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Come Gestire le Sessioni

Questa guida copre tutte le operazioni di sessione che un cassiere o un proprietario esegue durante un tipico turno. Le sessioni sono l'unita di fatturazione principale in HandyCafe. Ogni sezione descrive una singola operazione con passaggi numerati e il risultato atteso.

Cosa Ti Servira

  • Un HandyCafe Server in esecuzione con almeno un PC client connesso (che mostra una tessera blu "Inattivo").
  • Un account cassiere o amministratore connesso al server.
  • Tariffe configurate (tariffa oraria, IVA e almeno un metodo di pagamento). Consulta la guida alla configurazione delle tariffe se non l'hai ancora fatto.

Come Avviare una Sessione Postpagata

Una sessione postpagata addebita il cliente quando la sessione termina. Il timer conta in avanti senza limite prefissato.

  1. Individua il PC client inattivo nel Pannello Admin. Mostrera una tessera blu con stato "Inattivo".
  2. Clicca Avvia sulla tessera del client.
  3. Nel dialogo di sessione, assicurati che il tipo di sessione sia impostato su Postpagata. Questo e il valore predefinito.
  4. Facoltativamente, assegna un membro digitando un nome utente nel campo di ricerca membro. Se il cliente e un ospite, lascia questo campo vuoto.
  5. Clicca Conferma.

Risultato atteso: La tessera del client diventa verde e mostra un timer che conta a partire da 00:00:00. Il PC client passa dalla schermata di blocco al desktop della Pagina Online. La sessione sta ora registrando il tempo fatturabile.

Come Avviare una Sessione Prepagata

Una sessione prepagata ha una durata fissa. Il timer conta alla rovescia e la sessione termina automaticamente quando il tempo si esaurisce.

  1. Individua il PC client inattivo nel Pannello Admin.
  2. Clicca Avvia sulla tessera del client.
  3. Nel dialogo di sessione, imposta il tipo di sessione su Prepagata.
  4. Inserisci la durata della sessione. Puoi digitare un numero di minuti direttamente o cliccare una delle preimpostazioni tariffarie (ad es. 30 Minuti, 1 Ora, 2 Ore) se le hai configurate.
  5. Seleziona il metodo di pagamento che il cliente sta usando (Contanti, Carta o qualsiasi metodo personalizzato creato).
  6. Facoltativamente, assegna un membro.
  7. Clicca Conferma.

Risultato atteso: La tessera del client diventa verde e mostra un timer a conto alla rovescia che parte dalla durata acquistata. Il PC client mostra la Pagina Online. Quando il timer raggiunge zero, la sessione termina automaticamente e il PC torna inattivo.

Come Mettere in Pausa una Sessione

Mettere in pausa ferma il timer di fatturazione mantenendo la sessione aperta. Usalo quando un cliente deve allontanarsi temporaneamente.

  1. Clicca Pausa sulla tessera del client verde (attiva) nel Pannello Admin.
  2. Conferma la pausa nel dialogo che appare.

Risultato atteso: La tessera del client diventa arancione e il timer si ferma. Il PC client mostra uno stato in pausa. Nessun tempo viene fatturato mentre la sessione e in pausa. Un nuovo confine di segmento tariffario viene registrato nel punto di pausa.

Come Riprendere una Sessione in Pausa

Riprendere riavvia il timer di fatturazione da dove era stato messo in pausa.

  1. Clicca Riprendi sulla tessera del client arancione (in pausa) nel Pannello Admin.
  2. Conferma la ripresa nel dialogo.

Risultato atteso: La tessera del client torna verde e il timer riprende a contare. Un nuovo segmento tariffario inizia nel punto di ripresa. Se la programmazione tariffaria attiva e cambiata da quando la sessione era in pausa (ad esempio, la sessione era in pausa fuori punta e e ripresa durante le ore di punta), il nuovo segmento usera il moltiplicatore corrente.

Come Aggiungere Tempo a una Sessione Attiva

Puoi estendere o accorciare una sessione attiva aggiungendo minuti positivi o negativi. Funziona sia per le sessioni prepagate che postpagate.

  1. Clicca Aggiungi Tempo sulla tessera del client verde (attiva) nel Pannello Admin.
  2. Inserisci il numero di minuti da aggiungere. Usa un numero positivo per estendere (ad es. 30) o un numero negativo per accorciare (ad es. -15).
  3. Clicca Conferma.

Risultato atteso: Per le sessioni prepagate, il timer a conto alla rovescia si aggiorna per riflettere il tempo aggiunto o rimosso. Per le sessioni postpagate, la regolazione della durata viene registrata e si riflettera nel calcolo finale della fatturazione. Una voce di log registra la regolazione del tempo.

