HandyCafe Docs
owner

Cara Menyiapkan Peran dan Izin Kasir

Panduan ini mencakup pembuatan akun kasir, pendefinisian peran kustom dengan izin granular, dan penugasan peran tersebut kepada staf Anda. Peran yang dikonfigurasi dengan benar memastikan bahwa setiap anggota staf hanya dapat mengakses fitur yang mereka butuhkan untuk pekerjaan mereka.

Yang Anda Butuhkan

  • Akses admin ke HandyCafe Server (hanya admin yang dapat mengelola akun kasir dan peran).
  • Rencana anggota staf mana yang membutuhkan tingkat akses mana.
  • Setidaknya satu peran yang ditentukan sebelum membuat akun kasir (peran harus ada sebelum dapat ditugaskan).

Cara Membuat Peran Kustom

Peran menentukan apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan kasir. HandyCafe menggunakan enam kategori izin, masing-masing dengan pengaturan izin individual. Buat peran Anda terlebih dahulu, lalu tetapkan ke akun kasir.

  1. Navigasikan ke bagian Management menggunakan sidebar kiri.
  2. Buka tab Cashier Roles.
  3. Klik Add Role.
  4. Masukkan name untuk peran (misalnya, "Kasir Shift Siang"). Nama peran harus unik.
  5. Atur level. Level yang lebih tinggi menunjukkan lebih banyak wewenang. Kasir dengan peran level lebih rendah tidak dapat memodifikasi kasir dengan peran level lebih tinggi.
  6. Konfigurasikan izin Auth. Ini mengontrol tindakan terkait login:
    • Kemampuan login/logout.
    • Kemampuan reset kata sandi.
  7. Konfigurasikan izin Member. Ini mengontrol apa yang dapat dilakukan kasir dengan akun anggota:
    • Lihat anggota.
    • Buat anggota.
    • Edit anggota.
    • Hapus anggota.
    • Isi ulang dompet.
    • Lihat riwayat transaksi.
  8. Konfigurasikan izin Console. Ini mengontrol tindakan sesi dan konsol:
    • Mulai dan hentikan sesi.
    • Jeda dan lanjutkan sesi.
    • Tambah waktu.
    • Lihat daftar konsol.
  9. Konfigurasikan izin Log. Ini mengontrol akses ke log sistem:
    • Lihat log (hanya hari ini atau semua tanggal).
    • Ekspor log.
  10. Konfigurasikan izin Report. Ini mengontrol akses ke laporan keuangan:
    • Lihat laporan kas (hanya hari ini atau semua tanggal).
    • Lihat statistik.
    • Ekspor laporan.
  11. Konfigurasikan izin Payment. Ini mengontrol tindakan terkait pembayaran:
    • Terima pembayaran.
    • Proses pengembalian dana.
    • Modifikasi metode pembayaran.
    • Lihat riwayat pembayaran.
  12. Klik Save untuk membuat peran.

Hasil yang diharapkan: Peran baru muncul dalam daftar Cashier Roles dengan semua izin yang dikonfigurasi. Peran sekarang tersedia untuk ditugaskan ke akun kasir.

Contoh Praktis: Peran Kasir Shift Siang

Contoh ini membuat peran terbatas yang cocok untuk kasir biasa yang bekerja shift siang.

  1. Navigasikan ke Management > Cashier Roles.
  2. Klik Add Role.
  3. Nama: "Kasir Shift Siang".
  4. Level: 1 (level terendah).
  5. Izin Auth: Aktifkan login. Nonaktifkan reset kata sandi.
  6. Izin Member:
    • Aktifkan: Lihat anggota, Buat anggota, Isi ulang dompet, Lihat riwayat transaksi.
    • Nonaktifkan: Edit anggota, Hapus anggota.
  7. Izin Console:
    • Aktifkan: Mulai sesi, Hentikan sesi, Jeda sesi, Lanjutkan sesi, Tambah waktu.
    • Nonaktifkan: (tidak ada; kasir shift siang memerlukan kontrol sesi penuh).
  8. Izin Log:
    • Aktifkan: Lihat log (hanya hari ini).
    • Nonaktifkan: Lihat semua log, Ekspor log.
  9. Izin Report:
    • Aktifkan: Lihat laporan kas (hanya hari ini).
    • Nonaktifkan: Lihat semua laporan, Lihat statistik, Ekspor laporan.
  10. Izin Payment:
    • Aktifkan: Terima pembayaran, Lihat riwayat pembayaran.
    • Nonaktifkan: Proses pengembalian dana, Modifikasi metode pembayaran.
  11. Klik Save.

Hasil yang diharapkan: Peran "Kasir Shift Siang" dapat memulai dan mengelola sesi, membuat anggota, mengisi ulang dompet, melihat log dan laporan hari ini, serta menerima pembayaran. Peran ini tidak dapat menghapus anggota, memodifikasi metode pembayaran, memproses pengembalian dana, atau melihat laporan historis di luar hari ini.

Contoh Praktis: Peran Manajer

Contoh ini membuat peran dengan akses yang lebih luas untuk manajer shift yang dipercaya.

