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Come Tracciare Spese e Inventario

HandyCafe Server include strumenti per registrare le spese aziendali, gestire la directory dei fornitori e tracciare gli acquisti di inventario. Questa guida tratta ognuno di questi flussi di lavoro passo dopo passo.

Come Registrare una Spesa Aziendale

Le spese rappresentano qualsiasi costo che la tua attivita sostiene. Traccia affitti, utenze, acquisti di attrezzature, abbonamenti software e qualsiasi altro pagamento in uscita.

Cosa ti servira

  • HandyCafe Server in esecuzione.
  • Accesso come amministratore o proprietario.
  • I dettagli della spesa: titolo, importo, nome del fornitore e data di scadenza.

Passaggi

  1. Clicca Spese nella barra laterale sinistra dell'applicazione HandyCafe Server.
  2. Clicca il pulsante Aggiungi per creare un nuovo record di spesa.
  3. Inserisci un Titolo che descriva chiaramente la spesa. Ad esempio: "Bolletta Elettrica - Aprile 2026".
  4. Inserisci l'Importo nella tua valuta locale.
  5. Inserisci il nome del Fornitore. Ad esempio: "Societa Elettrica Citta". E l'azienda o la persona a cui devi il pagamento.
  6. Imposta la Data di Scadenza per quando il pagamento e dovuto. Facoltativamente, se la spesa e gia stata pagata, spunta l'opzione Pagata e inserisci la Data di Pagamento. Clicca Salva.

Risultato atteso

La spesa compare nell'elenco delle spese. Le spese non pagate sono evidenziate in modo da poter vedere rapidamente cosa e in sospeso. L'importo totale delle spese e incluso nei tuoi report finanziari.

Errori comuni

  • Non inserire un titolo chiaro e descrittivo. "Varie" non ti dice nulla quando rivedi le spese mesi dopo. Sii specifico.
  • Dimenticare di aggiornare lo stato di pagamento dopo aver effettuato un pagamento. Il tuo saldo non pagato apparira piu alto di quanto non sia in realta.

Come Visualizzare le Spese Non Pagate

Filtra rapidamente per vedere solo le spese che non sono ancora state pagate.

Cosa ti servira

  • Almeno una spesa registrata nel sistema.

Passaggi

  1. Vai alla pagina Spese.
  2. Clicca la scheda filtro Non Pagate in cima all'elenco delle spese.
  3. L'elenco ora mostra solo le spese in cui lo stato di pagamento non e spuntato.

Risultato atteso

Una visualizzazione filtrata che mostra esclusivamente le spese non pagate. Usala per dare priorita ai pagamenti imminenti e assicurarti che niente cada attraverso le crepe.

Come Contrassegnare una Spesa come Pagata

Quando effettui un pagamento, aggiorna il record per riflettere.

Cosa ti servira

  • Una spesa non pagata esistente nel sistema.

Passaggi

  1. Vai alla pagina Spese.
  2. Individua la spesa che hai pagato. Cliccaci sopra per aprire la visualizzazione dettagliata.
  3. Clicca il pulsante Segna come Pagata o imposta lo stato di pagamento su attivo.
  4. La data di pagamento viene impostata automaticamente a oggi. Regolala se il pagamento effettivo e stato effettuato in una data diversa.
  5. Salva le modifiche.

Risultato atteso

La spesa passa dal filtro Non Pagate al filtro Pagate. Il tuo saldo non pagato diminuisce dell'importo contrassegnato.

Come Aggiungere un Fornitore

I fornitori sono le aziende da cui acquisti beni e servizi. Mantenere una directory dei fornitori ti permette di associare rapidamente gli acquisti al fornitore corretto.

Cosa ti servira

  • Informazioni di contatto del fornitore: nome, telefono, email, indirizzo.
  • Opzionale: termini di pagamento, partita IVA.

Passaggi

  1. Clicca Fornitori nella barra laterale sinistra.
  2. Clicca il pulsante Aggiungi per creare un nuovo record fornitore.
  3. Inserisci il Nome del fornitore. Ad esempio: "TechParts Ingrosso".
  4. Inserisci il nome della Persona di Contatto se hai un referente specifico presso il fornitore.
  5. Compila il Numero di Telefono e l'Indirizzo Email.
  6. Inserisci l'Indirizzo della sede aziendale del fornitore.
  7. Facoltativamente, inserisci i Termini di Pagamento (come "Netto 30" o "Dovuto alla ricezione") e la Partita IVA del fornitore per i tuoi registri contabili.
  8. Clicca Salva.

Risultato atteso

Il fornitore compare nella tua directory fornitori. Ora puoi fare riferimento a questo fornitore quando registri gli acquisti di inventario.

