Управління замовленнями

Замовлення в HandyCafe використовуються для продажу товарів (їжа, напої, аксесуари та будь-які інші позиції вашого інтернет-кафе або ігрового центру). Система замовлень відстежує кожен продаж від створення до оплати або скасування з повною інтеграцією в касовий звіт та відстеження змін касирів.

Життєвий цикл замовлення

Кожне замовлення проходить простий життєвий цикл:

Нове замовлення  -->  Відкрите  -->  Закрите (оплату отримано)
                        |
                        +---->  Скасоване (анульоване)

• Відкрите: замовлення створено, до нього можна додавати позиції. Очікує оплати або подальшої зміни.
• Закрите: оплату отримано та зафіксовано. Запис транзакції створено в системі. Замовлення не може бути змінене після закриття.
• Скасоване: замовлення анульовано. Транзакція не створюється. Скасовані замовлення залишаються в історії для аудиту, але не впливають на розрахунки доходу.

Вкладки перегляду

Сторінка Замовлень організовує замовлення у чотири вкладки:

Кожна вкладка показує лічильник для швидкого огляду кількості замовлень у кожному стані. Вкладка "Відкриті" є видом за замовчуванням, оскільки саме ці замовлення потребують уваги.

Створення нового замовлення

1. Перейдіть на сторінку Замовлення.
2. Натисніть кнопку Нове замовлення.
3. За бажанням призначте замовлення до конкретного ПК, обравши ім'я хоста або MAC-адресу. Це прив'язує замовлення до конкретної станції для відстеження доставки до конкретних місць.
4. За бажанням додайте примітку до замовлення (наприклад, номер столика, ім'я клієнта або спеціальні інструкції).
5. Замовлення створюється у стані Відкрите та готове для додавання позицій.

Додавання позицій до замовлення

Після створення замовлення:

1. Шукайте або переглядайте товари: використовуйте рядок пошуку для пошуку товарів за назвою або перегляньте каталог.
2. Оберіть товар: натисніть на товар для додавання до замовлення.
3. Встановіть кількість: скоригуйте кількість для кожної позиції. За замовчуванням це 1.
4. Встановіть ціну: ціна за одиницю заповнюється з каталогу, але може бути перевизначена для конкретного замовлення (наприклад, для спеціальної знижки або промоакції).

Ви можете додати кілька різних товарів до одного замовлення. Кожна позиція відображається як рядок замовлення з власною кількістю та ціною.

Зміна позицій

Поки замовлення у стані Відкрите, ви можете змінювати його позиції:

• Змінити кількість: збільшити або зменшити кількість будь-якої позиції.
• Змінити ціну: перевизначити ціну для конкретної позиції. Корисно для одноразових знижок або виправлення цін.
• Видалити позиції: прибрати позицію з замовлення повністю.

Коли замовлення Закрите або Скасоване, його позиції не можна змінювати.

Підсумок замовлення

Підсумок замовлення автоматично розраховується з усіх позицій:

Сума рядка = Кількість x Ціна за одиницю
Підсумок замовлення = Сума всіх рядків

Кожен рядок замовлення також фіксує:

• Назву товару: назву проданого товару.
• Ціну за одиницю: ціну за одиницю на момент продажу.
• Кількість: скільки одиниць продано.
• ПДВ: суму податку для цієї позиції, якщо його налаштовано.
• Знижки: будь-які знижки, застосовані до рядка.
• Суму рядка: остаточну суму цього рядка (кількість помножена на ціну за одиницю, скориговану на ПДВ і знижки).

Підсумок оновлюється в реальному часі при додаванні, видаленні або зміні позицій.

Закриття замовлення

Коли клієнт готовий платити:

1. Перегляньте позиції та підсумок замовлення.
2. Натисніть кнопку Закрити замовлення.
3. Оберіть спосіб оплати (готівка, картка, мобільний платіж тощо).
4. Підтвердіть оплату.

При закритті замовлення:

• Створюється запис транзакції в системі.
• Транзакція прив'язується до поточної зміни касира.
• Дохід відображається у Касовому звіті.
• Замовлення переміщується на вкладку Закриті та більше не може змінюватися.

Скасування замовлення

Якщо замовлення потрібно анулювати:

1. Оберіть відкрите замовлення.
2. Натисніть кнопку Скасувати.
3. Підтвердіть скасування.

При скасуванні замовлення:

• Транзакція не створюється.
• Замовлення переміщується на вкладку Скасовані.
• Воно залишається в системі для аудиторських цілей.
• Скасовані замовлення не впливають на розрахунки доходу або Касовий звіт.

Відображення часу

Замовлення показують відносні мітки часу для зручності:

Це полегшує виявлення замовлень, що відкриті занадто довго та можуть потребувати уваги.

Сповіщення про замовлення (замовлення від клієнтів)

Коли клієнт розміщує замовлення зі свого клієнтського ПК (використовуючи функцію замовлення клієнтського додатку):

• На серверному додатку з'являється сповіщення зі звуковим сигналом.
• Сповіщення показує деталі замовлення, включаючи запитані позиції та ПК-відправник.
• Касир може прийняти замовлення та почати його підготовку.

Ця функція дозволяє клієнтам замовляти їжу та напої, не залишаючи робочого місця, покращуючи досвід клієнтів та зменшуючи час очікування.

Коли замовлення розміщує учасник зі свого ПК, гаманець не списується в момент розміщення. Касир підтверджує передачу дією Позначити як Видано. Ця дія списує підсумок замовлення з оплаченого балансу гаманця учасника. Бонусні кредити зарезервовані для сеансів і часу та ніколи не використовуються для замовлень. Відхилене або скасоване замовлення ніколи не торкається балансу учасника.

Баланс перевіряється до прийняття замовлення

Замовлення клієнта відхиляється в момент розміщення, якщо балансу на нього не вистачає. До стійки нічого не доходить. Касир ніколи не готує замовлення, яке не буде оплачене.

Уже розміщені та ще не видані замовлення віднімаються з того самого бюджету. Два замовлення, кожне з яких окремо вкладається в баланс, але разом не вкладаються, не будуть прийняті обидва.

На клієнті екран замовлення показує розрахунок, поки замовлення очікує обробки: баланс гаманця, віднімання замовлень в очікуванні та фактично доступну суму. Кнопка підтвердження неактивна, поки кошик перевищує доступну суму. Знімок оновлюється, коли касир позначає замовлення в очікуванні як видане.

Клієнт бачить одне з двох:

• Недостатньо коштів. Будь ласка, зверніться до каси. для сеансу учасника.
• Недостатньо кредиту сеансу. Будь ласка, зверніться до каси. для передплаченого гостьового сеансу.

Необхідні дозволи

Управління замовленнями доступне касирам з відповідними дозволами. Можливість створювати, переглядати та керувати замовленнями контролюється через систему ролей касирів.

Власники (роль Адміністратор) завжди мають повний доступ до всіх функцій управління замовленнями.

Історія замовлень та звітність

Усі замовлення, закриті чи скасовані, зберігаються в системі та використовуються для звітності:

• Закриті замовлення відображаються у Касовому звіті як транзакції доходу.
• Позиції замовлень відстежуються індивідуально, дозволяючи бачити найпопулярніші товари.
• Прив'язка до касира: кожне замовлення фіксує, який касир його створив та закрив, забезпечуючи відстеження ефективності по касирах.
• Касовий звіт може фільтрувати транзакції за категорією для показу доходу від замовлень окремо від доходу від сеансів.