  1. Navigasikan ke Management > Cashier Roles.
  2. Klik Add Role.
  3. Nama: "Manajer Shift".
  4. Level: 5 (lebih tinggi dari Kasir Shift Siang).
  5. Izin Auth: Aktifkan semua.
  6. Izin Member: Aktifkan semua (Lihat, Buat, Edit, Hapus, Isi ulang, Riwayat).
  7. Izin Console: Aktifkan semua.
  8. Izin Log: Aktifkan semua (Lihat semua log, Ekspor log).
  9. Izin Report: Aktifkan semua (Lihat semua laporan, Statistik, Ekspor).
  10. Izin Payment:
    • Aktifkan: Terima pembayaran, Proses pengembalian dana, Lihat riwayat pembayaran.
    • Nonaktifkan: Modifikasi metode pembayaran (cadangkan ini untuk admin/pemilik).
  11. Klik Save.

Hasil yang diharapkan: Peran "Manajer Shift" memiliki hampir akses penuh. Satu-satunya batasan adalah mereka tidak dapat memodifikasi metode pembayaran, yang biasanya merupakan perubahan konfigurasi tingkat pemilik.

Cara Membuat Akun Kasir

  1. Navigasikan ke bagian Management.
  2. Buka tab Cashiers.
  3. Klik Add untuk membuat kasir baru.
  4. Masukkan username. Ini yang akan diketik kasir untuk login. Harus unik.
  5. Masukkan password. Gunakan kata sandi yang kuat. Kasir dapat mengubahnya nanti.
  6. Pilih role dari dropdown. Hanya peran yang sudah Anda buat yang akan muncul.
  7. Opsional isi full name, email, dan mobile untuk pencatatan.
  8. Klik Save.

Hasil yang diharapkan: Akun kasir baru muncul dalam daftar Cashiers. Kasir sekarang dapat masuk ke HandyCafe Server menggunakan username dan kata sandi mereka. Akses mereka dibatasi pada izin yang ditentukan oleh peran yang ditugaskan.

Cara Mengubah Peran Kasir

  1. Navigasikan ke Management > Cashiers.
  2. Pilih kasir yang ingin Anda ubah perannya.
  3. Di panel detail kasir, klik dropdown Role dan pilih peran yang berbeda.
  4. Klik Save.

Hasil yang diharapkan: Izin kasir berubah segera. Lain kali mereka melakukan tindakan, sistem memeriksa terhadap peran baru mereka. Mereka tidak perlu logout dan login kembali agar perubahan berlaku.

Cara Membatasi Kasir Hanya ke Laporan Hari Ini

Ini adalah persyaratan umum: Anda ingin kasir melihat angka shift saat ini tetapi bukan data historis.

  1. Buka peran yang ditugaskan ke kasir (Management > Cashier Roles).
  2. Di bagian izin Report:
    • Aktifkan "View cash report (today only)."
    • Nonaktifkan "View all reports."
    • Nonaktifkan "View statistics."
    • Nonaktifkan "Export reports."
  3. Di bagian izin Log:
    • Aktifkan "View logs (today only)."
    • Nonaktifkan "View all logs."
    • Nonaktifkan "Export logs."
  4. Klik Save.

Hasil yang diharapkan: Kasir dapat melihat halaman Cash Report tetapi hanya melihat data dari hari ini. Pemilih tanggal (jika terlihat) terkunci ke hari ini. Halaman Statistics dan tombol ekspor tersembunyi atau dinonaktifkan untuk kasir ini.

Cara Menonaktifkan Akun Kasir

Ketika anggota staf pergi, nonaktifkan akun mereka alih-alih menghapusnya. Ini mempertahankan jejak audit.

  1. Navigasikan ke Management > Cashiers.
  2. Pilih kasir yang akan dinonaktifkan.
  3. Alihkan sakelar Active ke off (atau klik Deactivate).
  4. Klik Save.

Hasil yang diharapkan: Kasir tidak dapat lagi login. Semua tindakan historis mereka (sesi yang dimulai, transaksi yang dicatat, log) tetap ada dalam sistem. Akun dapat diaktifkan kembali nanti jika diperlukan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

  • Menetapkan peran yang salah. Selalu periksa ulang dropdown peran saat membuat kasir. Kasir dengan peran Manajer memiliki akses jauh lebih banyak dari yang dimaksudkan untuk pekerja shift biasa.
  • Tidak menguji peran setelah dibuat. Login sebagai kasir (atau gunakan akun uji dengan peran tersebut) dan verifikasi bahwa fitur yang dibatasi sebenarnya tersembunyi atau dinonaktifkan. Jangan hanya mengandalkan kotak centang izin saja.
  • Lupa bahwa peran diberlakukan di backend. Bahkan jika elemen UI terlihat, backend akan menolak tindakan yang tidak diizinkan berdasarkan pengaturan izin peran. Namun, untuk pengalaman pengguna yang bersih, UI juga harus menyembunyikan fitur yang tidak diizinkan.
  • Menetapkan semua peran ke level 0. Level menentukan hierarki. Jika level peran lebih rendah dari yang lain, kasir level rendah tidak dapat mengedit kasir level tinggi. Rencanakan level Anda: 1 untuk kasir dasar, 5 untuk manajer, 10 untuk manajer senior.
  • Berbagi akun kasir. Setiap anggota staf harus memiliki akun sendiri. Akun bersama membuat tidak mungkin melacak siapa yang melakukan tindakan tertentu dalam log.
  • Menghapus akun kasir sebagai ganti menonaktifkan. Penghapusan menghapus referensi kasir dari transaksi dan log (diatur ke NULL). Selalu nonaktifkan sebagai ganti menghapus untuk mempertahankan jejak audit.
  • Membiarkan izin metode pembayaran default diaktifkan. Sebagian besar kasir tidak seharusnya dapat menambahkan atau menghapus metode pembayaran. Ini adalah perubahan konfigurasi yang harus dibatasi untuk pemilik atau admin.