Errori comuni

  • Creare voci fornitore duplicate con nomi leggermente diversi (ad esempio "TechParts" e "Tech Parts Ingrosso"). Cerca nell'elenco esistente prima di aggiungere un nuovo fornitore.
  • Lasciare vuoti i campi di contatto. Quando hai bisogno di riordinare o contestare una fattura, avrai bisogno di queste informazioni.

Come Registrare un Acquisto di Inventario

Gli acquisti di inventario tracciano cosa acquisti per il locale. Questo include cibo e bevande per il bar, periferiche per computer, forniture per la pulizia e qualsiasi bene fisico.

Cosa ti servira

  • Un fornitore gia aggiunto al sistema (o puoi aggiungerne uno durante questo processo).
  • La fattura o la ricevuta dell'acquisto.

Passaggi

  1. Clicca Inventario nella barra laterale sinistra.
  2. Clicca il pulsante Aggiungi per creare un nuovo record di inventario.
  3. Inserisci il Numero Fattura dalla fattura del fornitore. Questo collega il record a un documento di acquisto specifico.
  4. Seleziona il Fornitore dal menu a tendina. Se il fornitore non e nell'elenco, devi aggiungerlo prima (vedi la sezione fornitori sopra).
  5. Inserisci il Nome Articolo. Ad esempio: "Energy Drink - 500ml" o "Mouse USB".
  6. Inserisci l'Unita di misura (come "pezzi", "confezione", "scatola" o "kg").
  7. Inserisci la Quantita acquistata e il Prezzo Unitario per una singola unita.
  8. Seleziona la Valuta se il tuo sistema supporta piu valute.
  9. Seleziona una Categoria per organizzare l'acquisto (come "Bevande", "Hardware" o "Forniture").
  10. Aggiungi eventuali Note per numeri di lotto, nomi di marchi, date di scadenza o altri dettagli pertinenti a questo acquisto. Clicca Salva.

Risultato atteso

L'acquisto di inventario viene registrato con il costo totale calcolato automaticamente (quantita moltiplicata per il prezzo unitario). Il record e collegato al fornitore e categorizzato per i report.

Errori comuni

  • Inserire il costo totale nel campo prezzo unitario invece del prezzo per unita. Se hai acquistato 24 lattine per 36,00 EUR totali, il prezzo unitario dovrebbe essere 1,50 EUR, non 36,00 EUR.
  • Saltare il numero di fattura. Senza di esso, non puoi risalire a un record fino al documento di acquisto originale per resi o contestazioni.

Come Tracciare i Livelli di Scorta dei Prodotti

I livelli di scorta cambiano man mano che vendi articoli tramite il sistema degli ordini e aggiungi nuovo inventario.

Cosa ti servira

  • Prodotti configurati nella pagina Prodotti.
  • Ordini elaborati tramite il sistema.

Come funzionano le variazioni di scorta

  • Decremento automatico alla vendita: Quando un cassiere elabora un ordine che include un prodotto, il sistema riduce automaticamente il contatore delle scorte di quel prodotto della quantita venduta.
  • Rettifica manuale: Per deterioramento, rottura, resi o correzioni, modifica direttamente il contatore delle scorte del prodotto nella pagina Prodotti. Vai su Prodotti, trova l'articolo e aggiorna il campo quantita.
  • Rifornimento dagli acquisti di inventario: Dopo aver registrato un acquisto di inventario, aggiorna il contatore delle scorte del prodotto corrispondente nella pagina Prodotti per riflettere il nuovo approvvigionamento.

Passaggi per verificare i livelli di scorta correnti

  1. Vai alla pagina Prodotti nella barra laterale sinistra.
  2. Esamina l'elenco dei prodotti. Ogni prodotto mostra la sua quantita di scorte corrente.
  3. I prodotti con scorte basse sono evidenziati per attirare la tua attenzione.
  4. Clicca su qualsiasi prodotto per vedere i dettagli, incluso il contatore corrente e l'attivita di vendita recente.

Risultato atteso

Una visione chiara di cosa e in magazzino e cosa deve essere riordinato. I prodotti che sono stati venduti fino a livelli bassi sono facili da individuare.

Errori comuni

  • Non registrare gli sprechi o le rotture. Se una lattina di bibita cade e non puo essere venduta, il contatore delle scorte dovrebbe essere ridotto manualmente. Altrimenti il tuo contatore effettivo non corrisponde al contatore del sistema.
  • Dimenticare di aggiornare le scorte dopo aver ricevuto una spedizione. Il sistema conosce solo l'inventario che viene inserito. Le scorte fisiche sul tuo scaffale che non sono registrate nel sistema creano una discrepanza.
  • Fare affidamento esclusivamente sul decremento automatico senza conteggi fisici periodici. Anche il miglior sistema di tracciamento si sposta nel tempo. Fai un conteggio fisico settimanalmente e riconcilia con i numeri del sistema.