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Come Tracciare Spese e Inventario

HandyCafe Server include strumenti per registrare le spese aziendali, gestire la directory dei fornitori e tracciare gli acquisti di inventario. Questa guida tratta ognuno di questi flussi di lavoro passo dopo passo.

Come Registrare una Spesa Aziendale

Le spese rappresentano qualsiasi costo che la tua attività sostiene. Traccia affitti, utenze, acquisti di attrezzature, abbonamenti software e qualsiasi altro pagamento in uscita.

Cosa ti servirà

  • HandyCafe Server in esecuzione.
  • Accesso come amministratore o proprietario.
  • I dettagli della spesa: titolo, importo, nome del fornitore e data di scadenza.

Passaggi

  1. Clicca Spese nella barra laterale sinistra dell'applicazione HandyCafe Server.
  2. Clicca il pulsante Aggiungi per creare un nuovo record di spesa.
  3. Inserisci un Titolo che descriva chiaramente la spesa. Ad esempio: "Bolletta Elettrica - Aprile 2026".
  4. Inserisci l'Importo nella tua valuta locale.
  5. Inserisci il nome del Fornitore. Ad esempio: "Società Elettrica Città". È l'azienda o la persona a cui devi il pagamento.
  6. Imposta la Data di Scadenza per quando il pagamento è dovuto. Facoltativamente, se la spesa è già stata pagata, spunta l'opzione Pagata e inserisci la Data di Pagamento. Clicca Salva.

Risultato atteso

La spesa compare nell'elenco delle spese. Le spese non pagate sono evidenziate in modo da poter vedere rapidamente cosa è in sospeso. L'importo totale delle spese è incluso nei tuoi report finanziari.

Errori comuni

  • Non inserire un titolo chiaro e descrittivo. "Varie" non ti dice nulla quando rivedi le spese mesi dopo. Sii specifico.
  • Dimenticare di aggiornare lo stato di pagamento dopo aver effettuato un pagamento. Il tuo saldo non pagato apparirà più alto di quanto non sia in realtà.

Come Visualizzare le Spese Non Pagate

Filtra rapidamente per vedere solo le spese che non sono ancora state pagate.

Cosa ti servirà

  • Almeno una spesa registrata nel sistema.

Passaggi

  1. Vai alla pagina Spese.
  2. Clicca la scheda filtro Non Pagate in cima all'elenco delle spese.
  3. L'elenco ora mostra solo le spese in cui lo stato di pagamento non è spuntato.

Risultato atteso

Una visualizzazione filtrata che mostra esclusivamente le spese non pagate. Usala per dare priorità ai pagamenti imminenti e assicurarti che niente cada attraverso le crepe.

Come Contrassegnare una Spesa come Pagata

Quando effettui un pagamento, aggiorna il record per riflettere.

Cosa ti servirà

  • Una spesa non pagata esistente nel sistema.

Passaggi

  1. Vai alla pagina Spese.
  2. Individua la spesa che hai pagato. Cliccaci sopra per aprire la visualizzazione dettagliata.
  3. Clicca il pulsante Segna come Pagata o imposta lo stato di pagamento su attivo.
  4. La data di pagamento viene impostata automaticamente a oggi. Regolala se il pagamento effettivo è stato effettuato in una data diversa.
  5. Salva le modifiche.

Risultato atteso

La spesa passa dal filtro Non Pagate al filtro Pagate. Il tuo saldo non pagato diminuisce dell'importo contrassegnato.

Come Aggiungere un Fornitore

I fornitori sono le aziende da cui acquisti beni e servizi. Mantenere una directory dei fornitori ti permette di associare rapidamente gli acquisti al fornitore corretto.

Cosa ti servirà

  • Informazioni di contatto del fornitore: nome, telefono, email, indirizzo.
  • Opzionale: termini di pagamento, partita IVA.

Passaggi

  1. Clicca Magazzino nella barra laterale sinistra e passa alla scheda Fornitori.
  2. Clicca il pulsante Nuovo Fornitore per creare un nuovo record fornitore.
  3. Inserisci il Nome del fornitore. Ad esempio: "TechParts Ingrosso".
  4. Inserisci il nome della Persona di Contatto se hai un referente specifico presso il fornitore.
  5. Compila il Numero di Telefono e l'Indirizzo Email.
  6. Inserisci l'Indirizzo della sede aziendale del fornitore.
  7. Facoltativamente, inserisci i Termini di Pagamento (come "Netto 30" o "Dovuto alla ricezione") e la Partita IVA del fornitore per i tuoi registri contabili.
  8. Clicca Salva.

Risultato atteso

Il fornitore compare nella tua directory fornitori. Ora puoi fare riferimento a questo fornitore quando registri gli acquisti di inventario.

Errori comuni

  • Creare voci fornitore duplicate con nomi leggermente diversi (ad esempio "TechParts" e "Tech Parts Ingrosso"). Cerca nell'elenco esistente prima di aggiungere un nuovo fornitore.
  • Lasciare vuoti i campi di contatto. Quando hai bisogno di riordinare o contestare una fattura, avrai bisogno di queste informazioni.