Come Terminare una Sessione e Riscuotere il Pagamento

Terminare una sessione chiude la fatturazione, calcola l'addebito totale e registra una transazione.

  1. Clicca Termina sulla tessera del client verde (attiva) nel Pannello Admin.
  2. Esamina il dialogo di riepilogo costi. Mostra:
    • Durata totale della sessione.
    • Tariffa oraria applicata.
    • Segmenti tariffari (se la sessione ha attraversato piu fasce della programmazione tariffaria).
    • Tariffa di avvio (se configurata).
    • Importo IVA.
    • Addebito totale.
  3. Seleziona il metodo di pagamento (Contanti, Carta o un metodo personalizzato).
  4. Clicca Conferma per finalizzare la sessione.

Risultato atteso: La tessera del client torna allo stato blu "Inattivo". Il PC client mostra la schermata di blocco. Viene creata una transazione con il riepilogo completo dei costi. La transazione appare nel Report di Cassa e nella pagina Log.

Come Avviare una Sessione Membro con Detrazione dal Portafoglio

Se un membro ha un saldo portafoglio, il costo della sessione puo essere detratto dal portafoglio invece di richiedere un pagamento in contanti alla fine.

  1. Clicca Avvia sulla tessera del client inattivo.
  2. Nel campo di ricerca membro, digita il nome utente o il nome visualizzato del membro e selezionalo dai risultati.
  3. Il dialogo mostrera il saldo portafoglio corrente del membro.
  4. Seleziona il tipo di sessione (Postpagata o Prepagata).
  5. Per Prepagata, inserisci la durata o seleziona una preimpostazione. Per Postpagata, procedi direttamente.
  6. Clicca Conferma.

Risultato atteso: La sessione si avvia con il membro assegnato. Per postpagata, quando la sessione viene terminata, il sistema proporra l'opzione di detrarre l'addebito dal portafoglio del membro. Per prepagata, l'importo viene detratto dal portafoglio all'avvio della sessione. I record di consumo portafoglio vengono creati nella cronologia delle transazioni del membro.

Come Avviare una Sessione Console

Le sessioni console funzionano come le sessioni PC ma per console di gioco (PlayStation, Xbox, ecc.) che non eseguono il software HandyCafe Client.

  1. Vai alla pagina Console nella barra laterale sinistra.
  2. Individua la console su cui vuoi avviare una sessione.
  3. Clicca Avvia sulla tessera della console.
  4. Seleziona Postpagata o Prepagata. La tariffa console usa il moltiplicatore configurato per quella console specifica.
  5. Facoltativamente, assegna un membro.
  6. Clicca Conferma.

Risultato atteso: La tessera della console diventa verde con un timer in esecuzione. Le sessioni console usano il moltiplicatore tariffario individuale della console applicato sulla tariffa oraria base.

Come Trasferire una Sessione tra PC

Se un cliente deve spostarsi su un PC diverso, puoi trasferire la sessione senza fermarla e riavviarla.

  1. Clicca Trasferisci sulla tessera del client attivo (verde) per il PC che sta eseguendo la sessione.
  2. Nel dialogo, seleziona il PC di destinazione dall'elenco dei client inattivi.
  3. Clicca Conferma.

Risultato atteso: La sessione si trasferisce al nuovo PC. Il PC originale torna inattivo e il PC di destinazione diventa attivo con lo stesso timer di sessione, assegnazione del membro e stato di fatturazione. Non vengono creati vuoti tariffari.

Errori Comuni da Evitare

  • Dimenticare di terminare le sessioni a fine giornata. Qualsiasi sessione lasciata in esecuzione durante la notte continuera ad accumulare addebiti. Verifica sempre che tutte le sessioni siano chiuse prima di chiudere il registro.
  • Mettere in pausa invece di terminare. La pausa mantiene la sessione aperta. Se il cliente se ne e andato definitivamente, termina la sessione per registrare il pagamento.
  • Aggiungere tempo negativo oltre lo zero. Se sottrai piu minuti di quanti ne rimangono in una sessione prepagata, la sessione terminera immediatamente. Controlla il tempo rimanente prima di inserire un valore negativo.
  • Terminare una sessione prima che il cliente abbia finito. Una volta terminata, il cliente perde l'accesso al PC. Conferma sempre con il cliente prima di terminare.
  • Non assegnare un membro. Se un membro e presente ma non assegnato, il suo saldo portafoglio non sara disponibile per il pagamento e la sessione non comparira nella sua cronologia. Assegna il membro all'avvio della sessione per un tracciamento accurato.
  • Ignorare il riepilogo costi. Esamina sempre il dialogo di riepilogo costi prima di confermare il pagamento. Questa e la tua ultima possibilita di individuare addebiti errati o applicare rettifiche manuali.