy sprzedaży: Gdy kasjer przetwarza zamówienie zawierające produkt, system automatycznie zmniejsza stan magazynowy o sprzedaną ilość.
- Ręczna korekta: W przypadku przeterminowania, uszkodzenia, zwrotów lub korekt edytuj stan magazynowy produktu bezpośrednio na stronie Produkty. Przejdź do Produkty, znajdź pozycję i zaktualizuj pole ilości.
- Uzupełnianie z zakupów inwentaryzacyjnych: Po zarejestrowaniu zakupu inwentaryzacyjnego zaktualizuj stan odpowiedniego produktu na stronie Produkty aby odzwierciedlić nowe dostawy.
Kroki sprawdzenia bieżących stanów
- Przejdź do strony Produkty w lewym pasku bocznym.
- Przejrzyj listę produktów. Każdy produkt wyświetla bieżącą ilość w magazynie.
- Produkty z niskim stanem są wyróżnione aby zwrócić Twoją uwagę.
- Kliknij dowolny produkt aby zobaczyć jego szczegóły w tym bieżący stan i ostatnią aktywność sprzedażową.
Oczekiwany rezultat
Jasny widok tego co jest w magazynie i co wymaga zamówienia. Produkty sprzedane do niskich stanów są łatwe do zauważenia.
Typowe błędy
- Nie rejestrowanie strat lub uszkodzeń. Jeśli puszka napoju zostanie upuszczona i nie może być sprzedana, stan magazynowy powinien być ręcznie zmniejszony. W przeciwnym razie faktyczny stan nie będzie odpowiadał stanowi systemowemu.
- Zapomnienie o aktualizacji stanu po otrzymaniu dostawy. System zna tylko inwentarz, który jest wprowadzony. Fizyczny towar na półce nie zarejestrowany w systemie tworzy rozbieżność.
- Poleganie wyłącznie na automatycznym zmniejszaniu bez okresowych inwentaryzacji fizycznych. Nawet najlepszy system śledzenia z czasem się rozmija. Przeprowadzaj fizyczne liczenie co tydzień i uzgadniaj z liczbami systemowymi.