Come Registrare un Acquisto di Inventario

Gli acquisti di inventario tracciano cosa acquisti per il locale. Questo include cibo e bevande per il bar, periferiche per computer, forniture per la pulizia e qualsiasi bene fisico.

Cosa ti servirà

  • Un fornitore già aggiunto al sistema (o puoi aggiungerne uno durante questo processo).
  • La fattura o la ricevuta dell'acquisto.

Passaggi

  1. Clicca Magazzino nella barra laterale sinistra e passa alla scheda Ricevuta di Magazzino.
  2. Seleziona o digita il Fornitore. Se il fornitore non è nell'elenco, puoi aggiungerlo prima dalla scheda Fornitori (vedi la sezione fornitori sopra).
  3. Inserisci il Numero Fattura e la Data della Fattura dalla fattura del fornitore. Questo collega la ricevuta a un documento di acquisto specifico.
  4. Clicca Aggiungi riga per ogni articolo presente sulla fattura.
  5. Scansiona o digita il Codice a Barre oppure scegli il Prodotto per nome. Un articolo non ancora presente nel catalogo può essere aggiunto come nuovo prodotto direttamente dalla riga.
  6. Inserisci la Quantità acquistata e il Prezzo di Acquisto per una singola unità. Opzionalmente inserisci uno Sconto e l'aliquota IVA dalla fattura.
  7. Ripeti per ogni riga, poi rivedi il subtotale, lo sconto, l'IVA e il totale generale.
  8. Clicca Salva.

Risultato atteso

La ricevuta viene registrata con i totali calcolati automaticamente. I livelli di scorta di ogni prodotto presente sulla ricevuta aumentano delle quantità ricevute. Un movimento di acquisto appare nella cronologia dei movimenti di ogni prodotto. La ricevuta compare nella Cronologia delle ricevute.

Errori comuni

  • Inserire il costo totale nel campo prezzo di acquisto invece del prezzo per unità. Se hai acquistato 24 lattine per 36,00 EUR totali, il prezzo di acquisto dovrebbe essere 1,50 EUR, non 36,00 EUR.
  • Saltare il numero di fattura. La ricevuta non può essere salvata senza di esso e perderesti la tracciabilità fino al documento di acquisto originale.

Come Tracciare i Livelli di Scorta dei Prodotti

I livelli di scorta cambiano man mano che vendi articoli tramite il sistema degli ordini e aggiungi nuovo inventario.

Cosa ti servirà

  • Prodotti configurati nella pagina Prodotti.
  • Ordini elaborati tramite il sistema.

Come funzionano le variazioni di scorta

  • Decremento automatico alla vendita: Quando un cassiere elabora un ordine che include un prodotto, il sistema riduce automaticamente il contatore delle scorte di quel prodotto della quantità venduta.
  • Incremento automatico alla ricevuta: Salvare una ricevuta di magazzino aumenta lo stock di ogni prodotto presente su di essa della quantità ricevuta. Non è necessario alcun passaggio di aggiornamento separato.
  • Rettifica manuale: Per deterioramento, rottura o correzioni, usa le azioni Correggi stock, Spreco e Conteggio nella scheda Stato Magazzino della pagina Magazzino. Ogni cambiamento finisce nella cronologia dei movimenti del prodotto.

Passaggi per verificare i livelli di scorta correnti

  1. Clicca Magazzino nella barra laterale sinistra e passa alla scheda Stato Magazzino.
  2. Esamina l'elenco. Ogni prodotto mostra il suo stock, la soglia, l'ultimo movimento e il valore stock.
  3. Usa il filtro Solo critici per vedere i prodotti al di sotto o al limite della loro soglia. Imposta le soglie con Modifica soglia.
  4. Apri la cronologia dei movimenti di un prodotto per vedere la data, il motivo, il cambiamento, il livello risultante e il cassiere di ogni variazione di scorta.

Risultato atteso

Una visione chiara di cosa è in magazzino e cosa deve essere riordinato. I prodotti che sono stati venduti fino a livelli bassi sono facili da individuare.

Errori comuni

  • Non registrare gli sprechi o le rotture. Se una lattina di bibita cade e non può essere venduta, registrala con l'azione Spreco. Altrimenti il tuo contatore effettivo non corrisponde al contatore del sistema.
  • Dimenticare di inserire una ricevuta di magazzino dopo aver ricevuto una spedizione. Il sistema conosce solo l'inventario che viene inserito. Le scorte fisiche sul tuo scaffale che non sono registrate nel sistema creano una discrepanza.
  • Fare affidamento esclusivamente sul tracciamento automatico senza conteggi fisici periodici. Anche il miglior sistema di tracciamento si sposta nel tempo. Fai un conteggio fisico settimanalmente e registralo con l'azione Conteggio nella scheda Stato Magazzino.